Portée de projet ou cahier des charges : quelles différences ?

Dans la gestion de projet, disposer de documents clairs et structurés est essentiel pour garantir la réussite d’un projet, surtout lorsqu’il implique des prestataires externes, agences ou fournisseurs. Parmi ces documents, la portée de projet et le cahier des charges jouent un rôle clé. Mais que signifient-ils exactement, et comment les différencier ?

La portée de projet définit les objectifs, le périmètre et les étapes nécessaires à la réalisation du travail. Quant au cahier des charges, il offre un cadre plus large en détaillant les livrables, les spécifications techniques et les exigences des parties prenantes. Bien qu’interconnectés, ces deux outils répondent à des besoins spécifiques selon la nature et la complexité du projet.

Dans cet article, nous vous aidons à comprendre leurs fonctions respectives, leur contenu et leur importance dans le cadre d’une collaboration réussie. Notez que ces informations ne remplacent pas l’avis d’un expert juridique : pour toute question spécifique, rapprochez-vous de votre équipe juridique interne.

Portée de projet vs cahier des charges 

Si ces documents sont parfois tous deux nommés « énoncé des travaux » ou « cahier des charges » (SoW ou EDT), il existe pourtant bel et bien certaines différences.

Rédiger une portée de projet vous permet d’identifier et de communiquer plus facilement les éléments commerciaux essentiels à prendre en compte, mais aussi vos objectifs de projet. Selon vos besoins, ce document pourrait très bien suffire dans certains cas.

En revanche, si votre équipe collabore avec un client ou une agence externe, vous pourriez avoir tout intérêt à créer un cahier des charges : ce document que vous partagerez avec vos collaborateurs externes propose une description complète des livrables, exigences, objectifs, coûts, mais aussi du calendrier à respecter. En bref, il fournit à l’équipe projet et aux parties prenantes des indications détaillées à propos des tâches à accomplir pour mener à bien le projet.

Examinons plus en détail chacun de ces documents, en commençant par la portée de projet.

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

La portée (également appelée périmètre) aiguille votre équipe quant au travail inclus ou non dans le projet. Le plus souvent, elle précise les besoins et explique comment atteindre les objectifs fixés. Vous devez également y inclure les activités que vous allez effectuer au cours du projet, ainsi que des informations détaillées sur les livrables, la chronologie, les jalons du projet et autres rapports connexes.

Dans certains cas, le cahier des charges n’est pas indispensable : une simple portée de projet suffit. Consultez votre équipe juridique interne pour déterminer si vous devez étendre le périmètre du projet et rédiger un énoncé des travaux.

Cas d’utilisation de la portée de projet

Pour planifier efficacement un projet et vous assurer un déroulement sans encombre, vous devez déjà en définir la portée. Votre équipe et les parties prenantes auront ainsi davantage de facilité à se mettre d’accord sur les exigences à respecter et à identifier les risques potentiels qui pourraient retarder le projet et compromettre sa réussite.

Lors de la rédaction de votre portée de projet, des conflits peuvent apparaître ; par exemple, votre équipe pourrait remarquer que l’échéance d’une tâche entrave l’avancement d’une autre tâche en cours. Dans ce cas, il vous faudra modifier la chronologie du projet et adapter sa portée en conséquence.

Une portée de projet bien définie aidera votre équipe à s’accorder sur les livrables attendus afin de mieux respecter les délais prévus, et éviter les retards ou dépenses supplémentaires.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges (CDC) est un document essentiel qui détaille les besoins fonctionnels, les spécifications techniques et les fonctionnalités attendues d’un projet. Il sert de référence pour définir les tâches, les objectifs, les coûts et les délais, tout en assurant une coordination efficace entre les parties impliquées (maître d’ouvrage et maître d’œuvre).

Il existe différents types de cahiers des charges, notamment :

• Le cahier des charges fonctionnel, qui met l’accent sur les besoins des utilisateurs finaux.

• Le cahier des charges technique, qui précise les aspects techniques nécessaires à la réalisation.

Dans un contexte externe, ce document peut faire office de contrat, par exemple lors d’une collaboration avec une agence ou un prestataire. En interne, il permet d’aligner les équipes sur des priorités communes et d’assurer la livraison des livrables dans les délais impartis.

Un cahier des charges clair, associé à un outil de gestion de projet, limite les conflits et garantit que le résultat final respecte les attentes définies.

Cas d’utilisation du cahier des charges

Bien rédigé et associé à un outil de gestion de projet efficace, le cahier des charges participera grandement à la réussite de votre projet. Ce document aide votre équipe et la partie responsable de la réalisation effective du projet à cerner et documenter les attentes. Il propose une description narrative des étapes du projet, évitant ainsi conflits et malentendus.

