Los equipos de Spotify impulsan sus programas con Asana

Lanzado en 2008, Spotify es el principal motor de ingresos para la industria de la música en la actualidad, con una base de oyentes de 456 millones de usuarios que generan pagos de regalías a millones de artistas. La empresa se centra en aumentar sus ingresos a través de sus flujos principales de asociaciones publicitarias y suscripciones premium a Spotify. Pero también está invirtiendo en iniciativas más nuevas, como la mejor plataforma de podcasts, audiolibros y contenido original.

Muchos de los empleados de Spotify usan Asana para gestionar su trabajo y alcanzar los objetivos de crecimiento, incluidos los equipos de ingresos que producen campañas publicitarias para los clientes y desarrollan nuevas líneas de negocios, y los equipos de TI que garantizan que los empleados tengan la tecnología que necesitan para hacer su trabajo, sin importar dónde se encuentren. Asana les permite colaborar con las agencias, automatizar los procesos manuales y brindar al equipo directivo una visión del progreso en relación con los objetivos. Asana se gestiona de forma centralizada, con concesión de acceso automatizado para respaldar a su fuerza laboral global y remota a medida que continúan revolucionando la industria de la transmisión de audio.

Administración automática de Asana 

Un hotel en Milán, un escritorio en Londres, un lugar tranquilo en Tokio: el programa Work from Anywhere (Trabaja desde cualquier lugar) de Spotify alienta a los empleados a llevar sus laptops donde quieran. A medida que la empresa crece a nivel mundial, los equipos necesitan herramientas de colaboración para mantenerse conectados, y los empleados de Spotify han adoptado Asana desde 2013.

Chris Sanchez, ingeniero sénior de Aplicaciones en Spotify, trabajó en estrecha colaboración con el equipo de cuentas de Asana en un período de configuración inicial para ajustar los controles administrativos, la seguridad y la automatización. La concesión y anulación de acceso a usuarios ahora están automatizadas a través de su plataforma de gestión de identidad y acceso. “Asana se encuentra en el punto óptimo donde las personas pueden incorporarse y eliminarse automáticamente y crear proyectos por su cuenta”, dice. 

El equipo de cuentas de Asana dedicado de Spotify está disponible para brindar capacitación avanzada y ayudar a los equipos a trasladar sus flujos de trabajo a la plataforma. Si un empleado tiene alguna pregunta, puede asignar una tarea directamente a su equipo de cuentas de Asana o preguntarle en un canal dedicado de Slack Connect. Las capacitaciones de tipo autoservicio están disponibles en un proyecto de Asana donde el equipo de la cuenta publica actualizaciones periódicas y comparte videos de nuevas funciones cuando se lanzan.

Ampliación con Asana

Los equipos de ingresos en Spotify usan Asana para ampliar las operaciones, automatizar los flujos de trabajo manuales y probar nuevas iniciativas como una organización conectada a nivel mundial.

Equipos de Operaciones Creativas, Servicios de Marketing a Escala: aumento de los ingresos por publicidad

El equipo de Operaciones Creativas dentro de los Servicios de Marketing a Escala se hizo cargo de todo el trabajo de producción de campañas posteriores a la venta y pasó de flujos de trabajo de emails dispares a un flujo de trabajo centralizado de Asana para respaldar el creciente volumen de campañas de los clientes. 

Cuando un jefe de cuentas envía una solicitud para una campaña que vendió a través de un formulario de Asana, este envío crea una tarea de Asana para que el equipo de Operaciones Creativas la clasifique. Luego, usan una plantilla de proyecto con pasos de ejecución y la asignan a un jefe de proyecto interno o a una agencia externa. Las reglas de Asana automatizan los pasos a medida que el desarrollo de la campaña avanza.

Los paneles de Asana ofrecen informes en tiempo real sobre el estado de la campaña, y proporcionan una visión integral de en qué está trabajando cada agencia, la entrega de SLA y cuántos activos se produjeron. Los jefes pueden ver cuándo una campaña está atrasada y qué agencias y compañeros de equipo tienen la disponibilidad para ayudar.

