Xero vernetzt sein globales Team mit Asana

Wenn ein Kleinunternehmer es schafft, dass seine Finanzsysteme reibungslos laufen, kann das eine entscheidende Wende darstellen. Xero ist eine cloudbasierte Softwareplattform für Ihr Rechnungswesen, die Ihnen genau das ermöglicht. Sie hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, die Beschränkungen des PCs hinter sich zu lassen und sich mit integrierten Systemen und einer transparenten Finanzlage in der Cloud zu bewegen. Mehr als 3 Millionen Abonnenten auf der ganzen Welt vereinfachen ihre Finanzen bereits mit Xero.

Das im Jahr 2006 in Neuseeland gegründete und inzwischen börsennotierte Unternehmen ist in Asien, Europa und im Nahen Osten bestens bekannt und setzt auf den Ausbau seiner Präsenz auf dem amerikanischen Kontinent. Tony Ward ist als Regionalleiter für den Ausbau der Präsenz in Nord- und Südamerika zuständig und hat sich zum Ziel gesetzt, die operativen Abläufe im Zuge der Expansion des Unternehmens zu optimieren. Bevor Xero auf Asana setzte, war es für die weltweit tätigen Teams mit über 4.000 Mitarbeitern auf allen Kontinenten sehr schwierig, miteinander in Kontakt zu bleiben. Die Abstimmung war alles andere als reibungslos, und es gab nur einen begrenzten Überblick über die verschiedenen Aufgaben, die in den einzelnen Ländern und Teams anfallen:

• Die Zeitzonen führten zu Kommunikationsproblemen, was zu Verzögerungen bei den Projekten führte.

• Einzelne Mitarbeiter konnten nicht erkennen, wie ihre Bemühungen zu den OKRs des Unternehmens beitrugen. Die übergreifenden Unternehmensziele sind in Vergessenheit geraten, da sie lediglich in starren Kalkulationstabellen festgehalten wurden und somit in den Hintergrund gerieten.

• Unterschiedliche Abteilungen arbeiteten mit unterschiedlichen Informationen in einer Reihe von Tools, was wiederum zur Entstehung von Kommunikationsbarrieren führte, die den Austausch behinderten.

• Um auf dem Laufenden zu bleiben, verbrachten die Mitarbeiter viel Zeit in Status-Meetings.

Xero war auf der Suche nach einer geeigneten Möglichkeit zur asynchronen Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Eine einzige Informationsquelle, die die Arbeit jedes Einzelnen mit den ehrgeizigen OKRs in Verbindung bringt. Nur wenn das globale Team als Einheit zusammenarbeitet, kann es diese Ziele erreichen.

Alle möchten ihr Bestes geben. Sie wollen wissen, was genau sie leisten sollen und warum das von Bedeutung ist.”

Sicherheit auf höchstem Niveau und umfangreiche Funktionalität für alle Teams

Was Xero brauchte, war eine Plattform, mit der die Kommunikation zentralisiert und all die verschiedenen Teams und Arbeitsweisen berücksichtigt werden konnten. Außerdem sollte sie einfach zu bedienen sein, damit alle Mitarbeiter sie letztendlich auch zur Grundlage ihres Arbeitstages machen würden. Führungskräfte wollten einen Gesamtüberblick über den Projektstatus, während die Teams vor Ort eine Möglichkeit brauchten, jedes kleine Detail der taktischen Ausführung eines Projekts nachverfolgen zu können.

Eine weitere wichtige Anforderung betraf die Sicherheit. Tony Ward stellt klar, dass Vertrauen ein zentraler Bestandteil der Identität und Vision von Xero ist: „Wir verfügen über die Finanzdaten von kleinen Unternehmen. Das sind extrem sensible Daten. Sicherheit steht für uns also an erster Stelle, daher muss jede Software, die wir nutzen, wirklich hohe Standards erfüllen.“

Nach einer erfolgreichen Testphase führte das Customer-Success-Team Schulungsworkshops für Xero-Mitarbeiter durch, und die Führungsteams unterstützten die Einführung von Asana, indem sie Asana-Portfolios in Meetings aufriefen, um den Status von Initiativen zu überprüfen. So konnten sie auf Risiken oder Abweichungen vom Plan eingehen. Da Führungskräfte den ganzen Tag lang zwischen verschiedenen Sachverhalten hin- und herwechseln, war es hilfreich, eine Momentaufnahme aller Projekte auf einen Blick zu haben, sodass sie schnell auf den neuesten Stand gebracht wurden und Entscheidungen treffen konnten.

