Bei Viessmann beschleunigt Asana die Zukunftsoffensive

Vom Heizungshersteller zum modernen Technologieführer – in den vergangenen 105 Jahren war der Wandel steter Begleiter des Familienunternehmens Viessmann. Seit der Unternehmensgründung im Jahre 1917 und über vier Generationen hat sich Viessmann zum Anbieter von Klimalösungen für den kompletten Lebensraum gewandelt. Das globale Familienunternehmen mit Hauptsitz im hessischen Allendorf (Eder) zählt mittlerweile mehr als 12750 Mitarbeiter in 74 Ländern und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 2,8 Milliarden Euro (2020). 

Durch Wärmen, Kühlen und Lüften sorgt Viessmann für ein optimales Klima und entwickelt intelligente, nachhaltige Energiesysteme und Kühllösungen für Wohngebäude, Industrie und Gewerbe. Die Begeisterung für Innovation und ein Gespür für technische und wirtschaftliche Trends gehören zu Viessmanns Unternehmenskultur. Die Energiewende und die digitale Transformation sieht Viessmann als Chance.

Wie kam Viessmann zu Asana und welche Rolle spielt Asana?

Das Familienunternehmen wurde traditionell von vorausschauenden Unternehmerpersönlichkeiten geleitet, wobei jeder von ihnen seine eigenen Akzente gesetzt und das Unternehmen auf seine Weise geprägt hat. Als der jetzige CEO Maximilian Viessmann 2015 dem Unternehmen beitrat, läutete er mit der digitalen Transformation den nächsten großen Wandel bei Viessmann ein.

Max Viessmann strebte nicht nur danach, die firmeneigene Produktpalette, sondern ebenso unternehmensinterne Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Verantwortlich für die Planung und Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes war Alexander Pöllmann, damals Smart Office und Collaboration Manager. Alex und seine Teamkollegen arbeiteten eng mit der Geschäftsleitung zusammen und machten sich auf die Suche nach einem einfachen, intuitiven Work Management Tool. Sie entschieden sich für Asana, um strategische Ziele konsequent umzusetzen, bereichsübergreifende Projekte zu optimieren und mit standardisierten Workflows die Effizienz im gesamten Unternehmen zu erhöhen. Ausschlaggebend war, dass Asana perfekt zur Unternehmenskultur passt: Asana macht die Strategie des Unternehmens für alle Mitarbeiter transparent - von der übergreifenden Vision über konkrete Ziele bis zu individuellen Aufgaben. Das Tool ermöglicht die digitale Kollaboration über alle Standorte hinweg und wird aufgrund seiner Nutzerfreundlichkeit gerne verwendet. 

Mit Asana haben wir den digitalen Arbeitsplatz Wirklichkeit werden lassen”

Anfänglich wurde Asana hauptsächlich von digitalen Teams, der IT und der Forschung & Entwicklungsabteilung eingesetzt. Heute ist die Software unternehmensweit zum Standard geworden. Viessmann hat Asana komplett in seine Prozesse integriert und an die eigenen Bedürfnisse angepasst. Das Tool ist nun bei Viessmann nicht mehr wegzudenken: Produktentwicklungsprozesse werden von der Konzipierung bis zur Markteinführung in Asana bearbeitet. 

Neben Asana implementierte Viessmann auch Google Workspace als zentrales Tool für die Kommunikation, Filesharing und die Kollaboration. Die Kombination beider Lösungen dient Viessmann als primäre Arbeitsplattform, durch die sich die gesamten Aktivitäten des Unternehmens koordinieren und beschleunigen lassen.

Wie ziehen Mitarbeiter größtmöglichen Nutzen aus Asana?

Die enge Integration mit Workspace erlaubt Mitarbeitern, direkt im Posteingang Asana-Aufgaben zu erstellen, diese im Google-Kalender zu planen und Dokumente aus Google Drive mit Asana-Projekten zu verknüpfen. Wichtige Informationen sind somit leicht zu finden und abzurufen. 

Die Einbindung von Teammitgliedern über Unternehmensgrenzen hinweg verläuft nahtlos, weshalb Viessmann Asana auch in nahezu allen Tochterunternehmen nutzt. Die Kollaboration ist ohne technische Integration sofort möglich – damit werden neu akquirierte Unternehmen direkt Teil der Viessmann-Familie. Somit hatAsana die Zusammenarbeit im globalen Unternehmen wesentlich vereinfacht. Mitarbeiter können sich über Zeitzonen, Teams und Standorte hinweg mühelos abstimmen, realistische Meilensteine festlegen und gemeinsame Ziele verfolgen.

Mit Asana erhalten wir nie zuvor dagewesene Einblicke. Es ist völlig klar, was wir erreichen möchten, welche Schritte dafür erforderlich sind und welche Meilensteine relevant sind.”

