¿Trabajas con freelancers? Descubre todo lo que necesitas saber aquí

Los autónomos o comúnmente conocidos como “freelancers” son trabajadores independientes que no tienen una relación a largo plazo con una sola organización. A menudo son expertos en su profesión y perfeccionan sus habilidades en diferentes empresas y proyectos.

Si tienes muchas tareas especializadas por hacer y tus empleados no tienen disponibilidad, los freelancers pueden ayudarte. Formar y mantener un equipo de freelancers puede ayudarte a reducir el exceso de trabajo sin tener que contratar más empleados internos. Además, con los flujos de trabajo correctos, puedes aprovechar esta ayuda adicional sin generar más pormenores del trabajo, es decir, tareas como las comunicaciones acerca del trabajo, la búsqueda de información y las actualizaciones de estado del trabajo.

Ahí es donde entra en juego la gestión de freelancers.

¿Qué es la gestión de freelancers?

Es el proceso de creación y mantenimiento de un equipo de trabajadores independientes. Incluye todo lo necesario para mantener tu motor de freelancers funcionando, desde tareas administrativas como el seguimiento de facturas hasta tareas gerenciales como la incorporación y la comunicación.

En su forma más básica, la gestión de freelancers comprende estas cinco responsabilidades:

1. Encontrar los trabajadores independientes

2. Incorporar a los freelancers

3. Enviar y recibir tareas

4. Hacer un seguimiento de las facturas y el presupuesto

5. Gestionar las relaciones con los freelancers

Gestión de freelancers vs. empleados internos: ¿cuál es la diferencia?

La gestión de freelancers y de miembros del equipo interno es diferente. Esto se debe a que normalmente contratas freelancers para una tarea o un proyecto específicos y ellos a menudo trabajan con varias empresas al mismo tiempo, por lo que tus objetivos no son los únicos que tienen en mente. Por esa razón, suelen tener horarios más flexibles que tus empleados regulares, ya que se centran en tareas con plazos determinados en lugar de estar disponibles durante horas de trabajo específicas.

Por otro lado, los empleados a tiempo completo tienen una función continua que puede evolucionar con el tiempo y suelen ser una inversión a largo plazo, que requiere un período de incorporación significativo para que se pongan al día con los procesos y la cultura de la empresa. Gracias a esa inversión inicial, los empleados internos tienen el conocimiento y los recursos que necesitan para aprender, crecer y hacerse cargo de proyectos complejos. Por otro lado, los freelancers tienen un enfoque más específico y cuando empiezan a trabajar en un proyecto, ya tienen las habilidades necesarias. Para ellos, la incorporación es mucho menos intensiva y se centra más en comprender la tarea para la que los contrataste.

Gestión eficaz de freelancers en 5 pasos (con ejemplos)

La gestión de freelancers puede parecer abrumadora, especialmente si nunca antes trabajaste de esta manera, pero, si bien hay muchos aspectos dinámicos, puedes dividirla en cinco pasos concretos que, cuando los domines, te ayudarán a agilizar el proceso en poco tiempo.

1. Encuentra talento de calidad

Encontrar a los trabajadores freelance adecuados puede ser difícil, pero es más fácil si sabes dónde buscar. Aquí te mostramos cómo dar los primeros pasos:

• Consulta en tu red: pregunta a tus colegas sobre trabajadores independientes con los que han trabajado en el pasado. ¿Hay alguno que puedan recomendar?

• Pregunta a tus trabajadores independientes actuales: si ya trabajas con un grupo de freelancers y estás buscando contratar más, pregúntales si tienen colegas que estén dispuestos a aceptar más trabajo. Los freelancers suelen conocer a otros y trabajar con ellos, por lo que son un recurso excelente para referencias.

• Publica en las redes sociales: anuncia que tienes una vacante para trabajo freelance en LinkedIn, Twitter u otra plataforma. Los sitios como Facebook a menudo tienen grupos específicos para que los freelancers interactúen y compartan su especialidad, por ejemplo, grupos para escritores independientes. Intenta unirte y publicar tu vacante allí.

• Externaliza la búsqueda: gracias a la gig economy, con trabajos rápidos y flexibles, las plataformas de trabajo freelance como Upwork y Fiverr están creciendo. Si tienes poco tiempo y necesitas ayuda rápidamente, con estas plataformas especializadas podrás conectarte con talentos independientes en todo el mundo.

Cuando te contactes con posibles trabajadores independientes, recuerda ser específico sobre el proyecto para el que estás contratando. Para definir expectativas reales y evitar errores de comunicación en el futuro, asegúrate de compartir una descripción general del puesto, las calificaciones requeridas y un cronograma aproximado del proyecto. Por ejemplo, este es un mensaje de muestra de una empresa que busca contratar redactores publicitarios (copywriters) independientes:

Acme Company busca contratar copywriters independientes, ya que prevé una mayor demanda de proyectos. Estamos buscando personas con experiencia en la redacción de contenido dentro de la industria del software que puedan alinearse con el tono y la voz de nuestra empresa. Esta es una oportunidad freelance continua, con la posibilidad de más de 40 horas/mes de trabajo constante.

