チームに適したプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ方法

チームがプロジェクトを順調にスタートさせるのに苦労したり、時宜にかなったステータス更新を得られなかったり、期日どおりに仕事を完了できなかったり、または上記のすべてを行うことが困難だった経験はありますか？それはあなただけではありませんので、ご心配なく。プロジェクト管理はどのチームにとっても大変な仕事です。決して容易ではありません。しかし、チームが目標を達成できる力を手に入れられるかどうかは、プロジェクト管理にかかっています。

プロジェクト管理ソフトウェアを検索してみると、たくさんのツールが見つかります。どんなツールでも役に立つことは間違いないでしょう。しかし、時間をかけてチームに適したツールを見つければ、常に目標を達成し、より素晴らしい成果をあげることが可能になります。

プロジェクト管理ソフトウェアを選ぶのが初めての方は、1 つのツールを選ぶということがとても大変なことに感じられるかもしれません。そもそもプロジェクト管理ソフトウェアがなぜ必要なのかを考えておかないと、どんなツールが必要かを知るのはなおさら難しくなります。さらに、何百ものオプションや機能から選ぶとなると、どこから手をつければいいかわからなくなるでしょう。そこで Asana はこのガイドを作成しました。この記事では以下の方法を解説します。

• チームが直面する課題の全体像を明確にし、自分のニーズをまとめる

• プロジェクト管理ソフトウェアがどのような役割を果たすのかを理解し、ニーズに合わないツールを試す時間を省く

• ツールを評価するための基準を設定し、チームにとって最も重要な機能は何かを把握する

プロジェクト管理ツールが必要な理由

どの仕事を完了させる必要があり、誰がその仕事を担当し、期日はいつかを、どのような方法でチームに知らせていますか？これらすべての基礎的な構成要素や詳細を計画、整理することはプロジェクトベースの仕事には不可欠であり、チームの成功への鍵となります。その反面、この作業は未だにチームや会社が直面する最大の課題の 1 つでもあります。

では、あなたのチームがプロジェクト管理ソフトウェアからメリットを得られるかを知るにはどうすればよいでしょうか？以下の 4 つの理由が当てはまれば、チームにはツールが必要だと考えられます。

1. チーム全員がさまざまなシステムを使用して仕事を管理しているため、プロジェクト、タスク、ファイル、コミュニケーションがそれぞれのツールに散在している。

2. チームメンバーは、行うべき仕事、優先事項、そしてそれらを判断する方法がわからず、質問したり答えを探したりする間に、自分の時間を (そしておそらくあなたの時間も) 無駄にしている。

3. 仕事の優先度やステータス更新を伝達する際に、大抵の場合、会議を開くか、メールを送信するか、複雑なスプレッドシートを手動で変更している。

4. 上記のすべてが原因となり、チームメンバーが日常的に期日を見逃している。

プロジェクト管理の基礎: 仕事を整理して責任範囲を明確にする

プロジェクトを成功させるためには、すべてのチームメンバーによるサポートが必要です。しかし、自分は何を期待され、期日はいつで、どんなマイルストーンに到達する必要があり、必要な情報をどこで得ればいいのかをチームメンバーが理解していなければ、サポートすることは困難です。

仕事は 1 か所で整理しましょう

プロジェクト管理ソフトウェアは、チームのすべての仕事を 1 か所に整理するコンテナです。完了させる必要のあるプロジェクトやタスク、担当者、期日、優先度、ファイルなど、チームが成果をあげるために必要なすべての必須情報を個別に保管できる収納スペースだとお考えください。

このようなツールを使用することで、チームメンバーは必要な情報を簡単に見つけることができ、それぞれのチームメンバーの果たすべき責任が明確になります。ツールを検討する際は、以下のことを確認してください。

• プロジェクトとタスクの構造: それぞれのツールはどのようにプロジェクトを細分化しますか？これは仕事を視覚化する方法ではなく、情報の階層構造を意味します。たとえば、そのツールでは大きなタスクを小さなタスク (サブタスク) に細分化できますか？

