So erstellen und verwalten Sie einen Projektkalender, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen

Fühlen Sie sich auch nach so manch einem Arbeitstag wie im Wilden Westen, wo das reine Chaos herrscht? Dies sind die ersten Anzeichen: Ihre Arbeit ist an verschiedenen Orten verstreut und wird nicht richtig koordiniert. Projektabschnitte passen nicht zusammen und Fristen werden des Öfteren nicht eingehalten. Sie haben nur wenig oder gar keinen Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams, was zu schlechter Kommunikation führt und in doppelt verrichteter Arbeit resultiert. Das Gute ist: Viele dieser Probleme können mit einem Projektkalender gelöst werden.

Zunächst einmal, keine Sorge, Sie sind nicht allein. Aus der Umfrage 2019 Pulse of the Profession geht hervor, dass Unternehmen im vergangenen Jahr fast 12 Prozent ihrer Projektinvestitionen aufgrund schlechter Leistungen verschwendet haben. Mit dem richtigen Projektmanagement bringen Sie Ordnung in das Chaos und bekommen wieder festen Boden unter den Füßen.

Und es kommt noch besser: Ab jetzt können Sie sich von den chaotischen Arbeitstagen verabschieden, indem Sie einen Projektkalender in Ihre Projekte integrieren – ein entscheidendes Element im Projektmanagementprozess, das Zeit- und Ressourcenverluste reduziert. Ganz gleich, ob Sie alle Komponenten für ein Content-Programm, einen Eventfahrplan oder eine Produkteinführung kombinieren – Sie werden sich wie der Sheriff in der eigenen Stadt fühlen, wenn Sie wissen, was bereits geschehen ist und was als Nächstes in Ihrem Projekt ansteht.

Was ist ein Projektkalender?

Ein Projektkalender nimmt alle Bestandteile Ihrer Arbeit auf und stellt sie an einem zentralen, visuellen Ort zusammen, der für das gesamte Team zugänglich ist. So erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Projektablauf und sehen, wann die jeweiligen Arbeitsschritte fällig sind. Das hilft den einzelnen Beteiligten, vorausschauend zu planen und die Arbeit um ihre wichtigsten Projekte herum zu organisieren. Mit einem guten Projektplanungskalender bleiben Sie auf dem Laufenden und wissen genau, was Sie heute, nächste Woche und darüber hinaus zu tun haben. Und weil auch Ihr Team diesen Kalender jederzeit abrufen kann, ist für jeden leicht ersichtlich, was jetzt gleich erledigt werden muss und was noch etwas Zeit hat.

Beispiele für Projektkalender

Was kommt Ihnen als Erstes in den Sinn, wenn Sie an einen Projektkalender denken? Haben Sie eine Excel-Tabelle vor Augen, die wie ein Kalender formatiert ist? Oder eher ein Kalender-Managementsystem wie Google Kalender? Vielleicht stellen Sie sich auch etwas ganz anderes vor – etwa einen Kalender, der Teil Ihres Projektmanagement-Tools ist?

Bei der Erstellung eines Projektkalenders haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Und es ist Teil Ihres Jobs als Projektmanager (selbst, wenn das nicht Ihre offizielle Stellenbezeichnung ist), ein System dafür auszusuchen, mit dem Ihr Team gut arbeiten kann. Um Sie bei der Auswahl zu unterstützen, finden Sie im Folgenden eine Auflistung der Vor- und Nachteile der drei üblichen Methoden für die Erstellung eines Projektkalenders.

Die Vor- und Nachteile von Projektkalendern in Excel

Excel ist wahrscheinlich die geläufigste Methode, wenn es um die Erstellung eines Projektkalenders geht. In dieser tabellenartigen Form passen Sie die Spalten und Zeilen so an, dass das Dokument schließlich einem herkömmlichen Monatskalender ähnelt.

Vorteile:

• Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Team bereits Zugang zu diesem Tool hat und weiß, wie man es verwendet.

• In Excel finden Sie Vorlagen für Projektkalender – Sie müssen also nicht ganz von vorne beginnen.

• Je nachdem, wie viele Informationen Sie zu Ihrem Projektkalender hinzufügen möchten, können Sie Zellen vergrößern oder verkleinern.

Nachteile:

• Da Excel nicht speziell für Projektkalender entwickelt wurde, kann es schwierig sein, mit diesem Tool durchzuführende Arbeiten zu erfassen und nachzuverfolgen.

• Es ist schwierig, Details, Dateien und andere zusätzliche Informationen hinzuzufügen, auf die Ihr Team Zugriff benötigt.

• Wenn Sie in Excel einmal einen Projektkalender erstellt haben, kann es schwierig sein, die visuelle Darstellung neu zu formatieren oder zu verändern.

Die Vor- und Nachteile von Projektkalendern in Google Kalender

Eine weitere Möglichkeit bietet das Kalender-Managementsystem Ihres Teams, wie z. B. Google Kalender. In dieser Art Projektkalender nutzen Sie Kalendereinträge, um anstehende Aufgaben darzustellen.

Vorteile:

• Es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihr Team bereits Zugang zu diesem Tool hat und weiß, wie man es verwendet.

