Asana를 사용하여 매월 수천 개의 동영상을 제작하는 Discovery Digital Studios

Discovery Inc.는 TLC, Animal Planet, Food Network와 같은 주요 엔터테인먼트 네트워크를 소유한 거대 미디어 그룹입니다. 그 핵심은 TV 사업이지만 디지털 분야에서도 엄청난 위치를 유지하고 있습니다. Discovery의 Digital Studios 콘텐츠 팀은 소셜 미디어 플랫폼과 고객 앱에 올릴 동영상을 매달 수천 개씩 제작하고 있습니다. TV에서 마스터 셰프가 수플레를 굽는 것을 볼 수 있을 뿐만 아니라 Food Network Kitchen 앱을 통해 iPad에서 라이브 클래스를 스트리밍하고 함께 요리하면서 질문할 수 있습니다.

콘텐츠 운영 이사인 Mike Singer는 이러한 네트워크의 팀이 웹 사이트, Facebook, Instagram, YouTube 및 기타 플랫폼에 완벽하게 포맷된 최대 6개의 동영상을 구상, 제작 및 배포할 수 있도록 지원합니다.

2014년 Mike와 Discovery Digital Studios가 Asana를 도입하기 전에는 스프레드시트와 이메일로 콘텐츠 제작 프로세스를 추적했었습니다. 표준 콘텐츠 제작 프로세스가 없었고, 조직이 최적 상태와는 거리가 멀었습니다.

• 동영상이 제때 제작되지 않았고, 포맷이 사라졌으며, 일부 동영상은 적절한 팀원에게 공유되지 않아 사용되지도 않은 채 방치되었습니다.

• 어떤 콘텐츠가 제작되었고 어디로 갔는지 아무도 볼 수 없었기 때문에 분기별 보고가 어려웠습니다.

• 편집 팀, 동영상 제작, 콘텐츠 마케팅, PR, 기타 이해관계자 간에 정보가 유입되지 않아 이메일에 묻혀 버리는 경우가 많았습니다.

정의된 프로세스가 없어 팀의 업무 속도가 느려졌을 뿐만 아니라 때때로 추가 비용이 발생했습니다. 그들은 포맷 백로그를 정리하기 위해 1년에 두 번 최대 6명의 외부 인력을 고용해야 했습니다.

Mike는 빠르게 콘텐츠 제작을 관리할 수 있는 새로운 툴을 찾아 지금까지 사용하고 있으며 Discovery Digital Studios는 400명 이상의 이해관계자가 Asana에서 협업하고 있습니다.

동영상 제작 흐름을 유지할 수 있는 적절한 툴 선택하기

Mike는 개별 콘텐츠의 제작 상태와 제작 프로세스에 관한 세부 정보를 최신 상태로 파악할 수 있으면서 동시에 개발 중인 모든 콘텐츠를 개략적으로 파악할 수 있는 공유 플랫폼이 필요했습니다. 그는 또한 팀원과 팀 간의 많은 인수인계에 도움이 되는 자동 알림 기능을 찾고 있었습니다. 스프레드시트를 사용하면 작업이 언제 완료되고 다음 작업을 시작할 수 있는지 알기 어려웠습니다.

Asana의 맞춤형 워크플로는 Mike의 팀이 복잡한 콘텐츠 제작 프로세스를 정의하고, 이해관계자가 팀 전체의 성과를 개략적으로 파악하고, 각각의 기여자와 외부 팀이 서로 연결되고 정보를 공유할 수 있도록 지원할 수 있습니다.

한 번에 한 팀씩 Asana 도입하기

Mike는 Food Network 콘텐츠 팀에 Asana를 처음 소개하여 플랫폼을 사용하여 각자 할 일 목록을 만들도록 장려했습니다. 사람들이 일상적으로 이를 사용하는 데 익숙해진 뒤에는 Asana에서 협업 팀 프로젝트를 추적하기 시작했습니다.

Mike는 팀이 Asana를 도입할 수 있도록 반복 가능한 공식을 개발한 다음 Discovery Digital Studios의 다른 팀으로 가져와 워크플로를 평가하고 해당 프로젝트를 구축하도록 지원했습니다. 지금은 모든 브랜드의 콘텐츠 팀이 각 콘텐츠 유형과 채널에 반복 사용 가능한, 고유한 워크플로를 위한 Asana 템플릿이 있습니다.