• タスク情報: それぞれのタスクにはどのような情報が含まれていますか？タスク構造はすべてのプロジェクトで一貫していますか？

責任者を確立し、仕事の責任範囲を明確にしましょう

あなたやチームが担当者を割り当て、仕事どうしのつながりや仕事のタイミングを確認しやすいプロジェクト管理ソリューションを選びましょう。以下の機能が備わったツールを探すことをおすすめします。

• タスク担当者: それぞれのタスクにオーナーを簡単に割り当てられますか？それぞれの仕事に対し誰が責任を持つかが明確ですか？チーム全員が自分の役割をはっきりと理解し、期日を守れるようにするためにはこの機能が不可欠です。

• タスクの依存関係: タスク間の依存関係を表示することで、チームメンバーは仕事を始める前に、他のメンバーがどの仕事を先に完了させる必要があるか、その仕事をどこで見つけることができるかを確認できます。

• 開始日と期日: 期日を明確に設定する必要があるのはもちろんですが、すべてのタスクが同じわけではありません。タスクによっては時間を要するものもあります。期日と併せて開始日を示すことで、いつ仕事が始まり、どのくらいの期間で行われるかが、チームに対してより明確になります。また、開始日はチーム全員が仕事の優先度を判断するのにも役立ちます。

どの仕事を完了させるべきか、誰が担当するのか、開始日と締め切りはいつか、という基本的な情報を整理する優れたシステムがあれば、チーム全員が仕事を順調に進め、期日を守ることがずっと容易になります。そうなれば、チームが取り組む仕事の他の部分も改善していけます。

コラボレーション: チームのコミュニケーションと情報を一元化する

現代のチームは、少ない労力で多くの作業をこなし、これまで以上に迅速に仕事を進め、仕事の品質を改善するために、多大なプレッシャーを感じています。効果的なコラボレーションが必要不可欠になっていますが、協力して働くというのは依然として実に困難なことです。それはなぜでしょうか？

理由の 1 つは、チームが 1 つの共有ワークスペースを持っていないということです。目標、プロジェクト、タスク、ファイルなどを 1 か所で計画、管理、伝達できることは滅多になく、仕事は数々のツールに散在しています。多くの要素が効果的なコラボレーションを妨げています。

チームのコミュニケーションを一元化しましょう

メールなどのアプリを使って仕事を共有すると、メールの受信者にしかコンテキストが伝わらないメールスレッドが生まれます。果てしなく長いメールスレッドをやりとりすることになるので、受信者も必要な情報を見つけることが大変です。チームメンバーは、自分の仕事を理解するために必要な、関係のあるコミュニケーション、フィードバック、その他の情報を探すことに時間を無駄にしています。最後にはその情報が他のメンバーの受信トレイに隠れていることがわかる場合もあります。

フィードバックを与えるにしろ、ステータス更新を共有するにしろ、質問をするにしろ、プロジェクト管理ツールは、すべてのコミュニケーションを 1 か所にまとめ、関連付いているプロジェクトやタスクに直接つなげるものであるべきです。以下の機能が備わったツールを探しましょう。

• 仕事が行われている場所で、コンテキストに基づいたコミュニケーションを取れますか？タスクにコメントをしたり、他のチームメンバーを @メンションしたり、自分が使いたい他のコミュニケーションアプリを連携させたりできるツールを選びましょう。これらの機能は仕事を合理化し、チームのコミュニケーションを 1 か所にまとめるのに役立つので、誰もが必要なときにいつでもコンテキストを得ることができます。

• 非同期でコラボレーションできますか？多くのビジネスが柔軟性の高い勤務形態を提供するようになったため、チームメンバーや関係者がどこにいても仕事の最新情報を得られることが重要です。クラウドベースのツールを使い、重要なプロジェクトやタスクをフォローし、通知を受けられる機能を探しましょう。

