効果的でない現代の仕事のやり方

職場で仕事を処理するのは簡単なことではありません。チーム内でも実感できることではないでしょうか。数多くのツールを使い、常につながっている必要があるという中で、従業員は疲れ果て、バーンアウトし、付加価値を生み出さないアクティビティに時間を浪費しています。毎日目一杯に仕事をしていても、チームは十分な成果を上げられなかったと感じることが多々あります。

仕事の処理を支援するはずのメール、スプレッドシート、メッセージアプリなどのツールは、実際には仕事をもっと複雑にしてしまい、処理するのを一層困難にしてしまいます。コラボレーションをするときはなおさらです。なぜなら、これらのツールは「仕事のための仕事」をたくさん生み出してしまうからです。

仕事のための仕事: 世界的な問題

Asana が 1 万人を超える世界中のナレッジワーカーに対して行ったアンケート調査「仕事の解剖学」インデックスによると、一般的なナレッジワーカーがコーディング、デザイン作業、マーケティングキャンペーンの作成など、技術を要する仕事に費やす時間は勤務時間のわずか 4 分の 1 であり、戦略計画に費やす時間は 13% であることがわかっています。残りの 60 % の時間は、タスクについて話し合う、文書を探しあてる、変化する優先順位を管理するといった作業に費やしています。

これは一日の大半が仕事のための仕事に消費されていることを意味します。日中に行うアクティビティのうち、有意義で技術を要する仕事を行う時間を奪い取るものが、すべて仕事のための仕事です。

多くの人々は、仕事のための仕事を、「どの仕事にも忙しいだけの作業はつきものだから」と当然のものと思っていますが、これが大量に発生するのは、チーム内の調整が不十分で、明確なプロセスが導入されていない場合に限ります。

仕事のための仕事によって、どのように時間とエネルギーが浪費されるか

仕事のための仕事の存在は、仕事の効率の悪さを浮き彫りにします。使用するコミュニケーションチャネル、ツール、およびプロセスがあまりにも多いと、会社や 1 つのチーム内でさえ情報が散らばり、プロジェクトがサイロ化されやすくなります。こうなると、チームの作業は遅れ、結果を生み出す大切な仕事に着手するのが困難になってしまいます。

延々と続く通知や作業の重複など、集中力が削がれる環境では、期日を守るために従業員が残業をしたり長時間働くことを余儀なくされてしまいます。「仕事の解剖学」によると、従業員の 3 分の 1 近くが日頃から事務所で残業をしたり、帰宅後に自宅から仕事をしたりする主な理由は、絶え間なく受信するメールや通知の対応であることが実際にわかっています。以下は従業員が残業をする理由のトップ 3 です。

• 絶え間ないメールの対応 (41%)

• 予定外のミーティング (36%)

• 承認を得るための連絡 (34%)

残業時間やストレスは積み重なり、仕事の遅れにつながります。ナレッジワーカーの大半 (88%) は、抱え込んでいるタスクの量が多すぎて時間的制限のあるプロジェクトや大きなイニシアチブが予定から遅れたり、見落とされたりすることがあると認めています。

仕事のための仕事が完全に無くなることはないでしょう。しかし、1 日の 4 分の 3 もの時間を合理化・簡易化できる仕事に費やすことは不要であり、これはチームの生産性を低下させてしまいます。

何がこの現状を引き起こしたのか？

簡単に答えると「ツールの使い方が間違っている」からです。元々、メールはコミュニケーションに、スプレッドシートは定量分析に、メッセージングアプリはすばやく情報交換をするために使うツールですが、プロジェクトやワークフローの管理に多用されています。結果として、情報が散らばり、コミュニケーションのサイロ化が生じ、情報をまとめるのに時間を浪費してしまいます。

「仕事の解剖学」インデックスで、チームの 83% が適切なプロセスがあれば効率は上がると話していることからも、適切なプロセスが存在していないことがわかります。

ワークマネジメントで仕事のための仕事をコントロールする

それでは解決策はあるのでしょうか？毎日行っている「仕事のための仕事」を減らすことは本当にできるのでしょうか？

仕事のための仕事を減らす秘訣は、解決すべき問題はコミュニケーションやコラボレーションに関する問題ではない、ということに気が付くということです。コミュニケーションツールやコラボレーションツールは特効薬にはなりません。実際に苦労しているのはコーディネートの問題であるため、それを解決するためにワークマネジメントを取り入れる必要があります。

ワークマネジメントとは、チームや組織内で時間制限のあるプロジェクトから継続的なプロセスにいたる仕事を調整し、透明性とコラボレーションの効率を上げることです。チームが日々のタスクから戦略的なプロジェクトにいたるすべての仕事を 1 か所で計画し、管理し、実行し、さらに仕事に関するコミュニケーションをとれるツールがあれば、ワークマネジメントを実践できます。ワークマネジメントツールを使用すれば、チームと組織全体までもが事業の全側面において共通認識を持つことができます。

コラボレーションと効率の悪さに関する問題は、チームがワークマネジメントを導入すれば減少していきます。それはなぜかと言うと、ワークマネジメントを活用することで、各チームメンバーは仕事のための仕事の対応に追われることなく、ビジネスを前進させる仕事に集中できるようになるからです。たとえば、メールは仕事の管理に使うのではなく、本来のコミュニケーションツールとして使用できるようになります。

しかし、何から始めればよいのでしょうか？ワークマネジメントソフトウェアの詳細と、それをすべてのチームや組織に導入し、スケーリングすることで、仕事のための仕事を減らし、より効率的なコラボレーションを始める方法をご覧ください。