Kapazitätsplanung: Vorteile und Anwendung im Projektmanagement!

Wenn Sie eine Torte backen, vergewissern Sie sich zuerst, ob Sie die richtige Menge aller Zutaten haben. Haben Sie ein Ei zu wenig oder etwas zu wenig Zucker, schmeckt Ihre Torte sicher seltsam. 

Dasselbe gilt für ein großes Projekt: Wenn Sie nicht genug Ressourcen haben, um das Projekt fertigzustellen, wird das Endergebnis nicht wie erwartet sein. Um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Zutaten haben, wenn Sie sie brauchen – in diesem Fall Teammitglieder, Skills und Tools – können Sie einen Prozess zur Planung der Kapazitäten anwenden.

Was bedeutet Kapazitätsplanung?

Bei der Kapazitätsplanung, auch Kapa-Planung genannt, werden die potenziellen Bedürfnisse im Rahmen der Projektplanung untersucht. Einfach ausgedrückt sorgen Sie dafür, über die benötigten Ressourcen zu verfügen, wenn Sie diese brauchen. Zu Ressourcen zählen Personen mit den richtigen Skills, Zeit für ein weiteres Projekt oder das nötige Budget.

Eine Mitarbeiter-Kapazitätsplanung ist gerade in Unternehmen sinnvoll, in denen es zu großen Schwankungen kommen kann. Dies kann entweder durch einen volatilen Markt, saisonale Unterschiede oder eine unregelmäßige Auftragslage zustande kommen. Hier bietet sich eine Planung an, damit die Mitarbeiter effizient verteilt werden können.

Welche Risiken ergeben sich bei fehlender Kapazitätsplanung?

Wenn in Ihrem Team die Kapazitäten und Ressourcen nicht richtig verwaltet werden, ergeben sich dadurch einige Risiken.

Denn sollten Mitarbeiter abwandern oder krankheitsbedingt ausfallen, kann dies zu Verzögerungen im Arbeitsalltag führen. Im weiteren Fall kann dies mit höheren Kosten oder auch sinkender Qualität verbunden sein. Hierfür ist es wichtig, die genauen Kapazitäten im Blick zu behalten, um die notwendigen Umstrukturierungen schnell und effizient durchzuführen.

Darüber hinaus kann sich eine fehlende Kapazitätsplanung auch auf weitere Bereiche auswirken. Deadlines können nicht eingehalten werden, die Wettbewerbsfähigkeit geht verloren, neue Aufträge können nicht angenommen werden, die Liste könnte noch ewig weitergehen.

Deshalb ist die Ressourcenplanung so ungemein wichtig. Ihre Mitarbeiter sind eines der wichtigsten Assets in Ihrem Unternehmen. Deshalb müssen Sie deren Kapazität kennen und sie den richtigen Projekten zur richtigen Zeit zuweisen.

Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?

Obwohl die Begriffe manchmal als Synonyme verwendet werden, sind sich Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung zwar ähnlich, in Wirklichkeit jedoch leicht unterschiedliche Projektplanungsstrategien. 

Bei der Kapazitätsplanung liegt der Fokus auf dem Angebot und der Nachfrage Ihrer Ressourcen. Die Idee dahinter ist, dass Sie damit vorhersagen können, wann es eine erhöhte Nachfrage gibt, um entsprechend darauf zu reagieren. 

Bei der Ressourcenplanung liegt der Fokus auf den Ressourcen, über die Sie bereits verfügen, und wie Sie diese Ressourcen verteilen können. Ressourcen-Kapazitätsplanung ist eine Kombination der beiden: Der zukünftige Bedarf an Ressourcen wird vorhergesagt.

