¿Qué es la nivelación de recursos? (Técnicas y ejemplos)

A veces, los proyectos no salen según lo planeado. Puedes encontrarte con que hay escasez de recursos y tener que hallar formas de adaptarte para garantizar que los entregables del proyecto no se vean afectados. Ahí es donde entra en juego la nivelación de los recursos. Te permite reajustar los cronogramas para poder terminar el proyecto con los recursos disponibles. Con esta técnica, puedes asignar recursos según sea necesario para garantizar que se cumplan las metas y los objetivos.

Para la nivelación de los recursos es necesario tener muy buenas habilidades de gestión de recursos y comprender de manera profunda las necesidades de cada proyecto. Para ayudarte a comprender mejor esta técnica, desglosamos el proceso de nivelación de recursos con ejemplos y mejores prácticas que podrás aplicar en tus proyectos. 

¿Qué es la nivelación de recursos?

La nivelación de recursos es una técnica de gestión de proyectos que implica resolver inconvenientes de programación o de asignación excesiva de cierto recurso para garantizar que el proyecto se pueda llevar a cabo con los recursos disponibles. Cuando hablamos de recursos nos referimos al tiempo, los materiales o las herramientas necesarias para realizar un proyecto. 

El propósito de la nivelación de recursos es aprovechar al máximo los recursos disponibles a la vez que se trabaja respetando las limitaciones de tiempo, costo y alcance del proyecto. 

La nivelación de recursos puede ser un desafío para los gerentes de proyectos, ya que requiere equilibrar la demanda de los mismos recursos por parte de diferentes proyectos. 

Dependiendo de las necesidades de tu equipo, a continuación, mencionamos los posibles resultados:

• Si el objetivo es mantener la fecha límite actual del proyecto, entonces sería necesario disponer de más recursos. 

• Si el objetivo es llevar adelante el proyecto con los recursos con los que se dispone actualmente, debería extenderse la fecha límite del proyecto. 

La nivelación de recursos modifica la asignación de recursos o los programas del proyecto para evitar sobrecargar los recursos. Esto será útil para mantener la calidad de los resultados del proyecto.

En qué situaciones se debe usar la nivelación de recursos

La nivelación de recursos evita que los recursos abarquen demasiado y, al mismo tiempo, garantiza que los proyectos tengan lo que necesitan para tener éxito. Esta técnica no solo es beneficiosa para la gestión de proyectos, sino que también ayuda a mantener el equilibrio entre la vida laboral y la vida personal de los miembros del equipo. Estas son algunas de las razones por las que tu equipo puede beneficiarse al poner en práctica la nivelación de recursos. 

Para optimizar tus recursos

La nivelación de recursos te permite aprovechar al máximo los recursos de los que dispones. Te ayuda a evaluar qué proyectos deben recibir recursos adicionales y cuáles son flexibles en cuanto a plazos. 

Para minimizar los déficits

La nivelación de recursos evita retrasos significativos en los proyectos, minimizando así las pérdidas relacionadas con costos y mano de obra. Esta técnica te permite gestionar la demanda de recursos sin exceder la capacidad y los recursos financieros con los que actualmente cuenta la empresa. 

Para evitar la sobrecarga de tareas

El hecho de excederte en la asignación de recursos conduce a la sobrecarga de trabajo, algo que puede resultar abrumador para los miembros del equipo. La nivelación de recursos evita esto al resolver los problemas relacionados con la asignación de trabajo en exceso y al modificar los plazos para garantizar que los miembros del equipo no tengan más responsabilidades de las que pueden abordar.

Para garantizar la calidad del resultado del proyecto

La nivelación te permite gestionar tanto los recursos como las expectativas del cliente ya que se mantiene el mismo nivel de calidad en los entregables del proyecto. En general, la nivelación de recursos puede ser una técnica útil para resolver problemas de presupuesto, de asignación excesiva de recursos y de retrasos en los proyectos.

