Quel est le rôle du COPIL ? Définition et outils inclus

Vous avez été chargé de diriger un projet et de créer un plan de projet qui sera ensuite étudié lors d’un comité de pilotage ? Si vous vous demandez ce qu’est un comité de pilotage, ou COPIL, ou si vous n’êtes pas sûr de savoir comment l’organiser, vous êtes au bon endroit. 

Dans cet article, nous allons voir quelle est la définition du COPIL et de quelle façon celui-ci est lié à la gestion de projet. Vous apprendrez également qui compose le comité de pilotage et quels sont les rôles de chacun. Enfin, nous verrons comment organiser un COPIL et de quelle façon un logiciel de gestion du travail pourrait vous y aider.

Qu’est-ce qu’un COPIL, comité de pilotage d’un projet ?

La définition du comité de pilotage désigne une réunion mise en place pour suivre et surveiller le bon déroulement du projet. Le COPIL est composé d’experts, de figures d’autorités et de parties prenantes de haut niveau, généralement chapeautés par le sponsor du projet.

La principale mission d’un COPIL porte sur l’orientation, la portée, le budget, les dates clés du projet et les méthodes utilisées par l’équipe. Les comités de pilotage de projet se réunissent régulièrement et discutent de ces sujets pour voir où ils en sont et quels sont les objectifs. Ces derniers peuvent être ajustés si nécessaire pour rester sur la bonne voie et réaliser le projet.

Les différentes appellations du comité de pilotage peuvent être : COPIL, steer committee ou encore, steerco.

Quelle est la différence entre le COPIL et le CODIR ?

La mise en œuvre de projets complexes nécessite généralement deux niveaux de comités (voire trois, si l’on ajoute le comité projet, ou COPROJ). Le CODIR, ou comité directeur, est là pour prendre les grandes décisions, comme l’affectation des ressources, ou le suivi du projet en alignement avec les orientations stratégiques de l’entreprise. Il gère le contrat établi lors de la mise en place d’un projet entre les parties prenantes. 

L’autre niveau de comité est le COPIL, qui gère le projet en s’alignant sur les orientations du codir. Il gère la planification, la mise en œuvre et le suivi de l’état d’avancement du projet, il affecte et réajuste les ressources, résout les conflits éventuels et anticipe les risques pour mieux les maîtriser. 

En un mot, la fonction d’un comité de direction, ou CODIR, est plus stratégique quand le COPIL gère plutôt la partie opérationnelle du projet. 

Quel est le rôle du COPIL ?

Comme son nom l’indique, le comité de pilotage a pour mission de piloter un projet. Un peu comme lorsque l’on conduit une voiture, le COPIL est par définition l’outil qui permet de rester sur la bonne voie et d’avancer dans la bonne direction. C’est lors du COPIL que l’on prend les grandes décisions quant à la gestion du projet (gestion des ressources, organisation des équipes, etc.). Le COPIL est donc une instance très importante et tient un rôle crucial dans la réussite du projet.

Voyons plus en détail quelles sont les différentes missions du comité de pilotage : 

1. Soutien du projet

Gérer une équipe est une chose complexe et cela est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’équipes projet inter fonctionnelles. Le Chef de projet est la personne responsable de l’organisation quotidienne de l’équipe, mais lorsqu’il a besoin d’aide, il peut s’appuyer sur le comité de pilotage. Composé des différents responsables d’équipes engagées dans le projet, le COPIL permet une meilleure communication entre ces dernières.

2. Prise de décision et validation des étapes clés

Comme nous l’avons vu plus haut, le COPIL sert à piloter un projet et à prendre les décisions importantes. Ces décisions peuvent concerner la gestion de conflits, le décalage des livrables et d’autres points encore. Lorsqu’un choix stratégique doit être fait, cela ne relève pas de la responsabilité du Chef de projet. Le COPIL est prévu pour répondre de manière plus appropriée à ce type de décisions.  

3. Résolution des problèmes

Le rôle du Chef de projet est de régler les conflits ou de réaffecter les ressources en fonction des besoins. Mais il peut y avoir des problèmes qu’il ne peut gérer seul : le COPIL est là pour prendre les décisions nécessaires à la levée des blocages éventuels. Il intervient sur toutes les contraintes pouvant impacter le coût, les délais ou la qualité du projet, dans le respect des orientations stratégiques de l’entreprise.  

4. Approbation du budget

Le Chef de projet évalue le budget et s’entretient avec les équipes pour déterminer les ressources nécessaires à la réalisation des tâches dans le temps imparti. Il présente ensuite ce budget au COPIL qui délivre l’approbation finale. Si le Chef de projet décide de modifier le budget en cours de projet, le comité de pilotage est également chargé d’approuver ou non ces modifications. 

