Templat daftar periksa pegawai baru

Selamat—calon pegawai menandatangani surat tawaran Anda. Anda secara resmi berhasil melalui proses perekrutan dan akan memiliki anggota tim yang baru! Sekarang, langkah selanjutnya adalah menyiapkan semua tugas yang perlu diselesaikan agar pegawai tersebut dapat memulai pekerjaan barunya dengan benar. Cara terbaik melakukannya adalah dengan templat daftar periksa pegawai baru.

Apa itu templat daftar periksa pegawai baru?

Templat daftar periksa pegawai baru adalah templat yang dapat digunakan kembali, yang membantu manajer melacak semua tugas yang perlu diselesaikan agar berhasil melakukan onboarding pegawai baru. Templat ini memastikan bahwa setiap pegawai baru siap meraih kesuksesan sebelum hari kerja pertamanya. 

Apa perbedaan antara templat daftar periksa pegawai baru dan templat onboarding pegawai?

Sekilas, templat daftar periksa pegawai baru dan templat onboarding pegawai tampak seperti hal yang sama. Tetapi, sebenarnya ada sedikit perbedaan. Templat daftar periksa pegawai baru berfokus pada semua pekerjaan persiapan yang perlu diselesaikan manajer sebelum pegawai baru mulai bekerja. Ini termasuk hal-hal seperti menyiapkan peralatan baru, mengatur rapat, dan mengoordinasikan rapat dengan SDM. 

Templat onboarding pegawai digunakan untuk memandu pegawai baru melalui proses onboarding. Templat onboarding pegawai yang baik mencakup hal-hal seperti buku pegangan pegawai, informasi tentang hari kerja pertama, dan hal yang dapat diharapkan pegawai terkait rencana 30-60-90 harinya. 

Mengapa Anda perlu menggunakan templat daftar periksa pegawai baru?

Onboarding pegawai baru memiliki banyak bagian yang dinamis—dan terus melacak semua yang perlu Anda lakukan sebelum pegawai baru mulai bekerja bisa membuat Anda kewalahan. Templat daftar periksa pegawai baru membantu menyederhanakan pengalaman onboarding untuk pegawai di kantor maupun jarak jauh dengan memungkinkan Anda untuk melihat tugas onboarding mendatang secara cepat. Selain itu, onboarding yang efektif dapat benar-benar meningkatkan kepuasan dan retensi pegawai. Jadi, menggunakannya dapat membuat Anda selalu siap meraih kesuksesan, bahkan setelah hari pertama pegawai bekerja.

Apa yang disertakan dalam templat daftar periksa pegawai baru?

Templat daftar periksa pegawai baru yang baik perlu menyertakan daftar lengkap tugas pra-onboarding—dengan kata lain, semua tugas yang harus diselesaikan antara waktu saat pegawai baru menerima tawaran pekerjaan dan hari pertama pegawai baru tersebut. Tugas pra-onboarding umum meliputi:

• Tugas persiapan, seperti menugaskan permintaan peralatan ke TI dan SDM, mengirim email sambutan, dan memastikan pemeriksaan latar belakang selesai.

• Mengirim (dan menerima) dokumen pegawai baru, seperti dokumen I-9, formulir pemungutan pajak, dan pernyataan kebijakan perusahaan.

• Mengirimkan email berisi ikhtisar tentang hal yang bisa diharapkan pegawai baru pada hari pertama, termasuk check-in hari pertama, jadwal brief, dan hal yang perlu diketahui tentang ruang kerjanya (jika ia bekerja di kantor).

• Mengirimkan ikhtisar tentang hal yang bisa diharapkan pegawai baru pada minggu pertama dan bulan pertama, termasuk milestone yang akan dia capai dan linimasa tinjauan kinerja.

• Memberi pegawai baru informasi tentang program onboarding resmi perusahaan, termasuk pelatihan onboarding resmi.

• Mengirimkan informasi tambahan yang berguna, seperti ikhtisar budaya perusahaan dan ekspektasi terkait peran barunya.

Cara menggunakan templat daftar periksa pegawai baru

Cara termudah membuat daftar periksa pegawai baru adalah memulai dengan templat gratis Asana. Dengan Asana, Anda dapat menambahkan kolaborator lintas fungsi, seperti SDM dan TI, ke templat pegawai baru untuk memastikan bahwa setiap tugas selesai sebelum pegawai baru mulai bekerja. 

Kemudian, Anda dapat menyesuaikan templat dengan kebutuhan peran tertentu—atau membuat beberapa jenis templat pegawai baru untuk departemen yang berbeda. Ini membantu menghemat waktu dalam jangka panjang, karena Anda tidak perlu memikirkan tugas yang harus diselesaikan setiap onboarding individu baru ke tim. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada tim Anda.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan menurut pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan. 

• Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Jam dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

Pertanyaan Umum