Das Produktteam von Figma hat seine Meetingzeiten mithilfe von Asana um 50 % reduziert

Viele innovative Marken wie Square, GitHub, ClassPass und Asana haben eines gemeinsam: Sie arbeiten mit Figma, dem ersten professionellen UI-Design-Tool, das vollständig für den Browser entwickelt wurde. Figmas Mission ist es, Design für alle zugänglich zu machen. Als Produktmanager und erfahrener Figma-Mitarbeitender hat Badrul Farooqi die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Produkt- und Entwicklungsteams die richtigen Dinge zur richtigen Zeit erstellen – und erfolgreiche Markteinführungen mit Markteinführungsteams wie Vertrieb und Marketing zu koordinieren.

Das Unternehmen hat heute über 1 Million registrierte Nutzer, 82 Millionen US-Dollar an Finanzmitteln und mehr als 100 Mitarbeitende, aber als Badrul dem Unternehmen beitrat, sah das noch ganz anders aus. Das Team war klein und Figma war noch nicht einmal der Öffentlichkeit vorgestellt worden. Zu dieser Zeit verwendeten die Mitarbeitenden JIRA, um die Produktentwicklung zu verwalten, aber das Tool war zu komplex für ihre Arbeitsabläufe, was zu übermäßig viel Verwaltungsarbeit führte, als das Team und der Umfang des Produkts immer weiter wuchsen. Die Teams brauchten eine einfach zu bedienende Plattform, die skalierbar war und sie bei der öffentlichen Einführung und darüber hinaus unterstützen konnte.

Wie das Team einen einfachen Weg fand, Entwicklungs-Blacklogs zu bewältigen

Badrul musste ein flexibles und unkompliziertes Tool finden, mit dem man Produkt- und Entwicklungs-Backlogs bewältigen konnte. Dabei musste er auch das große Ganze berücksichtigen. Er war auch dafür verantwortlich, bei großen Markteinführungen funktionsübergreifende Teams im gesamten Unternehmen zu vernetzen, wenn alle beteiligt waren. So wollte er für unternehmensweite Transparenz sorgen und durch klare Pläne, Zuständigkeiten und Fristen mehr Verantwortlichkeit entwickeln.

Testen und Einführen von Asana

Badrul testete Asana zunächst nur in einem einzigen Team, um zu überprüfen, ob es einfacher zu verwenden war als das bestehende System. Anschließend migrierte er die gesamte Arbeit der Produkt- und Entwicklungsteams von JIRA zu Asana und teilte Schulungsmaterialien und Dokumente mit dem Team, damit es einen ersten Einblick in das Tool erhielt. Aufgrund der Flexibilität von Asana konnten verschiedene Teams es so nutzen, dass es ihren spezifischen Anforderungen und Workflows optimal entsprach.

Aufbau von Vertrauen durch Transparenz

Alle Produkt- und Entwicklungsarbeiten werden dank Asana transparenter. Jedes Mal, wenn Figma ein neues Feature entwickelt, erstellt das Unternehmen ein Dokument mit den Produktspezifikationen. In dem Moment, in dem sich das Team darauf ausrichtet, wird es in ein Asana-Projekt übertragen. Um diesen Prozess zu beschleunigen, werden Projektvorlagen mit den üblichen Schritten und Meilensteinen für die beteiligten Produktmanager, Designer und Techniker erstellt.

Projektboards werden zu neuen Informationsquellen. Die Aufgaben und Zeitleisten stellen sicher, dass alle darauf ausgerichtet und verantwortlich sind, denn jeder kann sehen, wer woran arbeitet. Bei umfassenderen Markteinführungen verwalten funktionsübergreifende Teams auch Aufgaben und Fälligkeitsdaten in Asana und hängen Dateien an, um Strategien und weitere Details zu erfassen.

Im Laufe der weiteren Arbeit dient Asana als detaillierte Dokumentation von Handlungen und Diskussionen und bildet ein historisches Archiv für das Unternehmen und für alle, die rückwirkend nachvollziehen müssen, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Dies beschleunigt die Einführung der Mitarbeitenden, hilft Teammitgliedern, neue Rollen zu übernehmen, und verkürzt sogar die Dauer von Meetings.

Die Produkt- und Entwicklungsteams konnten die in Stand-up-Meetings verbrachte Zeit um 50 % reduzieren und jede Woche ein oder zwei Stunden einsparen, da sie keine Status-Updates mehr über das, woran sie arbeiten, austauschen müssen – schließlich war alles in Asana dokumentiert. Stattdessen können sie sich während Meetings darauf fokussieren, wichtige Probleme gemeinsam zu lösen.

Die nächste Stufe: Bereitstellung leistungsstarker Design-Tools für Nicht-Designer

Was steht als Nächstes für Figma an? Figma verfolgt auch weiterhin seine Vision, Design für mehr Menschen zugänglich zu machen, die nicht unbedingt professionelle Designer sind, und ihnen dabei zu helfen, ihre Kreativität zum Leben zu erwecken. Alle Produkte, Funktionen und Ressourcen, die dies ermöglichen, werden in Asana verwaltet. Wenn Figma diese neuen Märkte erschließt, geht damit eine neue Welle des Wachstums einher, doch das Unternehmen kann sicher sein, dass Asana mit der Skalierung Schritt halten wird.