Die Teams gewöhnten sich an die Nutzung von Asana, indem sie Tagesordnungen für Meetings gleich über die Plattform erstellten und Aktionspunkte während der Meetings als Aufgaben zuwiesen. Sie legten auch Grundregeln der Zusammenarbeit fest, wie etwa die Vorgabe, dass alle Fragen zu einem Projekt in der entsprechenden Asana-Aufgabe in Form von Kommentaren zu stellen sind. Rob Goodwin, Executive General Manager of Customer Operations bei Xero, erklärt: „Wir stellen alle Fragen in Asana, damit sich unsere Aufzeichnungen, Workflows und Artefakte alle am selben Ort befinden und wir nicht mit irgendwelchen Informationen in E-Mails, anderen in Folien usw. durcheinander kommen.“

Mit Asana zu mehr Klarheit über globale und regionale Projekte und OKRs

Bei Xero kommt Asana unternehmensweit zum Einsatz, um sowohl die Projektdurchführung als auch die Zielsetzung auf oberster Ebene zu verwalten. „In einem so großen, weltweit agierenden Unternehmen ist es eine Herausforderung, die Strategie für alle Beteiligten greifbar zu machen und ihnen zu verdeutlichen, wie ihre Arbeit zum großen Ganzen beiträgt“, sagt Tony. „Wir nutzen Asana, um genau dies zu erreichen.“

Die Nachverfolgung von OKRs in Asana ermöglicht es den Führungskräften, Projekte nach Prioritäten zu ordnen, den Fortschritt zu überwachen und letztendlich schneller zu agieren und so das Geschäft auszubauen. Laut Tony wird dies durch das Überwinden von Kommunikationsbarrieren ermöglicht: „OKRs sind von Natur aus heikel und keine Gruppe kann sie im Alleingang lösen. Wir nutzen Asana, damit funktionsübergreifende Gruppen über die nötige Transparenz, Klarheit und Verantwortlichkeit für die Erreichung ihrer Ziele verfügen.“

Jedes Programm oder jede Initiative, die Xero durchführt, wird in Asana als Projekt verwaltet. Mit Hilfe von Portfolios werden diese Projekte dann gruppiert. Das Customer Operations Team von Rob hat beispielsweise ein Portfolio für Projekte in Großbritannien und ein weiteres für die Central Operating Plans der globalen Go-to-Market-Organisation. Dieses Portfolio enthält die 14 Initiativen, mit denen das globale Team seine zwei- bis dreijährige Vision für das Unternehmen vorantreiben wird. Wenn Rob durch dieses Portfolio in Asana klickt, kann er den Live-Status aller Projekte, die Verantwortlichen, das angestrebte Bereitstellungsdatum für den nächsten Meilenstein und vieles mehr einsehen.

Rob sagt: „Unsere Strategie beinhaltet sowohl zentrale als auch regionale Prioritäten, und es ist die Summe dieser Teile, die dazu führt, dass wir unsere übergreifende Strategie erreichen. Mit einem Tool wie Asana kann ich sehen, wie sich der Anteil Großbritanniens, der Anteil Australiens usw. zusammensetzt. Ich kann auch sehen, wo ich mehr Ressourcen, Aufwand und Zeit investieren muss.“ Die Teams aktualisieren ihre Asana-Projekte wöchentlich und Rob erhält eine automatische E-Mail mit allen Status-Updates für die Projekte in seinen Portfolios. Alle zwei Wochen überprüfen die Teams ihre Asana-Portfolios, um sie eingehender zu analysieren.

Beginnt ein Team eine neue Initiative, so dupliziert es eine Asana-Vorlage und fügt alle zugehörigen Dateien dem neuen Asana-Projekt hinzu. So befindet sich alles an einem Ort. Wenn ein Projekt im Kanban-Stil verwaltet wird, nutzen sie die Boardansicht von Asana, wohingegen ein Wasserfallprojekt die Zeitleiste nutzt. Eines der Xero-Programme heißt „Ready, Set, Go“ und führt ein Produkt oder eine Kundeninitiative durch drei verschiedene Phasen innerhalb eines Asana-Projekts in den Markt ein: Umfangsermittlung, Vorbereitung und Ausführung. Das Asana-Projekt fungiert dabei als Knotenpunkt für alle funktionsübergreifenden Mitarbeiter. Es verbindet das Marketing, die Produktbereitstellung, den Vertrieb und Kundenservice, das Partnernetzwerk und andere miteinander. Alle Details finden hier zusammen, und alle Beteiligten können zu jeder Tages- und Nachtzeit auf die Informationen zugreifen, unabhängig davon, in welcher Zeitzone sie sich gerade befinden.