• Die meisten Kalender-Managementsysteme bieten Ihnen die Möglichkeit, mehrere Kalender gleichzeitig anzuzeigen. Das bedeutet, dass Sie sich neben Ihrem persönlichen Kalender auch den Arbeitskalender Ihres Unternehmens ansehen können.

• Kalendereinträge haben üblicherweise einen Titel und eine Beschreibung. Das bedeutet, dass Sie das Titelfeld für den Aufgabennamen verwenden und zusätzliche Informationen in der Beschreibung hinzufügen können.

Nachteile:

• Kalender-Managementsysteme wie Google Kalender wurden entwickelt, um Veranstaltungen einzutragen, nicht Aufgaben und Arbeitsergebnisse.

• Wenn Sie mehrere „Veranstaltungen“ an einem Tag eintragen, kann es schnell unübersichtlich und verwirrend werden.

• Wenn Sie Ihre anstehenden Aufgaben und Ihre Meetings im selben Tool verwalten, kann es passieren, dass es überladen und unorganisiert wirkt.

Projektkalender: Diese Vor- und Nachteile bringt ein Projektmanagement-Tool

Projektmanagement-Tools sind Anwendungen, die Sie und Ihr Team zuverlässig bei der Koordination und Durchführung Ihrer anspruchsvollsten Projekte unterstützen. Mit einem Projektmanagement-Tool kann Ihr Team Projekte auf verschiedene Arten visualisieren, wie z. B. mit Kalendern, Kanban-Boards und Zeitleisten.

Vorteile:

• Mit Projektmanagement-Tools können Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben eines Projektes verschaffen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, heranzuzoomen und sich Informationen, Kontext und relevante Anhänge einer jeden Aufgabe anzusehen.

• Sie können Ihren Projektkalender ganz einfach mit Ihren bevorzugten Tools verknüpfen. So hat Ihr Team an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle benötigten Dateien und Informationen.

• Ein Projektmanagement-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Ansichten Ihrer Projektdaten zu wechseln. Sie können diese z. B. als Projektkalender, Kanban-Boards, To-do-Listen oder Zeitleisten betrachten. So können alle Beteiligten die Arbeitsvorgänge auf eine Weise einsehen, die für sie am besten geeignet ist.

Nachteile:

• Der Umgang mit einem Projektmanagement-Tool ist für Ihr Team vielleicht noch neu.

• Bereichsübergreifende Beteiligte benötigen Zugang zu diesem Tool, um Einblick in Ihren Projektkalender zu bekommen.

Wie erstelle ich einen Projektkalender?

Los geht’s! Am besten verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um Ihre Projektplanungskalender zu erstellen. Damit erhalten Sie eine Vielzahl wertvoller Möglichkeiten. Sie können:

• Aufgaben im Handumdrehen erstellen und verschieben

• Fälligkeitsdaten anpassen

• Jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen

• Materialien mit anderen teilen

• Kommunikation fördern und optimieren

• Die gesamte Arbeit Ihres Teams an einem zentralen Ort sehen

• Zwischen verschiedenen Ansichten  wie z. B. Kalender, Gantt-Diagrammen oder Kanban-Boards wechseln

• Fristen einhalten

• Von Integrationen profitieren

Okay, zurück zum Erstellen Ihres aktuellen Kalenders. Dies sind die konkreten Maßnahmen, die Sie zunächst in Angriff nehmen sollten:

1. Erfassen Sie alle Arbeitsschritte. Entscheiden Sie, was von Anfang bis Ende passieren muss, um das Projekt abzuschließen. Identifizieren Sie eventuelle Abhängigkeiten. Um das Timing brauchen Sie sich noch keine Gedanken zu machen.

2. Legen Sie Start- und Fälligkeitstermine fest. Werfen Sie nun einen ganzheitlichen Blick auf Ihre Arbeitsschritte und fügen Sie jedem einzelnen realistische Datumsangaben hinzu.

3. Bestimmen Sie die Beteiligten. Weisen Sie jeden Arbeitsschritt dem entsprechenden Teammitglied zu und machen Sie deutlich, wer für was verantwortlich ist.

4. Passen Sie Ihren Projektkalender nach Bedarf an. Ihr Projektkalender ist ein „lebendiges“ Dokument. Achten Sie darauf, es regelmäßig zu überprüfen und die Elemente zu verschieben, sobald sich Ihr Projektplan weiterentwickelt.

Sobald Ihr Projektkalender erstellt ist, stellen Sie ihn allen Beteiligten zur Verfügung, damit jeder weiß, was in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten von ihm erwartet wird. Ermutigen Sie Ihr Team, den Projektkalender täglich zu nutzen, um den Fortschritt zu kommunizieren und Dokumente auszutauschen.

10 Tipps zur Verwaltung Ihres Projektkalenders

Wie bei allen Business-Tools existieren auch für die Verwendung eines Projektkalenders bereits bewährte Verfahren. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Projektkalender effektiver zu verwalten:

1. Machen Sie es nicht zu kompliziert. Seien Sie präzise und fügen Sie alle wichtigen Details hinzu (Verantwortliche, Fälligkeiten, Projektdetails, Referenzmaterialien, etc.).