Strategische vs. operative Kapazitätsplanung

Im Rahmen der Kapazitätsplanung unterscheidet man grober Ebene einmal zwischen der strategischen und der operativen Kapazitätsplanung. Die Begriffe sind dabei folgendermaßen definiert:

• Strategische Kapazitätsplanung: Bei der strategischen Planung geht es vor allem darum, eine effiziente Verteilung für laufende und kommende Projekte zu gewährleisten. Dabei stehen in der langfristigen Planung unter anderem die strategischen Ziele im Vordergrund. Die strategische Kapazitätsplanung wird meist von den Instanzen im Projektportfolio-Management durchgeführt. Somit können Mitarbeiter aufgrund ihrer Kapazitäten und Qualifikationen zwischen den verschiedenen Projekten und Teams effizient aufgeteilt werden.

• Operative Kapazitätsplanung: Die operative Planung hingegen kümmert sich kurzfristig und spontan um eine effiziente Verteilung. Auf dieser Ebene kümmert sich die Mitarbeiter-Kapazitätsplanung um eine Aufteilung der verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Projektes, um einen kurzfristigen Bedarf oder Überschuss ausgleichen zu können.

Welche Arten der Kapazitätsplanung gibt es?

Es gibt drei verschiedene Arten der Kapazitätsplanung, und diese werden in unterschiedlichen Szenarios eingesetzt, um die Produktionskapazität zu optimieren.

Lead-Kapazitätsplanung

Lead-Kapazitätsstrategie, oder kurz Lead-Strategie, nennt man es, wenn Sie die Produktionskapazität erhöhen, um auf eine vorhersehbare Zunahme der Nachfrage rechtzeitig zu reagieren. 

Ein Beispiel dafür ist, wenn Einzelhändler während der Feiertage Saisonarbeitskräfte einstellen. Einzelhandelsunternehmen wissen, dass es während dieser Zeit normalerweise ein Anstieg der Kundenzahl gibt, also stellen Sie für einen kurzen Zeitraum mehr Mitarbeiter ein.

Lag-Strategieplanung

Lag-Strategieplanung ist, wenn Sie die Produktionskapazität erhöhen, weil Sie in Echtzeit eine erhöhte Nachfrage bemerken.

Oft geschieht dies in der Gastronomie, wenn jemand „Bereitschaft hat“. Je nachdem, wie viel im Restaurant los ist, könnten mehr Mitarbeiter geholt werden, um dafür zu sorgen, dass genug Ressourcen (anders ausgedrückt: Teammitglieder) vorhanden sind, um alle Kunden zu bedienen. 

Match-Strategieplanung

Match-Strategieplanung ist eine Kombination aus Lead-Kapazitätsplanung und Lag-Strategieplanung. Bei der Match-Strategieplanung wird die Kapazität langsam erhöht, bis die gewünschte Ressourcennutzung erreicht wird.

Denken Sie an das Kapazitätsplanung Beispiel aus der Gastronomie zurück. Ein Schichtleiter teilt mehrere Personen zur Bereitschaft ein. Wenn unerwarteter Weise eine große Gruppe kommt, könnte der Schichtleiter beschließen, noch einen zusätzlichen Kellner zu holen, bis das Geschäft wieder weniger Andrang verzeichnet.

Welche Voraussetzungen müssen für die Kapazitätsplanung gegeben sein?

Bevor Sie mit der Kapazitätsplanung starten, müssen Sie dafür sorgen, dass Sie alle notwendigen Voraussetzungen erfüllen. Dazu zählen unter anderem:

• Klare Auskunft über die Kapazitätsnachfrage: Sie dient als Grundlage für die Planung und ist daher für die Kapazitätsplanung wichtig.

• Übersicht über vorhandene Kapazitäten: Auf der anderen Seite brauchen Sie immer aktuelle Auskünfte über die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter.

• Langfristige Strategie: Planen Sie vorab, welche Auslastung Ihre Mitarbeiter haben sollen. Wenn diese hoch ausfällt, arbeiten Ihre Mitarbeiter effizient und sind produktiv. Jedoch kann dies Auswirkungen auf die Flexibilität haben.

