Jak efektywnie zarządzać obciążeniem zespołu

Delegowanie zadań zespołowi przysparza Ci trudności? Jeśli tak, to wiedz, że nie tylko Tobie. Na liderach ciąży ogromna odpowiedzialność za utrzymywanie koncentracji, produktywności i zaangażowania w zespole. Ponadto muszą oni upewnić się, że zadania są równomiernie rozłożone pomiędzy członkami zespołu. Ekspert z zakresu produktywności i organizacji, Julie Morgenstern, dobrze ujęła to w słowach: „Jeśli nadmiernie obciążasz zadaniami swoich najlepszych pracowników, stracisz ich, ponieważ będą oni mieli dość tego, że muszą pracować więcej”. Równoważenie obciążenia zespołu to niełatwe zadanie, ale podpowiemy Ci, jak efektywnie nim zarządzać.

Czym jest zarządzanie obciążeniem?

Zarządzanie obciążeniem to proces polegający na wydajnej dystrybucji i zarządzaniu zadaniami w zespole. Realizowane skutecznie, pozwala zmaksymalizować wydajność pracowników i wyeliminować chaos, aby zespół mógł odczuwać satysfakcję, a nie przytłoczenie. Zarządzanie obciążeniem wpływa również na komfort pracowników, umożliwiając osiągnięcie lepszej jakości pracy i szybszego tempa jej wykonywania.

Dlaczego zarządzanie obciążeniem jest istotne?

Ostatnie badania wskazują, że 80% pracowników umysłowych na świecie czuje się przepracowanych i odczuwa wypalenie zawodowe. Co więcej, czterech na pięciu (82%) pracowników twierdzi, że odczuwa mniejsze zaangażowanie w pracy, gdy towarzyszy jej stres. Zarządzanie obciążeniem pozwala efektywnie rozdzielać zadania w zespole, aby nie tylko ograniczać wypalenie wśród zestresowanych pracowników, ale przede wszystkim zapobiegać przepracowaniu. Narzędzia do zarządzania obciążeniem zapewniają wgląd w zadania zespołu w czasie rzeczywistym, umożliwiając efektywne zarządzanie obciążeniem, aby wspierać równowagę, a nie wypalenie.

Jak zarządzać obciążeniem w 5 krokach

Jeśli zarządzanie obciążeniem nie było dotychczas Twoim priorytetem, to wiedz, że nie jesteś sam. Jak donosi International Institute of Directors and Managers tak naprawdę niewiele osób jest wyszkolonych w tej jakże potrzebnej umiejętności.

Dobra wiadomość jest taka, że istnieją narzędzia, którą pomogą Tobie i Twojemu zespołowi popychać waszą pracę do przodu (patrz punkt 5 poniżej). By jednak skutecznie z nich korzystać, musisz w pierwszej kolejności zadbać o pozostałe umiejętności z zakresu zarządzania projektami. Wykorzystaj te pięć wskazówek, aby z sukcesem zarządzać obciążeniem swojego zespołu.

1. Określ, jakie jest obciążenie i wydajność Twojego zespołu

Jeśli praca zespołu jest rozproszona w ramach wielu różnych briefów projektów, planów i narzędzi, trudno jest określić całkowitą liczbę wszystkich zadań do wykonania. Wiedza ta jest jednak kluczowa, aby określić, nad iloma zadaniami pracuje każdy członek zespołu lub ile zadań może w danej chwili przyjąć. Możesz jednak uzyskać wgląd w dokładne obciążenie swojego zespołu, jeśli zorganizujesz i uporządkujesz swoje plany:

1. Stwórz listę wszystkich projektów i procesów, za które Twój zespół jest odpowiedzialny. Mogą to być projekty prowadzone przez Twój zespół lub przedsięwzięcia międzyfunkcyjne, w których uczestniczycie.

2. Określ zakres i czas potrzebny na realizację każdego z nich. Czy są to duże projekty obejmujące wiele produktów końcowych, czy przedsięwzięcia na mniejszą skalę? Za jaką część każdego projektu lub procesu odpowiedzialny jest Twój zespół?

3. Podziel projekty na mniejsze zadania i przepływy pracy. Mając pełny obraz całej pracy zespołu, podziel ją na mniejsze części, aby dowiedzieć się, jak kształtuje się jego tygodniowe lub codzienne obciążenie.

4. Określ priorytety w oparciu o ważność i pilność zadań. W ten sposób dowiesz się również, jakimi zadaniami zespół musi zająć się w pierwszej kolejności poprzez ocenę zapotrzebowania i efektywniej zaplanujesz czas.