현재의 제작 프로세스

콘텐츠 팀은 이제 코로나로 집에서 일하는 동안에도 Asana에서 모든 동영상 제작을 관리할 수 있습니다. 사람들의 집에서 동영상을 촬영하고, 정돈된 상태를 유지하며, 이전과 동일한 수준의 제작을 유지할 수 있었습니다. 이러한 변화는 Discovery Digital Studios에만 일어난 것이 아닙니다. 업무 집중 탐구: 원격 팀 설문 조사에 따르면, 업무 관리 소프트웨어를 사용한 지식 근로자의 55%가 원격 근무 시 이전보다 생산성이 더 높아졌다고 느꼈습니다.

각 동영상 포맷은 Asana 프로젝트로 표시됩니다. 템플릿을 사용하여 손쉽게 프로젝트를 시작하고 작업을 잊어버리는 일이 없도록 합니다. 사용자 지정 필드는 프로젝트 상태를 나타내며, 첨부 파일과 댓글은 작업에서 바로 논의 사항과 관련 문서를 보관하기 때문에 정보를 찾고 업무를 더 빠르게 수행할 수 있습니다.

여러 프로젝트에 작업을 추가하여 모든 구성원이 동일한 이해를 바탕으로 작업이 기여하는 모든 이니셔티브를 확인할 수 있습니다. 예를 들어, '동영상 게시' 작업은 특정 동영상의 제작 프로세스에 포함될 수 있지만 Instagram 콘텐츠 캘린더 프로젝트에도 포함될 수 있습니다. 작업이 업데이트되거나, 댓글을 달거나, 완료되면 변경된 내용이 작업이 연결된 각 프로젝트에 반영되어 콘텐츠 캘린더가 최신 상태로 유지됩니다.

또한, Discovery의 콘텐츠 팀은 포트폴리오를 사용하여 제작 중인 일련의 콘텐츠를 개략적으로 파악하고 있습니다. 예를 들어, Food Network Kitchen 앱을 위한 쿠킹 클래스 그룹을 추적하기 위해 새로운 포트폴리오를 생성하여 연관된 콘텐츠 캠페인의 상태와 공개 날짜를 관리하고 있습니다.

또한 연동을 사용하여 Asana를 나머지 툴과 연결합니다. Asana for Outlook 연동을 사용하면 수신함에서 바로 이메일 작업 항목을 Asana 작업으로 전환할 수 있습니다. 또한 이메일을 댓글로 작업에 추가하여 중요한 정보를 저장하는 동시에 수신함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. Asana for Slack을 사용하면 Slack 플랫폼을 나가지 않고도 프로젝트 업데이트 사항을 확인하고, 댓글을 작성하고, 새 작업을 생성할 수 있습니다. 또한 Zapier 연동 덕분에 더 많은 프로세스를 자동화하여 시간을 절약했습니다.

이제 Discovery Digital Studios의 다양한 팀이 종속 관계를 확인할 수 있으므로 더 효율적으로 협업할 수 있습니다. 예를 들어, 촬영을 시작하기 전에 요리를 개발하고 테스트하는 레시피 팀이 있습니다. 이전에는 동영상 제작 팀이 촬영 계획의 상태 업데이트를 위해 레시피 팀에 귀찮게 굴어야 했습니다. 이제 레시피 팀은 Asana에서 상태와 중요한 마일스톤을 추적하기만 하면 콘텐츠 팀은 요청하지 않고도 정확한 현황을 확인할 수 있습니다.

이러한 가시성이 확보되면 콘텐츠 제작에 소요되는 시간을 더욱 정확하게 예측할 수 있습니다. 또한, 프로젝트가 지연되는 상황을 파악하고, 그 원인을 진단하고 조치를 취해 다시 계획대로 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 모든 것이 중앙 집중화되고 효율화되고 한눈에 알아보기 쉽기 때문에 팀은 더욱 효율적으로 일할 수 있습니다.

보고서 작성도 더욱 간편해집니다. 한 팀이 "여름철" 느낌의 동영상을 원하는 브랜드의 RFP에 대응할 준비를 하고 있다고 가정해 보겠습니다. 콘텐츠 팀은 Asana에서 '여름' 태그가 지정된 모든 동영상을 쉽게 검색하고 이전 예시를 가져올 수 있습니다. 체계적으로 정리하면 더 많은 일을 할 수 있습니다.

같은 팀, 더 많은 동영상

더 이상 대규모 정리 작업을 수행하기 위해 외부 인력을 고용할 필요가 없기 때문에 체계적인 정리는 비용을 절약하는 데에도 도움이 됩니다. 콘텐츠는 생성되는 대로 Asana에 정리됩니다. Discovery Digital Studios는 이렇게 해서 확보한 예산과 에너지를 D2C 앱, 새로운 라이프스타일 콘텐츠(예를 들면, 수플레에 대한 동영상)를 더 많이 제작하여 가치를 창출하는 데 쓸 수 있습니다.