Blair Wilson, jefe sénior de Spotify, dice: “La interconectividad es uno de los aspectos más destacados de Asana. Todos nuestros sistemas están en un solo lugar, desde la facturación hasta la producción de terceros y las plantillas de campaña, y se comunican entre sí para obtener informes personalizados”.

El equipo de Operaciones Creativas ahora ejecuta la producción publicitaria global a gran escala. Esto se ha visto respaldado por un aumento comprobado del 50 % en la cantidad total de campañas que el equipo puede gestionar y un aumento del 100 % en la cantidad de campañas que cada jefe de proyecto puede gestionar al mes, lo que les ha permitido producir más campañas publicitarias de clientes que impulsan el crecimiento de los ingresos para Spotify.

Equipo de Ingeniería de Ingresos: respaldo a las fuentes de ingresos y creación de otras nuevas

El equipo de Ingeniería de Ingresos de Spotify recibe un gran volumen de solicitudes de funciones de las partes interesadas. Anteriormente las gestionaban en una variedad de canales, como hojas de cálculo, chats, emails, etc., pero cambiaron a Asana para centralizar la recepción. Y, de este modo, diseñaron un proceso para llevar las solicitudes a través del ciclo de desarrollo del producto e informar sobre su estado. 

Los participantes completan un formulario de Asana para solicitar una nueva función o mejora, lo que crea una tarea de Asana que se asigna automáticamente al jefe de producto correcto para su clasificación, según el tipo especificado en el formulario. 

Cuando el jefe de producto se compromete con el trabajo, la tarea también se agrega a un proyecto maestro de Asana que muestra todas las funciones solicitadas en un solo lugar: una fuente de referencias tanto para que las partes interesadas como el equipo de Ingeniería de Ingresos puedan ver cuál es el estado del trabajo. Los campos personalizados de la tarea indican el estado de la función en el ciclo del producto y más detalles técnicos relativos al seguimiento del progreso del desarrollo con la integración de Asana y Jira. La parte interesada solicitante se agrega a la tarea como colaboradora y recibe notificaciones automáticas a medida que los valores de los campos personalizados cambian para reflejar el progreso de la función. 

La nueva visibilidad ha eliminado la necesidad de organizar numerosas reuniones de estado con muchos participantes y ha simplificado el proceso de extraer datos para los informes de estado mediante la compilación y el envío de actualizaciones de forma asincrónica, algo que antes absorbía mucho tiempo.

Equipo de Infraestructura y Operaciones de Red: capacidad de los empleados de trabajar desde cualquier lugar

El equipo de Infraestructura y Operaciones de Red de Spotify comenzó a usar Asana en 2018 para gestionar las implementaciones de tecnología en las nuevas oficinas de todo el mundo. Antes se coordinaban con equipos locales y proveedores externos en una combinación de hojas de cálculo, emails, chats y otras herramientas. 

Cuando el equipo descubrió Asana, crearon una plantilla que capturaba los requisitos internos, de red y externos para las implementaciones de tecnología en cada etapa del proyecto. La capacidad de incorporar fácilmente a contratistas externos en un proyecto y asignarles tareas mejoró directamente la rendición de cuentas y la transparencia para el equipo que gestiona múltiples edificios de oficinas en todo el mundo. Esto mejoró significativamente su capacidad para construir nuevas oficinas a tiempo y colaborar en todas las zonas horarias sin necesidad de horas de reuniones para mantenerse alineados.  

A lo largo de los años, el equipo ha trasladado más de su trabajo a Asana y ahora ejecuta diferentes flujos de trabajo, desde la gestión de su hoja de ruta de TI hasta las migraciones de software y su trabajo diario en la plataforma. Y Harry puede supervisar todos los proyectos en curso de todo el equipo en su portafolio. De este modo, sabe dónde enfocar su tiempo y puede informar fácilmente sobre el progreso al equipo directivo.

Qué sigue: presiona Reproducir

Los equipos de Spotify continuarán gestionando su trabajo y optimizando sus procesos en Asana para apoyar los esfuerzos de la empresa por ofrecer la mejor experiencia de audio a sus oyentes.