En fin de projet, vous comparerez les résultats obtenus avec les attentes inscrites au cahier des charges, afin de vérifier que la prestation finale respecte bien l’énoncé des travaux initial. En fonction du contrat conclu et de l’avis de votre équipe juridique, ces résultats peuvent avoir d’autres conséquences : votre organisation sera payée intégralement, certes, mais pourra par exemple recevoir des bonus ou devoir payer des pénalités.

Rédiger une portée de projet

Rédiger une portée de projet pertinente vous permet d’identifier plus facilement les éléments commerciaux essentiels à prendre en compte, mais aussi de communiquer les objectifs et autres détails de votre projet avec les parties prenantes.

Voici quelques bonnes pratiques adoptées par beaucoup d’équipes qui vous ressemblent :

• Faites preuve de précision : adoptez un langage précis et clair afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde s’agissant des exigences du projet et des résultats attendus. Listez les livrables, jalons et tâches pour éviter toute confusion ou malentendus ultérieurs.

• Appuyez-vous sur des visuels : les éléments visuels de type organigramme des tâches permettent aux individus concernés de mieux visualiser et comprendre les informations de projet. Ils permettent également à l’ensemble de votre équipe d’identifier les risques (les obstacles, par exemple) qui peuvent retarder l’achèvement du projet et compromettre sa réussite.

• Collaborez avec les parties prenantes : comme nous l’avons déjà évoqué, n’hésitez pas à demander conseil à votre équipe juridique pendant la rédaction de votre portée de projet. Dans le cadre de cette tâche en particulier, cette collaboration avec les parties prenantes peut vous faire gagner du temps à long terme. Vous pourrez ainsi impliquer tous vos collaborateurs dès le début et éviter tout malentendu par la suite.

Il n’y a pas deux plans de gestion de la portée identiques. Les informations à inclure et le niveau de détails du document peuvent varier énormément selon le secteur d’activité et la nature du projet. En cas de doute, n’hésitez pas à vous adresser à votre équipe juridique.

La plupart des portées de projet comportent les éléments suivants :

Livrables

Cette section précise le produit ou service à concevoir/fournir à l’occasion du projet. Ici, l’organigramme des tâches vous sera particulièrement utile.

Chronologie

Intégrez-y une chronologie ou un diagramme de Gantt pour décrire avec précision les principales phases de votre projet. Cette section vous permet de bien visualiser le projet et fait office de feuille de route, laquelle guide votre équipe et l’ensemble des parties prenantes tout au long du projet.

Jalons

À l’image de la portée de projet, les jalons vous aident à diviser votre projet en plusieurs blocs ou petites étapes. Prenez note de tous les jalons clés du projet pour suivre plus facilement votre progression et veiller au respect du calendrier établi.

Rapports

Bien souvent, la portée de projet inclut aussi l’ensemble des rapports que vous allez établir tout au long du projet. Qu’il s’agisse d’un rapport d’avancement à réaliser pour un client ou à obtenir de la part d’un fournisseur, ou encore d’un rapport financier pour analyser les différences entre le budget prévu et les résultats obtenus, veillez à communiquer clairement sur les rapports créés, les individus chargés de les établir et leurs échéances respectives.

Ces rapports permettront d’assurer une communication fluide entre l’équipe projet et les parties prenantes au fil de l’eau. Ils fourniront à chacun toutes les données et informations nécessaires pour garder le cap et se tenir au courant des résultats du projet.

Vous pouvez également produire certains documents connexes à la portée de projet : glossaire, table des sigles et abréviations, autres sections pour approfondir le travail à fournir et garantir la réussite du projet, etc.

Rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges est un outil incontournable pour structurer un projet et aligner toutes les parties prenantes sur les objectifs, les livrables attendus et les contraintes. Qu’il s’agisse d’un cahier des charges fonctionnel ou technique, une rédaction claire et méthodique est essentielle pour éviter tout malentendu et garantir la réussite du projet. Voici les étapes clés pour rédiger un cahier des charges efficace :

1. Définir les objectifs et le périmètre du projet

Commencez par préciser les objectifs du projet et son périmètre : qu’inclut-il, et qu’exclut-il ? Cette étape permet d’éviter les dérives et de s’assurer que tout le monde partage une même vision.

2. Structurer le document

Un cahier des charges bien structuré facilite sa lecture et son utilisation par les parties prenantes du projet. Les sections indispensables incluent :

• Une introduction qui résume le contexte et les enjeux du projet.

• Les livrables attendus, avec leurs spécifications techniques et fonctionnelles.

• Une description des jalons et étapes clés, accompagnée si possible d’un diagramme de Gantt pour visualiser les échéances.

• Les contraintes techniques ou organisationnelles à respecter.

3. Impliquer les parties prenantes

Associez les parties prenantes dès le début pour recueillir leurs attentes et leur expression des besoins. Cette collaboration garantit que le document reflète les priorités des différentes équipes et minimise les conflits.

