Die Arbeit mit Freiberuflern – ein Leitfaden

Freiberufler sind selbstständig und arbeiten im Zuge ihrer Tätigkeit üblicherweise für mehrere Unternehmen. Oft sind sie Experten auf ihrem Gebiet, die ihre Fähigkeiten durch die Arbeit mit verschiedenen Unternehmen und an verschiedenen Projekten weiterentwickeln. 

Wenn Sie viel Arbeit, aber nicht genug Kapazitäten haben, können Freiberufler sehr hilfreich sein. Um die Überlastung in Ihrem Haus zu reduzieren, ohne neue Mitarbeiter einstellen zu müssen, können Sie ein Team aus Freiberuflern zusammenstellen, das Sie unterstützt. Und mit den richtigen Workflows funktioniert die Arbeit mit den Auftragnehmern ohne weitere „Arbeit rund um die Arbeit“, also Aufgaben wie die Kommunikation über Projekte, die Suche nach Informationen und die ewige Jagd nach Status-Updates.

Hier ist also ein gutes Management der Freiberufler gefragt.  

Wie funktioniert die Arbeit mit Freiberuflern? 

Ziel ist es, ein Team aus Freiberuflern zusammenzustellen und mit ihm zu arbeiten. Dazu gehört alles, was Sie benötigen, damit dieses Team reibungslos funktioniert – von administrativen Aufgaben wie der Nachverfolgung von Rechnungen bis hin zu Management-Aufgaben wie dem Onboarding und der Kommunikation.

Die Arbeit mit Freiberuflern besteht ganz grob gesprochen aus den folgenden fünf Säulen:

1. Freiberufler finden

2. Freiberufler in ihren jeweiligen Aufgabenbereich einführen

3. Aufträge erteilen und erhalten

4. Rechnungen und das Budget im Blick behalten

5. Beziehungen zu Freiberuflern pflegen

Freiberufler vs. Angestellt: Worin unterscheidet sich die Zusammenarbeit?

Es handelt sich hierbei um zwei unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit. Freiberufler werden vorwiegend für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt engagiert. Außerdem arbeiten sie oft mit mehreren Unternehmen gleichzeitig zusammen, sodass ihr Hauptfokus nicht unbedingt auf Ihrer Arbeit liegen muss. Aus diesem Grund sind die Arbeitszeiten von Freiberuflern oftmals flexibler als die von Angestellten. Es geht mehr darum, Fristen einzuhalten, als zu bestimmten Arbeitszeiten erreichbar zu sein.

Angestellte in Vollzeit führen hingegen dauerhaft eine Rolle in Ihrem Unternehmen aus, die sich mit der Zeit entwickelt. In einen Angestellten investieren Sie also langfristig, er benötigt auch eine gewisse Einarbeitungszeit, um die Prozesse und die Kultur im Unternehmen zu verstehen. Festangestellte Mitarbeiter haben dank dieses Investments das Wissen und die Ressourcen, um zu lernen, zu wachsen und die Verantwortung für komplexe Projekte zu übernehmen. Freiberufler haben einen spezifischeren Fokus und sollten die für ein Projekt benötigten Fähigkeiten bereits mitbringen. Bei ihnen verläuft die Einführung weit weniger intensiv – es geht eher darum, dass sie verstehen, für welche Art von Auftrag sie engagiert wurden.

In 5 Schritten zu einer gelungenen Zusammenarbeit (mit Beispielen)

Die Arbeit mit Freiberuflern kann zunächst einmal einschüchternd wirken, vor allem dann, wenn Sie noch nicht viel Erfahrung mit Auftragnehmern haben. Während sich zwar jede Situation ein wenig anders gestaltet, können Sie diese Art der Zusammenarbeit aber grundsätzlich auf fünf konkrete Schritte herunterbrechen. Mit diesen Schritten meistern Sie die Projekte mit Ihren Freiberuflern im Nullkommanichts. 

1. Finden Sie gute Talente

Es kann ganz schön schwierig sein, die richtigen Freiberufler zu finden, aber es ist schon einmal wesentlich einfacher, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen. So legen Sie mit der Suche los:  

• Nutzen Sie Ihr Netzwerk: Fragen Sie Ihre Kollegen nach Freiberuflern, mit denen sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben. Gibt es jemanden, den sie empfehlen können? 

• Fragen Sie Ihre aktuellen Freiberufler: Wenn Sie bereits mit einem Auftragnehmer arbeiten und weitere engagieren möchten, fragen Sie ruhig nach, ob es Kollegen gibt, die noch Kapazitäten frei haben. Freiberufler arbeiten häufig mit anderen Freiberuflern zusammen, was sie zu einer hervorragenden Quelle für Empfehlungen macht. 

