複数のプロジェクトをうまく管理するための 9 つの戦略

チームやプログラムを管理している方は、おそらく同時進行のプロジェクトを複数抱えているのではないでしょうか。しかし、進行中のすべての仕事を追跡していると、あっという間に混乱してしまいがちです。複数のプロジェクトを管理するのに適したプロセスがないと、どの仕事を優先するべきかも、チームの全員が仕事量を効果的に管理しやすくする方法もわかりにくく、すべての作業が予定通りに進行しているかを知ることも難しくなります。

幸い、いい解決策があります。複数のプロジェクトにわたって仕事の整理や管理に苦労している方も、チームの仕事量を常に対応可能なレベルに維持したい方も、これらの 10 の戦略を使えばすべてを順調に進められます。

1. すべてのプロジェクトをまとめる場所を 1 つ指定する

• 問題: すべてのプロジェクトに可視性がない。

• 解決策: チームのすべてのプロジェクトを同じ場所で計画し、管理する。

たとえば、複数の製品リリースを含む製品ロードマップを管理する場合は、正確にいくつのリリースがあり、それぞれに何が含まれるのか、そして予定がいつなのかを把握しておきたいはずです。1 か所ですべてのリリースを計画し、管理することで、進行中のすべてのタスクとロードマップ全体のステータスをすばやく確認できます。では、複数プロジェクトの管理ツールには何を使用すればよいでしょうか。まだ導入していないなら、プロジェクト管理ツールやワークマネジメントプラットフォームがうってつけです。理想を言えば、柔軟で、使いやすく、コラボレーションに適したものを選びましょう。Asana では、当然ながら、Asana こそ素晴らしい選択肢だと考えています。

2. 最初の段階で目標、計画、責任、そして明確な作業内容を定義する

• 問題: 成果物とプロセスにばらつきがある。

• 解決策: 目的、計画、責任を明確に定義する。

標準のワークフローやプロジェクトの計画プロセスがない場合、各プロジェクトはおそらく違ったかたちで管理されるでしょう。結果として、成果物は一貫性を欠き、新しいプロセスのセットアップに毎回時間を無駄にし、仕事を見落とす可能性が高くなってしまいます。

これを修正するには、チームの計画、プロセス、責任が最初から明確でなければいけません。プロジェクトレベルにおいて、これは目標、完了させる必要がある各ステップと仕事、それぞれがいつ予定されているのか、そして誰が担当するのかを明確にまとめることを意味します。フィードバックや承認にかかる時間も計画に組み込んでおく必要もあります。明確な計画なしに急いでプロジェクトを完了させようとすると、これらの時間はいとも簡単に省かれてしまいがちです。

次に、計画、プロセス、責任をプログラムレベルで明確にします。チームレベルの目標を立て、その目標達成につながるプロジェクトの内容を明確に伝えます。プロジェクトの目標はチームがこれらを達成するのに役立つものである必要があり、そのような目標を設定することにより、会社の目標達成にも一歩近づきます。

プロジェクトマネジメントのメリットをすべて引き出すには、チーム全体でルールをいくつか設けます。たとえば、大きなプロジェクトでは、プロジェクトリーダーがプロジェクト計画を立てはじめる前にプロジェクトの要旨を作成することを必須事項とすれば有益かもしれません。また、チームが頻繁に遂行するプロジェクト用にはテンプレートを作成しましょう。それを使用することで、プロジェクトは毎回確実に同じかたちで実行され、プロジェクトに含まれるすべての細かいステップを検討し直す必要はありません。

3. インパクトの最も大きい仕事を優先する

• 問題: チームで優先するべき仕事がわからない。

• 解決策: プロジェクトがより大きな会社の目標にどうつながっているのかを確認します。一番大きなインパクトをもたらすのは何でしょうか？そこから着手しましょう。

一番簡単なプロジェクトから少しずつ処理していきたいところですが、その誘惑に負けてはいけません。代わりに、会社の目標に最も大きなインパクトを与えるものを基準にして、プロジェクトに優先順位を付けます。「最優先事項とは、これらの目標と合致し、その達成に 1 歩近づけるようにするものだ」とライターの Kasey Fleisher Hickey 氏が言っている通りです。そこで、マクロレベルとミクロレベルの両方で戦略的に仕事の優先順位を付けましょう。つまり、マクロレベルではインパクトの小さいプロジェクトは次の四半期に先送りにする、ミクロレベルでは毎日の To-Do リストを重要な順番に整理するといったことが考えられます。

たとえば、チームが同時に 5 つの製品リリースに取り組んでいるとします。どの製品も、完了までに必要な工数と仕事の規模はほぼ同じですが、その内の 1 つが、他の 4 製品よりも新規顧客による収益にはるかに大きな影響をもたらす可能性があります。ところが、もう 1 つ、顧客維持率と LTV (Life Time Value = 顧客生涯価値) に非常に大きなインパクトをもたらす製品があります。会社にとっては LTV の方が優先度が高いため、まずこの製品に十分な人員を確保してから、他の優先度の低いプロジェクトに取り組む時間がある人を探します。

