Plantilla de plan de gestión de crisis

Al planificar los procedimientos de respuesta ante emergencias, es importante asumir siempre que estas situaciones definitivamente sucederán, en lugar de esperar que no ocurran. Esta actitud proactiva en la planificación de emergencias ayudará al equipo a mantenerse seguro. Si te preguntas cuál es la mejor manera de prepararse para este tipo de emergencias, esta es la respuesta: Crear una plantilla de plan de gestión de crisis.

¿Qué es una plantilla de plan de gestión de crisis?

Una plantilla de plan de gestión de crisis es un marco repetible que el equipo de gestión de crisis puede usar para desarrollar un plan de respuestas integral para responder a emergencias inesperadas, como desastres naturales o incidentes severos que podrían afectar las operaciones comerciales. Las crisis pueden provocar estados emocionales muy intensos y niveles de estrés muy altos en las personas. El uso de una plantilla de plan de gestión de crisis garantiza que el plan incluya todos los detalles clave para proceder de manera eficaz. Si la información se aloja en el mismo lugar, todos sabrán qué hacer en caso de que ocurra una emergencia.

Uno de los principales beneficios de usar una plantilla para tu plan de gestión de crisis es que puedes adaptarla para que se ajuste a las necesidades de tu equipo o a circunstancias específicas, independientemente del tipo de crisis. Cada crisis es diferente, por lo que es importante que puedas adaptar tu plan para la emergencia en cuestión. Hay dos maneras de desarrollar un plan de gestión de crisis: puedes crear una plantilla de plan de gestión de crisis que se pueda adaptar a la mayoría de los casos o puedes usar una plantilla básica para crear planes específicos para cada situación.

¿Cuál es la diferencia entre la gestión de incidentes y la gestión de crisis?

Tanto la gestión de incidentes como la gestión de crisis se usan para la mitigación de riesgos. Sin embargo, existen algunas diferencias entre estas prácticas. La gestión de incidentes está diseñada específicamente para emergencias a corto plazo. La gestión de crisis, en cambio, está diseñada para situaciones más grandes que podrían afectar a una empresa a largo plazo.  Por ejemplo, un equipo usaría la gestión de incidentes para resolver un ciberataque. Sin embargo, un plan de gestión de crisis abarcaría cómo responder ante un terremoto inesperado durante el horario laboral.

Cómo desarrollar un plan de gestión de crisis

La mejor manera de desarrollar un plan de gestión de crisis es crearlo a partir de una plantilla. Una vez que tengas el marco básico, puedes usar las siguientes 4 fases para definir tu estrategia de gestión de crisis. 

Las cuatro fases de la gestión de crisis:

• Prevenir: acciones que puedes llevar a cabo para evitar una posible crisis. 

• Planificar: se trata de un plan de acción detallado que se desarrollará para garantizar que todos los miembros del equipo respondan a una crisis de forma segura y eficiente. 

• Practicar: esta es la puesta en práctica del plan desarrollado en un entorno seguro y controlado. Practicar el plan le permite al equipo solucionar cualquier problema en un entorno seguro, para estar mejor preparado para actuar durante una crisis. 

• Actuar: esta es la instancia en la que pondrás en marcha tu plan. En el mejor de los casos, nunca tendrás que ejecutarlo ya que nunca te encontrarás con una crisis inesperada. Sin embargo, es importante contar con todas estas herramientas para que tu equipo pueda implementar una estrategia segura en caso de una emergencia.

Qué incluir en tu plantilla de plan de gestión de crisis

Un plan de gestión de crisis no pretende cubrir todos los detalles, sino que debe actuar como un modelo que puedes actualizar siempre que sea necesario. A continuación te contamos qué elementos importantes debes incluir en una plantilla de plan de gestión de crisis, independientemente del tipo de crisis que estés gestionando. 

• Protocolo de activación: se trata de un conjunto de factores que deben ocurrir antes de que el equipo decida iniciar el plan de respuesta a la crisis. Piensa en los protocolos de activación como un conjunto de dependencias que deben ocurrir antes de poner en marcha el plan de contingencia. 

• Análisis de riesgos: se trata de una investigación que describe los riesgos potenciales que la empresa puede enfrentar. Dependiendo de las posibles crisis que cubra tu plan, un análisis de riesgos puede ayudarte a determinar la probabilidad de que ocurra dicho evento. Un plan de gestión de riesgos o un registro de riesgos son buenos ejemplos de este tipo de investigación.

• Lista de contactos de emergencia: incluye información de contacto de los miembros del equipo de gestión crisis de la empresa y de los servicios de emergencia locales, como el departamento de bomberos, el centro de control de envenenamiento u otras autoridades importantes.

• Procedimientos de respuesta: se refiere a los pasos que sigue el equipo durante una crisis una vez que se cumple el protocolo de activación. 

• Estrategia de comunicación: este es el plan de comunicaciones que desarrolla el equipo para consolidar cómo se comunicará durante una emergencia. Incluye tanto las comunicaciones internas como las comunicaciones con las partes interesadas externas.

Funciones integradas

• Dependencias. Usa las dependencias para indicar que para iniciar una tarea se debe finalizar otra antes. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo bloquea el de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del proyecto. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente. 

• Verificación. La verificación permite dejar comentarios específicos y concretos sobre las imágenes. Realiza anotaciones directamente en imágenes y archivos PDF para que tu equipo sepa exactamente qué debe hacer para finalizar su trabajo. Luego, da seguimiento a esos comentarios en las subtareas para que ninguna acción se pase por alto. En última instancia, la verificación hace que el proceso de dar y recibir comentarios creativos sea más fluido y menos frustrante. 

• Mensajes. ¿Necesitas compartir información que no se traduce en una tarea concreta? Prueba los mensajes en Asana. La función Mensajes te permite comunicarte dentro de Asana con respecto al trabajo que no está asociado a tareas concretas. Puedes enviar mensajes a cualquier persona, equipo y proyecto, para que todos estén en sintonía. Vincúlalos a tareas, proyectos y objetivos en Asana para que los destinatarios de tus mensajes obtengan contexto y profundicen en los detalles.

• Versión móvil. Asana está disponible en iOS y Android; esto te permite revisar fácilmente tus tareas pendientes desde cualquier lugar. Revisa las notificaciones nuevas de la bandeja de entrada, envía mensajes y accede a las tareas del proyecto para estar siempre actualizado con respecto a la información del proyecto. 

Aplicaciones recomendadas

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites sin salir de Teams. Relaciona fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que abrir un navegador.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Google Workplace. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Google Workplace, que está integrado en el panel de tareas de Asana. Adjunta fácilmente cualquier archivo desde My Drive con tan solo unos clics.

• Vimeo. Mediante un texto puedes transmitir el mensaje, pero las palabras escritas carecen de tono, emoción y expresión. Los mensajes de video en Asana, con tecnología desarrollada por Vimeo, le brindan a tu equipo todo el contexto que necesita, sin tener que programar otra reunión. Graba mensajes de video cortos de ti mismo, de tu pantalla o de ambos, luego incorpora los videos a tareas, proyectos, mensajes y comentarios para proporcionar mayor claridad y contexto. Asana creará automáticamente una transcripción de la grabación para que puedas leerla y encontrarla en las búsquedas. Envía comentarios, haz preguntas y asigna tareas, todo sin salir de Asana.

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