• Posten Sie ein Gesuch auf Social Media: Posten Sie Ihr Projekt auf LinkedIn, Twitter oder einer anderen Plattform. Auf Seiten wie Facebook gibt es oft Gruppen, in denen sich Freiberufler vernetzen und ihre Fähigkeiten anbieten (z. B. Gruppen für freiberufliche Autoren). Treten Sie einer solchen Gruppe bei und posten Sie Ihr Gesuch dort.

• Lagern Sie Ihre Suche aus: In Zeiten wie diesen wachsen Plattformen für Freiberufler, wie Upwork und Fiverr, stetig. Wenn Sie selbst wenig Zeit haben und schnelle Hilfe benötigen, können diese Plattformen Sie mit Freiberuflern auf der ganzen Welt in Kontakt bringen.

Wenn Sie sich an Freiberufler wenden, sollten Sie das Projekt so genau wie möglich beschreiben. Legen Sie Erwartungen fest und vermeiden Sie Missverständnisse von Anfang an, indem Sie möglichen Interessenten einen guten Überblick über die Rolle und die erforderlichen Qualifikationen verschaffen, sowie einen groben Projektzeitplan skizzieren. Hier ist zum Beispiel ein Gesuch von einem Unternehmen, das auf der Suche nach freiberuflichen Copywritern ist:

Acme Company ist angesichts steigender Projektaufträge auf der Suche nach zusätzlichen Copywritern auf freiberuflicher Basis. Wir suchen vor allem Personen mit Erfahrung in der Softwarebranche, die den Ton und die Sprache unseres Unternehmens gut wiedergeben können. Es handelt sich hierbei um ein langfristiges Projekt mit mehr als 40 Arbeitsstunden pro Monat. 

Erwartungen an unsere Copywriter: 

• Saubere Texte in Übereinstimmung mit unserem Styleguide und unserer Unternehmenssprache verfassen. 

• E-Mails und UI-Texte für mobile Apps schreiben.

• Feedback von Produktmanagern einarbeiten.

Wenn Sie sich darin wiederfinden, schicken Sie Ihren Lebenslauf und relevante Arbeitsproben an [email protected]. 

Wenn Sie neue Freiberufler zum Beispiel über eine Plattform ansprechen, sollten Sie nach Referenzen, Arbeitsproben oder einem kurzen Beispielauftrag fragen. Auf diese Weise finden Sie heraus, ob die Freiberufler über die notwendigen Qualifikationen verfügen, bevor Sie sie an Bord holen. 

2. Richten Sie einen Einführungsprozess für Freiberufler ein

Die Einführung von Freiberuflern ist im Vergleich zu jener von festangestellten Mitarbeitern zwar weniger intensiv, die Vorbereitung auf einen Auftrag erfordert aber dennoch Einsatz. Am besten erstellen Sie einen standardisierten Einführungsprozess für Freiberufler, damit Sie in Zukunft mehr Zeit und weniger Stress haben. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Mal, wenn ein neuer Freiberufler bei Ihnen anfängt, wieder bei Null beginnen, sondern folgen einfach einem vorgefertigten Prozess. So stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Auftragnehmer alle Informationen haben, die sie brauchen, um Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen.

Folgende Punkte sollten in keinem Einführungsprozess für Freiberufler fehlen:

• Der Vertrag: Hierbei handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung, in der Projektdetails, Zahlungsbedingungen und Ihr Projektzeitplan festgehalten sind. Durch die Unterzeichnung eines detaillierten Vertrags vermeiden Sie Missverständnisse schon von vornherein. 

• Anweisungen zur Rechnungsstellung: In jedem Unternehmen funktioniert die Verwaltung der Rechnungen von Freiberuflern ein wenig anders. Damit die Rechnungsstellung bei Ihnen reibungslos funktioniert, erklären Sie Ihren Freiberuflern, wie und wann sie Rechnungen einreichen sollen und wie Steuern und Zahlungsinformationen auszuweisen sind. Sie können auch eine Rechnungsvorlage erstellen, die alle wichtigen Informationen enthält. 

• Ein Projekt-Briefing: Ihr Briefing enthält sämtliche Informationen, die Ihre Freiberufler brauchen, um mit dem Projekt loslegen zu können. Dazu gehören eine Beschreibung des Projekts, eine Liste mit Ergebnissen, die Frist, ein Leitfaden für die Projektdurchführung und Anweisungen zur Einreichung fertiger Arbeiten. Je ausführlicher Sie Ihre Freiberufler über Ihre Erwartungen und Anforderungen informieren, desto eher können sie genau die von Ihnen gewünschten Ergebnisse liefern.

