Comment utiliser la méthode QQOQCP pour améliorer votre gestion de projet?

La méthode QQOQCP est une méthode de résolution des problèmes dont le sigle signifie «Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Pourquoi?». Il s’agit de l’équivalent français des 5 W's anglais (Who, What, Where, When, Why). 

Cette méthode s’appelle également la méthode de questionnement, la méthode des 5 Ws ou encore des Five W’s. On la trouve parfois sous sa forme longue «QQOQCCP» ou «QQOQCCP? », le C complétant la liste de questions signifie alors « Combien?».

Pour vous assurer que votre processus de gestion de projet est aussi efficace que possible, jetez un œil à notre modèle de gestion de projet sur Asana qui peut complémenter l'utilisation de la méthode QQOQCP.

Pourquoi utiliser la méthode QQOQCP ?

En posant une série de questions ouvertes, l’analyse QQOQCP permet de compiler des informations essentielles à la résolution d’un problème. Ce questionnement systématique est un outil de décomposition très utile pour obtenir une bonne vue d’ensemble.

La méthode QQOQCP peut être utilisée à des fins d’amélioration et de résolution de problèmes, ou encore à des fins de dépannage. Chaque fois qu’un processus ne fonctionne pas correctement, vous pouvez mettre en œuvre cette méthode du questionnement pour trouver et développer une solution. 

Notez qu’il convient davantage aux problèmes simples plutôt qu’aux problèmes complexes. En effet, la méthode QQOQCP demande de suivre des solutions et des chemins limités alors qu’il pourrait y avoir de nombreuses causes aux problèmes soulevés. Dans ce cas, il peut être judicieux d’utiliser le QQOQCP couplé à un diagramme d’Ishikawa, un autre outil d’identification et de résolution des problèmes.

La méthode QQOQCP est couramment utilisée en raison de sa flexibilité et de sa simplicité. Elle permet d’identifier les causes profondes d’un problème en très peu de temps. C’est pourquoi il est recommandé de mener une analyse QQOQCP avant d’utiliser une autre technique plus poussée.

Comment appliquer la méthode QQOQCP?

Dans sa mise en œuvre, l’analyse QQOQCP se découpe en 3 parties:

1. Analyse détaillée de la situation actuelle

2. Évaluation des interactions et des impacts

3. Formulation de solutions basées sur l'analyse

1. Analyse détaillée de la situation actuelle

L'objectif de cette première étape est de fournir une compréhension exhaustive de la situation actuelle en posant des questions structurées qui couvrent tous les aspects du problème :

• Quoi ?

Définissez clairement le problème. Quelle est la nature exacte de la problématique à résoudre ? Est-ce un défi opérationnel, un manque de ressources, ou une inefficacité dans les procédures actuelles ?

Exemples de questions : Quel est le problème principal? Quelles sont les conséquences observées?

• Qui ?

Ici, on définit les parties prenantes engagées dans la problématique. Qui est affecté par ce problème ? Qui détient l'autorité pour apporter des changements ?

Exemple de question : Qui sont les acteurs clés dans cette situation? Qui est responsable de la gestion de ce problème?

• Où ? 

Localisez le problème. Où se manifeste-t-il précisément? Est-il isolé à un département ou est-il plus étendu?

Exemples de questions : Où le problème est-il le plus perceptible? Dans quelles conditions ou circonstances spécifiques? 

• Quand ?

Déterminez le timing. Quand le problème est-il apparu pour la première fois? Est-ce un problème continu ou intermittent ?

Exemples de questions : À quelle fréquence le problème se manifeste-t-il? Quels sont les moments clés où il est le plus perceptible?

• Comment ?

Analysez le fonctionnement actuel. Comment les choses sont-elles réalisées dans le contexte du problème? Quels processus sont affectés?

Exemples de questions : Comment les opérations se déroulent-elles actuellement? Quelles méthodes ou quelles procédures sont impliquées?

• Combien ?

Évaluez l'ampleur du problème. Quelles ressources sont déjà investies, et quelle pourrait être la nécessité de ressources supplémentaires pour une solution?

