GoodRx aumenta la visibilidad en toda la empresa con Asana

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Desafío

• GoodRX necesitaba una solución de gestión del trabajo que funcionara en toda la organización, no solo en equipos individuales.

• Los equipos no disponían de un espacio compartido para comunicarse sobre el trabajo y compartir información de una manera que fuera fácil de rastrear.

• El trabajo de los diferentes equipos estaba aislado y fracturado, lo que generaba ineficiencias.

Solución

• GoodRx usa Asana en toda la empresa para solicitar, dar seguimiento y generar informes sobre el trabajo.

• Los equipos integraron los flujos de trabajo de solicitudes en Asana y agilizaron la colaboración entre los equipos.

• Los proyectos compartidos y los informes brindan visibilidad a los equipos y eliminan los silos. 

• Cada empleado nuevo recibe capacitación en Asana, y se realiza una capacitación personalizada para cada equipo.

Resultado

• Ahorro de 125 días de trabajo al año en más de 400 empleados. 

• Mayor visibilidad del trabajo que se realiza en toda la empresa al gestionarlo todo en una sola plataforma.

• Mejora de la planificación de recursos con mejores informes sobre el trabajo que se completó y los proyectos que se finalizaron.

Eliminación de silos con una fuente de referencias

GoodRx necesitaba una herramienta que fuera lo suficientemente flexible como para que todos los equipos la usaran, pero lo suficientemente completa como para gestionar todo el negocio.

Asana proporcionó a GoodRx un marco para colaborar entre equipos y compartir información sin perder tiempo en las idas y vueltas.

Los flujos de trabajo de solicitudes optimizados permiten una colaboración más fluida

• GoodRx usa Asana en toda la empresa para solicitar, dar seguimiento y generar informes sobre el trabajo. 

• Los proyectoscompartidos, como el proyecto del Editor, donde se gestionan las solicitudes de edición de contenido, permiten que todos los equipos tengan visibilidad del trabajo. 

• Los formularios y las plantillas de tareas agilizan las solicitudes al tiempo que garantizan que los equipos obtengan toda la información que necesitan por adelantado, lo que ahorra un promedio de 39.75 días de trabajo al año. 

• Cada una de las solicitudes externas también se registran en Asana, para que puedan mantener una fuente central de referencias.

Mejores informes para la toma de decisiones

• Debido a que todo se hace en Asana, los equipos tienen acceso a todo el trabajo finalizado y pueden ver el trabajo antiguo con los informes de búsqueda avanzada.

• De esa manera, los miembros del equipo pueden ver cuánto trabajo completaron en una cierta cantidad de tiempo para informar las necesidades futuras de planificación y recursos, o, solo por diversión, retroceder hasta 2018 para ver cuánto ha evolucionado su trabajo desde entonces.

Colaboración fluida con los participantes internos y externos

El equipo de investigación necesitaba una forma de colaborar con todo tipo de miembros del equipo, tanto de manera interna como externa. Sin una herramienta efectiva de gestión del trabajo, era difícil comunicarse sobre el trabajo y compartir documentos de una manera que fuera fácil de rastrear. En cambio, el equipo de investigación terminaba con largos emails o hilos de mensajes, y la información importante se perdía en el caos.

Asana le dio al equipo de investigación la visibilidad que necesitaban para dar seguimiento a la información y las solicitudes de manera eficiente.

La incorporación simplificada ayuda al equipo a crecer

• El equipo de investigación opera principalmente a partir de un proyecto central.

• La primera sección de ese proyecto se llama la Sección de bienvenida, que incluye los objetivos del equipo, la información sobre la comunicación, el contenido de la incorporación y más.

• Se anima a los empleados nuevos a profundizar en esas tareas para obtener más información sobre cómo funciona el equipo.

Una mejor visibilidad promueve la responsabilidad

• Con frecuencia, el equipo de investigación agrega tareas a varios proyectos. Esto mejora la visibilidad y la responsabilidad para que todos cumplan con sus plazos.

• Al ver las tareas en varios lugares, pueden dar seguimiento a las solicitudes en su proyecto principal, pero también agregar tareas a cualquier proyecto relevante para editores, reporteros de medios o invitados externos en Asana.

Mayor rapidez gracias a la comunicación centralizada

El equipo de marketing necesitaba una forma de coordinar su trabajo, que se divide en dos equipos: el equipo en línea, que trabaja en marketing digital, y el equipo fuera de línea, que se centra en el marketing tradicional. Los dos equipos gestionan flujos de trabajo totalmente separados, pero necesitan saber en qué está trabajando el otro para comercializar de manera efectiva. Sin una herramienta de gestión del trabajo, su trabajo quedaba aislado y fracturado.

Asana brindó al departamento de marketing una fuente de referencias para que los equipos en línea (marketing digital) y fuera de línea (marketing tradicional) pudieran comunicarse. Y de este modo, los ayudó a trabajar de manera más eficiente.

Los procesos estandarizados aceleran la incorporación

• El equipo de marketing inicia a los empleados nuevos con una guía en Asana sobre qué elemento de su oferta tecnológica usar y cuándo. Tienen pautas específicas para garantizar que las solicitudes, la comunicación y el trabajo se realicen en el lugar correcto. 

• Una vez que los empleados nuevos han aprendido lo que necesitan sobre su oferta tecnológica, obtienen su propio recorrido personalizado por Asana para centrarse en cómo usarán la herramienta todos los días.

Comunicación centralizada para que los especialistas en marketing avancen más rápido

• Los miembros del equipo pueden ver y agregarse fácilmente a cualquier tarea relevante a la que necesiten dar seguimiento. Incluso si faltan un día o se toman vacaciones, siempre pueden mantenerse actualizados con los comentarios en las tareas. 

• Esto les ahorra un promedio de 79 días de trabajo al año ya que no pierden tiempo para pedir actualizaciones a los compañeros de equipo o cambiar de contexto entre emails. 

• Como las tareas de Asana solo tienen un responsable, los especialistas en marketing siempre saben quién es la persona clave para el trabajo.

Tu recarga está lista para que la retires

El equipo de GoodRx se dedica a publicar investigaciones y llegar a más personas con el objetivo de ayudar a los estadounidenses a acceder a la atención que necesitan a un precio que puedan pagar. Y, como siempre, usarán Asana para dar seguimiento a su trabajo y contar esas historias.