Los copywriters deben ser capaces de:

• Elaborar un texto alineado con nuestra guía de estilo y la voz de la empresa.

• Escribir emails y textos para la interfaz de usuario de nuestras aplicaciones móviles.

• Incorporar el feedback de los gerentes de producto.

Si crees que calificas para este puesto, envía tu currículum y cualquier muestra relevante a [email protected].

Cuando hagas este tipo de publicaciones en frío, es una buena idea pedir referencias o muestras de trabajo o incluir una breve tarea de prueba. De esta manera, puedes verificar que los trabajadores independientes tengan las calificaciones requeridas antes de contratarlos.

2. Define un proceso de incorporación de freelancers

Si bien la incorporación de freelancers es menos intensiva que la de empleados, aún exige un esfuerzo inicial para que se pongan al día. Crear un proceso estándar de incorporación de freelancers puede ahorrarte tiempo y estrés en el futuro. En lugar de empezar desde cero cada vez que se une un trabajador independiente, sigue un proceso predefinido para asegurarte de que los nuevos freelancers tengan la información que necesitan para realizar con éxito las tareas de tu proyecto.

Estos son algunos componentes clave para incluir en tu proceso de incorporación de freelancers:

• Un contrato: este es un acuerdo escrito que describe los entregables del proyecto, los términos de pago y el cronograma. Pedir a los freelancers que firmen un contrato detallado ayuda a evitar malentendidos en el futuro.

• Instrucciones de facturación: cada empresa administra la facturación de los trabajadores independientes de manera un poco diferente. Para que el proceso de facturación sea fluido, brinda instrucciones sobre cómo y cuándo se deben enviar las facturas, además de cómo enviar los formularios de impuestos y los detalles de pago necesarios. También puedes incluir una plantilla de facturación para garantizar que los freelancers proporcionen toda la información necesaria.

• Un brief del proyecto: aquí se describe toda la información que un profesional independiente necesita saber para comenzar un proyecto. Debe incluir una descripción del proyecto, una lista de los entregables, la fecha de entrega, e instrucciones para ejecutarlo y para enviar el trabajo finalizado. Si ofreces más información sobre tus expectativas y los requisitos, tendrás más posibilidades de que los trabajadores independientes entreguen lo que necesitas.

Cuando contratas freelancers, las plantillas son tus mejores amigas. Por ejemplo, puedes trabajar con tu equipo legal interno para crear una plantilla de contrato y un brief del proyecto y, luego, completar los detalles clave para cada nuevo trabajador independiente. También es útil crear plantillas de comunicaciones de incorporación para minimizar las idas y venidas, y asegurarte de brindar a los freelancers toda la información que necesitan.

Explora este ejemplo de mensaje de incorporación, pero recuerda que siempre debes consultar con los equipos legales y de recursos humanos internos antes de implementar cualquier contrato.

Hola, [NOMBRE DEL TRABAJADOR]:

Estamos felices de que te unas al equipo para el proyecto [NOMBRE DEL PROYECTO]. [INFORMACIÓN DE CONTEXTO NECESARIA]. 

BRIEF + TAREAS

Accede a este enlace del [BRIEF DEL PROYECTO], al que también tienes acceso a través de Documentos de Google. Podrás encontrar tus tareas en [ESTE] proyecto de Asana. 

PRODUCTIVIDAD

La tasa de finalización estimada es de [#] minutos por trabajo, por lo que puedes finalizar [#] tareas (aproximadamente [#] horas) en total este mes. ¿Crees que es posible?

TARIFA

Recibirás [$] por trabajo, lo que equivale a una tarifa por hora un poco mayor que [$]. Aquí hay un enlace a nuestras [INSTRUCCIONES DE FACTURACIÓN]. 

FECHA DE ENTREGA

[FECHA], [HORA, ZONA HORARIA].

NOTA

• [PRIORIDADES PARA ESTE PROYECTO, SEGÚN SEA NECESARIO]

• Consulta [A] y [B] en el brief para obtener ejemplos. 

Si tienes preguntas o necesitas ponerte en contacto conmigo, no dudes en escribirme un mensaje en Asana. 

¡Saludos!

[TU NOMBRE]

3. Crea un sistema para enviar y recibir tareas

Enviar y recibir tareas es una parte importante de la gestión de freelancers. Para que todo funcione sin problemas, configura un proceso estándar que todos puedan usar para ver sus tareas y enviar el trabajo terminado. Por ejemplo, en Asana puedes compartir un proyecto con los trabajadores independientes y, luego, asignarles tareas con fechas de entrega específicas, para que todos sepan qué se debe hacer y cuándo.

Crear un sistema de gestión de tareas ayuda a evitar comunicación y trabajos adicionales. En lugar de enviar emails separados para cada nueva tarea, simplemente puedes agregar y asignar trabajo en tu herramienta de gestión de tareas. Luego, los freelancers pueden adjuntar el trabajo terminado a cada tarea. Como beneficio adicional, esto también te brinda una vista general de las tareas asignadas y finalizadas, para que puedas ver el progreso del proyecto en tiempo real.

