道瓊斯行銷團隊藉由 Asana 節省了 10% 的工作天

一個多世紀以來，Dow Jones 一直是金融界的中流砥柱。該公司成立於 1882 年，主要出版「華爾街日報」等刊物，並透過其 B2B 部門為企業提供資料和情報解決方案。

B2B 行銷團隊為公司的核心產品和服務創造需求： Factiva、Dow Jones Newswires 和 Risk & Compliance。 行銷長 Rossa Shanks 於 2016 年加入公司，目前行銷團隊已擴展至 20 人團隊，遍佈紐約、新加坡和倫敦。

他在 Asana 的幫助下，促進三個品牌團隊與其需求產生、內容和創意團隊之間的行銷活動規劃和協作。因此，當 COVID-19 疫情的出現需要一支完全遠距的員工團隊時，Asana 已經與 Slack 和 Google 雲端硬碟一起加入了他們的技術堆疊，這使得在家工作的過渡變得非常簡單。

根據工作剖析：工作遠距團隊調查，與 Dow Jones 行銷團隊一樣，全球近三分之二 (62%) 的全職知識工作者因 COVID-19 而增加使用協作工具，使他們能夠在家中與同事保持同步。

將團隊結合在一起的黏合劑

在先前的工作中使用過 Asana 後，Rossa 認為團隊可以從管理交接和建立可視度的工具中獲益。他知道這種工具可隨著組織的發展而擴展；當 Rossa 加入 Dow Jones 行銷團隊時，團隊只有四個人。

靈活性是另一項要求。三個品牌團隊的工作方式各不相同，但 Asana 都能處理，同時也能簡化內容、創意和需求產生團隊的流程。

Asana 或失敗

Rossa 將 Asana 帶入團隊中時，採取了不成功便成仁的態度，並以身作則：如果他們的工作不在 Asana 中，那就不存在。

團隊的內容策略師 Julia Lancaster 此時便接受了 Asana 的設定。她確保所有工作流程、任務和技術細節都已納入其中。她與團隊一起開發了 Asana 的使用流程，包括標籤、命名慣例以及任務指派的內部規則。

今天，新團隊成員在第一天就能得到 Asana 使用介紹。他們會進行 Asana 專案的到職引導，該專案已將他們需要完成的每個步驟模板化，就像其他正式流程一樣。他們接受 Asana 的初始訓練課程，並使用 Asana 指南作為持續利用的資源。

工作創意

從行銷活動規劃到內容和創意工作，Asana 始終是所有行銷工作的中心。 專案集可讓團隊依據三個主要產品事業處組織工作，同時在一處查看所有行銷活動進度。

領導團隊負責監督團隊成員的工作負荷；例如，如果創意總監的三位設計師之一感到疲勞，則可以重新分配工作。它還消除了隊友彼此進行微觀管理和追蹤任務的需求。

該團隊每年進行約 10 個大型行銷活動，並使用範本來啟動每個行銷活動。他們使用跨專案歸屬功能在需求產生、內容和創意團隊之間拆分任務，從而簡化其工作流程。例如，在建立社交資產時，除非設計師點閱更廣泛的專案來瞭解需跨團隊完成的所有工作，否則只能看到其指派的創意任務。因此，Asana 專案雖然將團隊的工作連結到一個行銷活動中，但它也能讓工作流程分離，因為設計師在 Asana 中看到的內容與需求產生行銷人員每天看到的內容完全不同。專案也以顏色編碼指定，用以表示任務用於哪個品牌或產品。

範本也有助於內容妥善無虞和創意生產。由於團隊同時處理這麼多資產，因此很容易忘記一個小而關鍵的技術細節，例如為內容增加追蹤程式碼。依賴這些程式碼進行內容策略的 Julia 可以將步驟納入 Asana 流程中，以便隨時提供提醒，並在完成時進行監控。

藉助 Asana 擷取專案狀態、已完成任務和未來計劃的能力，以及減少搜尋資訊的需求，Rossa 估計 Asana 可為他的團隊成員每天節省高達 10% 的時間。工作剖析索引中發現，行政工作（「工作附帶事務」）的費用是我們認為的兩倍，可能佔用高達工作日中 60% 的時間。  

自從 Rossa 的團隊轉向在家工作以來，他們一直保持彼此連結，並輕鬆地將未完成的任務交給不同時區的同事。Asana 為有條理的自主團隊提供架構，他們知道自己需要進行哪些工作，因此可以在遠距會議中專注於人際連結，並在策略層面上討論工作內容。

Dow Jones B2B 的下一步是什麼

在 COVID-19 居家隔離期間，他們的核心工作仍受到控制，B2B 行銷團隊可以專注於成長和擴大其活動，例如與銷售部門統一以促進順暢的客戶體驗，建立高級帳戶型行銷活動，並增加其作為新聞和資訊中心的自然網路形象。

隨著 Dow Jones 的其他團隊記錄其 Asana 使用情況並進行複製，他們正逐漸成為趨勢引導者。