時間の割り当てとリソースの管理をより適切に行えるだけでなく、プロジェクトが会社の目標達成に貢献するのかどうか、見当がつかないということがなくなります。

4. 優先順位が変化してもチームが柔軟に対応できるようにする

• 問題: 優先事項の変化を追跡して、仕事を割り当て直す簡単な方法がない。

• 解決策: チームの仕事の全体を俯瞰する。

チームの優先事項を設定して、仕事について情報共有し、足並みを揃えることは重要ですが、必要に応じて方針を転換する柔軟さも同じく大切です。しかし、スプレッドシートやさまざまなツールの To-Do リストで仕事を追跡していると、チームがどの時点でどんな仕事をしているのか把握することが難しくなります。結果として、優先事項が変化すると、スケジュールを変更するべきものや、チームメンバーの忙しさ、保留にしている仕事の追跡方法などがわからなくなってしまいます。変更管理プロセスを導入することで、うまく対応できるようになります。

信頼できる唯一の情報源をチームと共有することで、優先事項の変更について心配せずに、複数のプロジェクトの管理が可能になります。全員の仕事が見える化されているため、チームの余力や今、取り組んでいるタスクをすぐに確認できます。そのため、必要に応じてタスクの優先順位を変更しても、タスクが行方不明になる心配はありません。

最後に、コミュニケーションの流れがオフラインでもオンラインでも途切れないようにしましょう。プロジェクト管理ツールを使う場合も、通常の 1on1 ミーティングでも、チームメンバーの仕事量を確認し、すべてが順調であることを再確認します。

5. 予測を明確に管理し、コミュニケーションをとる

• 問題: あなたと仕事の関係者が、何がいつ起きるのかについて情報を共有していない。

• 解決策: 仕事をする場所でコミュニケーションをとる。

コミュニケーションに悩んでいるチームの問題は、自分たちや、パートナー、部門の違う関係者の仕事が見えていないことにあります。他のメンバーの仕事について把握していないと、なぜタイムラインが変化するのか、優先事項はそのままなのか、プロジェクトは進んでいるのか、理解するための背景情報がないことになります。

仕事をする場所でコミュニケーションを管理することで、チームも他部門の関係者も、仕事のコンテキストを完全に把握できます。しかも、リアルタイムの更新によって、仕事の進捗を全員が見ることができます。

これを徹底するには、ステータスと進捗の最新情報を仕事が起きている場所で直接共有できるワークマネジメントツールを見つけるのが早道です。スプレッドシートや文書や他のツールから、データや更新情報をかき集める代わりに、クリック 1 つで情報を集め、もう 1 度クリックするだけで関係者全員に共有することができます。

6. 全プロジェクトの仕事を俯瞰して仕事量とタイムラインのバランスをとる

• 問題: 各チームメイトの抱える仕事量がどれだけ多い (または少ない) のかわからない。

• 解決策: 複数のプロジェクトにわたって従業員の仕事量を確認できる方法を確保しておく。

各プロジェクトを異なる場所で計画することには 2 つ目の隠れた落とし穴があります。すべての異なるプロジェクト全体で 1 人のメンバーが取り組んでいるすべての仕事を見る方法がないのです。それはチームの仕事量が多すぎる場合や少なすぎる場合に、チームがそれを知らせてくれることに多少なりとも頼っているということです。これでは、期日に遅れるといった問題が手に負えなくなる前に先手を打つこと、または (逆に) 手の空いているメンバーがいることに気付くことが難しくなってしまいます。

すべてのプロジェクトを同じ場所で管理するのはこれを解決するために有効な第一ステップです。しかし、その次に、各プロジェクトのすべてのタスク、それぞれの担当者、およびそれぞれの日付範囲を実際に確認して、過密なスケジュールを抱える従業員を見つけ、プロジェクトタイムラインの競合を見つけられるようにする必要があります。そうすれば、プロジェクトが順調に進むように、タスクを延期、削除、または再割り当てすることができます。どのツールのフィルターでもこれが可能というわけではないので、それができるものを確実に選んでください。

たとえば、次の製品リリースに向けて写真をいくつか編集するといった小さなタスクを担当しながら来月開催されるカンファレンスのためにパンフレット、名刺、およびポスターのデザイン、印刷、発送を 1 人で行っているデザイナーがいるとします。同時に、もう 1 人のデザイナーには余力があります。メンバー全員の仕事量を並べて見れば、すばやくこの差に気付き、それに合わせて仕事を再割り当てすることができます。

