Effektive Produkt-Briefings erstellen – so geht’s (kostenlose Vorlage)

Entscheidend für eine erfolgreiche Produkteinführung ist die Kommunikation im Team. Alle Teammitglieder müssen an einem Strang ziehen, um eine Produktstrategie zu entwickeln, Produktziele zu definieren und die Produktentwicklung voranzutreiben. Mithilfe eines Produkt-Briefings können Sie die Teammitglieder und Beteiligten auf dem Laufenden halten.

Ähnlich wie ein Projekt-Briefing ist ein Produkt-Briefing ein klarer und prägnanter Leitfaden für die wichtigsten Elemente des Produktplans. Dieses Dokument dient als Bezugspunkt, es sorgt für Einheitlichkeit und kann darüber hinaus die Produktergebnisse verbessern.

Was ist ein Produkt-Briefing?

Ein Produkt-Briefing fasst den Umfang, die Ziele und die Ausrichtung eines Produkts zusammen. Die in hohem Maße anpassbaren Produkt-Briefings tragen dazu bei, Ideen zu ordnen, die Vorgehensweise festzulegen und das Produkt durch den Entwicklungsprozess zu führen.

Wer setzt Produkt-Briefings ein und wann?

In der Regel erstellt der Produktmanager in der Planungsphase der Produktentwicklung ein Produkt-Briefing. Damit kann er das Problem und die Lösung den anderen Projektbeteiligten präsentieren. Zudem kann ein Produkt-Briefing dem Produktteam dabei helfen, die gewünschten Ziele ins Auge zu fassen.

Problem: Mitarbeiter sind abgelenkt.

Lösung: Software entwickeln, die Ablenkungen minimiert.

Produkt-Briefing: Darin steht, was das Produktteam mit dem Produkt zu erreichen hofft, was das Produkt sein wird und wie die Erstellungsphasen aussehen werden.

Ein Produkt-Briefing ist weder ein technisches Dokument noch ein Business Case. Damit lassen sich nicht alle Fragen beantworten, doch da es in einem frühen Stadium des Prozesses erstellt wird, bleibt immer noch Raum für Änderungen. Das Produkt-Briefing vermittelt allen Projektbeteiligten Ihre anfänglichen Pläne, um alle Beteiligten auf den gleichen Stand zu bringen, die Entscheidungsfindung zu verbessern und Zeitverluste zu vermeiden.

Das spricht für ein Produkt-Briefing

Ein Produkt-Briefing ist der Klebstoff, der das funktionsübergreifende Team während des gesamten Produktentwicklungsprozesseszusammenhält. Während des gesamten Produktlebenszyklus ist dieses Dokument für alle Beteiligten – vom Produktteam bis hin zu den Führungskräften des Produktmarketings – die zentrale und verlässliche Informationsquelle.

• Sorgt für Klarheit: Je mehr Klarheit es gibt, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, desto besser. Ein Produkt-Briefing schafft Klarheit, indem es die wichtigsten Informationen über das Produkt, darunter Anforderungen, Design und Preisgestaltung, zusammenstellt. 

• Senkt das Fehlerpotenzial: Wenn alle Beteiligten das gemeinsame Ziel und ihre jeweilige Rolle bei der Erreichung dieses Ziels verstehen, sinkt das Fehlerpotenzial bei der Produktentwicklung. Ein Produkt-Briefing ist ein Dokument, an dem sich das Team orientieren kann, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein.

• Steigert die Effizienz: Teams, die wissen, was sie gerade tun, können schneller arbeiten, um ihre Ziele zu erreichen. Dank des Produkt-Briefings wird weniger Zeit mit erneuten Absprachen verschwendet, und alle Beteiligten können sich entspannt auf die Ziellinie konzentrieren. 

Wer seine Pläne kurz und bündig festhalten kann, erleichtert seinem Team die Zusammenarbeit und das gegenseitige Verständnis. 

