Cinq conseils pour gérer efficacement vos travailleurs indépendants

Travailleurs exerçant à leur compte, les indépendants ne s’engagent pas à long terme pour une seule et même entreprise. Souvent experts dans leur domaine d’activité, ils aiguisent leurs compétences au fil des projets auprès de diverses entreprises.

Vous croulez sous une multitude de tâches spécialisées, mais manquez de main-d’œuvre ? Les travailleurs indépendants sont peut-être la solution à votre problème ! La création d’une équipe de freelances peut vous aider à écarter tout risque de surmenage, sans avoir à recruter en interne. En suivant des processus adaptés, vous pourrez gérer vos sous-traitants tout en limitant les tâches d’organisation (communiquer à propos des projets, rechercher des informations, suivre l’avancement du travail, etc.).

Pour y parvenir, il faudra gérer efficacement votre équipe d’indépendants.

En quoi consiste la gestion des indépendants ?

La gestion des indépendants consiste à monter et coordonner une équipe de freelances. Elle englobe toutes les actions à accomplir pour que tout se déroule sans accroc, des tâches administratives (suivi des factures, notamment) aux tâches managériales (intégration et communication, entre autres).

La gestion des indépendants comprend cinq responsabilités fondamentales :

1. Trouver des indépendants

2. Intégrer les indépendants

3. Envoyer et réceptionner les tâches

4. Assurer le suivi des factures et du budget

5. Gérer les relations avec les indépendants

Gestion des indépendants et gestion des employés, quelle différence ?

Vous ne pouvez pas gérer vos équipes d’indépendants de la même façon que vos employés internes. En général, les indépendants sont recrutés pour des tâches ou projets spécifiques. Puisqu’ils travaillent la plupart du temps pour plusieurs entreprises à la fois, la mission que vous leur proposez n’est pas leur seule priorité. Pour cette raison, les indépendants ont souvent des horaires plus flexibles que les salariés ; ils travaillent d’ailleurs à la tâche plutôt que de suivre des horaires stricts.

A contrario, les employés internes occupent une fonction permanente, susceptible d’évoluer au fil du temps. Ils représentent un investissement à long terme et doivent suivre une période d’intégration non négligeable avant de pouvoir maîtriser les processus et la culture d’entreprise. Forts de cet investissement initial, ils ont les connaissances et les ressources nécessaires pour apprendre, se développer et gérer de façon autonome des projets complexes. De leur côté, les indépendants sont spécialisés dans un domaine bien précis et ont déjà les compétences nécessaires lorsqu’ils rejoignent un projet. Par conséquent, leur intégration est moins intensive, l’objectif étant surtout pour eux pendant cette période d’appréhender la mission pour laquelle vous les avez recrutés.

Cinq conseils à suivre pour gérer des travailleurs indépendants (avec exemples)

La gestion de travailleurs indépendants peut sembler complexe, surtout si vous n’avez pas l’habitude de faire appel à des sous-traitants. De nombreuses variables sont à prendre en compte, mais pas d’inquiétude : pour une machine bien huilée, il vous suffit de suivre les cinq conseils ci-dessous.

1. Trouvez des indépendants qualifiés

Vous avez du mal à trouver des freelances compétents ? L’essentiel est de savoir où chercher. Suivez nos conseils pour vous lancer :

• Faites marcher votre réseau : vos collègues seraient-ils prêts à vous recommander des indépendants avec lesquels ils ont déjà collaboré ? 

• Demandez à vos sous-traitants actuels : si vous travaillez déjà avec un indépendant et que vous cherchez à en recruter d’autres, demandez-lui si certains de ses confrères seraient intéressés par une collaboration. Les indépendants sont de bon conseil, puisqu’ils travaillent souvent avec tout un réseau de freelances. 

• Publiez une annonce sur les réseaux sociaux : publiez une annonce sur LinkedIn, Twitter ou n’importe quelle autre plateforme. Sur des sites tels que Facebook, vous trouverez sûrement des groupes réunissant des travailleurs à leur compte (groupes de rédacteurs freelance, par exemple). Pourquoi ne pas en devenir membre et y publier votre offre de collaboration ?

• Sous-traitez le travail de recherche : l’essor de l’économie des petits boulots a entraîné la croissance des plateformes de recrutement pour travailleurs indépendants telles que Upwork et Fiverr. Si vous êtes pressé par le temps, passez par ces sites spécialisés pour trouver rapidement des indépendants du monde entier. 

Lorsque vous contactez des indépendants, veillez à donner des précisions sur votre projet. Pour établir leurs attentes et éviter tout malentendu, présentez le rôle à pourvoir, les qualifications nécessaires et une ébauche de chronologie de projet. Par exemple, voici ce à quoi pourrait ressembler l’annonce d’une entreprise à la recherche de rédacteurs publicitaires indépendants :

L’entreprise Acme Co cherche à recruter des rédacteurs en prévision d’une augmentation du volume de projets. Nous recherchons spécifiquement des professionnels ayant de l’expérience en rédaction de contenus dans le secteur logiciel et pouvant s’adapter au style de l’entreprise. Opportunité de collaboration à long terme, charges de travail régulières pouvant dépasser 40 heures par mois. 

