7 (super) herramientas de organización de eventos imprescindibles [+ plantilla gratis abajo]

Una de las cosas más complejas en la planificación empresarial, es la organización de eventos. De hecho, según la lista anual de CareerCast la planificación de eventos es uno de los trabajos más estresantes. El trabajo de un coordinador de eventos es uno de los más agobiantes, después del puesto de oficial de policía, del piloto de aerolínea y de bombero. Especialmente en 2020,  cuando muchos planificadores de eventos tuvieron que modificar muchos de sus eventos y hacerlos de forma virtual en lugar de presencial, debido a la pandemia. Sin duda, uno no se aburre organizando eventos, pero sí puede ser más llevadero.

Para lograr producir un evento online o un evento presencial hay que trabajar con varias tareas a la vez, además de ser un experto en organizaciones. Es el motivo por el que hay tantas aplicaciones en el mercado actual: herramientas de organización de eventos para ayudarte con cada aspecto de la organización del mismo, la ejecución y el seguimiento de estos.

En realidad, es demasiado.

Si en tu empresa tienes el rol frecuente de organizador de eventos y quieres dedicar tu tiempo a centrarte en hacer un gran trabajo y bien hecho, no a administrar los pormenores del trabajo vinculados a la gestión de herramientas complicadas o asociados a la ejecución del evento o a dar seguimiento a la información. El objetivo es entender qué problemas son los que intentas resolver y usar las herramientas correctas (y ceñirse a esas plataformas) para solucionarlos.

A continuación, te mostramos siete herramientas en las que puedes basarte para simplificar la organización de eventos y la gestión de eventos y volverte más productivo (y reducir tu nivel de estrés).

Herramientas para la gestión de relaciones con los clientes (CRM)

No hay herramientas más importantes para organizar eventos que las diseñadas para gestionar las relaciones con los clientes (CRM). Cualquier empresa del sector de la organización de eventos o relaciones públicas tendrá una herramienta para CRM con la que puede organizar la información de los asistentes y mantener relaciones sólidas con los clientes antes y después de los eventos. Tanto si el número de asistentes a tu evento empresarial es elevado (por ejemplo, si estás trabajando en la organización de congresos) como si se trata de un número reducido de asistentes, pero de un perfil alto, necesitarás gestionar cada uno de esos contactos.

En la organización de un evento, es muy importante poder reunir fácil y sencillamente la información de los asistentes. Una vez que tengas la información del asistente, cliente o potencial cliente almacenada en tu herramienta para CRM, podrás dar seguimiento y gestionar el recorrido de cada persona a lo largo del tiempo, de ser posible, hasta cerrar un contrato. La clave es poder dar seguimiento al trayecto para mostrar el retorno sobre la inversión de cada evento que organizas y el impacto que tiene tu equipo en las ganancias.

A continuación, te presentamos dos opciones excelentes para gestionar las relaciones con las partes implicadas como organizador de eventos:

• Salesforce: Salesforce es un potente software de gestión de relaciones con clientes (CRM) que además se integra con un montón de otras herramientas. Te ayudará a generar clientes potenciales, a darles seguimiento y nutrir la relación con ellos, tanto antes como después de tu evento.

• Hubspot: A pesar de no ser un gigante de la tecnología como Salesforce, Hubspot es útil para forjar una gestión sólida de las relaciones con los clientes, cuenta con muchísimas integraciones y también con la Hubspot Academy. Además, hay una versión gratis en caso de que quieras ponerla a prueba antes de comprometerte del todo o de involucrar temas de presupuesto.

Gestión de las inscripciones de los asistentes

No hay dos caras de la misma moneda: están el lado del asistente y tu lado, como organizador del evento.

Para lograr la mayor cantidad posible de inscritos, durante el proceso de organización de eventos, deberás contar con un proceso de inscripción que sea simple y cómodo para el usuario. Por tu parte, como planificador de eventos, necesitas tener un software con la capacidad de permitirte gestionar las inscripciones sin estrés ni sorpresas, desde cualquier rincón de España, ya sea que el evento acontezca en Madrid, Sevilla, o que queráis atraer a un público de Barcelona. Uno que organice de forma útil y coherente todos los datos importantes que has reunido.

La herramienta que elijas deberá servir mucho más que para simples transacciones. Deberá brindarte información útil y la posibilidad de emitir informes que puedas usar para tomar decisiones estratégicas en momentos adecuados. A continuación, te mostramos dos herramientas que recomendamos para la gestión de inscripciones en organización de eventos:

• Eventbrite: Con Eventbrite obtendrás una perspectiva detallada acerca de las personas que asistirán a tu evento con acceso a análisis visuales, gráficos e informes. Además, la aplicación “Eventbrite Organizador” te permitirá dar seguimiento a la venta de las entradas con tu teléfono en tiempo real. Controlar el evento por móvil es más sencillo y también simplifica la posibilidad de estar al día con el seguimiento de la concurrencia en directo.