In 7 Schritten zum Produkt-Briefing

In der Anfangsphase der Produktentwicklung erstellen Sie ein Produkt-Briefing, um den weiteren Weg festzulegen. Allerdings ist das Produkt-Briefing ein flexibles Dokument, das wahrscheinlich erst nach Abschluss des Produktplanungsprozesses in seiner endgültigen Form vorliegt. 

Ziel ist es nicht, ein umfassendes Dokument zu erstellen. Ergreifen Sie stattdessen lieber die Gelegenheit, bei der Erstellung des Produkt-Briefings die Beteiligten an einen Tisch zu bringen, eine zentrale Informationsquelle für das Team zu schaffen und aufkommende Fragen zu erfassen.

Ein Produkt-Briefing wird nicht immer gleich in der richtigen Reihenfolge verfasst. So fällt einem der Produktname zum Beispiel oft erst zuletzt ein, nachdem man einige grundlegende Fragen beantwortet hat. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie den ersten Entwurf des Produkt-Briefings von Anfang bis Ende erstellen.

1. Das Problem erkennen

Der erste Schritt bei der Erstellung des Produkt-Briefings besteht darin, die Probleme, die gelöst werden sollen, klar zu benennen. So schaffen Sie eine Grundlage für das Produkt und die Lösung, die Sie entwickeln wollen. Berücksichtigen Sie in dieser Findungsphase folgende Fragen:

• Welche Bedürfnisse hat die Zielgruppe?

• Wie lassen sich diese Bedürfnisse mit dem Produkt erfüllen?

• Was sollten wir letztendlich erreichen?

Anhand dieser Informationen können Sie sofort erkennen, warum Ihr Produkt wichtig ist und welche Funktionen Sie einbeziehen müssen, um die Zielgruppe zu überzeugen. Aber wie alle Elemente des Produkt-Briefings ist auch dieser Abschnitt nicht nur für das Produktentwicklungsteam gedacht. Auch andere Teams können so leichter einen Nutzen aus dem Produkt-Briefing ziehen. So kann beispielsweise das Marketingteam diese Informationen nutzen, um das Produkt zu positionieren. Ebenso wird es dem Vertriebsteam leichter fallen, das Produkt zu verkaufen, da es erklären kann, inwiefern es dem Kunden das Leben erleichtert.

2. Produktanforderungen festlegen

Nachdem Ihnen bewusst ist, welches spezifische Problem im Hinblick auf Ihr Produkt gelöst werden muss, arbeiten Sie mit dem Produktteam zusammen, um die Produktanforderungen zu definieren. Die Produktanforderungen geben dem Produkt eine Struktur und helfen anderen, es sich vorzustellen. Dazu können folgende Punkte gehören:

• Verwendungszweck des Produkts

• Funktionsweise

• Produktmerkmale

• User stories

Anhand der Merkmale und Funktionen wird erklärt, wie das Produkt funktioniert und welche Eigenschaften es braucht, um so zu funktionieren. So dient ein Mobiltelefon zum Beispiel dazu, Personen anzurufen. Ein Produktmerkmal, das diese Funktion erleichtert, ist ein interner Lautsprecher. 

Binden Sie User Stories ein, um die Produktmerkmale zu untermauern und das Produkt-Briefing verständlicher zu machen. User Stories erklären die Merkmale des Produkts nicht aus der Sicht eines Fachmanns, sondern aus der Perspektive des Endnutzers.

3. Das Produkt einordnen

Nachdem die Anforderungen an das Produkt ermittelt wurden, gilt es nun, das Produkt im Markt einzuordnen. Analysieren Sie die Wettbewerber anhand von Nutzeranalysen, definieren Sie Ihre Zielgruppe, und veranschlagen Sie einen Preis für Ihr Produkt.

