Dokumentmall för projektinitiering

Projektinitieringsfasen är en viktig tid där grunden läggs för ett framgångsrikt projekt. Att lägga ut all viktig information i ett tidigt skede säkerställer att hela ditt team är väl informerat och samordnat innan arbetet ens har hunnit börja. Det bästa sättet att göra det på? Skapa en mall för projektinitieringsdokument.

Vad är ett projektinitieringsdokument (PID)?

Ett projektinitieringsdokument (PID) är en typ av dokument som projektledare skapar innan de påbörjar ett projekt. Det sammanställer viktig projektinformation som t.ex projektomfattning, mål, framgångskriterier, affärsvärde, och potentiella projektrisker. Det kallas även projektstadga eller projektsammanfattning. 

Huvudmålet med projektinitieringsdokumentet är att ge en tydlig överblick över ett projekt så att viktiga intressenter snabbt kan förstå de stora projektmålen och projektstrategin. Viktig information såsom projektledningens fem frågor: vem, vad, när, var och varför, visas tydligt så att teammedlemmarna snabbt kan hitta den. Det ger alla projektintressenter en snabb inblick i projektavsikter, projektplan och viktiga projektleveranser. 

Vad är en mall för projektinitieringsdokument (PID)?

En mall för projektinitieringsdokument (PID) är en återanvändbar beskrivning av ett projektinitieringsdokument. Den är bäst att använda när du skapar nya projekt så att du snabbt kan kopiera mallen och sedan fylla i relevant projektinformation. Det sparar projektledare tid så att de inte behöver skapa ett helt nytt projektinitieringsdokument varje gång de startar ett nytt projekt.

Varför ska man använda en mall för projektinitieringsdokument?

Mallen för projektinitieringsdokument ger ditt team några olika fördelar. Så här kan du använda den:

• Skapa samstämmighet mellan alla projekt: att använda en projektinitieringsdokument-mall effektiviserar processen för projektskapande så att projektledaren enkelt kan följa samma steg varje gång ett nytt projekt påbörjas.

• Möjliggör anpassning till specifika team: projektinitieringsdokument hjälper till att standardisera processen för att skapa projekt, men en stor fördel är att du samtidigt kan anpassa den efter behoven i andra projekt. Mallen ger ditt projektinitieringsdokument en huvudstruktur från vilken du sedan kan lägga till och ta bort olika avsnitt så att den bättre passar projektets specifika behov.

• Ge snabbt sammanhang till intressenter: när intressenter hanterar flera olika projekt samtidigt är det viktigt för dem att snabbt få information med så mycket sammanhang som möjligt. Att använda en mall för projektinitieringsdokument gör det enkelt för dem att hitta den information de behöver utan att behöva leta efter den eller hålla onödiga statusmöten.

Vad ingår i en mall för projektinitieringsdokument?

En bra mall för projektinitieringsdokument ska innehålla all viktig projektinformation som en intressent behöver känna till på ett ögonblick. I mallen bör följande ingå:

• Projektmål eller projektavsikter: dessa formulerar tydligt vad projektet ska uppnå och vilka större affärsmål det relaterar till. 

• Framgångsmätvärden: de specifika mätvärden som ditt team spårar för att kontrollera huruvida projektet är framgångsrikt eller inte. 

• Projektomfattning: i det här steget inkluderar projektomfattningen arbetets omfattning, den avsatta budgeten och en uppskattad tidslinje. 

• Kommunikationsplan: ger detaljerad information om hur teamet kommer att kommunicera under projektet.

• Resursstrategi: viktig resursinformation såsom en plan för tilldelning av resurser eller en strategisk resurshanteringsplan.

• Viktiga intressenter: viktiga personer som är involverade i projektet, allt ifrån anställda till ledningen. En RACI-matris ingår i det här avsnittet.

• Projektrisker: information om projektrisker såsom en RAID-logg eller en riskanalys kan ingå i det här avsnittet.

Integrerade funktioner

• Projektöversikt. Projektöversikten innehåller all viktig kontext för hela projektet. Den ger teamet en överblick över projektarbetet och svarar på frågorna vad, varför och hur. Lägg till en projektbeskrivning och ange tonen för hur ni ska arbeta tillsammans i Asana. Dela sedan viktiga resurser och kontext såsom mötesdetaljer, kommunikationskanaler och projektsammanfattningar – allt på ett och samma ställe.

• Projektsammanfattning. En projektsammanfattning utgör ett sätt att kommunicera viktiga detaljer och datum till ett bredare projektteam. Se till att ditt team enkelt kan komma åt projektsammanfattningen genom att placera den i en central referenskälla såsom Asana.

• Arbetsbelastning. Arbetsbelastning ger en visuell ögonblicksbild av teamkapaciteten och gör det enkelt att på ett och samma ställe se vad dina teammedlemmar arbetar med i olika projekt. Den ger information som hjälper dig att lokalisera konflikter, ta itu med risker och hålla projekt i rätt fas genom att omtilldela eller omplanera uppgifter. Kontrollera arbetsbelastningen regelbundet om du vill försäkra dig om att teammedlemmarna inte blir överarbetade eller har för lite att göra. Om du märker att de är det kan du enkelt omtilldela eller omplanera lågprioriterade uppgifter för att avblockera högprioriterade initiativ.

• Mål. Mål i Asana kopplas direkt till det arbete du utför för att nå dem, vilket gör det enkelt för teammedlemmar att se vad de arbetar för. Mål är ofta separerade från arbetet som görs för att uppnå dem. Genom att koppla teamet och företagets mål till arbetet som krävs för att uppnå dem, får teammedlemmarna i realtid en inblick i hur deras arbete direkt bidrar till teamets och företagets framgång. På så sätt kan teammedlemmarna fatta bättre beslut. De kan vid behov identifiera de projekt som stödjer företagets strategi och prioritera de uppgifter som ger mätbara resultat.

Rekommenderade appar

• Slack. Omvandla idéer, arbetsförfrågningar och åtgärdspunkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och åtgärdspunkter till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa teamen att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina Teams-konversationer till genomförbara åtgärder i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett Teams-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

Vanliga frågor