4. Rédiger avec clarté et précision

Utilisez un langage simple et évitez les ambiguïtés :

• Faites preuve de concision : privilégiez des phrases courtes pour limiter les interprétations.

• Incluez un glossaire : si des sigles ou termes techniques sont utilisés, expliquez-les pour que chacun puisse comprendre.

5. Diviser le projet en phases

Pour les projets complexes, divisez le travail en phases distinctes. Cela rend le projet plus gérable et aide les équipes à progresser étape par étape sans se sentir submergées.

6. Valider et partager le cahier des charges

Avant de finaliser, consultez votre équipe juridique et les principaux décideurs pour valider le document. Une fois approuvé, assurez-vous qu’il est partagé avec toutes les parties prenantes, accompagné des outils de suivi nécessaires.

En suivant ces étapes, vous garantirez un cahier des charges solide, capable de guider les équipes et d’assurer la réussite du projet. Pour aller plus loin, vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet, comme Asana, pour organiser et suivre les tâches définies dans votre cahier des charges en temps réel.

Que trouve-t-on dans un cahier des charges ?

Un cahier des charges (CDC) regroupe toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation d’un projet, qu’il s’agisse d’un cahier des charges fonctionnel ou technique. Ce document, clé de voûte de la gestion de projet, sert à définir le périmètre du projet, aligner les parties prenantes du projet et guider le chef de projet dans la coordination des tâches, des ressources et des objectifs.

Sa structure peut varier, mais inclut généralement les éléments clés suivants :

1. Introduction

Un aperçu rapide du projet : son contexte, ses objectifs, et les parties prenantes impliquées. Cette section pose les bases pour bien comprendre le cadre du projet.

2. Objectifs du projet

Quels sont les résultats attendus ? Cette section décrit l’objectif principal et les fonctionnalités attendues, tout en définissant les critères d’acceptation qui garantiront la réussite du projet.

3. Portée du projet

Ici, on précise le périmètre du projet, en définissant ce qui est inclus et exclu. Cela permet de limiter les dérives de projet et de maintenir les équipes sur la bonne voie.

4. Livrables attendus

Listez les livrables avec leurs spécifications : description, qualité requise et échéances. Ces livrables peuvent être fonctionnels (par exemple, une application répondant à des besoins fonctionnels) ou techniques (par exemple, des spécifications techniques).

5. Étapes clés et jalons

Divisez le projet en étapes clés et identifiez les jalons critiques. Un diagramme de Gantt peut être intégré pour une meilleure visualisation des échéances.

6. Contraintes et exigences

Détaillez les contraintes techniques, exigences fonctionnelles et éventuelles limitations liées aux ressources, aux outils ou au calendrier. Cette section inclut aussi les normes à respecter ou les tests à effectuer.

7. Expression des besoins

Pour un cahier des charges fonctionnel, cette partie décrit les besoins fonctionnels exprimés par les utilisateurs finaux, tandis qu’un cahier des charges technique se concentre sur les aspects techniques nécessaires à la mise en œuvre.

8. Ressources et coûts

Indiquez les ressources humaines et matérielles requises, ainsi que le budget et les coûts prévus. Vous pouvez aussi inclure un calendrier de paiement si le projet implique un prestataire ou un appel d’offres.

9. Méthodologie et suivi

Décrivez la méthode utilisée pour le suivi du projet (par exemple, méthode SMART, outils de gestion de projet). Cette section clarifie comment les parties prenantes collaboreront tout au long du cycle de vie du projet.

10. Définitions et annexes

Ajoutez tout contenu complémentaire : glossaire, modèle de cahier des charges, ou notes spécifiques liées au projet. Ces annexes sont utiles pour centraliser les informations nécessaires.

La rédaction d’un cahier des charges doit être adaptée au cadre du projet et aux spécificités des parties prenantes. Qu’il s’agisse de définir les livrables attendus, les contraintes techniques, ou les étapes clés, ce document est un outil indispensable pour garantir la clarté et la réussite de votre projet.

Délimitez la portée du projet pour éviter une dérive des objectifs

Que vous définissiez les objectifs de votre projet à l’aide d’une portée ou un cahier des charges, ces documents sont indispensables pour responsabiliser et impliquer non seulement les membres de votre équipe, mais toutes les parties prenantes.

Respectez au mieux votre cahier des charges pour éviter toute dérive des objectifs, et garantir que votre projet sera livré dans le respect des délais et de vos attentes.

Maximisez vos chances de réussir : définissez la portée de votre projet, adoptez un outil de gestion de projet, et aidez votre équipe à garder le cap et à atteindre ses objectifs.

Cet article propose quelques suggestions et pistes de réflexion qui permettront à votre équipe d’en savoir plus sur deux documents clés : la portée de projet et le cahier des charges. Il ne remplace en rien l’avis d’un expert juridique. Consultez votre équipe juridique pour déterminer l’approche la plus adaptée à votre cas.