Wikimedias effizientes Fundraising mit Asana

Die Wikimedia Foundation ist der gemeinnützige Motor hinter Wikipedia. Sie setzt sich dafür ein, freiwillige Arbeit und Spenden in eine Zukunft zu investieren, in der weltweit jede Person freien Zugang zu verlässlichen, neutralen Informationen hat. Wikipedia ist eine der zehn meistbesuchten Websites im Internet; und die einzige in dieser Liste, die von einer gemeinnützigen Organisation betrieben wird.

Sechs Millionen Mitglieder der Wikipedia-Community sorgen mit ihren Spenden für den Betrieb der Stiftung und der Websites für frei zugängliches Wissen, wie Wikipedia und Wikimedia Commons. Thea Skaff ist Senior Manager of Global Fundraising Campaigns. Sie verwaltet die Logistik und die zeitliche Einteilung der internationalen Online-Spendenkampagnen für ein komplett ortsunabhängiges Team. Ihre Website-Banner- und E-Mail-Kampagnen fordern Wikipedia-Nutzer in großem Umfang dazu auf, jeweils ein paar Dollar zu spenden.

Bei Kampagnen, die in bis zu 30 Ländern und 20 Sprachen laufen, gibt es viele Überschneidungen und eine Menge Bälle, die gleichzeitig jongliert werden müssen. Dafür ist ein komplexes Projektmanagement über mehrere Zeitzonen hinweg erforderlich. Das Online-Fundraising-Team verwaltete dieses Mammutprojekt zunächst nur mit Tabellen. Aber dieses System brachte Probleme mit sich:

• Die Projektplanung mithilfe von Tabellen war nicht dynamisch und eignete sich nicht wirklich für wechselnde internationale Kampagnen

• Da das Team keine Planungstools für Kampagnen zur Verfügung hatte, wusste niemand, wie lange eine Durchführung dauern würde. Zudem fehlten ausreichende Ressourcen für die Vorbereitung

• Die Arbeit über Zeitzonen hinweg stellte ohne einen Ort für asynchrone Kommunikation, in den auch Projektpläne eingebunden waren, eine Herausforderung dar

Diese Schwierigkeiten hatten einen Dominoeffekt und beeinträchtigten die Effizienz. Als Thea erfuhr, dass das Kommunikationsteam der Stiftung im Zuge des Programms Asana für gemeinnützige Organisationen mit der Nutzung von Asana begonnen hatte, überlegte sie, ob die Plattform auch für ihr eigenes Team nützlich sein könnte.

Da das Online-Fundraising-Team ein so hohes Volumen an Kampagnen umsetzt, arbeiten wir praktisch rund um die Uhr. Die schnelle Einführung eines Tools war für uns daher äußerst wichtig. ”

Viele Funktionen und anwenderfreundliche Flexibilität

Das Team benötigte ein Tool mit umfassenden Funktionen, das einen Kalender mit vielen Kampagnen unterstützen würde. Aber es musste sich auch gut mit den anderen Tools verknüpfen lassen, die das Team bereits verwendete, und sich zudem noch leicht in den Workflow einfügen. Und es war notwendig, die Mitarbeiter von der Plattform zu überzeugen, denn eines war klar: Ganz egal, wie gut die Plattform ist, wenn niemand sie nutzt, bringt sie nichts.

Thea und ihre Kollegin Moska Shaver, Expertin für E-Mail-Kampagnen im Online-Fundraising-Team, entschieden sich für ein Pilotprogramm und wählten dafür Asana – vor allem wegen seiner intuitiven Oberfläche und Flexibilität. Auch die Möglichkeit, zwischen Projektansichten wie Kalender, Listen und Boards zu wechseln, sagte ihnen zu, da ihre verschiedenen Teams unterschiedliche Informationen benötigten. Die Farbcodierungsfunktion von Asana wurde zu einem Favoriten des Teams, da sie ihnen die Möglichkeit bietet, komplexe Projekte auf einen Blick zu verstehen. Mit den benutzerdefinierten Feldern von Asana können sie missionskritische Aufgaben hinzufügen und filtern und ihre Arbeit so einrichten, wie es für das jeweilige Projekt sinnvoll ist.

Schnellere Einführung durch visuelle Unterstützung

Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, wurde zunächst der aktuelle Arbeitsprozess des Teams aus den Tabellen in Asana-Projekte übertragen. Dann bat Thea die Teamleiter um ihre Workflow-Wünsche und um allgemeine Ideen zum Thema Projektmanagement. All diese Erkenntnisse flossen dann in den Asana-Workflow ein.

Während des sechsmonatigen Pilotprogramms konnte sich das Team mit der Plattform vertraut machen. Der Aha-Moment kam, als die Teammitglieder erkannten, dass Asana nicht nur ein Ort ist, an dem man alles nachverfolgen kann, sondern auch einer, an dem man die Verbindungen zwischen allen Projekten klar erkennen kann. Als sie Länder und Sprachen farblich kodierten, konnten sie schnell sehen, wie sich Kampagnen überschnitten, und bekamen sofort einen Überblick über alle Vorhaben. Das ansprechende, übersichtliche Design von Asana mit visuellen Hinweisen zum besseren Verständnis von Projektumfang und Status trug maßgeblich zur Akzeptanz im Team bei.

