A Discovery Digital Studios produz milhares de vídeos com a Asana todos os meses

A Discovery Inc. é a gigante da mídia por trás de grandes canais de entretenimento, como TLC, Animal Planet e Food Network. Embora seja, essencialmente, do ramo televisivo, a rede possui uma enorme presença digital. As equipes de conteúdo da Discovery Digital Studios criam milhares de vídeos por mês para plataformas de redes sociais e aplicativos de consumo. Assim, o espectador pode assistir a um masterchef preparando suflê na televisão e, também, acompanhar a aula ao vivo pelo iPad ou pelo aplicativo Food Network Kitchen, esclarecendo suas dúvidas enquanto cozinha a mesma receita.

Mike Singer, diretor de operações de conteúdo, ajuda as equipes desses canais a conceber, produzir e distribuir os vídeos, que, muitas vezes, chegam a ter até seis versões, cada uma sendo formatada à perfeição para ser veiculada nos respectivos sites, contas de Facebook, Instagram, YouTube e demais plataformas.

Antes de adotarem a Asana em 2014, Mike e a Discovery Digital Studios tentavam monitorar a produção de conteúdo por meio de planilhas e trocas de e-mail. Não havia um processo padronizado de produção de conteúdo e a organização era longe do ideal:

• os vídeos nem sempre eram criados no prazo, formatos eram esquecidos e alguns nunca eram utilizados por falta de compartilhamento interno com as pessoas certas.

• Era difícil gerar relatórios trimestrais, pois ninguém conseguia acompanhar a criação e o armazenamento dos conteúdos.

• Não existia um fluxo de informações entre equipes editoriais, produção de vídeo, marketing de conteúdo, relações públicas e demais participantes dos projetos, o que geralmente resultava em informações soterradas por pilhas de e-mails.

A falta de um processo definido não só atrasava a equipe, mas, às vezes, resultava em custos extras. Era preciso contratar até seis funcionários terceirizados para organizar semestralmente os formatos arquivados.

Então, Mike começou a procurar uma nova ferramenta de gestão da produção de conteúdo, e, atualmente, a Discovery Digital Studios tem mais de 400 pessoas trabalhando em colaboração na Asana.

Escolha da ferramenta correta para manter o fluxo da produção de vídeos

Mike precisava de uma plataforma compartilhada que proporcionasse uma visão abrangente de todo o conteúdo em desenvolvimento, e que também reunisse as informações mais atuais sobre o processo de produção e o status de cada vídeo. Além disso, também precisava ter acesso a notificações automatizadas que ajudassem com as muitas transferências de trabalho entre os colegas de equipe e as próprias equipes, já que, com as planilhas, ficava difícil saber quando uma tarefa havia sido concluída e quando a próxima tarefa estava pronta para ser iniciada.

Com os fluxos de trabalho personalizáveis da Asana, eles poderiam estabelecer processos de conteúdo complexos e fornecer aos participantes uma visualização clara do que toda a equipe estivesse produzindo, além de manter as equipes externas e os colaboradores individuais conectados e informados.

Adoção gradativa da Asana, uma equipe por vez

A equipe de conteúdo do canal Food Network foi a primeira à qual Mike apresentou a Asana, incentivando os seus membros a usar a plataforma para organizar seus afazeres individuais. À medida que as pessoas ficavam cada vez mais à vontade com o uso da ferramenta, os projetos colaborativos da equipe começavam a ser monitorados na Asana.

Mike desenvolveu uma fórmula replicável para ajudar as equipes a adotar a Asana, depois a implementou nas demais equipes da Discovery Digital Studios, ajudando-as a avaliar os seus fluxos de trabalho e a desenvolver os respectivos projetos. Atualmente, cada equipe de conteúdo da marca utiliza modelos da Asana para seus fluxos de trabalho específicos, com iterações para cada canal e tipo de conteúdo.

