Arkusze kalkulacyjne nie dają możliwości dodawania szczegółów, prowadzenia konwersacji, ani dołączania plików. W efekcie, informacje o projekcie są przechowywane w wielu narzędziach jednocześnie, przez co ławo coś przeoczyć albo trzeba tracić czas na szukanie odpowiednich informacji. Dobre narzędzie do zarządzania projektami łączy w sobie widok arkusza kalkulacyjnego (linie siatki) z funkcjami do współpracy – możesz więc zapomnieć o przeszukiwaniu wątków z mailami w celu znalezienia najnowszych aktualizacji bądź plików.

Jeśli zarządzasz projektami w arkuszach kalkulacyjnych, pewnie poświęcasz też dużo czasu na tworzenie kalendarzy i wykresów Gantta od podstaw. Nawet z szablonem, dostosowywanie, formatowanie i aktualizowanie planów projektu pochłania sporo czasu. W przeciwieństwie do Excela, zwinne narzędzia, które zostały zaprojektowane do zarządzania zadaniami i projektami ułatwiają szybkie tworzenie i aktualizowanie dynamicznych planów projektów.

Bez miejsca do przechowywania wszystkich informacji dotyczących projektów trudno monitorować ich status lub szybko przełączać się między projektami. Jeśli zarządzasz zespołem, jeszcze trudniej zobaczyć obciążenie każdego pracownika w ramach poszczególnych projektów. Korzystając z bardziej zaawansowanego narzędzia do zarządzania projektami, z łatwością uzyskasz wgląd w te oraz inne informacje, co pomoże w śledzeniu projektów i zarządzaniu zasobami.

W odróżnieniu od innych narzędzi do planowania projektów, arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do współpracy. Zamiast przełączać się między arkuszami kalkulacyjnymi, mailami, czatem i dokumentami, aby na bieżąco śledzić wszystkie elementy składowe swoich projektów, zarządzaj nimi z jednego miejsca. Korzystając z dedykowanych narzędzi do zarządzania pracą i projektami, możesz przechowywać wszystkie konwersacje i pliki związane z projektem w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę, więc nie ma obaw, że coś przeoczysz.