7. チームの生産性を最大限に引き出すためにプロジェクトのスケジュールを調整する

• 問題: プロジェクトの開始日が調整されていないため、従業員のスケジュールが過密になり、仕事が止まり、プロジェクトが遅延する。

• 解決策: ポートフォリオの全体を念頭に置いて各プロジェクトのスケジュールを立てる。

最も慎重に計画されたプロジェクトでも、その月、四半期、または年におけるチームの仕事の全体を見据えて予定が組まれていなければ頓挫することがあります。たとえば、同時に 3 つの異なるウェブアップデートをリリースするとしたら、それらがお互いに競合しあったり、チームが一度に多くの仕事を片付けようとしすぎて予定より長引くという結果になるかもしれません。

そうならないよう、プログラム全体を考慮してチームの仕事をスケジュールし、調整し、インシデント対応計画の実施を検討してください。そのヒントをいくつかご紹介します。

• 類似するプロジェクトの開始日をずらす: 特に、同じグループが複数のプロジェクトに取り組む場合は、各プロジェクトの開始日と完了日をずらせば、メンバーたちは 5 つの異なるプロジェクトの仕事を同時に片付ける必要がなくなり、1 つのプロジェクトだけに集中してから次のプロジェクトに進めるようになります。

• 依存関係に注意する: あのインフラの点検作業は新しいウェブサイトの制作前に完了させる必要がありますか？そうである場合は、最初のプロジェクトの完了予定日の後に、それに依存するプロジェクトを予定します。

• 重複タスクにフラグを付ける: 違うプロジェクトに同じ仕事がある場合は、1 つにまとめます。その仕事が新しいベンダーのオンボーディングであっても、マーケティング用の動画を撮影するための機材を購入することであっても、両方のプロジェクトを順調に進められるように時間通りに完了させる必要があります。

タイミングをうまく調整することは、複数のプロジェクトを順調に進め、チームが生産性を最大限に引き出せるようにすることに大きく影響します。

8. 可視性を維持しながら、仕事を割り当てる

• 問題: 細々とうるさすぎる管理職と、何も仕事をしない管理職のどちらにも陥らない方法は？

• 解決策: 信頼できる唯一の情報源をチームと共有し、必要に応じて状況を確認する。

プロダクトマネージャーであれ、プロジェクトマネージャーであれ、重箱の隅をつつく管理職になりたい人はいませんが、タスクを見失い、チームが何をやっているのか五里霧中では、有能なリーダーになるのはほぼ不可能です。でもご心配なく。こんな方法があります。

信頼できる唯一の情報源をチームと共有することによって、全員の仕事をすべて追跡する手段が手に入ります。チームの仕事すべてが、共有プロジェクトで一括管理されていれば、誰が何をしているか、そのタスクの期日はいつか、進捗はどうかなど、詳しい情報を一目で得られます。これによって、重箱の隅をつつくのではなく、必要に応じて、タスクの状況を確認できます。

9. 毎回プロセスを一から作る代わりに、ワークフローを追跡して保存する

• 問題: 毎回、プロジェクトを開始するたびに、ワークフローを作り直している。

• 解決策: プロジェクトの計画プロセスをテンプレート化してシンプルにする。

想像してみてください。今あなたは、四半期ごとのマーケティングキャンペーンを終えたばかりで、次の四半期の準備をするところです。でも、前にどう仕事をセットアップしたか、思い出せません。前回からずいぶん変更もあり、ただでさえ複数のプロジェクトを管理していることもあって、最初に必要な要素は何だったか確信が持てないあなた。重要なタスクを見落とさずに、同様のキャンペーンを行うにはどうすればよいでしょうか。

プロジェクトを始めるたびに一からワークフローを作り直す代わりに、プロジェクトの立ち上げのテンプレートを作りましょう。そうすれば、何度でもワークフローのテンプレートを使うことができます。新しいプロジェクトの計画が必要な時がきたら、カスタムテンプレートを使って始めれば、手早く、より効率的に計画を練り上げられます。

また、新しいタスクやステップをプロセスに追加したり、新しいワークフローを作ったりした場合は、テンプレートを定期的に更新するようにしてください。テンプレートは生きた文書だと考えましょう。より効果的で効率的なプロセスを手に入れるには、ベストプラクティスや新しいインサイトで更新し続ける必要があります。最後に、テンプレートをチームの信頼できる唯一の情報源に入れておき、全員がそれを使って、簡単にプロジェクトを始められるようにします。

複数のプロジェクトの管理を毎回成功させる

多くの仕事で、チームリーダーは複数のプロジェクトを同時に管理する必要があるのが現実です。これらのヒントが、すべてのプログラムで進行中の仕事を把握し、整理整頓された状態を保ち、期日を守り、目標を毎回成し遂げるために役立つことを願っています。