• 外出先でも仕事ができますか？モバイルアプリのあるツールを選択すれば、スマートフォンやタブレットから仕事の最新情報を得ることができます。

チームに必要なのは 1 つのワークスペースです

計画、タスク、ファイル、コミュニケーションが一元化されていないと、サイロ化されてしまいます。チームに信頼できる唯一の情報源がないと、コンテンツを検索したり、チーム間やプロジェクト全体で仕事をつなげたり、非同期でコラボレーションしたりできなくなります。チームメンバーは孤立し、お互いの仕事に重複して取り組み、時間を無駄にしてしまいます。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用すれば、チームのすべてのプロジェクトやタスクが 1 か所にまとめるので、仕事の計画、管理、コミュニケーションをシームレスに行えます。ツールを選ぶ際には、以下の質問に答えて、以下のような機能を持つツールを探しましょう。

• プロジェクトやタスクに関連するデジタルファイルをアップロードできますか？検索に時間を無駄にしたり、ファイルが重複したりせずに済むように、デジタルアセットを容易に管理できるツールを選ぶべきです。これは優れたコレボレーションを行うための基本的な要素ですので、検討しているツールが、無制限のストレージスペースを提供するだけでなく、コンピューターからのファイルのアップロードをサポートしているかどうかを確認しましょう。

• すでに使用しているツールと連携できますか？チームが Google ドライブ、Dropbox、Box、OneDrive など毎日使用するその他のツールとシームレスに連携できるようにする必要もあります。これらの連携は共有されたファイルを簡単に管理し、チームの生産性を向上させるために必要不可欠です。

• 仕事を簡単に共有、接続、検索できますか？透明性を高めるためには、チームが公開されているプロジェクトやタスクを確認して、必要な情報を簡単に入手できるようにする必要があります。そうすれば情報とデータのサイロ化はなくなり、チームは目標に向かい足並みを揃えられ、チームメンバーがお互いの仕事に重複して取り組むこともなくなります。

カスタマイズと柔軟性: チームのニーズに合わせてツールを調整する

多くの会社は、仕事を監督するために専門のプロジェクトマネージャーや企業プロジェクト管理チームを採用しています。また、チームのニーズではなく、個人のニーズに合わせて設計された複雑なソフトウェアを使用している場合もよくあります。

中小企業では、チームの誰もが専門のトレーニングを受けずにプロジェクトを管理しなければならない場合があります。実際に、現代の多くのチームメンバーの多くは「思いがけず」プロジェクトマネージャーとなり、以下のような多くの共通の課題に直面しています。

• チームはさまざまな種類のプロジェクトに携わり、それらを管理するために異なるツールが必要だと感じている。

• プロジェクトの変更に合わせて計画を修正すると混乱や問題が発生し、仕事が順調に進まなくなる。

• チームは製品リリースや新入社員のオンボーディングなど、同じような種類のプロジェクトに何度も取り組んでいるが、仕事を迅速にスタートするためのプロセスが標準化されていないため、機械的な同じタスクを繰り返し行い、時間を無駄にしている。

• チームメンバーの働き方が異なり、それぞれが自分の好みに合ったツールを使いたがる。

チームのニーズに合わせてカスタマイズできるツールが必要です

優れたプロジェクト管理ツールを使えば、チームはビジネスの成長に貢献する価値の高い仕事に注力できます。すべてのプロジェクトを管理し、迅速かつ簡単に変化に順応し、定型的な仕事にかける時間を節約できる、柔軟性のあるツールが優れたツールです。以下の機能が備わったツールを選択しましょう。

さまざまなビュー

チームの仕事をどのように視覚化するかは、考慮するべき重要事項です。さまざまなオプションを提供するツールもあれば、表示形式の少ないツールもあります。たとえば、期日が決まっているプロジェクトに注力するチームは、どんな手順で行われるか、他の作業に依存しているタスクはどれか、仕事がいつ始まるかを確認、理解するために、タイムラインまたはカレンダーで仕事を視覚化することをおすすめします。

しかし、進行中の仕事を追跡するためのプロジェクトなら、かんばんボード、リスト、またはその他のビューを選ぶことをおすすめします。

もちろん、仕事を視覚化するために複数のオプションがあれば、チームはそれぞれのプロジェクトに適切で、自分の好みに合ったビューを選ぶことができます。

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使えば、チームやそれぞれのプロジェクトに最適な方法で、あらゆる情報を追跡できます。たとえば、プロジェクト内でそれぞれのタスクの優先度を高、中、低と設定したり、仕事の段階を進行中、承認待ちなどに指定したりできます。カスタムフィールドは、仕事をより上手に管理し、レポートを提供するためのさまざまなオプションを与えてくれます。

