Spotify-teams helpen programma's vooruit met Asana

Spotify werd gelanceerd in 2008 en is vandaag de belangrijkste bron van inkomsten voor de muziekindustrie, met een luisteraarsbestand van 456 miljoen gebruikers die royalty's betalen aan miljoenen artiesten. Het bedrijf is gericht op het laten groeien van zijn omzet via zijn kernstromen van advertentiesamenwerkingen en Spotify premium-abonnementen. Maar het investeert ook in nieuwere initiatieven, zoals een best-in-class podcastplatform, audioboeken en originele inhoud.

Veel van de werknemers van Spotify gebruiken Asana om hun werk te beheren en groeidoelstellingen te halen. Hiertoe behoren de inkomstenteams die advertentiecampagnes voor klanten produceren en nieuwe bedrijfslijnen ontwikkelen, en hun IT-teams die ervoor zorgen dat werknemers over de technologie beschikken die ze nodig hebben om hun werk te doen, ongeacht waar ze zich bevinden. Asana stelt hen in staat om samen te werken met agentschappen, handmatige processen te automatiseren en leiderschap inzicht te geven in hoe de voortgang zich verhoudt tot de doelen. Asana wordt centraal beheerd en gebruikt geautomatiseerde instellingen om hun wereldwijde, remote-first personeel te ondersteunen en tegelijkertijd de audiostreamingindustrie blijven revolutioneren.

Geautomatiseerd Asana-beheer 

Een hotel in Milaan, een bureau in Londen, een rustige plek in Tokio: het Work from Anywhere-programma van Spotify moedigt werknemers aan om hun laptops aan het werk te zetten waar dat voor hen het beste uitkomt. Naarmate het bedrijf wereldwijd groeit, hebben teams samenwerkingstools nodig om verbonden te blijven, en werknemers van Spotify gebruiken Asana dan ook al sinds 2013.

Tijdens een initiële installatieperiode werkte Chris Sanchez, een Senior Application Engineer bij Spotify, nauw samen met het accountteam van Asana om de besturingen voor de beheerders, de beveiliging en de automatisering haarfijn af te stemmen. Het verstrekken en intrekken van toestemmingen voor gebruikers is nu geautomatiseerd via hun platform voor identiteits- en toegangsbeheer. "Asana is perfect wanneer het erom gaat mensen automatisch te laten onboarden en offboarden en zelf projecten te laten maken," zegt hij. 

Het speciale team van Asana dat verantwoordelijk is voor de Spotify-account staat klaar om geavanceerde training te bieden en teams te helpen hun workflows naar het platform te verplaatsen. Als werknemers een vraag hebben kunnen ze rechtstreeks een taak toewijzen aan het Asana-accountteam of de vraag in een speciaal Slack Connect-kanaal stellen. Er zijn trainingen beschikbaar die je voor jezelf kunt volgen in een Asana-project waar het accountteam regelmatig updates plaatst en video's van nieuwe functies deelt wanneer deze worden gelanceerd.

Opschalen met Asana

Inkomstenteams bij Spotify gebruiken Asana om als een wereldwijd verbonden organisatie activiteiten te schalen, handmatige workflows te automatiseren en nieuwe initiatieven te testen.

Creative Operations- en Scaled Marketing Services-teams: hogere advertentie-inkomsten

Het Creative Operations-team binnen Scaled Marketing Services nam de volledige omvang van het campagneproductiewerk na de verkoop over en stapte van ongelijksoortige e-mailworkflows over op een gecentraliseerde Asana-workflow om het groeiende volume van klantcampagnes te ondersteunen. 

Wanneer accountmanagers een aanvraag indienen voor een campagne die ze via een Asana-formulier hebben verkocht, maakt deze indiening een Asana-taak aan die het Creative Operations-team kan sorteren. Vervolgens gebruiken ze een projectsjabloon met uitvoeringsstappen en wijzen het toe aan een interne projectmanager of een extern bureau. Asana-regels automatiseren stappen naarmate de ontwikkeling van de campagne vordert.

Asana-dashboards bieden realtime rapportage over de campagnestatus en bieden een holistisch overzicht van waar elk bureau aan werkt, de levering van SLA's en hoeveel assets er zijn geproduceerd. Managers kunnen zien wanneer een campagne te laat is en welke bureaus en teamgenoten de bandbreedte hebben om te helpen.

