Zoom risparmia 133 settimane lavorative all’anno con Asana

All’inizio della pandemia di COVID-19, tutti, dalle aziende ai primi ministri, hanno creato un account Zoom. In qualità di fornitore leader nel settore delle comunicazioni, collega milioni di aziende, amici e famiglie con strumenti di condivisione di video, voce, chat e contenuti. E per le aziende in particolare, le videoconferenze giocano un ruolo essenziale quando è impossibile incontrare i clienti di persona e i team non possono lavorare fisicamente fianco a fianco.

Il numero di dipendenti di Zoom è cresciuto da poco più di 2400 a gennaio 2020 a oltre 5700 a giugno 2021 a livello globale e il reparto Business Services & IT si occupa di tenerli tutti connessi. Gregory Daniels, Senior Manager per Technology Program Management, guida un team che si concentra sulla gestione dei progetti e dei programmi IT. Supervisionano le modifiche e le distribuzioni di sistemi, come il lancio di Okta per Zoom e il programma Bring Your Own Device a livello aziendale. Queste iniziative globali, con budget di milioni di dollari, interessano quasi tutti i membri dell’azienda.

Greg si è anche impegnato per sviluppare in Zoom la cultura della gestione dei progetti. Quando è entrato a farne parte, i team facevano fatica a collaborare, tra un mix di fogli di calcolo, email e piattaforme di gestione del lavoro. Quel mix semplicemente non funzionava:

• i team di progettazione e sviluppo usavano Jira, ma i team di marketing e vendita no, rendendo difficile la visibilità delle funzionalità previste per le versioni successive.

• Alcuni team ricevevano richieste di lavoro da tutte le direzioni, rendendo difficile definire gli ambiti e le priorità dei progetti in entrata.

• Gli aggiornamenti di stato per i dirigenti venivano presentati con presentazioni che i team aggiornavano manualmente, un’attività alquanto noiosa.

La forza lavoro di Zoom aveva bisogno di un modo più efficace per comunicare e seguire la crescita dell’azienda.

Una soluzione per collegare i team tecnici con quelli commerciali

Greg e i suoi colleghi del team IT hanno iniziato a valutare le piattaforme di gestione del lavoro. Una priorità assoluta era quella di unire i team tecnici e commerciali di Zoom per eliminare i problemi dell’ultimo minuto dei lanci. Era necessaria una piattaforma in grado di integrarsi con Jira e che fosse abbastanza flessibile da adattarsi ai diversi flussi di lavoro dei vari reparti.

Era anche importante che tutti potessero iniziare a lavorare all’interno dello strumento senza l’aiuto del team IT. In effetti, circa duecento dipendenti di Zoom usavano già Asana per conto proprio. Questo, insieme alla flessibilità, all’integrazione nativa di Jira e alla posizione di leader del mercato, ha convinto il team IT a scegliere Asana come piattaforma standard per Zoom.

Implementazione: aiutate le persone a gestire i progetti alla maniera di Zoom

Inizialmente, il team IT ha implementato Asana in cinque reparti e, man mano che i manager importavano i progetti nella piattaforma, venivano seguiti dai colleghi del team. Si sono uniti sempre più gruppi perché hanno compreso il valore della centralizzazione del lavoro, con un link facile da condividere a un progetto Asana che contiene tutto. Il team IT ha anche ottenuto il consenso della leadership, spostando su Asana le revisioni aziendali mensili.

Greg afferma: “Quando abbiamo ufficializzato Asana, la richiesta fino ad allora contenuta di uno strumento di gestione del lavoro si è fatta sempre maggiore, e abbiamo visto molte più persone iniziare a usarla nel corso del tempo.” Il risparmio di tempo di Zoom derivante dal passaggio del lavoro su Asana è cresciuto del 200% su base annua con l’aumento dell’adozione.

Il team di Greg ha usato l’implementazione di Asana per mostrare agli utenti le competenze organizzative generali e la “maniera di Zoom” per portare a termine il lavoro. “Asana è la nostra scuola per aiutare le persone a scoprire un nuovo modo di gestire i progetti”, afferma. “La usiamo per spiegare le competenze fondamentali della gestione dei progetti e come lavorare sfruttando ripetibilità e scalabilità per ottenere risultati.”

Oggi, Zoom ha degli esperti di Asana in ogni reparto, addetti alla formazione dei nuovi dipendenti sui flussi di lavoro del loro gruppo, mentre il team di Greg è disponibile per ulteriori corsi di formazione e per la progettazione complessa. Spesso mostrano la configurazione di Asana del team di sicurezza come esempio di come strutturare i portfolio e standardizzare i progetti.

Come i team tecnici e non tecnici collaborano su Asana

Tutti i reparti di Zoom usano Asana come fonte di riferimento.

Connessione tra progettazione e commerciale I team di progettazione gestiscono le attività quotidiane su Jira, sincronizzate con Asana, in modo da non dover aggiornare il marketing per ogni versione minore. “Ha risolto completamente il nostro problema”, afferma Greg.

