Doelstellingen en belangrijkste resultaten-sjabloon (OKR)

Duidelijke doelen zijn als een kompas - ze geven je team richting en helpen hen te beslissen hoe ze werk moeten prioriteren en aanpakken. Maar slechts 26% van de kenniswerkers begrijpt duidelijk hoe hun werk bijdraagt tot de bedrijfsdoelen, en dat is een probleem. Te veel teams stellen doelstellingen in een tool dat ze niet regelmatig controleren, zodat ze uiteindelijk stof liggen te verzamelen. Je hebt een raamwerk voor het stellen van doelen nodig dat op dezelfde plaats leeft als waar het werk gebeurt - dus in plaats van doelen te stellen en te vergeten, kun je er elke dag actief naar toe werken. 

Daar komt een doelstellingen en belangrijkste resultaten-sjabloon (OKR) om de hoek kijken. 

Wat is een OKR-sjabloon? 

Een OKR-sjabloon is een herbruikbare handleiding die je helpt doelen en belangrijkste resultaten voor je team te bepalen. Met deze methode voor het stellen van doelen kan je team meetbare doelen stellen en bijhouden, volgens deze eenvoudige formule:  

• Ik zal [doelstelling] zoals gemeten met [belangrijkste resultaat]

In plaats van elk kwartaal vanaf nul te beginnen, kopieer je gewoon het sjabloon en vul je voor elke doelstelling en elk belangrijkste resultaat vooraf bepaalde velden in. 

Het volgen van een OKR-sjabloon helpt je om het proces van doelen stellen te standaardiseren. Het fungeert als een routekaart elke keer dat je doelen stelt, en spoort je aan telkens dezelfde stappen te volgen en dezelfde informatie te documenteren. En als iedereen in je team een identiek sjabloon gebruikt, verzeker je je ervan dat elk teamlid de juiste stappen volgt om kwaliteitsdoelen te maken.

De voordelen van een digitaal OKR-sjabloon

Als het om doelen gaat, is uitvoering alles. Het werkt niet om je doelen simpelweg te stellen en te vergeten. Je moet regelmatig je voortgang bijhouden en ze zichtbaar maken voor je hele team. En in tegenstelling tot statische documenten en Excel sheets, maakt een digitaal OKR-sjabloon het delen en bijhouden van doelen gemakkelijk. 

Als je je OKR-sjabloon in een projectbeheertool maakt, leven je doelen waar het werk gebeurt. Ze gaan niet verloren in een tool dat je niet regelmatig controleert - in plaats daarvan kan je hele team ze dagelijks zien en raadplegen. Je doelen zijn direct verbonden met je werk, en iedereen kan de voortgang naar belangrijke resultaten in realtime volgen. Bovendien kun je, als je eenmaal een digitaal OKR-sjabloon gemaakt hebt, het gemakkelijk hergebruiken telkens je team nieuwe doelen voor het kwartaal, half jaar of jaar moet stellen. 

Als je een digitaal OKR-sjabloon maakt, kun je: 

• Het proces van doelen stellen standaardiseren voor je hele team of bedrijf.

• Zorgen dat teamdoelen niet verloren gaan door ze te maken waar het werk gebeurt.

• Belangrijke informatie aangeven die elk teamlid moet vermelden (zoals eigenaar, tijdlijn, en status). 

• Je doelen delen met belangrijke belanghebbenden. 

• Laten zien hoe je in realtime vorderingen maakt met initiatieven. 

• Doelen gemakkelijk bijwerken als tijdlijnen of prioriteiten veranderen. 

• Relevante documenten toevoegen zoals Google Sheets, Google Docs, afbeeldingen, of video's.

• Snel elk kwartaal, half jaar of jaar nieuwe doelen maken. 

Een digitaal OKR-sjabloon maken

Zoals de Engelse naam al zegt, zijn er twee belangrijke onderdelen van OKR's: doelstellingen en belangrijkste resultaten. Je hebt ruimte nodig voor beide in je sjabloon - de hogere doelen die je nastreeft, en de meetbare sleutelresultaten die je gebruikt om de vooruitgang te volgen. En omdat elke doelstelling meer dan één KR kan hebben, kun je belangrijkste resultaten het beste in je sjabloon opnemen en ze direct onder de doelstelling organiseren die ze ondersteunen. Je kunt dit doen door voor elk overkoepelend doel secties te maken, en dan elke sectie in te vullen met afzonderlijke KR-mijlpalen.

Vervolgens heb je een manier nodig om snel de status van elke KR te zien en de voortgang die je gemaakt hebt om ze te bereiken. De beste manier om dit te doen is door twee eigen labels toe te voegen - een om de status bij te houden (zoals op schema, in gevaar, of bereikt) en een andere om het percentage voltooiing bij te houden. Voeg tenslotte nog een eigen label toe om aan te geven binnen welke termijn je elk belangrijk resultaat wilt bereiken.

Om je team wat extra houvast te geven, kun je elk sjabloon-KR-taak openen en de taakbeschrijving invullen met instructies. Op die manier volgt iedereen in je team dezelfde structuur bij het kiezen en beschrijven van hun belangrijkste resultaten. 

Geïntegreerde functies

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams van verschillende afdelingen moeten effectief samen kunnen werken. Als echter elke afdeling zijn eigen opslagsysteem heeft, loopt het werk vast en raakt het versnipperd. Asana maakt het makkelijk om taken voor meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en verhoogt de zichtbaarheid tussen teams. Het helpt je team ook om taken in hun context te zien en te zien wie aan wat werkt, en draagt ertoe bij dat je team en de taken met elkaar verbonden blijven.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, je moet ook weten wanneer je eraan moet beginnen te werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren om de doelstellingen van je team op elkaar af te stemmen en te voorkomen dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

Aanbevolen apps

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Veelgestelde vragen