Das Produktmarketing von Xero verlässt sich auf diesen gemeinsamen Knotenpunkt. Als globale Funktion nutzen sie Asana, um den Teams in den regionalen Märkten Informationen zukommen zu lassen, sodass sie ihre Pläne und Kampagnen entsprechend ausarbeiten können. Die Marketingabteilung verfasst zudem einen monatlichen E-Mail-Newsletter, an dessen Erstellung viele Stakeholder aus aller Welt beteiligt sind. Xero verwaltet dabei alle Mitwirkenden in Asana und optimiert bzw. vereinfacht damit den Produktionsprozess.

In der Theorie können wir uns alle auf eine Unternehmensstrategie einigen, doch die Umsetzung dieser Strategie auf operativer Ebene ist oft schwierig. Jetzt, da unsere Vorhaben in Asana miteinander verknüpft sind und in eine gemeinsame Sichtweise münden, können wir eine globale, funktionsübergreifende Strategie in dem Umfang umsetzen, wie wir es uns wünschen.”

Weitere in Asana verwaltete Initiativen sind:

• Onboarding der Partner für Rechnungswesen und Buchhaltung von Xero: 70 % des Umsatzes von Xero werden über das Partnernetzwerk erzielt. Xero führt ein dreimonatiges Onboarding-Programm durch, um neue Partner zu schulen. Dabei wird alles in Asana koordiniert, von den Materialien bis zu den Trainern.

• Projekt zur Steigerung der Effektivität von Salesforce: Mit einer globalen Initiative zur Optimierung der Salesforce-Instanz verbessert Xero die Betriebseffizienz seines Unternehmens. „Wir können Funktionen jetzt schneller bereitstellen, da sie in Asana verwaltet werden. Das ist auf die verbesserte Zusammenarbeit und die Erkenntnisse der funktionsübergreifenden Stakeholder zurückzuführen“, sagt Tony.

• Vier-Augen-Gespräche: Manager und deren direkt unterstellten Mitarbeiter erstellen ihre Tagesordnungen für Vier-Augen-Gespräche, indem sie vor und nach dem Treffen Aufgaben zu einem Asana-Projekt hinzufügen. Sie können Aufgaben aus anderen Asana-Projekten in ihre Tagesordnung einfügen, so dass der gesamte Kontext bereits vorhanden ist und weniger Zeit für die Vorbereitung benötigt wird.

Wir haben unsere Meetings, bei denen es um den Austausch von Informationen geht, in Meetings gewandelt, bei denen es um Maßnahmen, Entscheidungen und die Erledigung von Aufgaben geht.”

Erschließung neuer Gebiete als vertrauenswürdige Plattform für Kleinunternehmen

Asana ist für Xero zur zentralen Informationsquelle geworden, so dass alle Mitarbeitenden des Unternehmens immer auf dem gleichen Stand sind. Die Mitarbeiter haben nun Klarheit darüber, wofür genau sie verantwortlich sind, Führungskräfte können bessere Entscheidungen treffen, und die globalen Teams haben ihre Zusammenarbeit und die asynchronen Arbeitsabläufe deutlich verbessert.

Das Geschäft von Xero boomt, und während das Unternehmen neue Gebiete für sich erschließt, hilft Asana dem Unternehmen dabei, auch in Zukunft effizient arbeiten zu können. Indem Xero für sich selbst operative Klarheit und Transparenz gewinnt, kann das Unternehmen den Geschäftsinhabern auch mehr finanzielle Klarheit und Transparenz bieten.

Wir wachsen unglaublich schnell, und als weltweit agierendes Unternehmen ist das eine noch größere Herausforderung. Bisher war es für uns schwierig, die nötige Klarheit über die wichtigsten Aufgaben zu gewinnen und unseren Mitarbeitenden eine nachvollziehbare Verantwortung für die angestrebten Ziele zu vermitteln. Genau in diesem Punkt war Asana eine große Hilfe: Es verschafft uns einen vollständigen Überblick über unsere wichtigsten Projekte, wer was macht und wie es damit vorangeht.”