Big Brothers Big Sisters of America vergibt mit Asana 2,5 Mal mehr Zuschüsse

Die 1904 gegründete Organisation Big Brothers Big Sisters of America (BBBSA) ist die größte Mentoring-Organisation für Jugendliche in den USA und hat im letzten Jahrzehnt über zwei Millionen Heranwachsende durch innovative Programme und individuelle Mentoring-Betreuungsdienstleistungen unterstützt. Die 3.000 Mitarbeitenden verteilen sich auf mehr als 225 lokale Agenturen in allen 50 US-Bundesstaaten.

In der 80-köpfigen nationalen Geschäftsstelle der BBBSA repräsentieren die Teams für Stiftungszuschüsse und Fördermittel aus den Bundesstaaten etwa ein Drittel aller Mitarbeitenden. Gemeinsam ist es ihre Aufgabe, Gelder von Unternehmen, privaten Spendern und staatlichen Quellen an lokale Einrichtungen zu verteilen. Sie erstellen Berichte über die Wirkung der Spendengelder vor Ort, überwachen die Einhaltung der Zuschussvereinbarungen durch die Agenturen und entwickeln neue Jugendhilfsprogramme für das gesamte Netzwerk.

Mehr als zehn Jahre lang hatte das nationale Büro Tabellenkalkulationen, E-Mails und Chat-Nachrichten verwendet, um diese Projekte zu verwalten. Als sie im Januar 2020 zu Asana wechselten, konnten Informationen und Daten an einem Ort zentralisiert werden, sodass sie abteilungsübergreifend sichtbar waren. Sie richteten auch Standard-Workflows ein, um Compliance-Anforderungen zuverlässig zu erfüllen und die Einhaltung von Berichtsfristen zuverlässig zu gewährleisten.

Dank der Effizienzsteigerung bei etablierten und dokumentierten Workflows konnte BBBSA das Vertrauen der Geldgeber stärken und mehr Fördermittelverlängerungen erzielen. Die BBBSA erhöhte die Mittel und verbesserte die Verteilung der Zuschüsse ohne den Personalbestand zu erhöhen, sodass mehr Ressourcen für die jungen Menschen im Mittelpunkt der Organisation bereitgestellt werden konnten.

Einstieg in Asana beim Mittagessen

Als die BBBSA Asana im nationalen Büro vorstellte, leitete Tim Pehlke, Director of Foundation Grants, eine Reihe gut besuchter „Lunch and Learns“, bei denen die Mitarbeitende 15-20 Minuten lang Asana-Schulungen absolvierten, bevor sie ihre Mittagspause genießen durften. Die Sitzungen wurden aufgezeichnet und für fortlaufende Schulungen und das Onboarding neuer Mitarbeitender verwendet. Darüber hinaus wurden Asana-Schulungsdokumente und weitere Ressourcen zur Verfügung gestellt.

Als die Teams von E-Mail und Chat-Tools zu Asana wechselten, ließ Tim die einzelnen Mitarbeitenden zunächst eine einfache persönliche To-do-Liste erstellen, damit diese eigenständig erkennen konnten, wie Asana ihnen Zeit spart. „Ich liebe die Board-Ansicht für persönliche Aufgaben“, sagt Tim. „Es war auch sehr hilfreich, mit einem Customer Success Manager von Asana mit Erfahrung im gemeinnützigem Bereich bei der Erstellung von Workflows und Vorlagen zusammenzuarbeiten.“

Alle Daten zu Zuschüssen, Berichten und Behörden an einem Ort

Heute nutzt die nationale Geschäftsstelle von BBBSA Asana für die Verwaltung der Zuschussverteilung und Berichterstattung und hat die Nutzung von Asana auf die organisationsweite strategische Planung und das Wissensmanagement ausgeweitet.

Vorlage für die Verwaltung von Zuschüssen: Für jeden neuen Zuschuss, den BBBSA erhält, wird in Asana eine Projektvorlage dupliziert, um die Informationen zum Zuschuss und die entsprechenden Aufgaben zu speichern, sodass keine Schritte übersehen werden und gleichzeitig die Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Die Vorlage unterteilt die Aufgaben in Abschnitte für Zuschussvereinbarungen, Budgetierung, Genehmigungsfristen für die Führungsebene und optionale Abschnitte für Berater oder spezielle Partnerschaften mit Agenturen.

Aktiver Projekt-Tracker: Das Team zieht Zeitpläne aus allen Grant-Berichten in ein Asana-Projekt, indem es Aufgaben zu mehreren Projekten hinzufügt. Diese gesamtheitliche Übersicht hilft der Organisation, proaktiv zu planen, um Fristen einzuhalten. 

Risiko- und Problem-Tracker: Ein weiteres Asana-Projekt hilft bei der Verfolgung von gefährdeten Zuschüssen, der Dokumentation von Informationen zu Problemen und bei der Abstimmung von Folgemaßnahmen. In Asana werden Schritte bestimmten Teammitgliedern zugewiesen, um die Bearbeitung und Lösung sicherzustellen.

Protokoll zu Informationen über Zuschüsse und Zeit-Tracker: Ein Projekt zeigt die wichtigsten Informationen zu allen Zuschüssen mithilfe von benutzerdefinierten Feldern an (z. B. Name, Schwerpunktbereich, Fristen für Berichte, Förderbetrag, Beteiligte). Die Mitarbeitenden verwenden sie auch, um die für jeden Zuschuss aufgewendete Zeit zu dokumentieren, und ersetzen damit eine Tabelle zur Zeiterfassung.