Uzyskanie pełnego obrazu całej pracy, jaką Twój zespół ma do wykonania to zaledwie połowa sukcesu. Musisz również znać moce przerobowe zespołu oraz jego poszczególnych członków. Po wyeliminowaniu spotkań, urlopów i cyklicznych obowiązków – jak dużo czasu pozostanie na realizację tych projektów? Oszacuj obciążenie każdej osoby, aby zorientować się, jak dużo zadań może wykonać.

Mierzenie obciążenia w praktyce:

Twój zespół analityczny musi stworzyć dziewięć raportów w drugim kwartale roku. Obejmują one zarówno nowe, jak i powtarzalne raporty, dla których masz już odpowiednie procesy. Zanim przypiszesz je poszczególnym członkom zespołu, musisz przeanalizować takie kwestie, jak: terminy (na kiedy raporty muszą zostać dostarczone), ważność (jakie inne zadania są przez nie zablokowane) oraz szacowana ilość czasu, jaką zajmie przygotowanie każdego raportu.

Po zgromadzeniu tych informacji wiesz, ile dodatkowej pracy czeka zespół analityczny. Być może nawet okazało się, że jest jej za dużo, jak ma możliwości Twojego niewielkiego zespołu. Wiedząc jednak, że niektóre raporty mają niższy priorytet, możesz odłożyć w czasie mniej istotne zadania, na rzecz realizacji tych ważniejszych.

Pytanie: jak pomóc zespołowi osiągnąć lepszą skuteczność oraz wydajność?

Wydajne zespoły wykonują zadania we „właściwy” sposób, natomiast skuteczne zespoły robią „właściwe” rzeczy. W idealnym przypadku, Twój zespół powinien być zarówno wydajny, jak i skuteczny, aby upewnić się, że właściwe zadania są wykonywane we właściwy sposób.

Upewnij się, że każdy w zespole używa tego samego narzędzia do zarządzania pracą, aby dla każdego było jasne, kto, co i na kiedy musi wykonać. Twoje narzędzie do zarządzania pracą powinno również łatwo integrować się z Twoimi ulubionymi narzędziami biznesowymi, aby zespół spędzał mniej czasu na przełączaniu się między aplikacjami i szukaniu informacji w arkuszach kalkulacyjnych, a więcej na faktycznej pracy. Oczywiście, poszukaj również takiego narzędzia, które obejmuje funkcje do zarządzania obciążeniem, aby umożliwić Ci śledzenie obciążenia zespołu w tym samym miejscu, w który wykonuje on swoją pracę.

2. Przydziel zasoby i deleguj zadania indywidualnym osobom

Mając pełny obraz wszystkiego, co ma do zrobienia Twój zespół, możesz teraz określić kto, nad czym i kiedy będzie pracować. I choć indywidualne delegowanie zadań może wydawać się proste, jak sugeruje raport Harvard Business Review, niekoniecznie takie jest.

Alokacja zasobów może pomóc w skutecznym identyfikowaniu i przypisywaniu dostępnych zasobów do danej inicjatywy. Jeśli ten proces jest dla Ciebie nowością, oto pięć wskazówek, które pomogą Ci zrównoważyć obciążenie Twojego zespołu:

1. W pierwszej kolejności przypisz zadania o najwyższym priorytecie. Uszereguj listę zadań i projektów zespołu według priorytetu i zacznij od przydzielenia najważniejszych zadań.

2. Określ daty rozpoczęcia i zakończenia. Wiedząc, kto, co i na kiedy musi wykonać, zaplanuj każde zadanie lub projekt. Możesz również skorzystać ze strategii zarządzania czasem, takich jak blokowanie czasu, co pomoże członkom zespołu produktywnie planować każdy dzień.

3. Dobierz odpowiednie osoby do odpowiednich zadań lub projektów. Weź pod uwagę dostępność członków zespołu, a także ich umiejętności i doświadczenie.

4. Włącz do dyskusji swój zespół, aby dokładniej poznać jego moce przerobowe. Członkowie zespołu nie tylko znają najlepiej swoje obciążenie i wydajność, ale także poczują się bardziej zaangażowani jeśli włączysz ich w proces planowania.

5. Informuj członków zespołu, dlaczego przydzielasz im określone zadanie. To świetny sposób, aby zwiększyć ich zaangażowanie i z góry ustalić oczekiwania.

