El equipo de marketing de Dow Jones ahorra un 10 % del tiempo todos los días con Asana

Dow Jones ha sido uno de los pilares del mundo financiero durante más de un siglo. Fundada en 1882, produce publicaciones líderes como “The Wall Street Journal” y aporta datos y soluciones inteligentes a las empresas desde su división para B2B.

El equipo de marketing para B2B genera la demanda de los productos y servicios esenciales de la empresa: Factiva, Dow Jones Newswires y Risk & Compliance. El director general de Marketing, Rossa Shanks, se incorporó a la organización en 2016 e hizo crecer al equipo de Marketing a 20 integrantes en Nueva York, Singapur y Londres.

Rossa trajo a Asana consigo para facilitar la planificación de las campañas y la colaboración en los tres equipos de la marca, así como en los equipos de generación de demanda, contenido y producción creativa. Entonces, cuando surgió la COVID-19 y fue necesario migrar al trabajo completamente remoto, Asana ya era parte de la tecnología que usaban, junto con Slack y Google Drive, lo que favoreció ampliamente la transición a trabajar desde la casa.

Al igual que el equipo de marketing de Dow Jones, casi dos tercios (62 %) de los trabajadores del conocimiento globales a tiempo completo aumentaron el uso de herramientas de colaboración debido a la COVID-19, de acuerdo con la encuesta de Anatomía del trabajo: Equipos remotos, lo que les permite mantenerse alineados con sus colegas mientras están en casa.

Lo que mantiene al equipo unido

Después de haber usado Asana en roles anteriores, Rossa cree que los equipos pueden beneficiarse de las herramientas que permiten gestionar los traspasos y generar visibilidad. Sabía que se podría adaptar a medida que la organización creciera; cuando Rossa se unió al equipo de marketing de Dow Jones, eran solo cuatro personas.

La flexibilidad era otro requisito. Los tres equipos de marca tenían diferentes estilos de trabajo, pero Asana sirvió para todos. Todo a través de la simplificación de los procesos para los equipos de contenido, creativos y de generación de demanda.

Asana o nada

Rossa tomó un enfoque a todo o nada al introducir Asana en el equipo y predicó con el ejemplo: si el trabajo no estaba en Asana, no existía.

Julia Lancaster, responsable de la estrategia de contenido del equipo, se hizo cargo de la configuración de Asana a partir de ahí. Se aseguró de que se incorporaran todos los flujos de trabajo, las tareas y los detalles técnicos. Junto con los equipos, desarrolló procesos para saber cómo usarían Asana, como el etiquetado, las convenciones de nomenclatura y las reglas internas para las asignaciones de tareas.

Hoy, los miembros nuevos del equipo empiezan a usar Asana desde el primer día. Hacen su incorporación a través de un proyecto de Asana que se ha transformado en plantilla y que contiene todos los pasos necesarios para llevarlo a cabo (igual que con cualquier otro proceso formal). Participan en una sesión de capacitación inicial sobre Asana y usan la Guía de Asana como recurso en todo momento.

Cómo organizar la magia creativa

Asana es el eje central de todo el trabajo de marketing, desde la planificación de las campañas al trabajo creativo.Con los portafolios, el equipo puede organizar el trabajo según las tres divisiones principales de productos y, a la vez, ver todo el progreso de la campaña en un mismo lugar.

El equipo directivo supervisa la carga laboral de los miembros del equipo; por ejemplo, el director creativo puede redistribuir trabajos si uno de sus tres diseñadores está sobrecargado. También deja de ser necesario que los compañeros de equipo tengan que hacer microgestión o dar seguimiento entre ellos.

El equipo lleva a cabo aproximadamente 10 campañas de marketing a gran escala por año, y utiliza una plantilla para iniciar cada una. Con el alojamiento de tareas en varios proyectos, se dividen las tareas entre la generación de demanda, el contenido y los equipos creativos, lo que simplifica sus flujos de trabajo. Por ejemplo, al crear un recurso para redes sociales, el diseñador solo ve las tareas creativas que tiene asignadas, a menos que haga clic en el proyecto más amplio para comprender todo el trabajo que se realiza en todos los equipos. Por lo tanto, si bien un proyecto de Asana conecta el trabajo de los equipos para una campaña, también permite que se separen los flujos de trabajo, ya que lo que los diseñadores ven en Asana es completamente diferente de lo que un especialista en marketing de generación de demanda ve en su día a día. Los proyectos también se designan mediante códigos de colores, para indicar para qué marca o producto es la tarea.

Las plantillas también ayudan a que la producción creativa y el contenido no fallen. Como el equipo trabaja con tantos activos a la vez, puede ser fácil olvidar algún pequeño detalle que podría ser crítico, como agregar un código de seguimiento a algún contenido. Julia, que depende de esos códigos para las estrategias de contenido, puede agregar ese paso al proceso de Asana, para que esté siempre allí como recordatorio y le permita estar al tanto de si se ha hecho.

Con la capacidad que ofrece Asana para capturar el estado de los proyectos, las tareas finalizadas y los planes futuros, además de reducir la necesidad de dedicar tiempo a buscar información, Rossa estima que los miembros de su equipo ahorran hasta un 10 % del tiempo por día. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el trabajo administrativo (“los pormenores del trabajo”) puede consumir el doble del tiempo que creemos, potencialmente hasta un 60 % de nuestras jornadas laborales.

El equipo de Rossa se ha mantenido conectado desde que empezó a trabajar desde casa, y las tareas pendientes se entregan sin complicaciones a colegas en diferentes zonas horarias. Asana proporciona las bases para un equipo organizado y autónomo. Todos saben en qué deben trabajar, por lo que pueden centrar sus reuniones remotas en la conexión humana y hablar sobre el trabajo a nivel estratégico.

Qué sigue para Dow Jones B2B

Con su trabajo central controlado, bajo el nuevo orden de permanecer aislados por la COVID-19, el equipo de marketing B2B se concentró en madurar y ampliar sus actividades, como la de unificación con Ventas para facilitar una experiencia perfecta para el cliente, crear campañas de marketing complejas basadas en las cuentas y aumentar la presencia web orgánica como su usina de noticias e información.

Están marcando tendencia. Otros equipos en Dow Jones observan cómo usan Asana y los imitan.