Ejemplos de nivelación de recursos

Para ayudarte a comprender mejor cómo se puede aplicar la nivelación de recursos en todo tu equipo, te presentamos algunos ejemplos: 

Ejemplo 1: Retrasar la fecha de inicio de un proyecto

Un proyecto necesita que un diseñador cree prototipos para el cliente, pero el diseñador ya tenía otras responsabilidades y el resto del equipo de diseño también está ocupado. Se decide comenzar el proyecto dos días después cuando el diseñador esté disponible. Dado que el diseñador trabaja rápido, la fecha de finalización del proyecto seguirá siendo la misma. 

Ejemplo 2: Obtener recursos adicionales 

El equipo de TI ha estado respondiendo a una gran cantidad de solicitudes de TI en relación con un virus que infectó las computadoras de la empresa. Dado que el software antivirus que actualmente tiene la empresa no es lo suficientemente robusto como para controlar el virus, el equipo decide invertir en un nuevo software antivirus para poder reparar las computadoras.

Ejemplo 3: Posponer la fecha de finalización de un proyecto 

El equipo de marketing está lanzando una nueva campaña en las redes sociales y están esperando la aprobación del gerente de redes sociales, que actualmente está de licencia por enfermedad. Dado que la campaña no es urgente, se decide retrasar la fecha de lanzamiento unos días para que el gerente tenga tiempo de revisarla. 

Ya sea que lideres un equipo de marketing, ventas o TI, la nivelación de recursos puede resultar útil para resolver conflictos de recursos. Una vez que decidas cuál será la solución, infórmale tu plan al resto del equipo. Puedes utilizar una plantilla para reuniones para planificar la agenda. 

Nivelación de recursos del proyecto

Si agregas la nivelación de recursos del proyecto a tu arsenal de habilidades, podrás convertirte en un líder más efectivo. A continuación, te presentamos algunas estrategias de nivelación de recursos que puedes aplicar en tu equipo.

El método de la ruta crítica (CPM)

El método de la ruta crítica es una técnica común de nivelación de recursos que se utiliza para calcular la duración del proyecto sin tener en cuenta las limitaciones de recursos.

Esta técnica implica vincular las actividades dependientes del proyecto en una secuencia lógica para calcular las mejores fechas posibles de comienzo y finalización para cada actividad. La “ruta crítica” se refiere a la secuencia de tareas de mayor duración que debe finalizarse para cerrar un proyecto con éxito. 

Una vez que decidas qué actividades incluir en la ruta crítica, podrás determinar su “holgura” o flexibilidad de programación:

La holgura total se refiere a cuánto tiempo se pueden retrasar las tareas desde la fecha de inicio más temprana sin afectar la fecha de finalización del proyecto.

• Cálculo: (Última fecha de finalización) - (fecha de finalización temprana) o (última fecha de inicio) - (fecha de inicio temprana)

La holgura libre se refiere a la cantidad de días que las tareas pueden demorarse sin que esto afecte la fecha de inicio de las actividades posteriores.

• Cálculo: (Fecha de inicio temprana de la siguiente tarea) - (fecha de finalización temprana de la tarea actual)

Las tareas incluidas en la ruta crítica tienen una holgura igual a cero, lo que significa que si una tarea se retrasa, el resto del proyecto también se retrasa. 

Por ejemplo, supongamos que el equipo de TI está trabajando para reemplazar el sistema de seguridad actual e identifica dos tareas críticas y dos no críticas:

Críticas:

• Suspender el uso del software de seguridad actual en toda la empresa en un plazo de dos días

• Instalar y probar el nuevo software en todos los dispositivos de la empresa en un plazo de cuatro días

No críticas:

• Finalizar los detalles de la compra con el proveedor del software en un día

• Crear una guía práctica que explique cómo se usa el nuevo software en dos días

En función de este ejemplo, la duración más corta del proyecto es de seis días, ya que las actividades de la ruta crítica son cruciales para finalizar el proyecto, mientras que las tareas no críticas pueden ser opcionales.