Vos missions : 

• Rédiger des contenus irréprochables en accord avec notre guide de style et avec le ton de l’entreprise. 

• Rédiger des e-mails et le texte de l’interface utilisateur des applications mobiles.

• Intégrer les commentaires des chefs de produit.

Vous pensez correspondre au profil ? Merci de nous envoyer votre CV et éventuel portfolio par e-mail à l’adresse [email protected]. 

Lorsque vous prospectez à froid, n’hésitez pas à demander des références, des échantillons, voire un court test : une bonne méthode pour vérifier que les candidats ont les qualifications requises avant de les recruter.

2. Mettez au point un processus d’intégration des indépendants

Certes, l’intégration de travailleurs indépendants est moins intensive que celle des salariés, mais vous devrez tout de même prendre le temps de former vos sous-traitants. La création d’un processus d’intégration vous fera gagner du temps et vous épargnera un certain stress. Plutôt que de repartir de zéro dès qu’un freelance rejoint votre équipe, suivez des étapes bien précises pour offrir à vos recrues les informations dont elles ont besoin pour mener à bien leur mission.

Voici quelques éléments clés à inclure dans votre processus d’intégration :

• Contrat : accord écrit dans lequel sont précisés les livrables attendus, les conditions de paiement et la chronologie du projet. Faites signer un contrat détaillé aux indépendants avec lesquels vous collaborez pour éviter tout malentendu par la suite. 

• Instructions de facturation : chaque entreprise a ses spécificités en matière de facturation. Pour simplifier le processus, fournissez des instructions de facturation précises : modalités d’envoi, délais, mentions obligatoires, coordonnées bancaires à indiquer… N’hésitez pas à inclure un modèle de facture sur lequel ils pourront se baser pour ne rien omettre.

• Brief de projet : ce brief présente tout ce que les indépendants ont à savoir pour commencer un projet. Il doit inclure la description du projet, la liste des livrables, l’échéance, les consignes et les instructions d’envoi des livrables. Plus vous fournissez d’informations sur vos attentes et besoins, mieux les sous-traitants sauront y répondre.

Lorsque vous recrutez des travailleurs indépendants, n’hésitez surtout pas à tirer parti de modèles. Par exemple, chargez votre équipe juridique interne de créer un modèle de contrat et de brief de projet : vous n’aurez ainsi plus qu’à y renseigner les informations propres à chaque nouvelle recrue. Tant que vous y êtes, pourquoi ne pas créer des modèles d’e-mails d’intégration ? Un bon moyen d’éviter les fils de discussion à rallonge tout en fournissant aux sous-traitants les informations dont ils ont besoin.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message d’intégration. Veillez à toujours faire valider les contrats en interne par vos équipes RH et juridique.

BONJOUR [NOM DU TRAVAILLEUR INDÉPENDANT],

Nous sommes ravis de vous compter au sein de notre équipe pour le projet [NOM DU PROJET]. [INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES SI NÉCESSAIRE]. 

BRIEF + TÂCHES

Voici un lien vers le [BRIEF DE PROJET], auquel vous pouvez également accéder via Google Docs. Vos tâches sont présentées dans [CE PROJET ASANA]. 

PRODUCTIVITÉ

La productivité estimée est de [#] minutes par article, soit un total de [#] tâches (environ [#] heures) pour ce mois-ci. Pensez-vous pouvoir vous en charger ?

TARIFS

[€] par article, soit un tarif horaire de [€]. Veuillez consulter nos [INSTRUCTIONS DE FACTURATION]. 

ÉCHÉANCE

[DATE], [HEURE, FUSEAU HORAIRE].

REMARQUE

• [PRIORITÉ DU PROJET, SI NÉCESSAIRE]

• Consultez les exemples présentés dans les sections [A] et [B] du brief. 

Je reste à votre disposition pour toute question. Si besoin, merci de m’envoyer un message sur Asana.

Cordialement,

[VOTRE NOM]

3. Créez un système d’envoi et de réception des tâches

L’envoi et la réception de tâches font partie intégrante de la gestion des travailleurs indépendants. Pour que tout se déroule sans accroc, mettez au point un processus standard permettant à tous les sous-traitants de voir leurs tâches et de livrer le travail accompli. Sur Asana par exemple, vous pouvez partager un projet avec vos recrues et leur attribuer des tâches associées à des délais précis. Ainsi, chacun sait quoi faire et pour quand, et tout est parfaitement clair. 

La création d’un système d’attribution des tâches vous fera gagner du temps : plutôt que d’avoir à envoyer des e-mails distincts pour chaque nouvelle tâche, il vous suffit de passer par votre outil de gestion du travail. Une fois le travail terminé, les sous-traitants ajoutent leurs livrables à la tâche. Ce mode de fonctionnement a l’avantage de vous offrir une vue d’ensemble sur les tâches attribuées et achevées, vous permettant de suivre l’avancement des projets en temps réel.

