Zoom 藉助 Asana 每年省下 133 個工作週

在 COVID-19 疫情開始時，從企業到主管，每個人都會註冊 Zoom 帳戶。這家領先的通訊供應商透過視訊、語音、聊天和內容分享工具連結數以百萬計的公司、朋友和家庭。特別是對於企業而言，當他們無法親自與客戶會面，且團隊無法實際並肩工作時，視訊會議就會扮演重要角色。

Zoom 從 2020 年 1 月的 2400 多名員工成長為截至 2021 年 6 月的 5700 多名全球員工，商務服務與 IT 部門讓他們保持彼此連結。科技計劃管理資深經理 Gregory Daniels 領導一個專注於 IT 專案和計劃管理的團隊。他們負責監督系統變更和部署，例如 Zoom 的 Okta 推出和全公司的「自備裝置」計劃。這些全球計劃的預算為數百萬美元，幾乎影響了公司的每個人。

Greg 還致力於開發 Zoom 的專案管理文化，但當他加入時，各團隊正為協作而苦，因為他們混合使用著試算表、電子郵件和各種工作管理平台，導致效率低下。這一團亂麻無法起作用：

• 工程和開發團隊使用 Jira，但行銷和銷售團隊並未使用，因此難以查看即將推出的功能版本。

• 有些團隊需要處理來自各個方向的工作請求，導致難以確定接收專案的範圍和優先順序。

• 高階主管的狀態更新在投影片組中呈現，而團隊則在繁瑣的流程中手動更新。

隨著公司擴大規模，Zoom 的員工需要更有效的溝通方式。

連結技術團隊與業務團隊的解決方案

Greg 和他的 IT 同事開始評估工作管理平台。 首要任務是將 Zoom 的技術與業務團隊聯合起來，以消除最後一刻仍無法解決的發布爭議。他們需要一個具有 Jira 整合的平台，並且具有足夠的靈活性以容納不同部門的不同工作流程。

個人需要在沒有 IT 部門幫助設定的情況下也能開始使用該工具，這同樣重要。事實上，Zoom 的幾百名員工已經可以自助使用 Asana。再加上其靈活性、原生 Jira 整合和市場領先地位，幫助 IT 團隊作出了 Asana 作為 Zoom 標準平台的選擇。

全面推行：引導人們以 Zoom 的方式管理專案

IT 部門首先將 Asana 推廣到五個部門，隨著經理將專案帶入平台，他們的隊友也緊隨其後。越來越多的團隊認識到集中管理工作的價值，一個易於分享的連結即可存取包含所有內容的 Asana 專案。IT 部門還將每月業務回顧轉移到 Asana 中，從而獲得了領導層的支持。

Greg 表示：「我們正式推廣使用 Asana 後，對工作管理工具被壓抑的需求呈現井噴狀態，我們看到越來越多的人使用它。」隨著採用的增加，在 Asana 中工作為 Zoom 所節省的時間同比增長了 200%。

Greg 的團隊利用 Asana 推出來教導人們通用的組織技能和完成任務的「Zoom 方式」。他說：「Asana 就像是我們的教室，可以幫助人們學習管理專案的新方法。我們使用它來教授基礎專案管理技能，以及如何以可重複、可擴展的方式實現成果。」

如今，Zoom 在每個部門都有幾位 Asana 專家，可針對其團隊的工作流程對新員工進行訓練，而 Greg 的團隊則可提供額外的訓練和複雜的專案設計。他們經常以安全性團隊的 Asana 設定作為範例，說明如何架構專案集並將專案標準化。

技術和非技術團隊如何在 Asana 中協作

Zoom 各部門採用 Asana 作為事實來源。

工程與業務之間的聯繫 - 工程團隊在 Jira 中管理與 Asana 同步的日常任務，因此他們無需為每個微小的更新給行銷團隊發送通知。Greg 表示：「它為我們徹底解決了混亂和繁瑣的問題。」

行銷 - 分佈全球的行銷團隊使用 Asana 來規劃行銷及各類活動，並管理來自 Zoom 中其他團隊的請求。

商務與 IT - IT 部門運用 Asana 進行全球推廣和系統變更，例如「自備裝置」計劃，其註冊人數超過 90%。Greg 表示：「Asana 讓變更管理變得輕鬆。我們可以追蹤每個微小的子任務，從而幫助 Zoom 員工瞭解計劃。試算表問題太多，無法發揮作用。」

安全性 - 團隊使用 Asana 即時掌握專案的最新資訊，以便每個人都能查看其狀態。 這對團隊的大型技術實施和全企業範圍的推廣至關重要，當中可能涉及多達 20 名協作者和更多專案關係人。團隊使用專案集組織持續進行的大規模計劃，並使用巢式專案集來管理其中的專案。

團隊仰賴一套標準的 Asana 功能，但能夠靈活地加以利用來配合其流程。

專案是事實的來源，而專案概觀則提供有關目標、範疇、時間和成本的情境資訊，因此大家都不再需要詢問專案經理。

專案集依其計劃對專案進行分組，釐清團隊的工作負荷和能力，並讓經理在單一檢視中監控狀態。

Jira Cloud  等整合可連結技術與業務團隊。Zoom  整合可讓與會者在 Zoom 會議中以 Asana 任務做筆記。Zapier  整合有助於自動化工作流程中的步驟，而  Google 雲端硬碟整合則可將檔案連結至其所屬的專案。

表單可協助團隊在單一管道中收集來自內部來源的請求。例如，銷售營運支持部門中的內容建立團隊會在標準的  Asana 表單中預先收集所有資訊。Greg 表示：「我們從第一天就執行相關流程。他們會分享表單連結、接收安全請求和範疇，並提供預估期限。」

他們可以透過變更 Asana 表單中的欄位來快速疊代其流程。Zoom 員工每月提交近 900 份表單，由此帶來的效率提升，每年可為公司節省約 335 天的工作時間。

範本為新專案提供了一個起點，可節省時間並確保不會遺忘任何步驟。Greg 表示：「如果我使用的是 Asana 範本，那麼一小時的專案規劃就只需十五或二十分鐘。為期一小時的啟動會議也能減半。節省的時間是相當可觀的。」

Zoom 每年節省 667 個工作天

如今，Zoom 預計每年可藉助表單、評論、範本等 Asana 功能節省 667 個工作天。如果按典型的每週 40 小時工作來計算，這相當於節省了超過兩年時間。

部分團隊棄用了高階主管投影片組手動更新，而改為使用專案集為領導者提供所有計劃的鳥瞰式檢視。當團隊正在進行類似專案時，也很容易發現問題，這樣他們就可以統整工作並提高效率。

工作剖析索引發現，這種重複狀況很常見，知識工作者將 13% 的時間花費在已完成的工作上。當員工需要使用許多不同的應用程式來完成工作時，問題就更有可能發生。但對 Zoom 來說，專案集中式首頁可以為這類冗餘提供解決出路。

當所有排程、任務和溝通都集中在一處時，就能更輕鬆地進行遠端協作。

組織與系統有助於公司擴大規模

隨著 Zoom 的專案管理能力持續增長，公司中出現了更多像 Greg 這樣的團隊。他們不斷倡導並創新 Zoom 的方式來完成工作，幫助每個人都能快速且大規模地執行工作。

當員工在 Asana 中協作時，Zoom 可以縮小團隊之間的距離，就像他們的產品有助於縮小同事、親人甚至國家首腦之間的距離一樣。