Ejecución rápida

A veces, los proyectos deben entregarse antes de la fecha límite para satisfacer los requisitos del cliente. En esos casos, puedes utilizar la ejecución rápida para llevar a cabo varias tareas en paralelo y así acelerar el proyecto. Esta técnica de compresión del cronograma solo puede funcionar si las actividades pueden superponerse entre sí en cierta medida. 

Por ejemplo, las actividades que cuentan con dependencias se pueden escalonar y las actividades que no las tienen pueden realizarse en paralelo. 

Un ejemplo de ejecución rápida es cuando el equipo de desarrollo de software comienza a construir el back end de un sitio web mientras el equipo de diseño se dedica a terminar el prototipo de dicho sitio. Con la técnica de ejecución rápida, el trabajo se realiza a tiempo y dentro del presupuesto, pero también hay una mayor posibilidad de tener que rehacer alguna parte del trabajo. 

Crashing

Cuando no se puede aplicar la ejecución rápida o no es lo suficientemente efectiva, puedes implementar la técnica de la intensificación. Lo que se hace es asignar recursos adicionales a un proyecto para acortar el cronograma. En este caso, debes evaluar las necesidades de las tareas de alta prioridad y buscar opciones de recursos que brinden el mayor valor al menor costo. 

Por ejemplo, el equipo de marketing necesita dos escritores más ya que su fecha límite se adelantó dos días. Dado que no hay miembros del equipo que estén disponibles, el gerente de proyectos decide contratar a dos trabajadores independientes con los que ha trabajado antes en lugar de dedicar tiempo a buscar escritores nuevos. 

Antes de que decidas utilizar la técnica de la intensificación para comprimir los cronogramas del proyecto, asegúrate de obtener la aprobación de tu gerente o cliente para obtener recursos adicionales. 

Método de cadena crítica

El método de la cadena crítica es una versión actualizada del método de la ruta crítica. A diferencia del método de la ruta crítica, el método de la cadena crítica tiene en cuenta las limitaciones en cuanto a recursos. En este caso, la cadena crítica hace referencia a la ruta más larga necesaria para llevar a cabo las tareas, teniendo en cuenta las dependencias de las tareas y los recursos. Solo puede asignarse un recurso a una tarea a la vez. 

Programar proyectos aplicando este método implica enumerar los recursos necesarios para realizar las tareas y reevaluar la disponibilidad de los mismos cuando sea necesario. 

El método de la cadena crítica incluye un período extra, que se coloca entre la última tarea y la fecha de finalización del proyecto, y se puede utilizar en caso de eventualidades en las actividades de la cadena crítica. Si las tareas se finalizan de manera anticipada aumentará el período extra para eventualidades. Por el contrario, los retrasos en las actividades de la cadena crítica obligan a hacer uso de este período, pero no afectan la fecha de finalización del proyecto.

Por ejemplo, para publicar un contenido a tiempo, el gerente determina cuáles son los recursos necesarios: un escritor, un editor, un diseñador y un desarrollador. Se establece un tiempo extra de cinco días en caso de que haya retrasos entre las revisiones de contenido o diseño. 

El método de la cadena crítica pone el foco en hacer estimaciones realistas con respecto a la duración y los recursos del proyecto, de modo que los proyectos terminen a tiempo sin sobrecargar a los recursos.

Herramientas de nivelación de recursos

La nivelación de recursos se irá volviendo más fácil a medida que ganes experiencia. Para ayudarte en la práctica de esta técnica, te damos algunos consejos y herramientas que puedes utilizar a tu favor. 

• Usa un diagrama de Gantt: Un diagrama de Gantt es un diagrama de barras en el que se visualiza el cronograma de un proyecto y puede ser ideal para identificar y planificar la ruta crítica. Puedes obtener fácilmente una descripción general de alto nivel de las dependencias de las tareas, las fechas de inicio y finalización, y la duración del proyecto. A medida que el proyecto va avanzando, podrás reorganizar el gráfico y modificar las fechas según sea necesario. 