カスタマイズ可能なテンプレート

多くのツールが仕事を始めるためのプロジェクトテンプレートのライブラリを提供していますが、自分のニーズに合わせてカスタマイズし、保存できるツールを選びましょう。そうすれば、チームが日常的に取り組むプロジェクトやタスクのプロセスを標準化し、改善できます。

導入: チーム全体が確実にプロジェクト管理ツールを使用するようにする

あなたが選んだプロジェクト管理ツールをチームが迅速かつ簡単に導入できればそれに越したことはありません。しかし残念なことに、新しいソフトウェアを導入することは複雑で困難な場合が多いため、ツールを導入することでチームに何が起こるかを時間をかけて理解することをおすすめします。

無料トライアル

数週間かけてチームと製品を試し、メンバー全員が機能を試すことはできますか？製品をじっくりと調べ、トライアル体験の一環として重要なプロジェクトを開始から完了まで管理してみましょう。トライアルが終了した時点で、その製品を長期的に使いこなすための知識を得られたかどうか、判断しましょう。

教育用ツールとサポート

チーム全員をどれほど迅速にオンボーディングできるかを判断するために、ツールの使い方を習得するのがどれだけ簡単かを評価しましょう。その会社は、チームメイトがオンデマンドで利用できるチュートリアル、デモ、コース、ガイドを提供していますか？カスタマーサクセスチームからサポートを受けられますか？トライアル中にこれらのリソースを利用して、製品を理解するのに役立つか確認しましょう。

導入の容易さ

ツールを設定するまでどれほどの時間が必要ですか？プロジェクトを設定するのにどれほどの時間が必要ですか？ドキュメントやスプレッドシートから仕事をインポートするか、テンプレートを使用してすぐに仕事を始めることはできますか？このような機能があってもチームで採用される保証にはなりませんが、ツールを迅速に使用、テストすることで、簡単に検証できます。

ユーザーフレンドリーな使い心地

インターフェイスはシンプルで直感的ですか？専門のトレーニングを受けたプロジェクトマネージャーだけでなく、すべてのチームメンバーが活用できますか？ユーザーが何をしたいかを先回りして考えたかのような、アクションを取りやすいデザインになっていますか？最も頻繁に行うアクションは何で、それがどれほど簡単に見つけれるか、理解しやすいか、使いやすいかをメモに残しましょう。

テンプレート

そのソフトウェアにはチームが迅速に新規プロジェクトを設定し、日々のタスクを実行するための一般的なワークフローやプロセスのためのテンプレートが含まれていますか？チームの特定のニーズに合わせて、テンプレートをカスタマイズできますか？1 ～ 2 つのテンプレートを使用して、チームが生産性を高め、価値の高い仕事に注力するのに役立つかを判断してください。

スケーリングと料金: チームと共に成長できるツールを探す

では、あまり魅力的ではないトピックについてお話ししましょう。ほとんどのチームには予算があるため、費用を理解することは大切です。また、チームが成長するとともにスケーリングできるツールを選択することも重要です。数年後に、チームの規模が 2 倍になったから、または料金が高くなりすぎたから、といった理由で違うツールが必要になるようなソリューションを選ぶことは避けましょう。

柔軟性のある料金設定

プロジェクト管理ソフトウェアを使い始めたばかりの小規模のチームのニーズは、経験豊富な大規模のチームのものとは異なります。多くのベンダーは、チームの規模や機能の可用性など、共通または類似の要因に基づいてプランを提供するので、費用対効果の最も高いプランを選ぶことができます。しかるべき時に簡単にアップグレードできるプランを選ぶことも大切です。

予測可能な料金プラン

選択したプランの料金がどのように決定されるかをご存じですか？ライセンス (人数) ごとですか？一定料金ですか？月額料金ですか？その他の方法ですか？これを理解すれば、チームが成長したときにどのツールが法外な料金になりそうかを算定するのに役立ちます。