Wettbewerber analysieren

Ermitteln Sie Ihre Konkurrenten und wie sich diese auf dem Zielmarkt positionieren. Anhand der Wettbewerbsanalyse können Sie feststellen, wie sich Ihr Produkt von den anderen auf dem Markt erhältlichen Produkten unterscheidet und wie Sie bei der Produktgestaltung und -entwicklung ganz gezielt darauf eingehen können.

Die Zielgruppe festlegen

Erstellen Sie die Persona Ihres idealen Kunden, und beschreiben Sie, wer das Produkt kaufen wird. Entwickeln Sie beispielsweise eine Datenanwendung, so wären DevOps-Teamleiter und Projektmanager die ideale Zielgruppe. Dadurch, dass Sie den Teams ein Verständnis für den potenziellen Kunden vermitteln, können sie den Entwicklungsprozess optimal auf den Endnutzer ausrichten. 

Preis veranschlagen

Da Sie nun alle Details zum Produkt selbst kennen, geht es nun um die Preisgestaltung. Der von Ihnen gewählte Preis kann die Wahrnehmung des Produkts und Ihrer Marke beeinflussen, überlegen Sie also, welche Botschaft Sie vermitteln wollen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Preisgestaltung, z. B. Festpreise, ein Stufensystem oder kostenlose Testversionen. Die Marketing- und Vertriebsteams können Sie in dieser Kategorie beraten, wobei das Team selbst am besten weiß, was das Produkt in der Herstellung kostet und zu welchem Preis ähnliche Produkte auf dem Markt angeboten werden.

4. Fragen formulieren

Ein wichtiger Bestandteil jedes Produkt-Briefings ist die Ermittlung offener Fragen, die Sie noch nicht beantworten können. Das Produktteam hat die Verantwortung zu definieren, was das Produkt ist und wie Sie es erstellen werden. Allerdings gibt es oft zusätzliche Fragen, die einen Beitrag von außen erfordern. Wenn Sie diese Fragen bereits im Produkt-Briefing ermitteln, lassen sie sich in der Findungsphase leichter beantworten.

Die Fragen können wie folgt lauten:

• Wie heißt das Produkt?

• Wann kommt das Produkt auf den Markt?

• Welche Produktrisiken gibt es?

• Wodurch zeichnet sich das Produkt aus?

• Welche Funktionen hat das Minimalprodukt (Minimum Viable Product, MVP)?

• Welche Funktionen sind Pflicht und welche wären nett, sind aber nicht unbedingt nötig? 

Kein Grund zur Sorge, wenn Sie nicht alle diese Fragen sofort beantworten können. Durch die Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Beteiligten beantworten Sie diese Fragen und konkretisieren Ihre Ideen mit der Zeit. Details können sich ändern und klarer werden, wenn erst einmal ein Prototyp vorliegt. Durch die Formulierung von Fragen im Produkt-Briefing wissen Sie ganz genau, welche Punkte Sie klären müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. 

5. Zeitplan erstellen

Die Erstellung eines Zeitplans gestaltet sich in dieser frühen Phase der Produktplanung schwierig, doch selbst Schätzungen können den Beteiligten helfen, sich ein Bild vom Produktumfang zu machen.

Auch wenn sich der Zeitplan nach Fertigstellung des Entwicklungsplans noch ändern kann, sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Phasen Sie durchlaufen müssen und welche Aufgaben die Teammitglieder erledigen müssen, um das Produkt fertig zu stellen. Berücksichtigen Sie dabei auch Schätzungen für die Herstellung von Prototypen, Tests und die Produkteinführung.

6. Einen Produktnamen finden

Legen Sie während des Produktentwicklungsprozesses einen internen Namen für das Produkt fest. Dabei kann es sich um eine vorläufige Bezeichnung handeln, die im Laufe der Zeit noch überarbeitet werden kann. Das Produktmarketingteam kann dann den endgültigen Namen festlegen, wenn das Produkt zur Veröffentlichung bereit ist.