Der enorme Mehrwert geht dabei keineswegs mit einem Mehraufwand für die hauseigene IT-Abteilung einher: Die Integration verursacht im Gegenteil wenig Aufwand. 

Im Unternehmen gibt es 50 „Asana Heroes“. Sie stehen in engem Kontakt mit dem Asana Customer Success Manager, der sie berät und über Neuerungen in der Software informiert. Die Heroes sorgen dafür, dass Prozesse sinnvoll in Asana abgebildet werden und neue Funktionen zügig den Weg in die Teams finden. Dabei sind sie nicht nur erste Ansprechpartner für Fragen ihrer Kollegen und Kolleginnen, sondern tragen auch aktiv zur Optimierung und Skalierung der Software bei. 

Betreut werden die Heroes von der der IT-Trainerin Jasmin Becker, die auch für die Asana-Schulungen verantwortlich ist. Ihre Schulungskonzepte orientieren sich an den Pain Points der Kollegen und zeigen unmittelbar, wie konkrete Aufgaben und Anforderungen in Asana gehandhabt und gelöst werden können. Jede Schulung ist so aufgebaut, dass es den Mitarbeitern möglich ist, sich relevantes Wissen auch selbst anzueignen. Der Wissensaufbau ist auf verschiedene Webinare aufgeteilt, die in deutscher und englischer Sprache angeboten werden. Durch zusätzliche Video Tutorials können Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen. Umfangreiches Dokumentationsmaterial mit weiterführenden Informationen direkt von Asana steht allen Nutzern zur freien Verfügung. 

Asana bei Viessmann: Eine Erfolgsgeschichte in Zahlen

Nach der Einführung 2015 stieg die Zahl der Asana Nutzer aufgrund des leichten Zugangs und der intuitiven Benutzeroberfläche rasant. 2016 verzeichnete die Software bereits 1.500 aktive User. Heute nutzen etwa 7.000 Viessmann Mitarbeiter quer durch Teams und Abteilungen und über Ländergrenzen hinweg täglich Asana.

Viessmanns frühzeitige Umstellung auf Asana erweist sich vor allem seit Beginn der Corona-Krise 2020 als enormer Wettbewerbsvorteil: Prozesse können weiterhin ungestört und ortsunabhängig ablaufen. Die Zahl der Aktionen, die von den 7.000 Nutzern mit Asana erledigt werden, haben sich im Vergleich zum Niveau vor der Pandemie mehr als verdreifacht. Während im September 2019 durchschnittlich ca. 100.000 Aktionen pro Tag ausgeführt wurden, verwaltet Viessmann heute täglich rund 350.000 Aktionen in Asana, Tendenz: steigend.

Wie Asana kontinuierlich die Prozesse optimiert

Asana hat die Transparenz bei Viessmann deutlich gesteigert. Die Verknüpfung der Unternehmensstrategie mit der operativen Arbeit schafft Klarheit über Ziel, Plan und Verantwortung. So können Mitarbeiter Aufgaben besser priorisieren, kennen zu jeder Zeit den Projektstatus und wissen, was wann und von wem bearbeitet wird.

Wir möchten die Nachwuchskräfte in unserem Unternehmen mit innovativer Software inspirieren.”

Mitarbeiter schätzen die Klarheit und das Wissen darüber, welchen Beitrag die eigene Arbeit zum Erreichen der Unternehmensvision leistet. Doch Asana begeistert nicht nur die Mitarbeiter: Die innovative Software macht Viessmann auch als Arbeitgeber für junge Talente attraktiv – in Zeiten des Fachkräftemangels ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Wir sind mit Asana im Projektmanagement genau da, wo wir hinwollen.”

Insgesamt hat Asana die Effizienz bei Viessmann deutlich erhöht. Mit der Software als primäres Tool im Arbeitsalltag kann Viessmann Projekte schneller vorantreiben und schlanker gestalten. Das Vermeiden von Doppelarbeit durch die gemeinsame Nutzung der Plattform ist einer der Faktoren, die den Arbeitsaufwand deutlich reduziert haben. Gleichzeitig können bei Bedarf weitere Kollegen ohne großen Aufwand zu Projekten hinzugezogen und so eventuelle Projektverzögerungen vermieden werden. Diese einfachere Kooperation hat die Entwicklungszyklen beschleunigt und die Produktivität im gesamten Unternehmen gesteigert.

Wie geht es weiter mit Asana bei Viessmann?

Die Welt verändert sich und Viessmann wird zusammen mit Asana diesen Wandel aktiv gestalten: zugunsten unserer Umwelt und zukünftiger Generationen.

Wir sind mit Asana im Projektmanagement genau da, wo wir hinwollen.”