Les 16 graphiques indispensables pour visualiser l’efficacité d’un projet

Que vous soyez officiellement chef de projet ou non, vous devez vous arranger pour que le travail soit réalisé plus efficacement. Dans ce cadre, avoir une bonne visibilité sur les tâches peut simplifier la communication et favoriser la clarté au sein des équipes.

C’est possible grâce aux graphiques de projet, qui font également le lien entre les activités et les objectifs commerciaux à plus grande échelle. Il existe plusieurs types de graphiques qui répondent à des besoins variés : les diagrammes de Gantt, les organigrammes des tâches et la méthode du chemin critique constituent d’excellents choix pour la planification et la gestion des ressources, tandis que les tableaux Kanban et les chronologies seront plutôt privilégiés pour l’exécution des tâches. Quant aux diagrammes en barres ou de progression (burn-down), ceux-ci sont plus adaptés à la création de rapports.

Nous avons rassemblé 16 graphiques parmi les plus efficaces dans chacune de ces catégories. Découvrez leurs avantages pour votre équipe et en quoi ils pourront l’aider à atteindre ses objectifs.

Planification et gestion des ressources

D’après l’opinion générale, les graphiques de projet seraient uniquement pertinents pour la création de rapports ? Pas forcément. Bien que cette idée reçue soit très répandue en gestion de projet, certains graphiques sont indispensables pour vous aider à assurer la réussite de votre projet et de votre équipe.

L’utilisation de graphiques de projet pour planifier et gérer ses ressources s’accompagne de plusieurs avantages :

• Les collaborateurs individuels peuvent clairement visualiser le travail à venir.

• Les chefs d’équipe peuvent s’assurer qu’ils ont assez de ressources pour atteindre leurs objectifs à temps.

• Les parties prenantes bénéficient d’une vision d’ensemble sur le travail à venir, ce qui favorise leur implication et leur adhésion.

Regardons de plus près les sept graphiques les plus performants à ces fins :

1. Diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont des diagrammes à barres horizontales utilisés pour visualiser les tâches d’un projet sous forme de chronologie, qui correspond au planning du projet. Chaque barre du graphique représente une tâche ou une initiative, et sa longueur indique la durée prévue. Avec un diagramme de Gantt, la chronologie, les tâches et les objectifs d’un projet vous apparaîtront de façon claire.

Henri Gantt n’est pas leur inventeur, mais il a contribué à la popularité des diagrammes de Gantt dans les années 1910. Utilisés à l’origine pour compter les heures passées à l’usine, ceux-ci ont connu de nombreuses évolutions depuis. Aujourd’hui, on les utilise pour suivre la progression des projets en temps réel, visualiser les dépendances des tâches et représenter les jalons clés.

Idéal pour : les équipes qui ont besoin de visualiser leur plan de projet dans l’optique de coordonner leurs tâches dépendantes et tenir leurs échéances. Le diagramme de Gantt est également un outil de choix pour planifier des projets de A à Z.

2. Organigramme des tâches

L’organigramme des tâches est un moyen de visualiser les tâches de projets en plusieurs petites étapes. Votre équipe peut l’utiliser pour avoir une meilleure visibilité sur les livrables et les dépendances nécessaires, tout en profitant d’une communication simplifiée.

L’organigramme des tâches est divisé en trois niveaux : les tâches parentes, les dépendances et les sous-dépendances. Ces niveaux permettent de décomposer les tâches jusqu’à leur forme la plus élémentaire, dans le but d’indiquer le travail à réaliser pour accomplir la tâche parente.

Idéal pour : les équipes qui travaillent sur des projets complexes et qui souhaitent diviser leur travail en plus petites parties. Un organigramme des tâches propose un meilleur aperçu des dépendances et de la façon dont les tâches contribuent à des objectifs à plus grande échelle.

3. Méthode du chemin critique

Le chemin critique représente la plus longue séquence d’activités à réaliser par votre équipe dans le délai imparti pour garantir l’accomplissement du projet. La méthode du chemin critique permet d’estimer le temps nécessaire à chaque activité.

