Vox Media accélère ses campagnes créatives avec Asana

Éléments clés

Défi

• Avant que Vox Creative ne commence à utiliser Asana, l’équipe avait des communications éparses, certains détails essentiels aux appels d’offres et les échéances se perdant dans ses e-mails et sur Slack.

• À mesure que l’équipe s’est agrandie, il lui est devenu de plus en plus difficile de gérer ses activités sur plusieurs canaux.

• L’absence de plateforme centrale de collaboration créait un grand décalage entre les équipes créatives et commerciales.

Solution

• Vox Creative a lentement déployé Asana dans l’ensemble du studio, en utilisant des intégrations afin que les équipes puissent continuer à utiliser leurs outils habituels comme Salesforce et Slack.

• L’équipe a développé des processus fluides pour améliorer les transferts entre les équipes créatives et commerciales. 

• Le suivi de tous les éléments sur Asana garantit que toutes les équipes travaillent avec les mêmes informations. Les détails essentiels des projets sont clairs dès le départ et les cycles de vente et de production sont plus efficaces.

Résultat

• Des appels d’offres et des processus de création de campagne accélérés.

• Meilleure capacité de travail au fil de l’agrandissement de l’équipe.

• Des communications plus fluides entre les équipes commerciales et créatives.

Des gains de productivité avec des processus clairs

Corri Skinner est la directrice exécutive chargée de la réussite client. Elle est à la tête de l’équipe des opérations créatives du studio, qui gère chaque projet de bout en bout, de la stratégie à la production, en passant par la commercialisation. Elle est responsable de l’expérience client, garantissant des niveaux élevés de confiance et de qualité, tout en veillant à ce que tout soit terminé dans les temps. Il peut y avoir jusqu’à 70 campagnes et plus d’une centaine d’éléments de contenu diffusés simultanément, de sorte que l’équipe de Corri gère le flux d’informations et les processus, aidant les 70 coéquipiers du studio à se concentrer sur le cœur de leur métier : le travail créatif.

L’équipe de Corri avait besoin d’une plateforme de gestion du travail pour l’aider à gérer les appels d’offres et à lancer les campagnes en toute simplicité.

L’automatisation simplifie les transferts entre les équipes commerciales et créatives

• Lorsque les commerciaux créent une opportunité sur Salesforce, un nouveau projet est automatiquement lancé sur Asana. Les équipes s’appuient sur ce projet pour tout gérer : stratégie créative, plan média, présentations commerciales et recherches. 

• Une fois que l’équipe commerciale parvient à un accord, un nouvel ensemble de tâches remplit automatiquement le projet Asana et l’équipe de Vox Creative peut se mettre au travail avec toutes les informations générales de l’appel d’offres directement sur Asana.

La gestion centralisée du travail aide les équipes à gagner en rapidité

• En ayant toutes les informations sur Asana, Vox Creative peut facilement se référer à des présentations de partenariats qui n’ont pas abouti et les mettre à jour pour de nouveaux clients. Ou encore, se baser sur d’anciens projets fructueux. 

• L’équipe utilise des modèles pour lancer chaque nouvelle campagne, ce qui lui permet de gagner en productivité. Ses processus ont été répétés au fil des ans et c’est pourquoi elle améliore constamment ses modèles pour qu’ils y correspondent.

La création de contenu pour un avenir meilleur

À l’avenir, l’équipe est impatiente de s’attaquer à des projets liés au secteur florissant des podcasts de Vox. Elle a récemment créé son premier podcast de marque en collaboration avec Ben & Jerry’s, qui retrace l’histoire du racisme systémique en Amérique. De tels projets allient passion et travail essentiel. Disposer des bons outils est important pour accomplir tout cela. Et c’est là qu’Asana intervient !