Exemple de questions : Quel budget est actuellement alloué à ce problème ? Combien de temps et de personnel sont impliqués?

• Pourquoi ?

Cherchez les causes sous-jacentes. Pourquoi le problème existe-t-il ? Quelles sont les causes racines potentielles ?

Exemples de questions : Pourquoi ce problème persiste-t-il ? Quelles sont les limitations ou contraintes existantes qui alimentent cette situation?

2. Évaluation des interactions et des impacts

Cette étape vise à comprendre les dynamiques et les interactions entre les différents éléments identifiés lors de l'analyse initiale. Examinez comment les réponses aux différentes questions QQOQCP interagissent pour influencer ou exacerber le problème.

Cela peut impliquer l'étude des flux de travail entre départements, l'impact des politiques organisationnelles ou des facteurs externes.

3. Formulation de solutions basées sur l'analyse

Sur la base de l'analyse approfondie réalisée, proposez des solutions concrètes et pratiques. Développez des stratégies pour améliorer ou résoudre les problèmes identifiés, en justifiant chaque solution avec des données et des insights collectés.

Planifiez la mise en œuvre en détaillant les étapes, les ressources nécessaires, et le calendrier.

Intégration de la méthode QQOQCP avec Asana

L'application efficace des solutions basées sur l'analyse QQOQCP nécessite une gestion de projet rigoureuse et une collaboration étroite entre toutes les parties prenantes. Asana, grâce à ses outils de gestion de projet et de collaboration, offre un cadre idéal pour faciliter ce processus.

Voici un guide pratique pour intégrer Asana dans la mise en œuvre de vos solutions après une analyse QQOQCP :

Étape 1: configuration du projet dans Asana

1. Sélectionnez un modèle de projet Asana approprié en fonction de votre type de projet. Personnalisez-le pour correspondre aux spécificités de votre solution.

2. Créez un tableau de bord pour visualiser les progrès, avec des indicateurs clés comme les échéances, le suivi des tâches, et le budget.

Étape 2: planification détaillée

1. Définissez des tâches claires pour chaque aspect de votre solution, en les décomposant en sous-tâches spécifiques.

2. Attribuez des responsables pour chaque tâche et synchronisez les calendriers pour assurer que tous les membres de l'équipe sont alignés et informés des échéances.

Étape 3: mise en œuvre et suivi

1. Utilisez les fonctions collaboratives d'Asana, telles que les commentaires sur les tâches et les mises à jour de statut, pour maintenir une communication fluide et continue.

2. Surveillez les progrès en temps réel à l'aide du tableau de bord et ajustez les plans selon les besoins pour répondre efficacement aux défis qui émergent.

Étape 4: révisions et ajustements

1. Convoquez des réunions de suivi régulières, en utilisant Asana pour documenter les discussions et les décisions.

2. Faites des ajustements basés sur les feedbacks et les données de performance pour optimiser la stratégie de mise en œuvre.

En intégrant ces étapes dans votre gestion de projet sur Asana, vous maximisez l'efficacité avec laquelle les solutions identifiées par l'analyse QQOQCP sont appliquées, tout en garantissant que chaque membre de l'équipe reste engagé et informé tout au long du processus.

Exemples d’application de la méthode QQOQCP en gestion de projet

La méthode QQOQCP est donc populaire et facile à utiliser, ce dans diverses situations. Voici quelques exemples de cas où vous pourriez mener une analyse QQOQCP.

1. Pour résoudre un problème 

La méthode QQOQCP est un formidable outil de résolution de problèmes. Elle permet de comprendre rapidement la problématique rencontrée en posant les bonnes questions.

• Quoi : quel est le problème ?

• Qui : qui sont les parties prenantes impliquées ?

• Où : où se situe le problème, dans quel cadre ?

• Quand : la temporalité du problème (à quel moment/fréquence ?)

• Comment : quels sont les effets du problème ?

• Pourquoi : quelles sont les causes connues, les raisons du problème ?

2. Pour définir votre projet 

Le questionnement QQOQCP peut être utile au moment de démarrer un projet. Il peut servir en effet à en définir les contours et les aspects importants.