Les retards dans la réalisation des tâches critiques étant susceptibles de bouleverser tout un projet, cette méthode est idéale pour assurer une meilleure allocation des ressources et éviter tout blocage. Une fois le chemin critique identifié, vous pouvez planifier les tâches de façon à donner assez de temps à votre équipe pour terminer les livrables du projet en temps et en heure.

Idéal pour : les équipes qui souhaitent accomplir un projet dans les meilleurs délais. La méthode du chemin critique permet de mieux programmer les livrables ainsi que les échéances de projet.

4. Diagramme de PERT

PERT est l’acronyme de Program Evaluation and Review Technique (technique d’évaluation et d’examen de programme). Le diagramme de PERT est un outil adapté pour planifier, organiser et définir les tâches d’un projet. Il propose une représentation visuelle de la chronologie du projet, qui met en évidence les tâches individuelles.

Le diagramme de PERT doit vous permettre de mieux comprendre le lien entre les tâches grâce à une visibilité limpide sur les dépendances. Il est efficace pour évaluer les ressources nécessaires, estimer la durée des tâches et les disponibilités de l’équipe.

Idéal pour : les équipes qui travaillent sur un projet comptant des sous-dépendances complexes. Le diagramme de PERT propose une allocation des ressources plus précise et un suivi rigoureux des échéances.

6. Organigramme

Un organigramme est un diagramme qui illustre les étapes et séquences d’un processus, ainsi que les décisions liées à ce dernier. Il vous aidera à planifier, visualiser et documenter les étapes importantes d’un processus.

À noter qu’il peut également incorporer différents outils de visualisation, comme des diagrammes de PERT ou des diagrammes Swimlane, à des fins variées : simplification de processus complexes, organisation des tâches, identification des points de blocage, etc.

Idéal pour : les équipes qui peinent à débloquer certaines situations et à organiser leurs tâches. L’organigramme est un excellent moyen de repérer les problèmes du projet et de trouver des solutions en toute simplicité.

6. Diagramme réseau

Le diagramme réseau a l’apparence d’un graphique, dans lequel les cases et les flèches représentent les tâches et leur importance. Il fait partie des nombreux outils de rééquillibrage des tâches à utiliser pour ajuster les dates d’un projet et estimer les ressources disponibles.

Vous pouvez vous appuyer sur ce type de diagramme pour visualiser la chronologie et le calendrier des tâches. Celui-ci vous sera utile pour planifier la durée de vos projets et suivre leur progression tout au long du processus.

Idéal pour : les équipes qui ont des difficultés à mener à bien leurs projets et à hiérarchiser les livrables. Le diagramme réseau permet d’accorder la priorité aux tâches importantes.

7. Diagramme matrice

Le diagramme matrice aide votre équipe à comprendre la corrélation entre les ensembles de données, les fonctions et les autres éléments du projet. Il s’avère particulièrement pratique pour identifier les problèmes, allouer des ressources et identifier les champs d’opportunités au sein d’un projet.

Ce diagramme peut prendre une forme de L, de Y, de C, de T ou de X, entre autres. Vous ne savez pas lequel choisir ? Il suffit d’analyser l’objectif et les données de votre projet pour orienter votre choix.

Idéal pour : les équipes qui travaillent sur des projets axés sur les données et qui ont besoin d’un coup de pouce pour rattacher leur travail aux objectifs. Le diagramme matrice aide votre équipe à comprendre le lien entre les données et les objectifs.

Exécution des tâches

Une fois la phase de planification terminée, appuyez-vous sur des graphiques de projet pour exécuter vos tâches et suivre avec précision les responsabilités, les échéances, ainsi que les motivations de chacun. Votre équipe garde le cap grâce à une source unique de référence, tout en étant informée des mises à jour en temps réel.

À présent, voyons ensemble les cinq graphiques à privilégier pour la réalisation de votre travail :

8. Tableau Kanban

Les tableaux Kanban sont employés pour visualiser le travail à accomplir sous forme de tableau et son avancement au fil des étapes. Vous pouvez utiliser des notes adhésives ou un tableau pour les créer.

Les logiciels de tableaux Kanban rendent les choses plus dynamiques : ils vous permettent de suivre la progression des tâches en temps réel à différents stades du projet. Chaque équipe définit ses propres étapes, mais en voici quelques exemples : Nouveau, Prêt, En cours, En préparation, En attente et Terminé.