レポート: 進捗や結果をチームメンバーや関係者と共有する

プロジェクト管理で重要なのは、進捗の報告です。必要に応じてプランやリソースを調整できるように、プロジェクトの進捗を把握する必要があります。経営陣は大抵、プロジェクトが予定通りに納品されるかを知りたがります。特定の目標を達成するために、プロジェクトの完了が必須条件になるからです。プロジェクトが完了したら、もちろんあなたや他のチームメンバーも結果が気になるでしょう。

価値のあるレポートを容易に作成し、経営陣やチームメイトと共有するためには、気に掛けているプロジェクト情報を追跡できるツールを選択する必要があります。上述のとおり、それぞれの仕事を追跡し、期日はいつで、誰が担当しているかを追跡できるツールが必要です。さらに、優先度、段階、チャネルなどの情報を追跡し、それらの基準に対する特定のレポートを作成できるツールならより理想的です。

以下の機能が備わったプロジェクト管理ツールを選びましょう。

• ステータス更新: プロジェクトは順調に進んでいますか、それとも不安材料や障害がありますか？定期的にステータス更新を共有すれば、チームメイトはプロジェクトの状況を概要レベルで知ることができます。それぞれのプロジェクトでステータス更新を共有し、簡単に見つけて参照できる専用のスペースのあるツールを選択しましょう。

• リアルタイムの進捗追跡: 仕事を完了するにつれて、あなたの代わりにプロジェクト管理ツールに自動的にこの進捗を追跡してもらいましょう。そうすれば、どのくらい仕事が完了したか、他のタスクを待たせているタスクはあるか、他にどんな仕事が残っているかをいつでも知ることができます。

• 共有可能なレポート: 追跡しているデータに基づきレポートを作成して経営陣やチームメイトと共有し、プロジェクトから有用なインサイトを得ましょう。標準のレポートに加えて、自分が気に掛けているデータからカスタムレポートを作成できるツールを選びましょう。

セキュリティ: チームの仕事を保護する

自ら選んだツールでチームのプロジェクトを管理するからには、仕事が安全に保護されていると確信できる必要があります。会社の必須要件にかかわらず、プロジェクト管理ツールに求めるべき管理者、データ、セキュリティの機能がいくつか存在します。

管理者コントロール

必要に応じて従業員やゲストを追加、管理、削除できる管理者コントロールのあるツールを選択しましょう。強度ガイドラインなどのパスワード要件、二要素認証、SSO、SAML を設定することもおすすめします。また、必要に応じてデータをエクスポートおよび削除できるなど、ツールのデータ管理機能が、自分のニーズと一致しているものを選びましょう。

プライバシー権限

プロジェクトによっては機密性の高い仕事が含まれる場合があります。適切なメンバーだけがそれらを閲覧できるように、プロジェクトや特定の仕事に対して公開または非公開のプライバシー権限を設定できるプロジェクト管理ツールを選択しましょう。

多様なアクセスレベル

コラボレーションツールでプロジェクトを管理すると、実行されている仕事の可視性が向上しますが、仕事へのアクセスが慎重に管理されていないと、思いがけなく編集されてしまう可能性も高まります。

メンバーの役割やプロジェクトへの関与に基づき、編集可能やコメント限定など、異なるアクセスレベルを設定できるツールを選びましょう。たとえば、多くのメンバーはプロジェクトの情報を確認したり、タスクにコメントを残したりする必要があっても、それらを編集する必要はありません。

一般的な製品セキュリティ

プロジェクトやユーザーデータの安心安全を確保するには、一般的なセキュリティ機能がいくつか必要です。データが暗号化されて転送され、定期的なセキュリティテストとネットワークスキャンが行われ、一般的なプライバシーフレームワークに準拠し、会社の IT チームが義務付けているセキュリティ認定を受けたツールを選びましょう。

チームでどのツールを使用しますか？

チームに適したプロジェクト管理ツールを選択するためのプロセスは、かなりの努力を必要とします。気軽にすぐに決断できるものではありません。このガイドがチームの課題を理解し、お客様のニーズを洗い出すのにお役に立てたことを願います。次はツールのリストを絞り込んで、Asana のようなツールをチームとお試しください。

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