• Quoi : Quel est le projet, l’objectif ?

• Qui : Qui est la cible, le client, l’équipe concernée ?

• Où : dans quel cadre va se dérouler le projet ?

• Quand : quelle est la date de début ? Combien de temps le projet va-t-il durer ?

• Combien : quel est le budget à disposition ?

• Pourquoi : pour quelles raisons ce projet a-t-il été lancé, quel est l’objectif ?

3. Pour mettre en place une stratégie marketing

La méthode QQOQCP est couramment utilisée en marketing puisqu’elle aide à déterminer le plan d’action à mettre en place.

• Quoi : quels outil ou service allez-vous utiliser pour communiquer ?

• Qui : quel est le public cible ? Quels sont les membres de l’équipe chargée de surveiller l’avancée du projet ?

• Où : où allez-vous trouver les informations nécessaires ?

• Quand : à quelle fréquence allez-vous communiquer ?

• Comment : quels sont les moyens de communication que vous allez mettre en place (réseaux sociaux, site web, newsletter, etc.)

• Pourquoi : quel est le but recherché, quels sont les bénéfices d’une telle stratégie ?

4. Pour préparer et animer une réunion

La méthode QQOQCP est idéale pour préparer une réunion efficace et productive. Qu’il s’agisse d’un brainstorming en équipe ou d’une réunion plus générale, votre meeting doit être structuré, au risque sinon de perdre du temps. La méthode de questionnement QQOQCP va vous permettre de mieux cibler les attentes, le public et les moyens qui seront mis en œuvre pour cette réunion. Elle sera ensuite très utile pour rédiger le compte rendu de réunion.

• Quoi : quel est l’objet de la rencontre ?

• Qui : qui sont les participants ?

• Quand : quand est prévue la réunion ?

• Comment : quels sont les moyens mis en œuvre pour évoquer chacun des sujets ? (documentation, supports, etc.)

• Pourquoi : Quel résultat espère-t-on à l’issue de la réunion ? Quelle application ?

QQOQCP vs QQOQCCP: quelles différences ?

La différence clé entre la méthode d’analyse QQOQCP et le QQOQCCP réside dans l'intégration de la question "Combien ?" dans la méthode QQOQCCP. Alors que QQOQCP couvre qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi, le QQOQCCP ajoute une dimension quantitative essentielle à l'analyse. Selon les besoins spécifiques et le contexte, choisir entre ces méthodes dépendra de l'importance de quantifier les éléments du problème abordé.

Comparaison entre la méthode QQOQCP et l'analyse SWOT

Méthode QQOQCP :

• Focus : Diagnostic détaillé des problèmes à travers des questions précises.

• Utilisation : Idéale pour analyser et résoudre des problèmes spécifiques dans les opérations et les processus.

Analyse SWOT :

• Focus : Évaluation stratégique des forces, faiblesses, opportunités et menaces.

• Utilisation : Convient pour la planification stratégique et l'évaluation des influences internes et externes.

Quand utiliser quelle méthode ?

• Utilisez QQOQCP pour une compréhension profonde et détaillée des problèmes opérationnels.

• Optez pour SWOT lors de la préparation de stratégies à long terme et de la prise de décisions stratégiques

Une méthode à adopter pour résoudre rapidement les problèmes

Très appréciée en gestion de projet, la méthode QQOQCP permet de structurer sa pensée et de poser les bonnes questions pour décrypter une situation ou une problématique donnée. C’est un outil indispensable qui peut être utilisé dans de nombreux domaines : mise en place d’une stratégie de communication, d’une stratégie commerciale, dans la relation client, pour la mise en place d’un plan de gestion des risques, la définition d’un projet, etc. L’analyse des données issues du questionnement améliore ensuite la prise de décision.

Poursuivez votre processus de résolution des problèmes grâce à l’analyse SWOT. Gérez les problèmes de vos équipes en centralisant les données sur une plateforme de gestion du travail comme Asana. Vous gagnerez en efficacité et serez plus productif.