Asana を使って全社的に可視性を高めた GoodRx

ハイライト

課題

• GoodRX にとって個別のチームだけでなく、組織全体で機能するワークマネジメントソリューションが必要だった。

• 複数のチームが仕事についてコミュニケーションをとり、情報をシェアして簡単に経緯を追跡できる共有スペースがなかった。

• さまざまなチームの仕事が孤立・分散し、効率が低下していた。

解決策

• 全社で Asana を仕事のリクエスト、管理、レポート作成に活用。

• チームが仕事をリクエストするワークフローを Asana で行い、部門を横断するコラボレーションを効率化。

• 共有のプロジェクトとレポートにより、チーム間の可視性を高め、仕事のサイロ化を回避。

• すべての新規採用者向けに、チームごとにカスタマイズしたトレーニングを Asana で実施。

結果

• 400 人以上の従業員全体で、年間 125 日分の業務時間を節約。

• 単一のプラットフォームですべてを管理することで、会社の業務全体の可視性が向上。

• 完了した仕事と終了したプロジェクトに関するレポート作成の質が向上し、リソース計画が改善。

信頼できる唯一の情報源を活用して仕事の孤立化・分断を解決

GoodRx は、どんなチームも使用できる柔軟性と、企業全体を運営できる総合的な機能を併せ持つツールを必要としていました。

Asana を導入することで、同社は部門を横断してコラボレーションし、時間のかかるやりとりの応酬を回避して、情報を共有できる枠組みを確立しました。

リクエストのワークフローを合理化し、スムーズなコラボレーションを実現

• GoodRX は、全社で Asana を仕事のリクエスト、管理、レポート作成に活用しています。

• コンテンツの編集リクエストを管理する編集者向けプロジェクトなど、共有プロジェクトを使うことで、全チームによる仕事状況の把握が容易になりました。

• フォームとタスクテンプレートでリクエストプロセスが合理化され、チームにとって必要な情報がすべて事前に入手できるため、年間平均 39.75 日分の業務時間の節約を実現しています。

• 外部からのリクエストもすべて Asana に記録され、信頼できる一つの情報源に集約しています。

レポートの改善によって意思決定がより的確に

• すべての業務が Asana で行われるため、すべての完了済みの仕事にアクセスでき、「高度な検索」を使ったレポートで、過去の業務を参考にできます。

• 特定の時間内でどれだけの仕事を完了できたかが可視化されるため、今後の計画やリソースのニーズの判断に生かせます。気分転換に 2018年まで遡ってみて、自分たちの仕事がどれだけ進化したか見るのも楽しいものです。

社内外のステークホルダーと円滑にコラボレーションする

リサーチチームには、社内外のあらゆるタイプのチームメンバーとコラボレーションする方法が必要でした。効果的なワークマネジメントツールがなかった頃は、仕事についてのやりとりにも、追跡しやすい方法で文書を共有するにも苦労していました。ツールの代わりに、リサーチチームはメールやメッセージで長々とやりとりし、混沌としたスレッドの中で重要な情報が迷子になることも珍しくありませんでした。

Asana を導入してから、必要な可視性が得られ、情報やリクエストを効率的に追跡することが可能になっています。

合理化されたオンボーディングでチームの拡大に寄与

• リサーチチームは、主に 1 つのプロジェクトを中心に仕事をしています。

• そのプロジェクトの最初のセクションは「ウェルカムセクション」という名前で、チームの目標、コミュニケーションに関する情報、オンボーディングの内容などが含まれます。

• 新入社員は、チームの仕組みや運営方法を詳しく知るために、こうしたタスクをよく読むよう促されます。

可視性の改善により、説明責任が向上

• リサーチチームはタスクを複数のプロジェクトに追加することが多く、このことによって可視性と説明責任が向上し、締め切り厳守につながっています。

• タスクが複数の場所に表示されるため、中心となるプロジェクト内のリクエストを追跡できるだけでなく、編集者やメディア記者、外部ゲストに向けて、あらゆる関連プロジェクトに Asana でタスクを追加することもできます。

一元化されたコミュニケーションで業務スピードをアップ

マーケティング部門には、デジタルマーケティングを担当するオンラインチームと、従来のマーケティング活動を中心としたオフラインチームがあり、この 2 つのチームの仕事を調整する方法を必要としていました。両チームはまったく別のワークストリームを管理していますが、効果的なマーケティング活動のためには、互いの現在の仕事を確認する必要があります。しかしワークマネジメントツールがなかったために、それぞれの仕事はサイロ化し、うまく連携がとれていませんでした。

Asana は、マーケティングチームにとって信頼できる唯一の情報源となり、オンライン (デジタルマーケティング) とオフライン (従来型マーケティング) チームを横断してコミュニケーションが取れるようになり、業務効率がアップしました。

プロセスを統一してオンボーディングをスムーズに

• マーケティングチームの新入社員はまず、Asana 内のガイドでテックスタック (ツール群) のどのツールをどんなときに使用するかを学びます。リクエスト、コミュニケーション、仕事をすべて適切な場所で確実に行えるよう、具体的なガイドラインが設けられています。

• テックスタックについて必要な知識を得たら、新入社員は各自に合わせた、日々 Asana をどう使っていくのかを中心とした説明を受けます。

コミュニケーションの一元化でマーケティング担当者の機動力をアップ

• チームメンバーは、自分が追跡するべき関連タスクを簡単に表示し、自分をそのタスクに追加できます。たとえ見逃した日があったり、休暇を取ったりしても、タスクのコメントを使って常に最新情報を把握できます。

• コミュニケーションが一元化されることで、同僚に情報提供を求める手間や、複数のメールを行き来するコンテキストの切り替えが発生しないので、年間平均 79 日分の業務時間の節約につながっています。

• Asana のタスクにはそれぞれ担当者が 1 名しかいないため、マーケティング担当者は誰がその仕事の窓口かがすぐわかります。

これからも Asana を活用

GoodRx のチームは、米国人が手頃な価格で必要なケアにアクセスできるよう、リサーチ結果を公開し、より多くのユーザーにリーチを広げることに力を注いでいます。これからも、仕事の管理や記事の発表に Asana を活用していくことでしょう。