Dashboard zum aktuellen Zustand der Agentur: Das für Bundeszuschüsse zuständige Team verteilt jährlich 13,5 Millionen US-Dollar an lokale Behörden und verwendet ein Asana-Projekt, um den derzeitigen Zustand der Agentur nachzuverfolgen. Wenn sie ein Meeting mit der Agentur durchführen, können sie die Asana-Aufgabe aufrufen, um den aktuellen Status und den historischen Kontext zu sehen, wie z. B. Änderungen der Kontaktstelle, offene und gelöste Probleme, Hinweise zur Leistung und abgeschlossene Prüfungen. Es ist einfach, eine Agentur zu kennzeichnen, wenn sie eine Finanzprüfung verspätet einreicht oder die Ausgaben für die Mittelverwendung nicht den Vorgaben entsprechen. Mit Unteraufgaben werden die Details für die zukünftige Verwendung erfasst.

Zusammenstellen positiver Stories zu Fördermitteln: Das für Bundeszuschüsse zuständige Team stellt positive Stories zur Fördermittelverteilung von Agenturen zusammen, um sie in den entsprechenden Berichten hervorzuheben. Sie verwenden ein Asana-Formular, um Einreichungen zu erhalten, und organisieren automatisch alle Fotos, Einverständniserklärungen und Texte in einem zentralen Asana-Projekt. Wenn es an der Zeit ist, einen Bericht zu erstellen, kann das Team nach Schlüsselwörtern suchen, um auf einfache Weise Geschichten zu bestimmten Themen wie Polizeibehörden oder Kindern in ländlichen Gebieten zu finden.

Zentralisierung von Informationen mit integrierten Tools: Mit der Sharepoint-Integration kann das Team Dokumente verwalten und Links zur Überprüfung mit der Geschäftsleitung teilen, während die Outlook-Integration E-Mails von externen Partnern in interne Asana-Aufgaben umwandelt. 

Als eine Organisation vereint: Asana hilft Abteilungen bei der Kommunikation auf einer einzigen Plattform für die strategische Planung. Als die COVID-19-Pandemie begann und BBBSA von der Arbeit in Büro zu einem ortsunabhängig arbeitenden Team wechselte, half Asana ihnen, die Verbindung aufrechtzuerhalten, VPN-Einschränkungen zu umgehen und schnell neue Angebote einzuführen, um Schulkinder mit Internet und Lebensmitteln zu versorgen.

Steigerung der Teamkapazität durch strategische Planung und Workflows

Dank der Möglichkeit, Informationen schnell zu finden und standardisierte Prozesse zu befolgen, konnte das Team für Zuschüsse der Tim's Foundation die für die Berichterstattung über Zuschüsse benötigte Zeit um 80 % reduzieren. Außerdem dauert es dank mit Vorlagen und klaren Workflows 50 % weniger Zeit, neue Zuschussprojekte zu starten.

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit sind unklare Prozesse eine häufige Ursache für verpasste Fristen für Wissensarbeiter. Mit Asana kann die BBBSA Fristen für die Berichterstattung einhalten und zeitnah mit Spendern kommunizieren. Durch die Planung der Zeitpläne für die Berichterstellung auf der Plattform können sie vorausschauend planen, Pufferzeiten einbauen und Herausforderungen antizipieren.

Dies hat das Vertrauen der Spender gestärkt und BBBSA dabei geholfen, die Verlängerungen von Finanzierungen zu sichern und Zeit zu gewinnen, die zuvor für die Suche nach neuen Zuschussquellen aufgewendet wurde. Das Team für die Vergabe von Zuschüssen der Stiftung hat die Mittel um 50 % erhöhen können und vergibt nun jedes Jahr das Zweieinhalbfache an Zuschüssen – bei gleichbleibender Teamgröße.

Asana vereint das nationale Büro der BBBSA unter einem Dach, auch wenn es sich inzwischen um ein verteilt arbeitendes Team handelt. Die Führungsebene hat nun einen besseren Überblick über den Projektstatus, die Risiken und die Finanzprüfungen, und es ist einfacher, die Erkenntnisse im gesamten Netzwerk der Organisation zu teilen.

Durch das Zusammenstellen von institutionellem Wissen in Asana werden abteilungsinterne isolierte Arbeitsweisen aufgebrochen und die Kontinuität über einen längeren Zeitraum hinweg sichergestellt. „Wenn sich die Teammitglieder ändern, können wir ungestört weiterarbeiten, weil wir eine systematische Methode haben, um unsere Projekte zu verwalten“, sagt Tim. Ich kann ein Projekt von einer Person zur anderen übertragen, und mich darauf verlassen, dass diese Person sämtlichen erforderlichen Kontext erhält.“

Mehr Kapazität bedeutet mehr Unterstützung für Jugendliche in den USA

Da BBBSA mit Asana die Produktivität steigert, kann das Unternehmen Zeit, die zuvor für die Verwaltung der Arbeit aufgewendet wurde, für die tatsächlich sinnvolle Arbeit und Innovationen nutzen. Mehrere lokale Agenturen haben Asana als ihre Work-Management-Plattform übernommen und die Verbindung über das BBBSA-Netzwerk hinweg weiter gestärkt.

Mit einem gut vernetzten Team, einem stabilen Finanzierungswachstum und Prozessen, die die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, kann die BBBSA mehr Ressourcen in ihre Mission investieren, jedem Kind zu helfen, sein volles Potenzial auszuschöpfen.