Discovery Digital Studios produceert elke maand duizenden video's met Asana

Discovery Inc. is de mediareus achter grote namen op het gebied van entertainmentnetwerken zoals TLC, Animal Planet en Food Network. In de kern is het een tv-bedrijf, maar het heeft een enorme digitale voetafdruk. Hun Digital Studios-contentteams maken elke maand duizenden video's voor sociale mediaplatforms en consumentenapps. Je kunt niet alleen een chef-kok een soufflé op tv zien bakken, maar je kunt hun live les op je iPad streamen via de Food Network Kitchen-app en vragen stellen terwijl je kookt.

Mike Singer, directeur Content Operations, helpt teams bij deze netwerken bij het bedenken, produceren en distribueren van deze video's - vaak met maximaal zes versies, elk perfect geformatteerd voor hun website, Facebook, Instagram, YouTube en andere platforms.

Voordat Mike en Discovery Digital Studios Asana in 2014 begonnen in te zetten, probeerden ze de productie van inhoud bij te houden met behulp van spreadsheets en e-mailconversaties. Er was geen standaard contentproductieproces en de organisatie was verre van optimaal:

• Video's werden niet altijd op tijd gemaakt, formats werden vergeten en sommige werden niet gebruikt omdat ze intern niet met de juiste mensen gedeeld werden.

• Kwartaalrapportage was moeilijk omdat niemand kon zien welke inhoud werd gemaakt en waar het naartoe ging.

• Informatie stroomde niet tussen redactie, videoproductie, contentmarketing, PR en andere belanghebbenden, en werd vaak begraven in e-mail.

Het ontbreken van een vastomlijnd proces vertraagde niet alleen het team, het leidde ook af en toe tot extra kosten. Ze moesten twee keer per jaar maximaal zes aannemers inhuren om de achterstand in formaten op te ruimen.

Mike begon op zoek te gaan naar een nieuwe tool om de productie van inhoud te beheren - snel vooruit naar vandaag, en Discovery Digital Studios heeft meer dan 400 belanghebbenden die samenwerken in Asana.

De juiste tool selecteren om de video's te laten stromen

Mike had een gedeeld platform nodig dat een overzicht kon geven van alle inhoud die in een keer in ontwikkeling was, terwijl het ook de last-minute details van het productieproces voor elke video kon vastleggen, samen met de status ervan. Hij was ook op zoek naar geautomatiseerde meldingen om te helpen bij de vele overdrachten tussen teamgenoten en teams - met spreadsheets was het moeilijk te weten wanneer een taak voltooid was en de volgende klaar was om te beginnen.

Met de aanpasbare workflows van Asana zouden ze complexe inhoudsprocessen kunnen definiëren, belanghebbenden een eenvoudig beeld kunnen geven van de output van het hele team, en individuele medewerkers en externe teams met elkaar in contact brengen en op de hoogte houden.

Asana met één team tegelijk adopteren

Mike introduceerde Asana voor het eerst bij het inhoudsteam van het Food Network en moedigde individuen aan om het platform te gebruiken om hun persoonlijke takenlijsten te organiseren. Naarmate mensen er dagelijks meer vertrouwd mee raakten, begonnen ze samenwerkende teamprojecten in Asana bij te houden.

Mike ontwikkelde een herhaalbare formule om teams te helpen Asana te adopteren en bracht het vervolgens naar de andere teams van Discovery Digital Studios, om hen te helpen hun workflows te beoordelen en overeenkomstige projecten uit te bouwen. Tegenwoordig heeft het contentteam van elk merk Asana-sjablonen voor hun unieke workflows, met iteraties voor elk inhoudstype en kanaal.

Hoe het bladerdeeg wordt gemaakt

Contentteams beheren nu alle videoproductie in Asana, zelfs tijdens het COVID-19 thuisblijf-beleid. Ze zijn in staat geweest om video's vanuit de huizen van mensen te maken, georganiseerd te blijven en hetzelfde productieniveau te behouden als voorheen. Discovery Digital Studios staat hier niet alleen in; volgens de Anatomie van werk: enquête van teams op afstand voelde 55% van de kenniswerkers die werkbeheersoftware gebruikten zich nog productiever tijdens het werken op afstand in vergelijking met voorheen.