Alokacja zasobów w praktyce:

Musisz wybrać dwie osoby do pracy nad projektami reklam do nadchodzącej kampanii, a Twój zespół liczy pięć osób. Możesz wybrać je losowo, ale uzyskasz lepsze rezultaty jeśli przyjrzysz się dotychczasowemu doświadczeniu członków zespołu (np. czy pracowali już nad podobnymi kampaniami wcześniej?), przeanalizujesz ich bieżące obciążenie, a potem zapytasz wybrane osoby, czy mają wystarczające moce przerobowe, aby podjąć się tego projektu.

Pytanie: jak zarządzać kolidującymi ze sobą terminami i priorytetami?

Planowanie obciążenia nie zawsze przebiega tak, jakbyśmy sobie tego życzyli. Czasami członkowie zespołu, którzy najlepiej nadawaliby się do określonego projektu są już zajęci inną, równie ważną pod względem priorytetu inicjatywą. Czasem cały zespół ma tak dużo zadań, że trudno wyobrazić sobie dołożenie mu jeszcze większej ilości pracy. Nie na wszystkie pytania istnieją idealne odpowiedzi, ale znajomość obciążenia zespołu pomoże Ci przewidywać ewentualne problemy i rozwiązywać je zanim w ogóle się pojawią.

Na przykład, wiedząc o zbliżającym się zadaniu, które ma wysoki priorytet i napięty termin realizacji, czy możesz przełożyć inne, mniej ważne zadania na wcześniejszy lub późniejszy termin? Mając lepszy wgląd w dostępność zespołu, możesz lepiej zarządzać jego obciążeniem – zarówno w krótszej, jak i dłuższej perspektywie.

3. Porozmawiaj z członkami zespołu i w razie potrzeb zrównoważ obciążenie

Nawet najlepsze plany i osie czasu projektów pokrzyżować mogą nieoczekiwane sytuacje, dlatego musisz przygotować się na konieczność wprowadzania w nich poprawek, aby móc dotrzymać terminów.

Aby monitorować, jak każdy z członków zespołu radzi sobie ze swoim bieżącym obciążeniem, zaplanuj indywidualne rozmowy 1:1 z poszczególnymi osobami. Jeśli dowiesz się podczas nich, że dana osoba czuje się przeładowana obowiązkami, sprawdź, kto mógłby część z nich przejąć.

Przypisując zadania lub projekty ponownie do innych osób, koniecznie poinformuj o tym zespół, wyjaśniając mu powód zmian. Możesz wprowadzić w tym celu proces kontroli zmian. Alternatywnie, rozważ sesje coachingu, aby pomóc zespołowi zwiększyć swoją skuteczność i poprawić organizację. Pamiętaj także o tym, aby zawsze doceniać ciężką pracę zespołu.

Rozmowy z zespołem w praktyce:

Widzisz, że dwóch menedżerów ds. obsługi klienta pracuje do późna, a inny wysyła do Ciebie maile o wczesnych godzinach porannych. Może to być znak, że pracownicy są przeciążeni zadaniami. Zaplanuj rozmowy 1:1 z każdą osobą z zespołu, aby dowiedzieć się, jak radzi sobie w pracy. W razie potrzeby, zaproponuj przełożenie terminów lub delegowanie zadań innym członkom zespołu. Zaoferuj również wsparcie każdemu, kto będzie go potrzebować. Zaplanuj od tej chwili regularne spotkania z członkami zespołu, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości.

Wskazówka PRO: nie zapomnij o kulturze zespołowej.

Oprócz rozmów 1:1, poświęć czas na budowanie więzi w zespole i świętowanie jego osiągnięć. Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje stacjonarnie w biurze, jest rozproszony czy wykonuje swoje obowiązki zdalnie, ważne jest, aby pozostać w kontakcie. W zależności od wielkości zespołu, rozważ zaplanowanie cotygodniowych stand-upów, codwutygodniowych wirtualnych spotkań „happy hour” lub większych, comiesięcznych spotkań.

4. Zwiększ wydajność zespołu w obliczu wysokiego obciążenia

Podczas, gdy Ty głównie skupiasz się na szerszym obrazie, zachęć zespół do wypracowania własnego systemu zarządzania obciążeniem. Kiedy jest wiele rzeczy do zrobienia, ważne jest, aby skupiać się na tych właściwych i wykonywać je efektywnie.

• Zaproponuj korzystanie ze strategii zarządzania czasem dopasowanych do indywidulanych upodobań pracowników, na przykład techniki Timeboxing czy blokowania czasu.