4. Estandariza el proceso de seguimiento del presupuesto

El seguimiento del presupuesto es un pilar de la gestión de freelancers. Debes poder determinar cuánto dinero tienes para gastar al comienzo de cada mes y, luego, asignar el trabajo independiente en consecuencia. Además, cuando termina el mes, es igualmente importante comparar las facturas con tu presupuesto proyectado para asegurarte de que no estás gastando de más.

Con un proceso de seguimiento de presupuesto estandarizado puedes hacer esto cada mes. Aquí te mostramos cómo comenzar:

1. Determina la cadencia de facturación. Por ejemplo, puedes pedirles a los trabajadores independientes que envíen facturas cada dos semanas o al final de cada mes. Cuando todos los freelancers envían sus facturas al mismo tiempo, es más fácil estimar los gastos y realizar un seguimiento.

2. Crea un documento con el presupuesto del proyecto. Deberías incluir un espacio para realizar un seguimiento del gasto proyectado frente al gasto real para cada período de facturación (cada dos semanas si los trabajadores independientes envían facturas quincenales o cada mes si envían facturas mensuales).

3. Envía tareas en función de cuánto dinero tienes disponible para gastar. Esto es fácil de calcular si pagas a los trabajadores independientes por entregable o por proyecto. Si pagas por hora, asegúrate de brindar orientación sobre cuántas horas deben trabajar los freelancers.

4. Recuerda a tu equipo freelance que envíe sus facturas al final de cada período de facturación.

Recopila las facturas y úsalas para documentar cuánto has gastado realmente, en comparación con el gasto estimado en tu presupuesto.

5. Céntrate en las relaciones con los freelancers

Los trabajadores independientes tienen la flexibilidad de elegir para qué clientes quieren trabajar. Eso significa que lo mejor que puedes hacer es cultivar una relación sólida con ellos, porque cuanto mejor sea la relación, más querrán trabajar contigo.

A continuación, te mostramos cómo desarrollar una relación sólida y aumentar la confianza con tu equipo freelance:

• Aprovecha la inteligencia emocional: la inteligencia emocional te ayuda a comprender cómo se sienten los demás para poder colaborar de manera más eficaz. Cuando implementas habilidades de inteligencia emocional en tus interacciones con trabajadores independientes, puedes comunicarte con empatía y desarrollar relaciones más sólidas con el tiempo.

• No microgestiones: los freelancers trabajan con su propio horario, por lo que no debes esperar que estén disponibles todo el tiempo. Puedes ponerte en contacto con ellos de vez en cuando, pero, en última instancia, debes confiar en que realizarán su trabajo a tiempo.

• Incorpora feedback en el proceso: nada es perfecto en el primer intento. Cuando se trabaja con freelancers, es importante incluir al menos una ronda de feedback en el flujo de trabajo. Por ejemplo, pide a los trabajadores independientes que envíen un primer borrador para que puedas proporcionar las notas necesarias antes de que el proyecto avance.

• Crea pautas de comunicación: define claramente qué canales de comunicación deben usar los trabajadores independientes, cómo pueden ponerse en contacto contigo y cómo planeas compartir información con ellos. Por ejemplo, puedes utilizar una combinación de emails y mensajería instantánea, o consolidar toda la comunicación en una plataforma de gestión de proyectos. Esto es especialmente importante si tienes un equipo remoto que no puede reunirse personalmente con los trabajadores independientes.

Establece plazos concretos: la claridad es muy importante cuando se trata de trabajadores independientes, ya que ambas partes pueden perder tiempo y dinero ante una falla en la comunicación. Al iniciar un proyecto, define muy claramente la fecha de entrega del trabajo y cómo se deben enviar las tareas.

Haz un seguimiento de las relaciones: crea una base de datos de freelancers

Cuando pones tanto esfuerzo en desarrollar relaciones sólidas, es importante realizar un seguimiento. De esta manera, puedes comunicarte fácilmente con los freelancers con los que has trabajado en el pasado cuando surgen nuevos proyectos.

Elaborar una base de datos de trabajadores independientes te ayuda a crear y realizar un seguimiento de tu red de freelancers. Se trata de una única fuente de información que incluye a todas las personas con las que estás trabajando actualmente, a las personas con las que has trabajado en el pasado y a cualquier posible nuevo freelancer con el que aún no has trabajado. De esa manera, siempre puedes encontrar a la persona adecuada para una tarea específica.

Esto es lo que debes incluir en tu base de datos:

• El nombre y la información de contacto de cada freelancer

• Sus tarifas

• Puntos fuertes y áreas de especialización

• Proyectos en los que ha trabajado en el pasado

Gestión de freelancers más simple

La gestión de los trabajadores independientes no tiene por qué ser un proceso abrumador. Siempre que tengas los procesos y la infraestructura adecuados, puedes crear y mantener un equipo freelance eficiente. Todo lo que se necesita es un poco de planificación y una fuerte dosis de confianza.