Vox Media acelera las campañas creativas con Asana

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Desafío

• Antes de que Vox Creative comenzara a usar Asana, la comunicación entre el equipo era dispersa, y los detalles de las solicitudes de propuestas o vencimientos se perdían entre los emails o en Slack.

• A medida que el equipo creció, se volvió cada vez más difícil gestionar varios canales de trabajo a la vez.

• Sin un lugar central para colaborar, había una gran desconexión entre los equipos responsables de las ventas y del trabajo creativo.

Solución

• Vox Creative implementó lentamente Asana en todo el estudio, con integraciones para que los equipos pudieran seguir usando herramientas conocidas como Salesforce y Slack.

• Además, se desarrollaron flujos de trabajo sin interrupciones para mejorar los traspasos entre los equipos responsables de las ventas y del trabajo creativo. 

• Registrar todo en Asana garantiza que todos los equipos trabajen con la misma información. Los detalles clave del proyecto se definen con claridad antes de empezar, y los ciclos de ventas y producción son más eficientes.

Resultado

• Aceleraron los procesos de solicitudes de propuestas (RFP) y de producción de campañas.

• Aumentaron la capacidad productiva a medida que el equipo iba creciendo.

• Mejoraron la comunicación y redujeron las fricciones entre los equipos responsables de las ventas y del trabajo creativo.

Avanzar más rápido con flujos de trabajo claros

Corri Skinner, directora ejecutiva de Éxito del Cliente, lidera el equipo de Operaciones Creativas que gestiona los proyectos de principio a fin, desde la estrategia hasta la producción y la distribución. Es responsable de la experiencia del cliente y debe garantizar altos niveles de confianza y calidad, al tiempo que mantiene todo funcionando y cumple con los plazos. El equipo de Corri puede gestionar el flujo de información y los procesos de hasta 70 campañas y más de 100 recursos de contenido a la vez para ayudar a los 70 compañeros de equipo del estudio a centrarse en lo que mejor saben hacer: el trabajo creativo.

El equipo de Corri necesitaba una plataforma de gestión del trabajo para administrar mejor las solicitudes de propuestas y ejecutar las campañas sin problemas.

Las automatizaciones agilizan los traspasos entre los departamentos responsables del trabajo creativo y las ventas.

• Cuando el equipo de Ventas crea una oportunidad en Salesforce, se inicia un nuevo proyecto automáticamente en Asana, donde los equipos gestionan las estrategias creativas, los planes para los medios, las presentaciones y las investigaciones. 

• Una vez que el equipo de Ventas gana el negocio, el proyecto de Asana se completa automáticamente con un nuevo conjunto de tareas y el equipo creativo de Vox puede comenzar a trabajar con toda la información de contexto de la solicitud de propuesta directamente en Asana.

La gestión centralizada del trabajo ayuda a que los equipos avancen más rápido.

• Gracias a que toda la información está disponible en Asana, es fácil para Vox Creative consultar las presentaciones de las asociaciones que no tuvieron éxito y actualizarlas para un nuevo cliente. O bien, es posible tomar un proyecto exitoso anterior y aprovecharlo para un nuevo cliente. 

• El equipo utiliza plantillas para iniciar cada nueva campaña, por lo que es más rápido dar los primeros pasos. La empresa iteró sus flujos de trabajo con el paso de los años y mejora constantemente sus plantillas para que sean relevantes.

Crear contenido para un futuro mejor

De cara al futuro, el equipo está entusiasmado con abordar proyectos relacionados con el próspero negocio de pódcast de Vox. Recientemente, el equipo creó su primer pódcast de marca con Ben & Jerry's, que aborda la historia del racismo sistémico en Estados Unidos. Los proyectos como estos combinan la pasión con el trabajo importante, y Asana les permite seguir avanzando. Eso es algo de lo que vale la pena hablar.