• Bevy: Bevy es una herramienta útil para organizar eventos, ya sean presenciales o virtuales y eventos corporativos o de otro tipo. Es una plataforma integral que sirve para planificar, promover y ejecutar todo tipo de eventos. También permite hacer análisis para que veas el panorama general y se integra con otras herramientas.

Capta a los asistentes por email

El 73 % de los profesionales que se ocupan de los eventos dijeron que los emails son una de las principales estrategias de marketing para mejorar en 2019, según una nueva encuesta de Eventbrite. Para comunicarte (y mantenerte en contacto) con los potenciales asistentes (algunos de tus asistentes pueden convertirse en nuevos clientes) no hay mejor canal que éste.

Al mismo tiempo, el 52 % de los profesionales de la organización de eventos dijeron que una de las acciones más difíciles del plan de marketing era promover las ventas por email en 2019. Ese es el motivo por el cual es clave contar con una plataforma de gestión. Por ejemplo, para el lanzamiento de productos, si organizas un showroom, es clave contar con una herramienta de gestión de email marketing que te permita dar seguimiento al esfuerzo y mejorar las ventas. 

Dentro del marketing digital, el email marketing es una de las disciplinas más necesarias en la organización de eventos. A continuación, dos opciones interesantes para captar a los asistentes por email que utilizan muchos profesionales del sector de la organización y producción de eventos:

• Marketo: Marketo es una marca referente en el mundo del email marketing con más de 5 años de experiencia. Lo destacado de Marketo es la posibilidad que ofrece de detectar las conductas de cierto público específico y orientar las campañas en ese sentido. Si el público objetivo del evento en el que trabajas está dirigido a los clientes potenciales con quienes quieres vincularte y a estimularlos para que pasen luego a la etapa de ventas, entonces, Marketo es lo ideal.

• Iterable: Iterable es una excelente herramienta para marketing por email con la que puedes llegar a muchísimas personas que ya se encuentran usando tus productos. Si estás planificando un evento para clientes, Iterable puede ser la herramienta que necesitas.

Planificación de proyectos para eventos, de principio a fin

Cuando los eventos funcionan a la perfección, tus invitados simplemente se dedican a disfrutar. No importará que estén en un salón de baile, en un centro de convenciones o en el sofá de su casa mirando un webinar. Pero para que eso suceda, las estrategias de las planificaciones de eventos deben estar resueltas, para tener el control de todos los detalles, como calendario de ponentes, gestión de patrocinadores y fechas de entrega. Ya sean eventos deportivos, eventos culturales o eventos empresariales.

Al final, la organización de eventos consiste en la perfecta planificación y gestión de multitud de variables. Requiere la labor de un project manager y aquí es donde una plataforma de gestión del trabajo como Asana entra en acción.

Para facilitarte el trabajo, hemos creado una plantilla gratuita para planificación y organización de eventos que te ayudará a organizar todos los aspectos de tu próximo evento.

Una plataforma de gestión del trabajo como Asana te será útil para mantener todos los aspectos que un event planner debe tener bajo control desde un mismo lugar, las sesiones de lluvias de ideas, la asignación de tareas a los demás involucrados o la identificación de los hitos. Al contar con diferentes formas para visualizar el trabajo, puedes cambiar fácilmente y ver tu trabajo como lista, calendario o cronograma para que la organización de eventos se convierta en un proceso que tienes perfectamente controlado. De este modo, te aseguras de poner en orden no solo las tareas pendientes, sino también el tiempo que las dedicarás.

Tanto si eres una agencia de organización de eventos, como un empleado del departamento de marketing al que de vez en cuando se encarga de organizar los eventos empresariales en tu empresa, usa Asana para crear un proyecto para cada evento que gestiones y llenarlo con todos los pasos de tus calendarios inversos. ¡Será tu mejor opción!

Después, comparte el proyecto (los flujos de trabajo, los roles y los vencimientos) con todos los integrantes de tu organización que se relacionen con el evento, para que sepan quién se ocupa de cada tarea, cuál es la fecha de entrega y que puedan, además, supervisar el progreso de la planificación.

No importa si la organización de eventos en las que sueles trabajar es de grandes dimensiones y de muchos asistentes, como son las entregas de premios; o es un team-building íntimo, o incluso si trabajas en un equipo de una sola persona, Asana tiene una plantilla personalizable para la planificación de eventos lista para que des seguimiento a los pendientes y al progreso específico de los flujos de trabajo del evento. También puedes crear tu propia plantilla para planificación de eventos e iniciar, con ella, mucho más rápido todos tus eventos, ¡y post-eventos!

Preguntas frecuentes para la organización de eventos

Las herramientas para planificación de eventos son solo el comienzo

Cuando haces una buena selección de herramientas para planificación de eventos que se integran bien entre sí, sin duda obtienes más de lo que cuesta cada una por separado. Mientras menos tengas que preocuparte por las herramientas y los recursos tecnológicos, más tiempo tendrás para concentrarte en sacar adelante esos magníficos eventos y documentar cada instante para luego compartirlo en redes sociales.