Elk videoformaat wordt vertegenwoordigd door een Asana-project. Ze gebruiken sjablonen om gemakkelijk een project te starten en om ervoor te zorgen dat er geen taken worden vergeten. Aangepaste velden geven de projectstatus aan, terwijl bijlagen en reacties discussies en gerelateerde documenten rechtstreeks in de taak zelf houden, zodat het sneller is om informatie te vinden en dingen gedaan te krijgen.

Ze voegen taken toe aan meerdere projecten, zodat iedereen op dezelfde golflengte kan blijven en alle initiatieven kan zien waaraan een taak bijdraagt. Een 'video publiceren' -taak kan bijvoorbeeld leven in het productieproces voor een specifieke video, maar het kan ook leven in het Instagram-inhoudagenda-project. Wanneer de taak wordt bijgewerkt, becommentarieerd of voltooid, dan worden deze wijzigingen weerspiegeld in elk project waaraan de taak is gekoppeld, waardoor de inhoudsagenda up-to-date blijft.

De inhoudsteams van Discovery gebruiken ook portfolio's om een overzicht in vogelperspectief te krijgen van een specifieke groep actieve producties. Ze kunnen bijvoorbeeld een nieuwe portfolio maken om een groep kooklessen voor de Food Network Kitchen-app bij te houden en toezicht houden op de status en live-datums van campagnes met verbonden inhoud.

De teams gebruiken ook integraties om Asana met de rest van hun tools te verbinden. Met de Asana voor Outlook-integratie kunnen ze e-mailactie-items direct vanuit hun inbox in een Asana-taak veranderen. Ze kunnen ook elke e-mail als reactie aan een taak toevoegen, zodat de inbox minder rommelig wordt en belangrijke informatie bewaard blijft. Met de Asana voor Slack-integratie kunnen ze projectupdates zien, reacties toevoegen en nieuwe taken maken zonder het Slack-platform te verlaten. En dankzij de  Zapier-integratie heeft het team tijd bespaard door meer van hun processen te automatiseren.

Verschillende teams in Discovery Digital Studios werken nu beter samen omdat ze afhankelijkheden kunnen zien. Er is bijvoorbeeld een receptenteam dat gerechten ontwikkelt en test voordat het filmen begint. Voorheen moest het videoproductieteam het receptenteam lastigvallen voor statusupdates om shoots te plannen. Het receptenteam houdt nu gewoon de status en belangrijke mijlpalen bij in Asana, en het inhoudsteam kan precies zien waar de dingen staan zonder erom te vragen.

Dankzij deze zichtbaarheid kan het team nauwkeurig voorspellen hoe lang het werk zal duren. Het helpt hen ook vertragingen in een project op te merken, de knelpunten te diagnosticeren en weer op schema te komen. Het hele team werkt efficiënter omdat alles gecentraliseerd, gestroomlijnd en zichtbaar is.

Rapporteren is ook gemakkelijker. Laten we zeggen dat een team zich voorbereidt om te reageren op een RFP van een merk dat een video met een "zomers" gevoel wil. Het inhoudsteam kan Asana gemakkelijk doorzoeken naar alle video 's die zijn getagd met "zomer" en voorbeelden uit het verleden ophalen. Georganiseerd zijn helpt hen meer werk te winnen.

Hetzelfde team, meer video's

Georganiseerd zijn helpt hen ook geld te besparen, omdat ze geen aannemers meer hoeven in te huren om die grote opruimwerkzaamheden uit te voeren. Inhoud wordt opgeschoond in Asana terwijl deze wordt gemaakt. Discovery Digital Studios kan dat budget en die energie omleiden naar het creëren van waarde via hun direct-to-consumer-apps, nieuwe lifestyle-inhoud en, hopelijk, meer video's over soufflés.