以 7 個簡單步驟建立專案時間軸的方法

需要管理專案嗎？擺脫試算表或毫無條理的待辦清單，在時間軸中檢視工作就是專案管理的好處之一。時間軸可顯示計劃中的各個段落的融合情況。為什麼您還猶豫不前呢？若沒有正確的技術，建立專案時間軸就會既麻煩又須親力親為。

不需煩惱。無論您的職稱、行業或部門為何，這裡都提供一個建立專案時間軸的分步範例。請依以下步驟，瞭解專案時間軸建立方法，可讓您掌握一切並建立自己的專案時間軸範本。

1. 建立專案簡介

為使所有專案關係人都能與計劃保持一致，每一個專案都應以專案簡介作為開始。它相當於一個藍圖，用於解釋整個專案的目的、目標、里程碑和願景。以下是您需在簡述中回答的幾個問題：

• 您的專案內部和外部目標是什麼？

• 哪些內部和外部專案關係人屬於專案的一部分？他們的角色是什麼？

• 專案的時間範圍是？

• 專案的關鍵里程碑為何？

一起將這一步付諸實踐吧。您負責安排今年的客戶答謝宴會，您對此的個人目標是要儘可能組織妥善、富有成效且高效率。您有信心可以做到，並透過撰寫活動簡述來理解這一切。對於上述四個問題，您的回答會是：

您的專案內部和外部目標是什麼？

內部目標是要在 $15,000 的預算內規劃一場盛大的客戶活動。外部目標則是實現 50% 的請柬回覆率以及 80% 的出席率。

哪些內部和外部專案關係人屬於專案的一部分？

內部專案關係人指活動規劃委員會 (John、Sam、Tara、Linda)、客戶成功副襄理以及行銷團隊。外部專案關係人包括所有目前的客戶、特定供應商 (外燴公司、活動場所等)。

專案的時間範圍是？

專案計劃於 1 月 15 日啟動，而活動則排定於 8 月 30 日。

應以哪些任務作為專案里程碑？

發佈登記頁面、確保場地安全以及簽約特定廠商。

當您已列出專案簡介和目標，就可以開始倒向執行，理解每一個實現目標所需的步驟，並開始建立專案時間軸。

2. 列出待辦事項

成功的專案時間軸的誕生，需要您建立一份清單，列出整個專案規劃流程中直至實現最終目標所需的一切事項，無論是報告還是活動皆應俱全。應思慮周全，鉅細靡遺。清單中應列出可讓專案按時、按預算完成的所有任務。

此時還無需過於擔心所有步驟的順序或何時需完成，我們稍後會討論這一點。

例如，我們的客戶答謝宴會的細目可能如下：

• 撰寫活動計劃

• 確定預算

• 確認活動場所

• 選擇外燴服務

• 選擇活動主題

• 為活動設計創意構思

• 設定請柬回覆頁面

• 傳送邀請

• 宣傳活動

• 訂購小禮品

• 測試音訊/視訊

• 定案簡報

• 準備所有活動宣傳資料和小禮品

• 事件日期核對清單

對於較長或較複雜的步驟，可以將之分解為較小型、易於整理的子任務。這不僅有助於理解每一步驟的真實範圍，同時可確保不會遺忘每一個小細節，讓事情更易於管理。

在我們的活動範例中，為了減少「選擇外燴服務」這一步驟的繁瑣工作，我們將專案中的這一部分分解為易於處理的片段：

• 建立一份候選外燴服務商清單

• 取得每一位外燴服務商的報價

• 比較報價和餐單

• 挑出上選

• 選擇外燴服務

• 確定合約

3. 評估每個步驟需要的時間

擁有一份專案逐一步驟的完整清單後，您需要為完成每一個步驟分配一些時間。此時，在給予充足時間讓團隊完成任務和維持整體時間範圍這兩者之間，需要取得平衡。瞭解每一個任務所需花費的時間後，您就可以妥善規劃和安排每一個任務，從而建立出專案藍圖。

繼續回到我們的客戶答謝活動範例中，執行「選擇外燴服務」這一步驟以及其下的每一個子任務，並預估個人任務所需花費的時間。

選擇外燴服務 (9 週)*

• 建立一份候選外燴服務商清單 (1 週)

• 取得每一位外燴服務商的報價 (3 週)