Wenn es darum geht, Freiberufler zu engagieren, ist die Vorlage Ihr bester Freund. Sie können zum Beispiel zusammen mit Ihrem internen Rechtsteam an einer Vorlage für einen Vertrag und für ein Projekt-Briefing arbeiten, in die Sie dann für jeden neuen Freiberufler die wichtigsten Informationen eintragen. Außerdem ist es hilfreich, die Kommunikation während der Einführung zu standardisieren, um ewiges Hin und Her zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Auftragnehmer alle Informationen bekommen, die sie brauchen.

Nachstehend sehen Sie eine Beispielnachricht für die Einführung. Beraten Sie sich aber stets mit Ihrem Personal- und Rechtsteam, bevor Sie Verträge aufsetzen.

Hi [NAME DES FREIBERUFLERS],

Wir freuen uns, Sie in unserem Team für [NAME DES PROJEKTS] zu begrüßen. [HINTERGRUNDINFORMATIONEN, FALLS NOTWENDIG]. 

BRIEFING + AUFGABEN

Hier ist ein Link zum [PROJEKT-BRIEFING], auf das Sie auch über Google Docs zugreifen können. Ihre Aufgaben finden Sie in diesem Asana-Projekt: [LINK]. 

ZAHLEN & FAKTEN

Die geschätzte Bearbeitungszeit beträgt [#] Minuten pro Einheit, wodurch Sie diesen Monat bei [#] Aufgaben auf ungefähr [#]  Stunden kommen würden. Wäre das für Sie in Ordnung?

HONORAR

[€] pro Einheit, was einem leicht erhöhten Stundensatz von [€] entspricht. Hier ist ein Link zu unseren [ANWEISUNGEN ZUR RECHNUNGSSTELLUNG]. 

ABGABEFRIST

[DATUM], [UHRZEIT, ZEITZONE].

HINWEIS

• [DIESES PROJEKT IST BEI BEDARF ZU PRIORISIEREN]

• Die Punkte [A] und [B] im Briefing sind Beispiele. 

Falls Sie noch Fragen haben, lassen Sie es mich gerne wissen. Sie erreichen mich, indem Sie mir eine Nachricht in Asana schreiben. 

Mit freundlichen Grüßen

[IHR NAME]

3. Entwickeln Sie ein System für die Zuweisung von Aufgaben

Ein wichtiger Teil der Arbeit mit Freiberuflern ist es, Aufgaben zuzuweisen und zugewiesen zu bekommen. Damit alles reibungslos läuft, sollten Sie einen standardisierten Prozess haben, bei dem Ihre Freiberufler ihre Aufgaben sehen und fertige Arbeiten einreichen können. In Asana, zum Beispiel, können Sie mit Ihren Freiberuflern ein Projekt teilen und ihnen dann Aufgaben mit entsprechenden Fristen zuweisen. So weiß jeder, was bis wann zu erledigen ist. 

Darüber hinaus ist ein Aufgabenmanagementsystem sehr hilfreich, wenn Sie zusätzliche Kommunikation und Arbeit vermeiden möchten. Anstatt für jede neue Aufgabe wieder eine E-Mail loszuschicken, können Sie Arbeit ganz einfach in Ihrem Aufgabenmanagement-Tool hinzufügen und jemandem zuweisen. Ihre Auftragnehmer können ihre fertigen Arbeiten dann an die entsprechenden Aufgaben anhängen. Auf diese Weise haben Sie stets den Überblick darüber, welche Aufgaben bereits einem Verantwortlichen zugewiesen und welche abgeschlossen wurden – und können in Echtzeit den Fortschritt Ihres Projekts nachverfolgen. 

4. Standardisieren Sie Ihre Budgeterfassung

Die Nachverfolgung des Budgets gehört zu den wichtigsten Elementen der Arbeit mit Freiberuflern. Sie müssen am Anfang eines jeden Monats wissen, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben, und Ihren Freelancern ihre Aufgaben entsprechend zuweisen. Am Ende des Monats ist es ebenfalls wichtig, die Rechnungen mit Ihrem Budget zu vergleichen und darauf zu achten, dass Sie nicht zu viel ausgeben. 

Mit einem standardisierten Prozess zur Budgeterfassung können Sie jeden Monat alles im Blick behalten. Und so legen Sie los:

1. Legen Sie Ihre Rechnungszeiträume fest. Ihre Freelancer können ihre Rechnungen beispielsweise alle zwei Wochen oder am Ende eines jeden Monats einreichen. Wenn Sie die Rechnungen aller Freiberufler zur gleichen Zeit erhalten, ist es für Sie einfacher, den Überblick über das Budget und Ihre Ausgaben zu behalten. 

2. Erstellen Sie ein Dokument für das Projektbudget. Dieses Dokument sollte genügend Platz bieten, um für jeden Abrechnungszeitraum vorgesehene und tatsächliche Ausgaben einzutragen (also alle zwei Wochen, wenn Ihre Freiberufler alle zwei Wochen Rechnungen einreichen, oder jeden Monat, wenn Ihre Freiberufler monatlich Rechnungen einreichen). 

