Dow Jones oszczędza 10% każdego dnia roboczego dzięki Asanie

Dow Jones od ponad stu lat jest ostoją świata finansów. Ta założona w 1882 roku firma wydaje wiodące branżowe publikacje, takie jak „The Wall Street Journal”, i dostarcza przedsiębiorstwom rozwiązania w zakresie danych i pozyskiwania informacji poprzez swój dział B2B.

Zespół marketingowy działu B2B generuje popyt na podstawowe produkty i usługi firmy: Factiva, Dow Jones Newswires i Risk & Compliance. Dyrektor ds. marketingu Rossa Shanks dołączył do organizacji w 2016 roku i zwiększył zespół marketingowy do 20 osób pracujących z biur w Nowym Jorku, Singapurze i Londynie.

Wraz z nim do Dow Jones dołączyła Asana, aby ułatwić planowanie kampanii i współpracę między trzema zespołami ds. wizerunku oraz zespołami generującymi zapotrzebowanie, zespołami ds. treści i zespołami kreatywnymi. Gdy więc zaczęła się pandemia COVID-19, która wymusiła w pełni zdalną siłę roboczą, Asana była już częścią ich stosu technologicznego, podobnie jak Slack i Dysk Google. Dzięki temu przejście na pracę zdalną nie przysporzyło większych trudności.

Podobnie jak zespół marketingowy Dow Jones, według ankiety „Anatomia pracy: zdalne zespoły” prawie dwie trzecie (62%) pracowników wiedzy na całym świecie zwiększyło wykorzystanie narzędzi do współpracy z powodu pandemii COVID-19, co umożliwiło im utrzymanie kontaktu ze współpracownikami podczas pracy z domu.

Klej, który spaja zespół

Rossa, który używał Asany również na poprzednich stanowiskach, uważa, że zespoły mogą sporo zyskać dzięki korzystaniu z narzędzi, które zarządzają przekazywaniem zadań i zapewniają widoczność. Kiedy Rossa dołączył do zespołu marketingowego Dow Jones, wiedział, że składający się z zaledwie czterech osób zespół będzie rosnąć wraz z organizacją.

Innym wymogiem poza skalowalnością była elastyczność. Trzy zespoły ds. wizerunku mają różne style pracy, ale Asana wspiera je wszystkie, a przy tym usprawnia procesy zespołów tworzących treści, kreatywnych i generujących zapotrzebowanie.

Asana albo nic

Wprowadzając Asanę do zespołu, Rossa przyjął podejście „wszystko albo nic”: jeśli zadanie nie figurowało w Asanie, to nie istniało.

Od tego momentu wdrażaniem Asany zajęła się Julia Lancaster, strateg ds. treści w zespole. Jej misją było przeniesienie do Asany wszystkich przepływów pracy, zadań i szczegółów technicznych. Razem z zespołami Julia opracowała procesy korzystania z Asany, w tym zasady oznaczania i nazewnictwa oraz wewnętrzny regulamin przypisywania zadań.

Obecnie nowi członkowie zespołu rozpoczynają pracę z Asaną już od pierwszego dnia. Wdrażają się, śledząc postęp projektu w Asanie, zawierającego szablony dla każdego kolejnego kroku, który muszą wykonać – tak jak w przypadku każdego innego sformalizowanego procesu. Następnie przechodzą wstępną sesję szkoleniową na temat Asany i stale korzystają z Przewodnika Asany.

Proces tworzenia

Asana jest ośrodkiem wszystkich działań marketingowych, od planowania kampanii po treści i pracę twórczą. Portfolio pozwalają zespołowi na organizację pracy według trzech głównych działów produktowych, a jednocześnie na wyświetlanie wszystkich postępów kampanii w jednym miejscu.

Zespół kierowniczy monitoruje obciążenie członków zespołu. Przykładowo, dyrektor kreatywny może zmienić przypisanie zadania, jeśli jeden z trzech projektantów ma wyjątkowo dużo pracy. Eliminuje to również potrzebę wzajemnego mikrozarządzania i śledzenia postępu zadań przez samych członków zespołu.

Zespół Dow Jones przeprowadza około dziesięciu zakrojonych na szeroką skalę kampanii marketingowych rocznie, a przy rozpoczynaniu każdej z nich korzysta z szablonu. Członkowie zespołu wykorzystują funkcję dodawania zadań do wielu projektów w Asanie, aby podzielić zadania między zespoły generujące zapotrzebowanie, zespoły tworzące treści i zespoły kreatywne, co upraszcza ich strumienie pracy. Na przykład podczas tworzenia zasobu społecznościowego projektant widzi tylko przypisane mu zadania kreatywne, chyba że kliknie na szerszy widok projektu, aby zrozumieć całość pracy wykonywanej przez różne zespoły. Tak więc, chociaż projekt w Asanie łączy pracę zespołów na rzecz jednej kampanii, umożliwia również rozdzielenie przepływów pracy. To, co widzą projektanci w Asanie, całkowicie różni się od tego, co na co dzień widzi marketingowiec generujący zapotrzebowanie. Projekty są również oznaczone kolorami, wskazującymi, dla której marki lub produktu przeznaczone jest dane zadanie.

Szablony pomagają także w tworzeniu solidnych treści i produkcji kreatywnej. Ponieważ zespół pracuje nad wieloma zasobami jednocześnie, można łatwo zapomnieć o małych, ale istotnych szczegółach technicznych, takich jak dodanie kodu śledzenia do treści. Julia, która korzysta z tych kodów do tworzenia strategii dotyczących treści, może dodać ten etap procesu w Asanie, aby zawsze działał jako przypomnienie i aby móc monitorować, kiedy zostanie ukończony.

Dzięki możliwości przechwytywania informacji na temat statusu projektu, ukończonych zadań i przyszłych planów oraz zmniejszeniu potrzeby wyszukiwania informacji, Rossa szacuje, że Asana pozwala członkom zespołu zaoszczędzić do 10% każdego dnia roboczego. Według raportu „ Indeks anatomii pracy” praca administracyjna („czynności okołozadaniowe”) może kosztować dwukrotnie więcej czasu, niż nam się wydaje, pochłaniając aż do 60% naszych dni roboczych.

Od czasu przejścia na pracę zdalną, zespół Rossy cały czas pozostaje w kontakcie i z łatwością przekazuje niedokończone zadania współpracownikom w różnych strefach czasowych. Asana zapewnia wsparcie dla zorganizowanego, autonomicznego zespołu, który wie, nad czym musi pracować, dzięki czemu podczas zdalnych spotkań można skupić się na kontaktach międzyludzkich i rozmowach o pracy na poziomie strategicznym.

Przyszłość działu B2B w Dow Jones

Dzięki temu, że podczas pandemii COVID-19 udało się utrzymać zasadnicze zadania pod kontrolą, zespół marketingowy działu B2B może skupić się na dopracowywaniu i zwiększaniu zakresu swoich działań, w tym na współpracy z działem sprzedaży w celu zapewnienia bezproblemowych wrażeń dla klientów, tworzeniu zaawansowanych kampanii marketingowych dla poszczególnych kont oraz zwiększaniu obecności w Internecie jako wpływowej marki informacyjnej.

Zespół marketingowy zdążył już przyzwyczaić się do swojego statusu trendsetterów. Tymczasem inne zespoły w Dow Jones zaczynają interesować się ich wykorzystaniem Asany i idą w ich ślady.