Überlegen Sie sich auch einen Slogan, der den Produktnamen ergänzt. Einige Wörter oder ein kurzer Satz beschreiben das Produkt genauer. Heißt das Produkt DataApp, dann könnte der Slogan lauten: „Ein Tool zur Anwendungsüberwachung“. Mit diesem Slogan kann das Produktteam den Zweck des Produkts besser verstehen, doch letztendlich ist das Marketingteam für alle Marketingmaterialien verantwortlich, die für Verbraucher zugänglich sind.

7. Gemeinsam begutachten und überarbeiten

Nachdem Sie das Produkt-Briefing als abgeschlossen betrachten, sollten Sie es mit anderen teilen, damit diese bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten behilflich sein können.

Nachdem Sie Ihr Produkt-Briefing als abgeschlossen betrachten, sollten Sie es mit anderen teilen, damit diese bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten behilflich sein können.

Geben Sie das Produkt-Briefing an das funktionsübergreifende Team und die Projektsponsoren weiter, um ein erstes Feedback zu erhalten. Da diese Personen wahrscheinlich an der Erstellung des Briefings beteiligt waren, können sie dazu beitragen, dem Dokument den letzten Schliff zu geben, bevor es weiteren Vorgesetzten zur Prüfung vorgelegt wird.

Teilen Sie es mit dem gesamten Produktteam

Nachdem die erforderlichen Überarbeitungen vorgenommen wurden, teilen Sie das Produkt-Briefing während des Kick-off-Meetingsmit dem gesamten Produktteam. Da es sich um ein fortlaufend genutztes Dokument handelt, auf das die Mitarbeiter regelmäßig zurückgreifen müssen, sollten Sie dafür sorgen, dass es leicht zugänglich ist, beispielsweise in einem Work-Management-System.

Vorlage für ein Produkt-Briefing

Als Einstieg haben wir eine Vorlage für ein Produkt-Briefing erstellt, das die wichtigsten Komponenten der Produktplanung umfasst. Füllen Sie einfach die einzelnen Bereiche aus, um ein abgerundetes Produkt-Briefing zu erstellen.

Unsere Top-Tipps für die Erstellung eines Projekt-Briefings

Nachdem Ihnen nun der Inhalt eines Produkt-Briefings klar ist, können Sie sich ganz auf den Erstellungsprozess konzentrieren. Mithilfe der folgenden Top-Tipps wird Ihr nächstes Briefing ein Meisterwerk.

• Angenehm verständlich gestalten: Mit Bildern, Aufzählungspunkten, Diagrammen und Tabellen können Sie komplexe Ideen und Produktmerkmale aufschlüsseln. Bei einer Länge von maximal drei Seiten bleibt es übersichtlich und ist leicht zu lesen.

• Mit Fragen auf die einzelnen Abschnitte eingehen:Formulieren Sie Fragen und Antworten für die verschiedenen Abschnitte der Vorlage. Das Produkt-Briefing sollte für alle beteiligten Personen verständlich sein.

• Flexible Anpassungen ermöglichen: Produktbeschreibungen ändern sich, sobald weitere Funktionen hinzukommen oder andere Ansätze verfolgt werden. Praktischerweise lassen sich bei einem flexibel anpassbaren Dokument nach und nach Elemente hinzufügen und entfernen.

Ein leicht verständliches und für alle zugängliches Produkt-Briefing verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teams.

Verwenden Sie für die nächste Produkteinführung eine Vorlage für ein Produkt-Briefing.

Eine Vorlage für ein Produkt-Briefing erleichtert die Produktentwicklung von der Idee bis hin zur Markteinführung. In Kombination mit einer Work-Management-Software können alle Beteiligten von überall aus auf das Dokument zugreifen und das Produkt-Briefing nach Fertigstellung in die Tat umsetzen. Planen Sie Ihr Produkt-Briefing in Asana damit alle Beteiligten die Marschrichtung kennen und wissen, welche Ziele verfolgt werden.