• Aprovecha el software de gestión de proyectos: Algunos software de gestión de proyectos vienen con algoritmos de nivelación de recursos que pueden ayudarte a resolver conflictos causados por la asignación excesiva de recursos. El software de gestión de proyectos también te brinda una mayor visibilidad de las agendas de los miembros del equipo, lo que ayudará a prevenir con anticipación los conflictos de programación y la asignación errónea de varias tareas a una misma persona para un mismo momento. 

• Crea diagramas de red: Un diagrama de red es otro tipo de representación visual del programa de un proyecto. Es un gráfico con secuencias de cuadros y flechas que representan la cronología de las tareas. Se puede usar para planificar el programa y para dar seguimiento al progreso del proyecto. Cuando conectas la serie de cuadros, cada uno de los cuales representa una tarea y su duración, puedes identificar las rutas críticas y no críticas. 

• Usa proyectos anteriores como referencia: Mantén un archivo de los planes y programas de proyectos anteriores para que puedas consultarlos cuando lleves a cabo un proyecto similar y de esa manera elaborar un plan de proyecto más preciso. El hecho de revisar proyectos anteriores exitosos o no exitosos te dará una mejor idea de cuánto margen de maniobra puedes darle a cada tarea, podrás hacer un cálculo aproximado de qué recursos se requieren y luego medir la disponibilidad de recursos antes de que comience el proyecto. 

• Realiza cálculos realistas con respecto a las necesidades de recursos: Los esfuerzos de nivelación de recursos tienen más posibilidades de éxito si defines claramente el alcance del proyecto desde el principio y realizas cálculos realistas sobre las necesidades de recursos. 

A continuación, compartimos algunos consejos para que realices cálculos más precisos:

• Realiza tus cálculos en equipo para reducir los sesgos personales 

• Incluye los riesgos potenciales del proyecto en el proceso de cálculo

• Expresa tus cálculos en rangos en lugar de valores específicos para abarcar un conjunto más amplio de posibilidades

• Usa la misma técnica de cálculo todas las veces para obtener resultados más congruentes

Cuanto mejores sean los cálculos iniciales sobre los recursos, menos drástica será la nivelación de recursos si se producen problemas más adelante. 

Nivelación de recursos vs. suavizado de recursos

Tanto la nivelación de recursos como el suavizado de recursos pueden considerarse técnicas de gestión.

La principal diferencia entre las dos es la restricción del proyecto a la que se da prioridad: el suavizado de recursos da prioridad a las restricciones de tiempo, mientras que la nivelación de recursos pone el foco en la disponibilidad de los mismos. 

Veamos un ejemplo. Supongamos que se programó para que trabajes en una tarea durante ocho horas diarias por cinco días, pero solo necesitas 30 horas para terminar la tarea; por lo que redistribuyes el programa en seis horas al día. Al hacerlo, tiene más libertad para trabajar en otras tareas sin afectar la fecha límite del proyecto.

La nivelación de recursos se usa cuando hay una asignación excesiva de recursos, mientras que el suavizado de recursos se usa cuando hay una asignación desigual de recursos. La nivelación de recursos ofrece la flexibilidad de mover las fechas del proyecto, pero las fechas del proyecto son fijas cuando se usa el suavizado de recursos. 

Después de aplicar la nivelación de recursos para resolver los conflictos de asignación excesiva de recursos, puedes usar el suavizado de recursos para equilibrar el cronograma del proyecto. 

Aumenta el nivel de tus habilidades de nivelación de recursos

Para aprovechar al máximo una cantidad limitada de recursos, puedes usar la técnica de nivelación de recursos y distribuir los recursos disponibles para que esto ayude a que los proyectos terminen a tiempo. 

Pon en práctica esta estrategia junto con plantillas personalizadas para tu equipo, como plantillas para TI o plantillas para marketing, para planificar y programar tus proyectos. 

La nivelación de recursos depende de que tengas muy buenas habilidades de gestión de recursos, pero el software de gestión del trabajo puede ayudarte a llevar la coordinación de tu proyecto a un nivel superior.