• 比較報價和餐單 (1 週)

• 挑出上選 (2 週)

• 選擇外燴服務 (1 週)

• 確定合約 (1 週)

依據我們的時間規劃，選擇外燴服務公司的流程總計需要 9 週時間。運用倒向執行的方法，您可以確定何時需要開始特定步驟，並在專案時間軸上填入確切日期。

4. 指明相依性

執行專案時，某些步驟可以同時進行，尤其是在任一重複任務由不同隊友負責的時候。但是，也有一些步驟必須在另一個步驟結束後才能開始或完成。意即，某些步驟依存於其他需先完成的步驟。例如，選擇外燴服務商後才能訂購食物。這就是時間軸不可或缺的眾多原因之一。可視化查看每一個步驟、步驟之間的重疊情況，以及每一個步驟所需花費的時間，都有助於維持進度。

此時也應確定每一步驟的責任人。儘早為專案中的每一部分事項指派責任人，有助於發現並調整時間或資源方面的衝突，避免將來出現意外和延誤。在第 6 步中，您將瞭解向相關人員分享專案時間軸、明確職責的方法。

在我們的範例活動中，其中一個任務就是送出邀請。儘管這一特定步驟看起來很容易，但在考慮送出邀請前，還需要完成幾件事情。邀請函須經過精心設計，而在選出活動主題之前我們無法設計邀請函。某一任務需在另一個任務開始前進行。例如：

活動主題 (活動策劃團隊) → 設計構思 (Linda) → 選擇設計 (活動策劃團隊) → 建立邀請函(Linda) → 傳送邀請函 (Tara)

花點時間安排每一個任務的相依性和順序 (或次序) 非常值得。您很快就可以看到專案片段彙整後的效果。決定事項執行者也非常重要。誰需要確定活動主題？誰需要設計邀請函？不要等到任務要開始了才指派給某個人，儘早解決所有問題可以避免衝突或小問題。

幸運的是，邀請流程和外燴廠商選擇可以同時進行 (可在我們的專案時間軸中看到這一點)。

5. 建立您的時間軸

您開始想像到專案時間軸可能呈現的樣子了嗎？與其只在腦海裡描繪這一圖像 (以及所有任務和截止日期)，不如在紙上 (或在螢幕上) 刻畫這些內容。您的第一直覺可能是開啟一個 Excel 試算表或者 PowerPoint 檔案，但還有其他選擇。以上兩者的設計初衷並不是規劃或管理專案，由此可能會遇到一些麻煩，而您可以透過選擇更好的工具加以避免。

為此，可以選擇 Asana 取而代之，這是一款專為建立並管理專案時間軸而設計的專案管理工具。它不僅可以節省畫出時間軸的時間 (因為您不需要試圖修改合併儲存格，還要加入公式才能將試算表轉換為專案時間軸)，還可以在專案啟動後持續管理時間軸。專屬專案管理工具可讓您隨著工作的開展輕鬆調整時間軸，並且為專案關係人提供有關變更和進度的更新。

使用合適的工具，您的時間軸就可以和您的有關工作結合，始終保持最新狀態。專案進展順利還是失控脫序，就取決於此。

在 Asana 中建立時間軸的方法

使用 Asana 時間軸功能建立您的專屬專案排程：

1. 在清單中輸入所有專案步驟，作為任務

2. 為每一個任務新增開始和結束日期

3. 為每一個任務新增任務所有者

4. 畫出任務之間的相依性

5. 點選「時間軸」檢視，即可看到您的清單轉換為可視化時間軸。

提示：若您已經在試算表中建立好計劃，您可以使用我們的 CSV 匯入工具整合將其快速匯入至 Asana 中。

協助您開始使用的專案時間軸範本

快速設定專案時間軸最輕鬆的方式，就是利用專案範本開始。以下是一些由 Asana 建立的專案範本，您可以立即使用。每一個專案都以清單檢視開始，但您可以點選「時間軸」標籤，將其轉換為時間軸：

• 產品行銷發佈範本

• 活動策劃範本

• 產品藍圖範本

• 一般專案計劃範本

6. 與專案關係人分享

還記得在此流程一開始就在簡述中新增了所有專案關係人的清單嗎？現在您已建立起時間軸，和每一位參與其中的人分享就變得非常重要。我們保證，看到您規劃得如此清晰時，他們會非常開心。您將他們參與專案的部分變得越輕鬆，在整個流程中您所得到的讚賞也會越多。