4. Standardisez votre processus de suivi de budget

Le suivi du budget est un élément fondamental de la gestion des travailleurs indépendants. Vous devez être en mesure de déterminer le montant dont vous disposez au début de chaque mois et d’attribuer le travail en conséquence. À la fin du mois, il est crucial de comparer les factures aux prévisions budgétaires afin d’éviter tout dépassement.

La création d’un processus de suivi budgétaire standardisé vous aidera à répondre à toutes ces exigences sans faute, mois après mois. Pour ce faire, suivez les conseils ci-dessous :

1. Déterminez la fréquence de facturation. Par exemple, vous pouvez demander aux sous-traitants de vous transmettre leurs factures toutes les deux semaines ou tous les mois. L’envoi simultané de toutes les factures facilite les prévisions budgétaires et le suivi des dépenses. 

2. Créez un document dédié au budget du projet. Prévoyez une zone dans laquelle vous comparerez les dépenses prévues aux dépenses réelles pour chaque période de facturation. 

3. Attribuez les tâches en fonction de votre budget. Les calculs sont plus simples si vous payez les freelances au livrable ou au projet. Si vous les rémunérez à l’heure, n’oubliez pas de préciser le temps qu’ils doivent consacrer à leur mission. 

4. Rappelez à vos freelances d’envoyer leurs factures à la fin de chaque période de facturation. 

Recueillez les factures et servez-vous-en pour calculer vos dépenses réelles et les comparer au budget prévisionnel.

5. Soignez vos relations avec votre équipe d’indépendants

Les travailleurs indépendants sont libres de choisir les clients pour lesquels ils veulent travailler, il est donc dans votre intérêt de nouer de solides relations avec eux. Plus vos rapports seront bons, plus ils voudront collaborer avec vous.

Suivez les conseils ci-dessous pour nouer des liens et instaurer un climat de confiance avec votre équipe de freelances :

• Faites preuve d’intelligence émotionnelle. L’intelligence émotionnelle vous aide à comprendre comment les autres se sentent, participant ainsi à l’optimisation de votre collaboration. En faisant preuve d’intelligence émotionnelle dans vos interactions avec les freelances, vous communiquerez avec empathie et nouerez des relations plus solides au fil du temps. 

• Évitez la microgestion. Les freelances gèrent eux-mêmes leur planning, ne vous attendez donc pas à ce qu’ils soient disponibles en permanence. Rien ne vous empêche de faire le point sur leur avancement de temps à autre, mais il vous faudra avoir confiance en leur ponctualité. 

• Faites-leur des retours. Lorsque vous travaillez avec des freelances, intégrez au moins une étape de feedback à votre processus. Par exemple, demandez-leur de vous envoyer leur brouillon afin que vous puissiez leur faire part de remarques en cours de route. 

• Créez des consignes de communication. Indiquez clairement aux indépendants les canaux de communication à utiliser pour vous contacter, et expliquez-leur la façon dont vous leur transmettrez des informations. Par exemple, vous pouvez communiquer via e-mail et messagerie instantanée, ou regrouper toutes les communications sur une plateforme de gestion de projet. Ce type d’outil est particulièrement utile si vous gérez une équipe à distance avec laquelle vous n’êtes pas en mesure de vous réunir en personne. 

Définissez des échéances concrètes. La clarté est un élément clé de toute collaboration avec des travailleurs indépendants, puisque les problèmes de communication peuvent entraîner des pertes de temps et d’argent pour les deux parties. Lorsque vous lancez un projet, fixez clairement l’échéance et le mode d’envoi des livrables.

Créez une base de données pour optimiser la gestion de vos sous-traitants

Après avoir déployé tant d’efforts dans la création de votre réseau, il est important d’assurer le suivi de vos relations avec ces indépendants. De cette façon, vous pourrez les contacter en toute facilité à l’arrivée de nouveaux projets.

La création d’une base de données de travailleurs indépendants vous aidera à développer et à gérer votre réseau. Cette source unique de référence vous permettra de garder un œil sur toutes vos collaborations passées, actuelles et potentielles : l’idéal pour trouver la bonne personne pour chaque tâche.

Informations à inclure dans votre base de données de travailleurs indépendants :

• Nom et coordonnées de chaque indépendant 

• Tarifs

• Points forts et domaines d’expertise

• Projets antérieurs

Une gestion simplifiée de vos sous-traitants

Après avoir lu cet article, la gestion d’indépendants vous semble-t-elle toujours aussi insurmontable ? Tant que vous avez mis sur pied une infrastructure et des processus adaptés, vous n’aurez aucun mal à développer et gérer efficacement votre équipe de freelances. Une planification rigoureuse et une bonne dose de confiance, et le tour est joué !