Vox Media använder Asana för att förbättra sina kreativa kampanjer

Höjdpunkter

Utmaning

• Innan Vox Creative började använda Asana hade teamet en utspridd kommunikation, där viktiga detaljer om offertförfrågningar och deadliner försvann i e-post och Slack-flödet.

• I takt med att teamet växte blev det svårare att hantera flera arbetskanaler.

• Utan en central plats för samarbete blev klyftan mellan de kreativa teamen och försäljningsteamen stor.

Lösning

• Vox Creative införde långsamt Asana i hela studion och använde integreringar så att teamen kunde fortsätta att använda sina vanliga verktyg såsom Salesforce och Slack.

• Teamet utvecklade friktionsfria arbetsflöden för att förbättra överlämningarna mellan säljteamen och de kreativa teamen. 

• Att spåra allt i Asana säkerställer att alla team arbetar utifrån samma information. Kritiska projektdetaljer är tydliga i förväg, och försäljnings- och produktionscyklerna är mer effektiva.

Resultat

• Snabbare processer för offertförfrågningar och kampanjproduktion.

• Ökad kapacitet i takt med att teamet skalade upp.

• En friktionsfri kommunikation mellan säljteam och kreativa team.

Arbeta snabbare med tydliga arbetsflöden

Corri Skinner, verkställande direktör för kundframgång, driver studions kreativa verksamhetsteam som hanterar projekt från början till slut, dvs. från strategi till produktion och distribution. Hon är ansvarig för kundupplevelsen och säkerställer en hög nivå av förtroende och kvalitet, samtidigt som hon ser till att allt genomförs i tid. Det kan finnas upp till 70 kampanjer och över 100 innehållsdelar i luften samtidigt. Corris team hanterar flödet av information och processer och hjälper studions 70 teammedlemmar att ägna sig åt det de kan bäst, nämligen kreativt arbete.

Corris team behövde en arbetshanteringsplattform som kunde hjälpa dem att hantera offertförfrågningar och sömlöst genomföra kampanjer.

Automatiseringar effektiviserar överlämningarna mellan försäljning och kreativa team

• När försäljningsavdelningen skapar en möjlighet i Salesforce startar automatiskt ett nytt projekt i Asana där teamen hanterar den kreativa strategin, medieplanen, pitch-presentationen och forskningen. 

• När försäljningsavdelningen vinner avtalet blir en ny uppsättning uppgifter automatiskt tillagda i Asana-projektet, och Vox Creative-teamet kan komma igång med all bakgrundsinformation från offertförfrågningen direkt i Asana.

Centraliserad arbetsledning hjälper teamen att arbeta snabbare

• Med all information i Asana är det enkelt för Vox Creative att hitta partnerskapspitchar som inte fungerade och uppdatera dem för en ny kund. Eller så kan de bygga vidare på tidigare framgångsrika projekt. 

• Teamet använder mallar för att starta varje ny kampanj, vilket gör att de kan komma igång snabbare. De har utvecklat sina arbetsflöden under årens lopp förbättrar ständigt sina mallar för att de ska matcha.

Skapa innehåll för en bättre framtid

Teamet ser fram emot att ta itu med projekt kring Vox blomstrande podcast-verksamhet. De har nyligen skapat sin första varumärkta podcast med Ben & Jerry's, som avslöjar historien om systematisk rasism i Amerika. Projekt som dessa blandar passion med viktigt arbete, och Asana hjälper dem att gå vidare. Det är verkligen något som är värt att berätta om.