Idéal pour : les équipes ouvertes au perfectionnement constant, qui préfèrent travailler en plusieurs étapes successives avec des livrables clairs. Le tableau Kanban est idéal pour visualiser les étapes d’un projet.

9. Diagramme de Pareto

Le principe de Pareto affirme qu’environ 80 % des résultats proviennent de 20 % des causes. Le diagramme de Pareto est le moyen parfait de visualiser vos tâches de projet selon cette règle des 80/20.

À l’aide de celui-ci, déterminez les priorités et prenez de meilleures décisions pour votre équipe en réfléchissant aux tâches qui pourront faire toute la différence en seulement 20 % de son temps. Cela permet de relier les petites tâches aux objectifs généraux pour guider votre équipe le plus clairement possible.

Idéal pour : les équipes ayant une charge de travail élevée, qui ont du mal à hiérarchiser leurs projets. Le diagramme de Pareto est utile pour organiser les tâches par ordre de priorité dans le but d’accomplir le travail le plus efficacement possible.

10. Chronologie de projet

La chronologie de projet vous permet de rester organisé pour tenir vos échéances. Planifiez l’avancée de votre projet et associez les petites tâches aux objectifs commerciaux à plus grande échelle.

Pour élaborer une chronologie de projet, commencez par dresser votre liste de tâches, puis estimez la durée de chaque initiative avant d’en définir les dépendances. Une fois votre chronologie terminée, partagez-la avec les parties prenantes du projet pour qu’elles soient informées des actions, des échéances et des modifications en temps réel.

Idéal pour : les équipes qui souhaitent mener à bien leurs projets malgré des échéances courtes. La chronologie de projet est d’une grande aide lorsqu’il s’agit de bien visualiser le travail à réaliser pour atteindre vos objectifs.

11. Diagramme en arêtes de poisson

Le diagramme en arêtes de poisson ou diagramme d’Ishikawa est efficace pour dépeindre visuellement les problèmes ou les points bloquants d’un projet. Il est d’ailleurs souvent appelé « diagramme de causes et effets ». Dans celui-ci, la tête représente le problème ou point de blocage auquel vous faites face, les arêtes étant les différentes catégories ou tâches associées.

Ce diagramme sera parfait pour trouver des solutions aux causes profondes qui se cachent derrière vos problèmes avec l’aide des membres de votre équipe, par exemple un manque de ressources ou des données de projet erronées.

Idéal pour : les équipes qui ont du mal à résoudre leurs problèmes en temps réel. Le diagramme en arêtes de poisson permet d’associer plus facilement les problèmes aux solutions potentielles pour mieux identifier les prochaines étapes.

12. Graphique de contrôle

Un graphique de contrôle permet de visualiser les changements apportés à un projet et d’estimer le temps nécessaire pour accomplir les tâches selon les ressources allouées. Vous vous faites ainsi une idée précise de la progression du projet dans le temps.

Pour créer un graphique de contrôle, commencez par définir une limite supérieure et une limite inférieure (durée des tâches, nombre de ressources, etc.) pour représenter les jalons établis. Les changements irréguliers qui dépassent ces limites expriment des variations brutales. Une fois ces variations identifiées grâce à votre graphique de contrôle, il vous sera plus aisé d’y remédier rapidement.

Idéal pour : les équipes qui éprouvent des difficultés à résoudre les problèmes qui affectent ou retardent leurs projets. Le graphique de contrôle vous aide à rester sur de bons rails pour ce qui est des ressources allouées.

Création de rapports

Rendre compte du travail effectué est une étape cruciale, mais parfois négligée en gestion de projet. Il y a de quoi se réjouir lorsque vous atteignez vos objectifs de projet, mais votre équipe n’apprendra pas de ses réussites ou de ses échecs si elle n’a aucun moyen de générer des rapports sur ses activités.

Des graphiques de projet efficaces vous donnent la possibilité de tirer de précieux enseignements de votre projet et de les appliquer à l’avenir.