當您使用專案管理工具建立時間軸時，分享即變得既便捷又流暢。無需各種電子郵件和一堆文件，您的專案關係人也可以立即掌握人、事、時。

對於客戶答謝活動，除了直接責任人，我們還希望可以將時間軸分享給參與整個專案的每一個人。人們隨時都可以追蹤參與專案的部分及其相依性，而無需向您索要資訊。

7. 管理執行狀況並隨情勢進行調整

您若執行過任何專案，就知道計劃總趕不上變化。儘管如此，若您做好因應的準備，處理變化似乎就沒那麼困難。時間軸不僅是計劃的絕佳工具，還能協助您在延宕或變動無可避免地發生時，加以調整。

任意改動任務，不見得會導致綁手綁腳或中斷整個專案。專案如果有一部分延遲了，這時身為專案所有者的您會很清楚，這對專案的其餘部分會帶來什麼衝擊。接著，您將有能力據此改動一切事務，從而使整個專案仍繼續向前推展，保持生產力。

根據平衡職涯報導，專案若出現變動，可在專案的特定步驟加以管控，然而一旦改變已成定局，就該更新時間軸了。由於計劃變動時，時間軸會很快失去時效性，因此仰賴專案管理工具 (而非仰賴電子郵件或試算表) 有相當大的助益。身為專案所有者的您，有責任向所有專案關係人說明哪一個才是唯一的事實來源 (您的時間軸)，並確保該來源隨時獲得更新。

• 立即採取行動。一旦變化已確定，就應立刻更新時間軸，反映出該項變化。

• 通知專案關係人。受專案時間軸變化所影響的所有人，均應瞭解變化對他們所帶來的衝擊，並且能透過視覺化的資料查看專案時間軸上的變化。

• 判斷影響。一旦更新了時間軸，您就能瞭解是否有哪些時段過於緊密、哪些專案關係人手上的任務過多。是否可改動某項任務，以確保有更多時間完成？有沒有其他人能接手該項職責，或盡一臂之力？

結束上述情境範例前，讓我們做一個假設，您好不容易選定一家外燴服務商，由他們辦理客戶感恩晚餐會。在即將簽訂合約之際，外燴公司來電表示他們自己重複接單。很遺憾地，您必須找到一家新的外燴公司。

我們可以用時間軸輕易調整任何任務的截止日期，或任何將受此變動影響的團隊成員。若正向思考這項挑戰，我們既然已經歷經任務初期的各項事務，並從時間軸反映的內容看到變化，那麼儘管這是個令人沮喪的問題，我們仍能更強烈地感受一切都在掌控中，因為時間軸讓我們有條理，且始終保持進展順利。

專案時間軸的常見問題

瞭解如何建立有條理的專案時間軸，代表您在瞭解如何使用這個強大工具上，已跨出了很大的一步，儘管如此，您可能仍有其他疑問。這個問題很常見。以下是幾個關於專案時間軸的常見問題及答案。

時間軸和甘特圖有何不同？

甘特圖較著重工作流程及任務相依性，是比較線性的呈現，而且未將同時發生的變化或多項事務納入考量。時間軸則具有彈性，可輕鬆因應專案計劃內的變化，讓更新工作流程變得毫不費力。兩者都是視覺化的工具。

如何追蹤專案進度，特別是管理多個專案的情況下？

要在試算表中辦到這件事相當困難，但若使用專案管理工具就輕鬆得多。您可一次透過多個檢視查看某個專案，或者也可透過一個專案集檢視管理多個專案。

換句話說，您可以視覺化呈現自己何時可將較多時間運用於特定任務、何時已達工作能力的極限，進而視需要加以調整，取得團隊工作負荷的平衡。

有自信地建立下一個專案時間軸

有了專案計劃還不夠。決定如何執行也同等重要。計劃開展時間軸之擬定，乃是規劃階段的關鍵環節，而且可讓專案管理變得更有效率。

將此逐步流程應用於所有專案管理時間軸，您將能始終專注於任務，並減少壓力。請試用看看，依照您的業務需求加以調整，並和別人分享！

若要更進一步發揮專案時間軸的功能，請用 Asana 建立您的下一個時間軸。