Como os ingredientes se transformaram no prato final

As equipes de conteúdo passaram a gerir toda a produção de vídeos na Asana, até mesmo durante o período de isolamento social da COVID-19. Essas equipes puderam gravar os vídeos em casa, manter-se organizadas e continuar com o mesmo nível de produção que existia antes. Mas a Discovery Digital Studios não foi a única a conseguir esse feito: de acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: equipes remotas, 55 % dos trabalhadores do conhecimento que utilizavam software de gestão do trabalho se sentiram até mais produtivos do que antes de trabalharem remotamente.

Cada formato de vídeo é representado por um projeto na Asana. As equipes usam modelos para iniciar facilmente um projeto e assegurar que nenhuma tarefa seja esquecida. Os campos personalizados indicam o status dos projetos, enquanto os anexos e os comentários mantêm os respectivos documentos e conversas dentro da tarefa em questão, acelerando a identificação das informações e a realização das atividades.

Os membros adicionam tarefas a múltiplos projetos para que todos possam ter acesso às mesmas informações e visualizar todas as iniciativas para as quais uma tarefa contribui. Por exemplo, a tarefa “publicar vídeo” pode fazer parte tanto do processo de produção de um vídeo específico quanto do projeto de calendário de conteúdos para o Instagram. Quando a tarefa for atualizada, comentada ou concluída, essas alterações serão aplicadas a cada projeto ao qual a tarefa esteja vinculada, mantendo, assim, o calendário de conteúdos atualizado.

As equipes de conteúdo da Discovery também usam os Portfólios para ter uma visão abrangente de um grupo específico de produções ativas. Por exemplo, elas podem criar um novo portfólio para monitorar um grupo de aulas de culinária do aplicativo Food Network Kitchen, bem como supervisionar o status e as datas de lançamento das campanhas de conteúdo relacionadas.

As equipes também utilizam integrações para conectar a Asana às suas outras ferramentas. Com a integração entre Asana e Outlook, as ações a realizar presentes nos e-mails podem ser convertidas em tarefas da Asana, diretamente da caixa de entrada. Os membros também podem adicionar qualquer e-mail a uma tarefa na forma de um comentário, reduzindo o acúmulo de mensagens na caixa de entrada e preservando informações importantes.A integração entre Asana e Slack lhes permite ver as atualizações dos projetos, adicionar comentários e criar novas tarefas sem sair do Slack. E, graças à integração com o Zapier, a equipe poupa tempo com a automatização de uma quantidade maior de processos.

Agora, as diferentes equipes da Discovery Digital Studio trabalham melhor em conjunto porque conseguem visualizar as dependências. Por exemplo, existe uma equipe de receitas que desenvolve e testa os pratos antes do início das filmagens. Anteriormente, para poder planejar as gravações, a equipe de produção de vídeo precisava ficar importunando a equipe de receitas para perguntar sobre o andamento das criações. Agora, basta que a equipe de receitas informe o status e os marcos importantes na Asana para que a equipe de conteúdo saiba exatamente como está o andamento das coisas, sem precisar perguntar.

Essa visibilidade permite que as equipes tenham uma previsão concreta quanto à duração do trabalho. Além disso, também ajuda na identificação de atrasos em um projeto, no diagnóstico dos pontos críticos e no restabelecimento do controle. Toda a equipe trabalha de forma mais eficiente, pois tudo fica centralizado, simplificado e visível.

Gerar relatórios também ficou mais fácil. Digamos que uma equipe esteja se preparando para responder a uma solicitação de proposta feita por uma marca que queira um vídeo com a temática “verão”. A equipe de conteúdo poderá facilmente pesquisar na Asana todos os vídeos com a tag “verão” e obter exemplos anteriores. A organização ajuda a conquistar mais trabalhos.

A mesma equipe, mais vídeos

Ter uma conduta organizada também ajudou a empresa a economizar dinheiro, já que não precisou mais contratar pessoas para realizar grandes tarefas de organização. O conteúdo já fica organizado na Asana à medida que vai sendo criado. A Discovery Digital Studios pode então usar esse orçamento e energia para agregar valor por meio de seus aplicativos do consumidor, novos conteúdos de estilo de vida e, quem sabe, mais vídeos de suflês.