Pour vous lancer, voici quatre graphiques adéquats pour cette tâche :

13. Diagramme à barres

Le diagramme à barres est un classique lorsqu’il s’agit de visualiser des données de projet. Son but est de mesurer des variables de projet en fonction des jalons. Avec son format simple et ses éléments polyvalents, ce graphique fait fureur auprès de nombreuses équipes.

Indiquez les variables de votre choix (durée des tâches, coûts de projet, etc.) sur l’axe horizontal et l’axe vertical pour créer un diagramme à barres. Cela permet de résumer rapidement les données du projet et de les partager avec les parties prenantes clés.

Si rien ne vous empêche de dessiner vos diagrammes à barres à la main, nous vous conseillons de faire appel à un outil de génération de rapports universels pour plus d’efficacité. Lorsque votre diagramme à barres est directement connecté au travail de votre équipe, vous vous débarrassez du travail manuel et des tâches redondantes, ce qui vous laisse plus de temps à consacrer à des initiatives utiles.

Idéal pour : les équipes qui cherchent une solution simple pour visualiser les éléments de projet. Le diagramme à barres est ce qu’il vous faut pour comparer les variables de projet aux objectifs.

14. Burn-down chart

Un « burn-down chart », ou graphique d’avancement de type burn-down, est une représentation visuelle qui met en contraste le travail restant et le temps nécessaire pour le réaliser. Il vous donne toutes les cartes en main pour estimer la durée des tâches, analyser les problèmes et déterminer la date d’achèvement de votre projet.

La création d’un burn-down chart entre dans la planification des ressources à venir et se base sur des données précises. Pour en créer un, il suffit de comparer la durée estimée et la durée réelle de l’accomplissement d’une tâche dans un graphique.

Idéal pour : les équipes qui souhaitent analyser le temps de travail estimé par rapport au temps de travail effectif. Le burn-down chart est votre allié pour déterminer vos échéances de projet.

15. Burn-up chart

Le graphique de progression de type burn-up, ou « burn-up chart » en anglais, se distingue du burn-down chart dans la mesure où il met en évidence la quantité de travail restante plutôt que la durée. En résumé, il assure le suivi de la progression du projet par rapport au temps.

Comment créer un burn-up chart ? Rien de plus simple : il s’agit ici de comparer le travail restant idéal au travail restant effectif afin de savoir où allouer des ressources supplémentaires. Vous pouvez également combiner burn-down chart et burn-up chart pour avoir une vue d’ensemble sur l’efficacité de l’équipe.

Idéal pour : les équipes qui aimeraient analyser la charge de travail estimée par rapport à la charge de travail effective. Le burn-up chart aide à mieux cerner l’allocation des ressources.

16. Diagramme circulaire

À l’instar du diagramme à barres, le diagramme circulaire est aussi un graphique fréquemment utilisé en gestion de projet, avec pour seule différence sa disposition visuelle. Le diagramme circulaire décompose les différents éléments d’un projet. Par exemple, si la phase de recherche aurait dû prendre 10 % du projet d’après vos estimations, mais qu’elle finit par dépasser les 20 %, cela vous donnera un point de départ pour commencer à identifier des axes d’améliorations.

Vous pouvez utiliser un diagramme circulaire pour suivre les éléments importants d’un projet d’envergure, dans l’objectif de mieux cerner la distribution des ressources, ainsi que les indicateurs et les données clés.

Idéal pour : les équipes qui souhaitent connaître les différentes étapes d’un projet dans le détail. Le diagramme circulaire permet à votre équipe de comparer visuellement plusieurs éléments du projet pour savoir où son temps ou ses ressources sont investis.

Visualisez vos tâches pour davantage de clarté

Faire appel à un graphique de projet peut aider votre équipe à mieux synthétiser les informations grâce à des visuels simples. Vous pouvez ainsi définir des attentes claires dès le départ et simplifier la planification du projet.

Vous avez l’embarras du choix quant aux graphiques de projet à utiliser, mais n’oubliez pas qu’un logiciel de gestion de projet facilitera leur création. Ce dernier vous assistera dans l’atteinte de vos objectifs, que ce soit en vous aidant à faire le lien entre projets et tâches ou en regroupant les retours et la communication d’équipe en un seul endroit.