5. Suivi de l’état d’avancement du projet 

Pour remplir sa mission, le COPIL doit pouvoir suivre le projet dans sa globalité. Il ne doit pas nécessairement le connaître dans les moindres détails. C’est au Chef de projet qu’il revient de présenter régulièrement l’état d’avancement du projet aux parties prenantes. Les réunions du comité de pilotage sont l’occasion de voir les difficultés et d’étudier les plans d’actions possibles pour les contourner.

Quand mettre en place un comité de pilotage ?

Le COPIL est généralement de mise lors de la réalisation de projets complexes ou susceptibles de générer des conflits entre les parties prenantes. Lorsque le cahier des charges est dense et qu’il existe un grand nombre d’interlocuteurs, le COPIL permet à chacun, client comme prestataire, de discuter des grandes avancées et de prendre ensemble les décisions pour réduire les risques d’échec. 

En général, la fréquence des COPIL est mensuelle. D’une durée de 1 à 2h, il pourra être complété par des COPROJ, ou comités projet, qui se dérouleront quant à eux de façon hebdomadaire et plutôt à l’échelle opérationnelle. 

La régularité des comités de pilotage peut être adaptée en fonction des besoins et de la nécessité d’identifier rapidement les points bloquants. 

Qui compose le comité de pilotage ?

La réussite d’un COPIL tient dans l’implication active de ses membres. Chaque membre est important, et détient une autorité et un pouvoir décisionnel sur son entité. 

Les rôles peuvent varier selon le type de projet, mais il existe généralement des rôles communs à tous les COPIL. Les membres sont sélectionnés avec soin, car comme nous avons pu le voir dans la définition du COPIL, ils auront une influence sur la prise de décisions importantes. 

Qu’il s’agisse de l’équipe client ou de celle du prestataire, les membres du comité de pilotage projet sont: 

• Le Sponsor projet, c’est-à-dire une personne désignée au niveau de la direction. Il est le maître d’ouvrage et le responsable de la réussite du projet, il nomme le Chef de projet et s’assure de lui allouer les ressources nécessaires à la réussite du projet;

• Le Directeur de projet, chargé de piloter l’ensemble des aspects pratiques, logistiques et organisationnels;

• Le Chef de projet, qui détermine le cahier des charges et qui planifie et coordonne l’équipe projet de façon à atteindre les objectifs.

L’équipe COPIL peut être complétée par divers représentants métier, en fonction du type de projet.  

Comment présenter un comité de pilotage ?

Instance clé dans le plan de communication, le comité de pilotage projet mérite une attention particulière lors de sa mise en place.   

Vous êtes chargé d’organiser un COPIL et vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques astuces pour réussir votre réunion. Vous trouverez ensuite les informations à faire figurer sur votre support de réunion COPIL. 

1. Déterminez un ordre du jour et planifiez les réunions

Un COPIL couvre différents aspects spécifiques contrairement à d’autres réunions, mais l’organisation reste similaire. Comme dans toute réunion, il faut tout d’abord définir un ordre du jour. Cela permet à chacun des membres d’avoir une idée précise des sujets à aborder, et de ne pas perdre de temps. Les participants étant généralement très sollicités, mieux vaut planifier les COPIL bien à l’avance, de façon à ce que chacun puisse s’organiser et se préparer en conséquence. 

2. Priorisez une vision d’ensemble et soignez la présentation

Le COPIL reste général et ne s’enlise pas dans les détails. Il a une vision différente, plus globale que celle de l’équipe projet, il n’a pas besoin de connaître chaque tâche ou de savoir si elle se déroule dans les temps. Cette responsabilité incombe au Chef de projet. Le COPIL est là pour avoir une vision d’ensemble afin d’aider le Chef de projet à prendre les décisions nécessaires à l’atteinte des objectifs.

Le Chef de projet pourra s’appuyer sur des supports visuels clairs pour étayer ses propos, type tableaux de bord, état d’avancement, reporting etc.

3. Prenez des notes de réunion et rédigez un compte-rendu

 Comme pour toute réunion, il est important de prendre des notes lors d’un COPIL. Une personne sera ainsi désignée pour noter toutes les décisions importantes et les sujets abordés lors de la réunion. Avant de lever la séance, relisez ces notes et assurez-vous que chacun des membres soit en accord et n’ait rien à ajouter. Rédigez ensuite un compte-rendu qui sera envoyé à chaque participant, idéalement dans les 24 h suivant le COPIL.

4. Favorisez la communication

 Le Chef de projet prépare en amont la réunion, il identifie les difficultés et les sujets à aborder et en informe le sponsor du projet. Le soutien de ce dernier est important, il donc crucial d’obtenir son appui concernant les sujets à aborder. Notamment, en ce qui concerne les conflits et les éléments nécessitant un arbitrage, ainsi que les solutions qui seront proposées lors du COPIL.