• Transparente Daten: Alle Daten sollten für die Mitarbeiter und Führungskräfte zur Verfügung stehen.

Wie wird die Kapazitätsplanung durchgeführt?

Der Kapazitätsplanungsprozess kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Dennoch gibt es einige wichtige Schritte, die in jedem Prozess vorkommen und berücksichtigt werden sollten, um eine erfolgreiche Kapazitätsplanung durchführen zu können:

• Die erwartete Nachfrage vorhersagen: Wenn Sie wissen, dass Sie bald ein neues Projekt bekommen, sollten Sie bereits abschätzen, was für dieses Projekt erledigt werden muss. Dadurch bekommen Sie eine Vorstellung davon, welche Ressourcen Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen und Sie können sie mit den vorhandenen Ressourcen vergleichen.

• Den Kapazitätsbedarf ermitteln: Schätzen Sie den zur Erledigung der Arbeit notwendigen Ressourcenbedarf anhand der im vorherigen Schritt gemachten Erwartung ein. Versuchen Sie, dafür eine gebräuchliche Maßeinheit zu verwenden – etwa Stunden – oder eine Methode zur Produktkalkulation – beispielsweise T-Shirt-Größen. Führungskräfte im Entwicklungsbereich schätzen zur Verfügung stehende Kapazitäten zum Beispiel gerne anhand der Stundenanzahl ein, die sie für die Fertigstellung eines Projekts benötigen.

• Die Ressourcenkapazitäten Ihres derzeitigen Teams berechnen: Wenn Sie als Teamleiter Ihrem Team ein weiteres Projekt zuteilen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder die nötigen Kapazitäten dafür haben, damit sie diese nicht überlasten. Wenn ein Mitarbeiter pro Woche im Durchschnitt ungefähr 30 Stunden arbeiten kann und derzeit schon Projekte hat, sollten Sie überprüfen, wie viel Kapazität der Person innerhalb einer Woche verbleibt. Das lässt sich ermitteln, indem Sie die derzeitige Arbeitsbelastung in Stunden von den durchschnittlichen 30 Stunden abziehen.

• Den Unterschied zwischen der Kapazitätsnachfrage und Kapazitätsangebot messen: Messen Sie, basierend auf der für ein Projekt benötigten Kapazität, wie gut Ihre derzeitigen Ressourcen mit der erwarteten Nachfrage übereinstimmen. Dieser Kapazitätsabgleich gibt Aufklärung darüber, wie effizient die Ressourcenverteilung im Kapazitätsmanagement erfolgt.

• Kapazitäten auf die jeweilige Nachfrage abstimmen: Sehen Sie sich den vorherigen Kapazitätsunterschied an und optimieren Sie die Arbeitsverteilung so, dass sich dieser ausgleicht. Wenn Ihr Team derzeit über keine Kapazitäten mehr verfügt und keine zusätzlichen Arbeiten annehmen kann, um ein Projekt fertigzustellen, sollten Sie kurzfristig mehr Teammitglieder hinzufügen, um das Projekt abzuschließen. Wenn Sie mehr Ressourcen zur Verfügung haben als benötigt, könnten Sie ein weiteres Projekt hinzufügen, um alle verfügbaren Ressourcen einzusetzen und eine optimale Auslastung zu erzielen.

Welche Vorteile hat eine Kapazitätsplanung?

Warum sollten Sie als Projektmanager einen Kapazitätsplan für Ihr Team erstellen? Zu wissen, welche Kapazitäten Sie für welche Projekte benötigen, kann Engpässe verhindern und die Lieferkette reibungslos ablaufen lassen. Hier sind weitere Vorteile, die sich aus der Planung der Kapazitäten ergeben:

Informierte Personalentscheidungen treffen

Erstellen Sie einen Kapazitätsplan, während Sie zukünftige Projekte abschätzen, damit die verfügbaren Kapazitäten Ihres Teams nicht überschritten werden. Ein klares Verständnis über aktuelle Kapazitäten und Abwesenheiten kann dazu beitragen, Burnout-Symptome zu verhindern – die 71 % der Angestellten im Jahr 2020 mindestens einmal am eigenen Leib zu spüren bekamen.