2. Verwenden Sie ein Farbsystem, um die visuelle Wahrnehmung zu erleichtern.

3. Bei Bedarf können Sie Aufgaben duplizieren. Viele Aufgaben und Aufgabentypen werden sich wiederholen. Nutzen Sie diese Gelegenheit und duplizieren Sie Aufgaben oder Anforderungen, anstatt jedes Mal von vorne anzufangen.

4. Achten Sie darauf, dass die Arbeitsbelastung des Teams ausgeglichen ist. Überprüfen Sie, wer überlastet ist und wer noch Kapazitäten hat, und passen Sie Ihren Projektkalender bei Bedarf an.

5. Denken Sie daran, regelmäßig den Status zu kontrollieren und mitzuverfolgen. Anhand Ihres Projektkalenders lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Leistungen nicht zu den vorgesehenen Terminen erbracht wurden.

6. Passen Sie den Plan fortlaufend an. Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Termine per Drag & Drop einfach zu ändern.

7. Erstellen Sie Projektzeitleisten, um die Dauer jeder einzelnen Aufgabe oder Arbeitseinheit innerhalb Ihres Projekts anzuzeigen.

8. Legen Sie Meilensteine für Ihr Projekt fest. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt erfassen und Erfolge mit anderen teilen.

9. Teilen Sie Ihren Kalender mit allen Beteiligten. Anstatt zahlreiche Fragen zum Status Ihres Projekts zu beantworten, können Sie alle Beteiligten auf Ihren Projektkalender verweisen.

10. Erstellen Sie Projektkalendervorlagen, die Sie auch für zukünftige Arbeitsvorgänge wieder verwenden können.

3 Beispiele für einen Projektkalender

Projektkalender sind beliebig konfigurierbar und passen sich jedem Projekt entsprechend an. Diese Flexibilität gehört zu den wichtigsten Vorteilen von Projektkalendern. Außerdem lassen sie sich wiederverwenden. Wenn Sie einen Projekttyp haben, der sich tendenziell wiederholt, empfiehlt es sich, eine wiederverwendbare Projektkalendervorlage zu erstellen, mit der Sie viel Zeit sparen können.

Hier sind einige Beispiele für Projektkalender:

1. Redaktioneller Kalender

Ein redaktioneller Projektkalender sorgt dafür, dass die Erstellung Ihrer Inhalte nach Plan verläuft, indem er alle Inhalte an einem Ort verwaltet und wichtige Daten und Fristen in einem visualisierten Format darstellt. Aufgaben und Fristen sind jederzeit und für jedermann einsehbar. Weisen Sie den Beteiligten (Autoren, Redakteure, Designer und sogar Verleger) Aufgaben zu und bestimmen Sie für jeden Artikel ein bestimmtes Veröffentlichungsdatum, damit Sie immer wissen, was und wann als Nächstes veröffentlicht wird. Erstellen und verwalten Sie Ihren gesamten Content-Plan mit dieser Vorlage.

2. Marketing-Projektplan

Ganz gleich, ob es sich bei Ihrem Marketingprojekt um eine bevorstehende Veranstaltung oder einen Kampagnenstart handelt – der Projektkalender entscheidet über den Erfolg des Projektes. Mithilfe eines Projektkalenders können Marketingexperten die Kommunikation zentralisieren, besser zusammenarbeiten und wiederholbare Prozessabläufe erstellen – so funktioniert effektives Projektmanagement. Erstellen Sie Ihren Marketingplan mit den entsprechenden Daten, Verantwortlichen und Arten von Initiativen (z. B. PR, Social Media, etc.). Die einzige Konstante in der Marketingwelt ist die Veränderung, und das bedeutet, dass Sie Ihre Fristen auch mal kurzfristig verschieben oder anpassen müssen, um Ihren Marketingplan stets auf dem neuesten Stand zu halten. Verwenden Sie eine Vorlage, um im gesamten Marketingteam für Transparenz und Verantwortlichkeit zu sorgen.

3. Produktfahrplan

Erstellen und aktualisieren Sie Ihren Produktfahrplan an einem zentralen Ort – Ihrem Projektkalender. Hier können Sie Ihre Zeitleiste und Strategie kommunizieren und gleichzeitig mehrere Produktlinien an einem Ort überwachen. Außerdem erhalten Sie hier die Möglichkeit, Ihren Fahrplan mit anderen Beteiligten zu teilen, um Feedback und Zustimmung zu erhalten. Mit dieser Projektkalendervorlage haben Sie immer einen genauen Überblick über Ihre Geschäfts- und Produktprioritäten.

Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag

Weise ist derjenige, der die richtigen Hilfsmittel zu seinem eigenen Vorteil zu nutzen versteht. Ein Projektkalender ist lediglich eine einfache Möglichkeit, Ihren täglichen Arbeitsablauf reibungsloser und effizienter zu gestalten. Lesen Sie, wie Redshift by Autodesk dank der Verwaltung redaktioneller Inhalte und der Verwendung von Projektkalendern in Asana drei Jahre lang in Folge jährlich um 30 % gewachsen ist.