Messe Düsseldorf: Back to Business mit Asana

Asana unterstützt mich dabei, Aufgaben besser zu strukturieren und zu verteilen sowie das Ziel viel deutlicher vor Augen zu halten.”

Die Messe Düsseldorf zählt zu den größten und erfolgreichsten Messegesellschaften weltweit. Auf ihrem mehr als 300.000 Quadratmeter großen Gelände am Rhein finden rund 40 Fachmessen in den fünf Kompetenzfeldern „Maschinen, Anlagen & Ausrüstungen“, „Handel, Handwerk & Dienstleistungen“, „Medizin & Gesundheit“, „Lifestyle & Beauty“ sowie „Freizeit“ statt, Darunter sind 22 Weltleitmessen, auf denen die internationalen Marktführer und Top‐Entscheider einer Branche zusammenkommen, um sich und ihre Innovationen zu präsentieren, sich auszutauschen und gemeinsam die Weichen für die Zukunft ihrer Industrie zu stellen.

Mit 75 Veranstaltungen im Ausland schafft die Messe Düsseldorf darüber hinaus Plattformen für die lokalen Industrien. Das breite Portfolio der Messe Düsseldorf erfordert eine Zusammenarbeit der unterschiedlichsten Abteilungen und Gewerke. Um dieses interdisziplinäre Projektmanagement erfolgreich gestalten zu können, benötigt das Unternehmen ein zuverlässiges System, welches die Mitarbeiter in ihrer Projektarbeit unterstützt. Hier setzt die Messe Düsseldorf seit Ende 2019 auf Asana.

Neue Wege für Arbeitsprozesse

Durch den Einsatz von Asana konnte die Zusammenarbeit von Teams und das Managements von Aufgaben erheblich verbessert werden. Auf einfache Weise können Teams nun Aufgaben einstellen, Fristen terminieren und diese direkt den Verantwortlichen zuweisen. Projektrelevante Dateien und Dokumente werden direkt im System hinterlegt und alle Beteiligten können jederzeit und ortsunabhängig darauf zugreifen. Komplexe Prozesse werden durch Asana vereinfacht und Projektinhalte, Zuständigkeiten und Timings sind transparent. Asana ist ein effizientes Tool, das in allen Arbeitsbereichen eine enorme Erleichterung schafft.

Auch wenn Veränderung nicht immer einfach ist, haben sich die Mitarbeiter der Messe Düsseldorf auf das neue System eingelassen. Anfangs wurde Zeit investiert, damit die Funktionen der Asana-Plattform effektiv eingesetzt werden können, was die Zufriedenheit und den Erfolg der Mitarbeiter gesteigert hat. Dadurch blieben Erfolg und Zufriedenheit nicht aus. „Die größte Veränderung durch die Einführung von Asana ist die Anpassung meines eigenen Mindsets gewesen, also die Struktur von Asana zu begreifen: Was sind Teams? Was sind Projekte? Was sind Aufgaben? Das kostet erstmal etwas Zeit und vielleicht auch ein paar Nerven, aber als mein Knoten dann einmal gelöst war, folgten der Spaß und das Verständnis von ganz alleine.”, erzählt Jessica Schmidt aus dem ProWein-Team.

Mittlerweile freue ich mich mehr über den roten Punkt im Browser, der Benachrichtigungen ankündigt, als über das Brief‐Zeichen in meinem E‐Mail‐Programm.”

Asana statt E‐Mail oder: Kommunikation auf effiziente Art

In Asana wird die interne Kommunikation, durch zahlreiche Benachrichtigungsoptionen, nicht mehr über E‐Mails ausgeführt. Jan Albrecht, Mitarbeiter im Bereich Organisation, freut sich nun über den roten Punkt im Browser, der eine neue Mitteilung ankündigt. Zudem werden Besprechungsprotokolle und To‐do‐Listen in Asana eingestellt und sind für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar. Fristen für Aufgaben werden ebenso angezeigt, wie deren Einfluss auf weitere Aufgaben. Die Teams behalten den aktuellen Projektstand, einzuhaltende Fristen und die anstehenden Aufgaben allzeit im Blick.

Auf Krisenzeiten gut vorbereitet

Durch die Einführung von Asana im vergangenen Jahr hatte die Messe Düsseldorf einen enormen Vorteil, als der Großteil der Mitarbeiter aufgrund der Corona‐Pandemie von heute auf morgen im Homeoffice gearbeitet hat. Das System war bereits vollständig implementiert und im Einsatz. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teams konnte nicht nur aufrechterhalten sondern sogar noch gestärkt werden. Die Arbeitszeit kann auch von zuhause aus effektiv genutzt werden, indem beispielsweise Meetings inhaltlich und zeitlich reglementiert werden. „Darüber hinaus wird mithilfe von klaren Zuordnungen der Aufgaben neben der Effektivität auch die Zufriedenheit gestärkt.“, so Jessica Schmidt. Die Aufgabenzuweisung aus den bis dahin stattfindenden wöchentlichen Stand-up-Meetings geschieht nun komplett in Asana. Zudem können über Asana beliebig viele Personen ‐ gleich ob intern oder extern ‐ in Projekte eingeladen und ausstehende Fragen, Aufgaben sowie Anforderungen verlustfrei geteilt und aktualisiert werden.

Der Status eines Projekts ist jederzeit einsehbar und durch Asana behalten die Mitarbeiter der Messe Düsseldorf nicht nur den Überblick: Aufgaben können über eine Jour‐fixe‐Agenda direkt gelöst werden, ohne dass dies detailliert mit dem Team besprochen werden muss. Asana ermöglicht dem Team, gemeinsam Großes zu leisten und das sogar ortsunabhängig.

Mit kleinen Schritten zum großen Ziel

Das gesamte Projekt im Überblick zu halten und die Fortschritte auf dem Weg zum Ziel zu verfolgen, ist dank Asana mühelos. Doch auf dem Weg zum Ziel bedarf es meist vieler kleiner Schritte. Um über diese vielen kleinen Schritte den Überblick zu behalten, helfen die zahlreichen Funktionen der Asana‐Plattform. Besonders beliebt unter den Mitarbeitern der Messe Düsseldorf sind unter anderem:

• Eine per drag & drop einfach zu bedienende Sortierfunktion

• Die Möglichkeit, Gedanken lose und ohne Struktur zu sammeln für eine spätere Verwendung

• Ortsungebundene Bedienung vom Smartphone von überall aus

• Selbst erstellte Vorlagen können von allen Mitarbeitern genutzt werden

• Portfolios liefern einen Überblick über den Projektverlauf

• Das Anlegen von Regeln, um wiederkehrende Abläufe zu automatisieren

• Aufgaben können gespiegelt, Diskussionen und Kommentare fast überall eingefügt werden

• Erledigte Aufgaben werden automatisch entsprechend abgelegt

• Fast jede Aktion kann mit “Daumen hoch” zur gegenseitigen Motivation von anderen Nutzern geliked werden

Asana bietet die Möglichkeit, Projekte und Projektabläufe für alle beteiligten Mitarbeiter transparent abzubilden. Informationen werden geteilt und sind immer zentral auffindbar, Aufgaben werden zugeordnet und terminiert. Eine perfekte Basis für erfolgreiches Projektmanagement.