Eine effektive Kapazitätsplanung stimmt die Skills Ihres derzeitigen Teams auf ihre Verfügbarkeit für neue Projekte ab. Wenn für die wichtigsten Projekte nicht genug Ressourcen zur Verfügung stehen, dann wissen Sie, dass Sie diesem Team mehr Ressourcen bereitstellen müssen.

Sie können Burnout vorbeugen und den Entscheidungsprozess für Personalentscheidungen beschleunigen, indem Sie die Fähigkeiten Ihres Teams und ihre Kapazitäten bezüglich zusätzlicher Arbeit verstehen.

Produktionskosten reduzieren

Wenn Sie sich um die Kapazitäten Ihres Teams kümmern, optimieren Sie Ihre Ressourcen hinsichtlich der Arbeit, die erledigt werden muss. Das heißt, Sie bezahlen nicht mehr Ressourcen als Sie brauchen, wodurch letztendlich die Produktionskosten sinken. Stellen Sie sich dazu folgendes Kapazitätsplanung Beispiel vor: Wenn ein 12-köpfiges Team an Projekt A arbeitet, dass von neun Mitarbeitern erledigt werden kann, können Sie drei der Mitarbeiter Projekt B zuteilen, wodurch Projekt A günstiger wird. Eine Bestimmung der Ressourcenanforderungen kann Ihnen als Teamleiter helfen, die Mitarbeiter optimal auf die verschiedenen Projekte zu verteilen.

Dies kann auch dazu beitragen, die Kosten zukünftiger Projekte zu reduzieren. Wenn Sie für ein Projekt eine Kapazitätsplanung durchführen, können Sie diesen in Zukunft als Grundlage für ähnliche Projekte verwenden. Dadurch haben Sie einen Ausgangspunkt und müssen nicht wieder von Null die Kapazitätsanforderungen berechnen. Somit kann Ihr Team Zeit sparen und der Kapazitätsplanungsprozess wird beschleunigt.

Tools für die Kapazitätsplanung

Es sind viele verschiedene Tools zur Planung der Kapazitäten erhältlich, und das richtige zu finden hängt davon ab, was für Ihr Team wichtig ist. Vermeiden Sie es jedoch, für die Kapazitätsplanung in Excel-Listen oder einfachen Zeiterfassung-Tools zu arbeiten. Dadurch haben Sie wenig Transparenz im gesamten Team und einen hohen Aufwand zur Aktualisierung der Planung.

Setzen Sie daher auf geeignete Tools. Manche Ressourcenmanagement-Tools sind sehr spezifisch und konzentrieren sich nur auf Kapazitätsplanung oder Ressourcenmanagement.

Ein Work Management Tool wie Asana kann Ihnen dabei helfen, Ressourcen zu verwalten, das Arbeitspensum Ihres Teams im Blick zu behalten und Kommunikation zu optimieren – alles mit einer Plattform. Hier lässt sich beispielsweise ein Gantt-Diagramm erstellen, welches komplexe Projekte mit den verschiedenen Aufgaben grafisch abbildet. Hier lässt sich auch ein geeignetes Zeitmanagement integrieren.

Das Team von Hudl überprüft regelmäßig die Arbeitslast des Teams in Asana, damit die Teamkapazitäten neu bewertet und Aufgaben umverteilt werden können, bevor jemand eine Überkapazität hat und einen Burnout erleidet. Weil sich alle an einem gemeinsamen Ort einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen können, wird niemand mit zu viel Arbeit überfordert. Um mehr zu erfahren, lesen Sie, wie Hudl sein Rezept für Marketingerfolg mit Asana neu gestaltet.