Marketing Il team di marketing decentralizzato a livello internazionale usa Asana per pianificare campagne ed eventi, nonché per gestire le richieste in entrata provenienti da altri team di Zoom.

Servizi aziendali e IT Il team IT usa Asana per le implementazioni globali e le modifiche ai sistemi, come il programma Bring Your Own Device, che ha ottenuto un’adesione superiore al 90%. “Asana ha semplificato la gestione del cambiamento”, afferma Greg. “Siamo in grado di monitorare anche la minima sottoattività necessaria per aiutare i dipendenti di Zoom a comprendere il programma. Sarebbe stato troppo complicato con un foglio di calcolo.”

Sicurezza Il team di sicurezza usa Asana per mantenere aggiornati i propri progetti in tempo reale, in modo che tutti possano vedere il relativo stato. Questo è fondamentale per le grandi implementazioni tecniche a livello di team e aziendale, che possono coinvolgere fino a 20 collaboratori e molti altri stakeholder. Il team usa i portfolio per organizzare iniziative continue su larga scala e portfolio nidificati per i progetti al loro interno.

I team si affidano a un set standard di funzionalità di Asana, ma le usano in modo flessibile per adattarle ai loro processi.

I progetti sono la fonte di riferimento e le panoramiche di progetto forniscono contesto su obiettivi, ambiti, tempistiche e costi, in modo che nessuno debba chiedere al project manager.

I portfolio raggruppano i progetti in base al loro programma, forniscono chiarezza sui carichi di lavoro e la disponibilità del team e consentono ai manager di monitorare lo stato in un’unica vista.

Le integrazioni come ad esempio con Jira Cloud collegano team tecnici e commerciali. L’integrazione con Zoom consente ai partecipanti di prendere appunti in un’attività Asana all’interno di una riunione su Zoom. L’integrazione con Zapier aiuta ad automatizzare i passaggi nei flussi di lavoro, mentre l’integrazione con Google Drive collega i file ai progetti a cui appartengono.

I moduli aiutano i team a raccogliere le richieste in entrata da fonti interne in un unico canale. Per esempio, il team di creazione dei contenuti di Sales Ops Enablement raccoglie in anticipo tutte le informazioni nel modulo standard di Asana. Greg dice: “Il processo è stato attuato fin dal primo giorno. Si condivide un link al modulo, si invia una richiesta sicura con tanto di ambito, e si fornisce una stima della scadenza.”

Il processo è rapidamente riutilizzabile modificando i campi nel modulo di Asana. I dipendenti di Zoom inviano quasi 900 moduli al mese, e l’efficienza così raggiunta consente all’azienda di risparmiare circa 335 giorni di lavoro all’anno.

I modelli forniscono un punto di partenza per nuovi progetti, consentendo di risparmiare tempo e assicurando che nessun passaggio venga dimenticato. “Se sto usando un modello di Asana”, dice Greg, “un’ora di pianificazione del progetto si riduce a soli quindici o venti minuti. Una riunione di avvio di un’ora viene dimezzata. Il risparmio di tempo è notevole.”

Zoom risparmia 667 giorni lavorativi all’anno

Oggi, Zoom risparmia circa 667 giorni lavorativi all’anno con le funzionalità di Asana come i moduli, i commenti, i modelli e altro ancora. Sono più di due anni, calcolando le tipiche settimane lavorative di 40 ore.

Alcuni team hanno abbandonato gli aggiornamenti manuali delle presentazioni per la dirigenza, usando invece i portfolio per offrire ai leader una panoramica ad alto livello di tutte le iniziative. È anche facile individuare quando i gruppi stanno lavorando a progetti simili, in modo che possano consolidare il lavoro e combinare gli sforzi.

Secondo l’Indice dell’anatomia del lavoro, questa duplicazione è comune, e gli operatori della conoscenza dedicano il 13% del loro tempo ad attività che sono già state completate. Il problema diventa più probabile quando un dipendente usa molte app per portare a termine il lavoro. Ma per Zoom, un hub centralizzato per i progetti consente di identificare le ridondanze.

Quando tutti i programmi, le attività e le comunicazioni sono riunite in un unico posto, la collaborazione da remoto è più semplice.

Organizzazione e disciplina aiutano le aziende a espandersi

Con la continua crescita delle capacità di gestione dei progetti di Zoom, altri gruppi come quello di Greg stanno emergendo in tutta l’azienda. Continuano a sostenere e innovare il modo in cui Zoom porta a termine il lavoro, aiutando tutti a svolgere le loro attività più rapidamente e su larga scala.

Quando i dipendenti lavorano insieme su Asana, Zoom riduce la distanza tra i suoi team, proprio come i suoi prodotti aiutano a ridurre la distanza tra colleghi, persone care e persino primi ministri.