3. Weisen Sie Aufgaben zu, und zwar basierend auf dem Budget, das Ihnen zur Verfügung steht. Das lässt sich ganz leicht ausrechnen, wenn Sie Ihre Freiberufler nach Ergebnissen oder pro Projekt bezahlen. Falls Sie pro Stunde bezahlen, geben Sie Ihren Freiberuflern einen Leitfaden an die Hand, wie viele Stunden sie arbeiten sollten. 

4. Erinnern Sie Ihre Freiberufler daran, Rechnungen zu schreiben – und zwar am Ende eines jeden Abrechnungszeitraums. 

Sammeln Sie die Rechnungen und dokumentieren Sie, wie viel Sie im Vergleich zu Ihrem Budget ausgegeben haben.

5. Pflegen Sie die Beziehung zu Ihren Freiberuflern

Freiberufler haben die Möglichkeit, sich ihre Kunden auszusuchen. Und damit Ihre Freiberufler gerne wieder zu Ihnen zurückkommen, ist es wichtig, die Beziehung zu ihnen zu pflegen. 

So bauen Sie starke Beziehungen zu Ihren Freiberuflern und Vertrauen auf: 

• Setzen Sie Ihre emotionale Intelligenz ein: Mithilfe von emotionaler Intelligenz verstehen Sie, wie andere Menschen sich fühlen, und das können Sie nutzen, um effektiver zusammenzuarbeiten. Wenn Sie im Austausch mit Ihren Freiberuflern emotional intelligent vorgehen, können Sie empathisch kommunizieren und mit der Zeit stärkere Beziehungen aufbauen. 

• Vermeiden Sie Mikromanagement: Freiberufler haben ihren eigenen Zeitplan, von daher ist es unrealistisch zu erwarten, dass sie rund um die Uhr verfügbar sind. Es ist in Ordnung, gelegentlich nachzufragen, aber im Grunde sollten Sie darauf vertrauen, dass Ihre Freiberufler ihre Arbeit pünktlich erledigen. 

• Bauen Sie Feedback mit ein: Nichts ist beim ersten Versuch perfekt. Wenn Sie mit Freiberuflern zusammenarbeiten, sollten Sie zumindest eine Feedback-Runde in Ihren Workflow einbauen. Ihre Freiberufler könnten zum Beispiel einen ersten Entwurf einreichen, damit Sie ihnen noch wichtige Hinweise mit auf den Weg geben können, bevor das Projekt weitergeht. 

• Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan: Machen Sie deutlich, welche Kommunikationskanäle Ihre Freiberufler nutzen sollen, wie sie Sie erreichen können und wie Sie ihnen Informationen zukommen lassen werden. Sie könnten zum Beispiel auf eine Kombination aus E-Mails und Direktnachrichten zurückgreifen – oder Sie fassen sämtliche Kommunikation in einer Projektmanagement-Plattform zusammen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie für ein ortsunabhängig arbeitendes Team zuständig sind und Ihre Freiberufler nicht persönlich treffen können. 

Legen Sie konkrete Fristen fest: Klarheit ist bei der Arbeit mit Freiberuflern extrem wichtig, denn Missverständnisse kosten beiden Seiten Zeit und Geld. Wenn Sie mit einem Projekt beginnen, machen Sie deutlich, wann und wie die fertige Arbeit eingereicht werden soll.

Nutzen Sie für das Management Ihrer Freiberufler eine Datenbank

Beziehungen müssen nicht nur gepflegt werden; man sollte auch den Überblick über all seine Beziehungen behalten. So können Sie bei neuen Projekten schnell auf Auftragnehmer zurückgreifen, mit denen Sie in der Vergangenheit schon gut zusammengearbeitet haben. 

Erstellen Sie deshalb eine Datenbank für Ihre Freiberufler, also eine einzige Informationsquelle, in der Sie sehen können, mit wem Sie gerade arbeiten, mit wem Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben und mit wem Sie noch nicht gearbeitet haben, das in naher Zukunft aber vielleicht tun werden. So finden Sie für eine bestimmte Aufgabe immer schnell die richtige Person. 

Das sollten Sie in Ihrer Datenbank erfassen: 

• Name und Kontaktinformationen eines jeden Freiberuflers 

• Bevorzugte Höhe des Honorars

• Stärken und Fachgebiete

• Projekte, an denen Ihre Freiberufler in der Vergangenheit gearbeitet haben

Klare und einfache Prozesse für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern muss nicht schwierig sein. Solange Sie die richtigen Prozesse und die richtige Infrastruktur eingerichtet haben, ist es leicht, ein gutes und gesundes Team aus Freiberuflern zusammenzustellen. Alles, was Sie brauchen, ist etwas Planung und eine gesunde Portion Selbstvertrauen.