En cadrant au mieux le comité de pilotage, le Chef de projet favorise la prise de décision collective. Il peut ainsi travailler en amont avec les membres du Copil qui pourraient s’opposer à des décisions à prendre lors du prochain COPIL. En bon négociateur, le Chef de projet s’assure de résoudre les conflits avant le COPIL, de façon à ce que celui-ci soit le plus efficace possible.

Exemple de support de réunion COPIL

Comment faire une réunion COPIL ? Simple et efficace, un tableau fera très bien l’affaire. Une fois défini, cet outil pourra être mis à jour à chaque comité de pilotage projet.

 Voici en pratique les éléments essentiels à faire figurer dans votre tableau :

• Indiquer la date du comité de pilotage;

• Préciser la liste des participants, les excusés et les absents éventuels;

• Rappeler les décisions prises lors du dernier comité, et s’assurer qu’il n’y a pas de modification ou d’objections;

• Faire un point sur les performances en termes de budget, de délais et de qualité;

• Synthétiser l’état d’avancement du projet : c’est le rôle du Chef de projet qui listera les actions réalisées, celles qu’il reste à accomplir, et les principales difficultés rencontrées;

• Aborder les difficultés et prendre les décisions nécessaires : valider un jalon de projet, une demande de changement, de ressources supplémentaires, d’une modification de planning, etc.

• Questions éventuelles : cette partie permet à chacun des membres d’aborder des questions d’ordres opérationnelles, stratégiques ou financières;

• Programmer la prochaine réunion et conclure.

Lors de votre prise de notes et au moment d’aborder les difficultés ou conflits à résoudre, vous pourrez effectuer les actions suivantes :

• Rédiger un titre clair et précis pour chaque action;

• Hiérarchiser les actions en les numérotant;

• Mentionner les services concernés, les acteurs qui doivent agir et les fonctions de chacun;

• Mentionner les délais, et les dates;

• Préciser les moyens à mettre en œuvre;

• Indiquer les ressources internes et externes utiles.

Quels sont les outils nécessaires au comité de pilotage ?

Pour que votre COPIL soit efficace, vous aurez besoin de documents servant à cadrer et à rendre compte de l’état d’avancement du projet. Visualisez vos tâches en cours, créez des reportings et prenez des notes en utilisant les bons outils. 

Plan d’action et liste des tâches

Établissez un calendrier ou un diagramme de Gantt afin d’obtenir une vue d’ensemble des tâches, jalons et dates clés. Ce calendrier vous aidera à visualiser les dates de début et de fin de chaque tâche de votre plan d’action. En vous appuyant sur celui-ci, vous pourrez superviser l’avancement général et en rendre compte lors des COPIL. 

Suivi des performances

Les indicateurs de performances vous aideront à savoir si vous êtes sur la bonne voie. En établissant des KPI efficaces, vous pourrez quantifier vos résultats de façon à les présenter ensuite au comité de pilotage

Chronologie visuelle

Établissez un histogramme visuel pour présenter votre travail, visualiser les tâches, identifier les problèmes et résoudre les conflits. L’outil Chronologie d’Asana est idéal pour ajuster vos plans au fur et à mesure de l’avancement du projet, en fonction des décisions prises lors des COPIL. 

Tableaux Kanban

Figurant parmi les outils fréquemment utilisés en gestion de projet Agile, la méthode Kanban permet aux équipes projet de visualiser l’état d’avancement des projets en un seul coup d’œil. Vous pouvez créer des tableaux Kanban en ligne, que vous pourrez ensuite présenter aux comités de pilotage. 

Reporting

Générez vos rapports, identifiez les risques et les points sensibles et exportez les données à l’ensemble de votre équipe pour leur offrir une meilleure vue d’ensemble. L’outil Rapports d’Asana permet de rassembler toutes les données exploitables d’un projet en un seul et même endroit. 

Suivi des risques

Pour éviter les risques, il faut les anticiper. Un modèle de registre des risques vous aide à contourner les difficultés avant qu’elles ne deviennent de véritables obstacles. Suivez les avancées et partagez facilement l’ensemble des informations avec les parties prenantes. 

Compte-rendu de COPIL

Le compte-rendu de réunion est indispensable pour garder une trace des décisions prises et des actions à traiter. En utilisant un modèle formel, vous êtes certain de n’oublier aucune information importante, et vous pourrez le mettre à jour après chaque COPIL, en conservant toujours la même structure. 

Savez-vous quel est le point commun entre Asana et un comité de pilotage ? Tous deux souhaitent voir les projets aboutir ! C’est pourquoi nous avons créé diverses fonctions de gestion des tâches et des ressources pour aider les équipes à atteindre les objectifs. 

En utilisant un logiciel de gestion du travail comme Asana, vous regroupez vos outils de pilotage en un seul et même endroit et vous pourrez partager les informations avec les différentes parties prenantes du projet. Les données diffusées en temps réel garantissent un suivi de projet efficace avec des informations toujours à jour.