• Ogranicz liczbę spotkań, w jakich musi uczestniczyć Twój zespół. Poszukaj nowych sposobów komunikacji, które są mniej czasochłonne.

• Pomóż zespołowi zrozumieć, czym jest zarządzanie projektami, pokazując mu, jak mając zorganizowany plan można zaoszczędzić czas.

Wydajność zespołu w praktyce

Jeden z Twoich bezpośrednich podwładnych zawsze kończy swoje zadania szybciej. Z przeprowadzonej z nim rozmowy wynika, że korzysta on z nowych strategii zwiększających efektywność pracy. Zachęć go, aby podzielił się swoimi doświadczeniami z zespołem i rozważ stworzenie wspólnej przestrzeni, w której członkowie zespołu będą mogli dzielić się wskazówkami na to, jak oszczędzać czas.

Pytanie: jak pomóc zespołowi osiągnąć lepszą skuteczność i wydajność?

Wydajne zespoły wykonują zadania we „właściwy” sposób, natomiast skuteczne zespoły robią „właściwe” rzeczy. W idealnym przypadku, Twój zespół powinien być zarówno wydajny, jak i skuteczny, aby upewnić się, że właściwe zadania są wykonywane we właściwy sposób.

Upewnij się, że każdy w zespole używa tego samego narzędzia do zarządzania pracą, aby dla wszystkich było jasne, kto, co i na kiedy musi wykonać. Twoje narzędzie do zarządzania pracą powinno również łatwo integrować się z Twoimi ulubionymi narzędziami biznesowymi, aby zespół spędzał mniej czasu na przełączaniu się między aplikacjami i szukaniu informacji w arkuszach kalkulacyjnych, a więcej na faktycznej pracy. Oczywiście, poszukaj również takiego narzędzia, które obejmuje funkcje do zarządzania obciążeniem, aby umożliwić Ci śledzenie obciążenia zespołu w tym samym miejscu, w który wykonuje on swoją pracę.

5. Zacznijcie używać narzędzia do zarządzania pracą

Wyobraź sobie, że możesz uzyskać informacje o każdym projekcie i członku zespołu w jednym miejscu. Ile czasu mógłbyś dzięki temu zaoszczędzić? Z narzędziem do zarządzania pracą lub projektami jest to możliwe.

Korzystając z narzędzia do zarządzania pracą, każdy członek zespołu będzie mógł zobaczyć, jak jego praca przekłada się na realizację większych inicjatyw zespołowych i firmowych. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem zadań, więc znalezienie potrzebnych informacji to kwestia pięciu sekund, a nie pięciu minut. Dzięki możliwości wyświetlania projektów indywidualnie, jak i razem, osie czasu pomagają utrzymać pracę na właściwych torach.

Narzędzie do zarządzania pracą w praktyce:

Wszystkie zadania i kroki w ramach harmonogramu zostały przeniesione do narzędzia do zarządzania obciążeniem i praca przebiega sprawnie. Dzięki temu, że wszyscy członkowie zespołu mają wgląd w status i wiedzą, jaki mają udział całym procesie, możesz zaoszczędzić czas i uniknąć konfliktów.

Wskazówka PRO: ustal zasady, które będą obowiązywać w Twoim zespole.

Najlepsze narzędzie do zarządzania pracą to takie, z którego korzysta cały zespół. Ważne jest jednak, aby określić zasady i dobre praktyki w korzystaniu z niego. Nie tylko ułatwi to zespołowi zapoznanie się z nowym narzędziem, ale także zmniejszy barierę wejścia, ponieważ nie będzie musiał martwić się, że korzysta z niego w sposób nieprawidłowy. Wybrane przez Ciebie narzędzie do zarządzania pracą powinno oferować instrukcje i filmiki instruktażowe, które pomogą wam rozpocząć pracę. Poświęć czas na to, by przejrzeć je wspólne z zespołem i ustalić wspólne zasady.

Pomóż zespołowi odnieść sukces

Chcesz zacząć efektywniej zarządzać czasem i poprawić swoje umiejętności z zakresu zarządzania obciążeniem? Pamiętaj, że zarządzanie pracą obejmuje zarówno przypisywanie zadań, zarządzanie nimi, jak i informowanie interesariuszy o zmianach w projekcie. Powyższe wskazówki w połączeniu z narzędziem do zarządzania praca, takim jak Asana, pomogą Ci wyeliminować kolidujące terminy i priorytety, a w efekcie skuteczniej zarządzać obciążeniem zespołu.