Blair Wilson, Senior Manager bij Spotify zegt: "Interconnectiviteit is een hoogtepunt van Asana. Al onze systemen bevinden zich op één plaats, van facturering tot productie van derden tot campagnesjablonen, en communiceren met elkaar voor rapportage op maat."

Het Creative Operations-team voert nu wereldwijde advertentieproductie op schaal uit. Dit wordt ondersteund door een bewezen toename van 50% van het totale aantal campagnes dat het team kan beheren en een toename van 100% van het aantal campagnes dat elke projectmanager per maand kan verwerken. Dit stelde ze in staat meer advertentiecampagnes voor klanten te produceren die de omzetgroei voor Spotify stimuleren.

Revenue Engineering-team: Ondersteunen van inkomstenstromen en bouwen van nieuwe

Het Revenue Engineering-team van Spotify ontvangt een groot aantal functieverzoeken van belanghebbenden. Vroeger beheerden ze deze in verschillende kanalen, zoals spreadsheets, chat, e-mail, enz. Ze zijn echter overgeschakeld op Asana voor een gecentraliseerde intake, waarbij ze een proces ontwierpen om verzoeken door de productontwikkelingscyclus te leiden en over hun status te rapporteren. 

Belanghebbenden vullen een Asana-formulier in om een nieuwe functie of verbetering aan te vragen. Hiermee wordt een Asana-taak gemaakt, die automatisch wordt toegewezen aan de juiste productmanager, om op basis van het type dat in het formulier is opgegeven te worden gesorteerd. 

Wanneer de productmanager zich aan het werk committeert, wordt de taak ook toegevoegd aan een Asana-mastertrackerproject dat alle gevraagde functies op één plek toont - een bron van waarheid waar zowel belanghebbenden als Revenue Engineering kunnen zien hoe het werk ervoor staat. Aangepaste velden in de taak geven de status van de functie in de productcyclus aan en bieden meer technische details over de voortgang van de ontwikkeling die wordt bijgehouden met behulp van de Asana-JIRA-integratie. De belanghebbende die de aanvraag heeft ingediend wordt als medewerker aan de taak toegevoegd en ontvangt geautomatiseerde meldingen als waarden van aangepaste velden, die de voortgang van de functie weergeven, veranderen. 

De nieuwe zichtbaarheid heeft de behoefte aan talloze statusvergaderingen in grote groepen weggenomen en het proces van het ophalen van gegevens voor statusrapporten vereenvoudigd dat voorheen bestond uit het compileren van asynchroon verzonden updates. 

Network Infrastructure & Operations-team: Werknemers in staat stellen om overal te werken

Het Network Infrastructure and Operations-team van Spotify is in 2018 begonnen Asana te gebruiken voor het beheren van technologie-implementaties voor nieuwe kantoren over de hele wereld. Vroeger coördineerden ze met lokale teams en externe leveranciers in een mix van spreadsheets, e-mail, chat en andere tools. 

Toen het team Asana ontdekte, maakten ze een sjabloon dat interne, externe en netwerkvereisten vastlegde voor technische implementaties voor elke fase van het project. De mogelijkheid om externe aannemers eenvoudig in een project te integreren en ze taken toe te wijzen, verbeterde de verantwoordelijkheid en transparantie voor het team dat wereldwijd meerdere kantoorgebouwen beheert. Hierdoor slaagden ze er een stuk beter in nieuwe kantoren op tijd uit te bouwen en samen te werken in verschillende tijdzones zonder dat ze uren hoefden te vergaderen om op één lijn te blijven.  

In de loop der jaren heeft het team meer van het werk naar Asana verplaatst en voert het nu verschillende werkstromen uit op het platform, van het beheren van de IT-roadmap tot softwaremigraties tot het dagelijkse werk. En Harry kan alle projecten van het hele team in hun portfolio overzien, zodat hij weet waar hij zijn tijd op moet richten en gemakkelijk aan de leiding over de voortgang kan rapporteren.

Wat nu? Druk op afspelen

Teams van Spotify blijven hun werk beheren en hun processen in Asana stroomlijnen om de inspanningen van het bedrijf te ondersteunen en luisteraars de beste audio-ervaring te bieden.