Operaciones de Marketing de Gannett aumenta la base de suscriptores digitales con Asana

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Desafío

• Cuando Gannett empezó a ocuparse internamente de la producción de campañas, un trabajo que antes hacía una agencia externa, el equipo de Operaciones de Marketing podía gestionar de 50 a 70 campañas por mes en 200 mercados.

• Su objetivo era encontrar eficiencias operativas para aumentar el número de campañas con los mismos recursos.  Con la información distribuida entre las distintas aplicaciones, resultaba difícil establecer cronogramas, hacer un seguimiento de la evolución de la campaña de principio a fin y medir cómo se utilizaban los recursos.

Solución

• Operaciones de Marketing incorporó el trabajo de las campañas en Asana. 

• En lugar de usar una combinación de emails y plataformas de software, Asana les brindó un lugar central para colaborar donde podían ver todos los proyectos en curso.

Resultado

• Aumento de la ejecución de campañas a 120-150 por mes a través de eficiencias operativas: 2.4 veces la capacidad inicial de 50-70 campañas por mes.

• Gracias a la centralización de la comunicación y la automatización de los pasos en Asana, se ahorraron 389 días laborables (el equivalente a un año y medio de trabajo a tiempo completo).

• Se utilizaron los informes de Asana para cuantificar el rendimiento del equipo y las cargas de trabajo individuales a fin de identificar oportunidades de automatización y asignar los recursos de forma estratégica.

Escalar a la perfección los flujos de trabajo de las campañas

El equipo de Operaciones de Marketing de Gannett ahora administra entre 120 y 150 campañas por mes. Al gestionar la ejecución de campañas en Asana, el equipo trabaja más rápido con mejores prácticas estandarizadas, flujos de trabajo optimizados y acceso rápido a los datos importantes de la campaña.

Optimización y ejecución de campañas a escala

Hoy en día, Asana es la plataforma oficial que utiliza el equipo de Marketing de Gannett para la gestión integral de campañas. De este modo, el equipo cuenta con una fuente única de referencias para todo el trabajo de la campaña, lo que les permite optimizar los flujos de trabajo y avanzar más rápido, juntos.  

Procesos claros para mantener el trabajo al día

• El equipo de Operaciones de Marketing estandarizó las mejores prácticas mediante la creación de plantillas para sus campañas más frecuentes. Así, los miembros del equipo pueden acceder a flujos de trabajo previamente verificados y ponerse en marcha con un solo clic. 

• Los proyectos de Asana establecen las dependencias para que la secuencia de trabajo sea clara. Cuando el equipo quiere iterar en una plantilla o crear una nueva, usa el generador de flujos de trabajo para visualizar cómo avanzará un proyecto a través de las fases.

Automatizaciones para que los especialistas en marketing avancen más rápido

• El equipo utiliza formularios para agilizar la gestión de solicitudes.

• Además, se usan reglas para automatizar actividades, como el traspaso de las solicitudes, la programación de las fechas de entrega y la asignación de tareas.

Mejor visibilidad para alinear a las partes interesadas de la campaña

• Las partes interesadas se agregan al proyecto de Asana como colaboradores, lo que les brinda visibilidad de los planes, el estado y las conversaciones de la campaña. Esta transparencia ha fortalecido la colaboración entre Operaciones de Marketing y el resto de la organización.

• Para mantener la información sobre una campaña en un solo lugar, el equipo de Operaciones de Marketing adjunta documentos a las tareas en lugar de enviarlos por email. También se usa la integración de Asana para Outlook para adjuntar emails a una tarea como comentario, y así asegurarse de que las conversaciones no se pierdan.

El equipo realiza un seguimiento de los metadatos adicionales sobre las campañas con campos personalizados, por ejemplo, para indicar qué subequipo es responsable de ciertas tareas.

Detectar los bloqueos y mantener el trabajo de la campaña al día

Ahora que cuenta con la información centralizada, el equipo de Operaciones de Marketing puede tomar distancia, conocer su rendimiento y detectar oportunidades para trabajar de forma más productiva. Con todos los datos en Asana, el equipo comprendió cómo trabaja y qué puede mejorar, lo que le permitió hacer cambios para duplicar con creces su productividad.

Informes eficientes para ayudar a los equipos a adaptarse rápidamente

• Los líderes y los miembros del equipo pueden acceder a una vista general del trabajo con los portafolios de Asana, que agrupan las campañas por tipo, como el canal. Dentro de los portafolios, los especialistas en marketing evalúan y comunican el estado de la campaña de forma mensual y trimestral.

• Para conocer el volumen de solicitudes de campañas, el equipo de Operaciones de Marketing utiliza paneles de informes y un proyecto de “solicitudes de campaña”, donde se indica la cantidad y el tipo de solicitudes recibidas de los socios comerciales.

• El equipo puede crear informes específicos para todas las campañas con los datos de los campos personalizados . 

Información sobre las cargas de trabajo del equipo para mejorar la gestión de recursos

• La función de gestión de recursos de Asana permite a los líderes conocer la capacidad productiva del equipo y las cargas de trabajo de los compañeros de equipo en tiempo real.

• Eso significa que el equipo directivo puede medir la disponibilidad individual e identificar dónde carecen de recursos los equipos y dónde se atascan los proyectos, y luego tomar decisiones informadas sobre dónde invertir en el crecimiento o automatizar un proceso.

Aumentar el alcance, aumentar las conexiones

A medida que Gannett aumenta su base de suscriptores digitales y optimiza su negocio de impresión, el equipo de Operaciones de Marketing continuará realizando campañas en Asana para alcanzar sus objetivos de suscriptores trimestrales y anuales. 

Lo que se creó ayer en Asana nunca es permanente, por lo que el equipo de marketing puede seguir repitiendo los procesos y encontrar nuevas y poderosas formas de conectarse con los suscriptores. El alcance de Gannett ya es inigualable. Al migrar el trabajo de las campañas a Asana, el equipo de Operaciones de Marketing garantiza el éxito continuo de la misión de Gannett de fortalecer las comunidades a escala local y nacional.