Unsere Teammitglieder stellten schnell fest, dass Asana genau das war, was wir brauchten. Wir haben das Pilotprojekt dann auch früher als geplant beendet. Das Team war sich einig, es hatte genug von Tabellen. Und damit stand unser Entschluss fest.”

Beteiligte sehen auf einen Blick, welche Aufgaben zu erledigen sind

Das Online-Fundraising-Team verwaltet nun die gesamte Arbeit für die weltweiten Online-Fundraising-Kampagnen in Asana. Jede Kampagne (üblicherweise Banner oder E-Mails) wird als Asana-Aufgabe abgebildet. Diese Aufgaben werden dann Asana-Projekten zugeordnet und mehrere Kampagnen werden gruppiert, um das gesamte Geschehen im Blick behalten zu können.

Durch einen Klick auf eine eine Aufgabe, z. B. eine Bannerkampagne in Frankreich, werden detaillierte Informationen wie Zahlungsabwicklung, Zeitplan und Sprache angezeigt. Für das Management und die funktionsübergreifenden Teammitglieder mag eine grobe Übersicht über die Aufgaben reichen, aber für die Teams in der Produktion, Technik und Spenderbetreuung sind die detaillierten Informationen unerlässlich: Sie verlassen sich auf diese wichtigen Informationen, um ihre eigene Arbeit zu erledigen. Aufgaben können zudem mehreren Projekten zugeordnet werden; dadurch vermeiden funktionsübergreifende Teams Doppelarbeit.

Bei E-Mail-Kampagnen bietet die Zeitleistenansicht eine gute Übersicht über den jeweiligen Monat und das Land, wobei die Farbcodes nach geografischen Gesichtspunkten gewählt wurden. So ist leicht zu erkennen, wenn sich z. B. einmal eine französische Kampagne mit einer japanischen überschneiden sollte. Durch einen Klick auf die Details werden der genaue Startzeitpunkt und die Größe des Unterfangens angezeigt. Die Verantwortlichen für Spenderbeziehungen können die Aufgabe mit ihrem Google Kalender synchronisieren, damit sie wissen, wann 20.000 E-Mails verschickt wurden. Durch dieses System können sie alle möglichen Spenderfragen beantworten. Das Produktionsteam, das für die Erstellung und Übersetzung dieser E-Mails zuständig ist, profitiert ebenso von diesen Informationen.

Übersichtliche Kalender und Zeitpläne für Einführungen

Seit das Team Asana verwendet, ist das Erstellen von Zeitplänen für Kampagnen ein Kinderspiel. Die Teammitglieder haben jetzt ein gutes Gefühl für die Vorlaufzeit für jede Art von Kampagne und eine viel bessere visuelle Darstellung der unzähligen Details, die für wichtige Planungsentscheidungen herangezogen werden. Die verbesserte Sichtbarkeit von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen hat Stress reduziert, Risiken verringert, die Kommunikation verbessert und die Kapazität des gesamten Teams erhöht.

Als die Covid-19-Pandemie ausbrach, musste die Stiftung ihren gesamten Fundraising-Ansatz überdenken und sorgfältig abwägen, wie das weitere Vorgehen aussehen könnte. Nicht nur mussten Spendenaufrufe neu verfasst werden, auch die Zeitpläne für alle Kampagnen mussten geändert werden. Genau genommen war es notwendig, den gesamten Produktionskalender neu zu erstellen. In Tabellen wäre das sehr schwierig gewesen, aber mit Asana konnte das Team auch diese Herausforderung meistern.

Dank Asana konnte das Team Statusbesprechungen aus dem Kalender streichen und Zeit für die Projektarbeit freimachen. Außerdem mussten die über die ganze Welt verteilten Beteiligten nun seltener früh morgens oder spät abends arbeiten – ein großer Gewinn für die Energie und Stimmung der Mitarbeiter.

Mit Asana tappen die Leute nicht mehr im Dunkeln. Sie müssen nicht mehr ständig fragen: „Wann genau war das noch mal fällig?“ Wenn sich Pläne schnell ändern, weiß das Team Bescheid und alles ist klar dokumentiert. Man muss nicht mehr bis zu einem Meeting oder bis zum nächsten Gespräch warten, sondern sieht alles gleich an einem Ort. ”

Gründe zum Feiern

Andere Wikimedia-Fundraising-Teams folgen dem Beispiel des Online-Fundraising-Teams und führen Asana ein. Das Team hofft, die Nutzung der Plattform auszuweiten, um einen noch umfassenderen Überblick über die gesamte Fundraising-Abteilung zu erhalten.

Für das kommende Jahr hoffe ich, dass wir wirklich alles in einem einzigen Kalender erfassen, damit wir sagen können: Hier ist jede einzelne unserer Fundraising-Aktivitäten zu finden – alle gebündelt an einem Ort.”

In diesem Jahr feiert Wikipedia den 20. Geburtstag. Die Wikimedia Foundation hat dies gemeinsam mit Wikipedia-Enthusiasten auf der ganzen Welt zum Anlass genommen, um die Menschen zu feiern, die dieses Projekt erst möglich machen. Mit der Unterstützung von Asana kommt die Wikimedia Foundation einer besseren, informativeren Zukunft noch schneller näher.