Com a Asana, a equipe de marketing da Dow Jones economiza 10 % da jornada de trabalho

A Dow Jones é um dos pilares mais relevantes do universo financeiro há mais de um século. Fundada em 1882, produz publicações importantes, como o “The Wall Street Journal”, e fornece dados e soluções de inteligência para empresas através da sua divisão B2B (business-to-business).

A equipe de marketing para empresas gera demanda para os produtos e serviços centrais da empresa: Factiva, Dow Jones Newswires e Risk & Compliance. O diretor de marketing, Rossa Shanks, entrou para a organização em 2016 e aumentou a equipe de marketing para 20 pessoas, distribuídas entre Nova York, Singapura e Londres.

Ele levou consigo a Asana para facilitar o planejamento de campanhas e a colaboração entre as três equipes de marca e suas próprias equipes de criação, conteúdo e geração de demanda. Assim, quando o surgimento da COVID-19 exigiu que todos os funcionários trabalhassem remotamente, a Asana já fazia parte do seu conjunto tecnológico, assim com o Slack e o Google Drive, facilitando a transição dos escritórios para as residências.

Tal como ocorreu com a equipe de marketing da Dow Jones, no mundo todo, quase dois terços (62 %) dos trabalhadores do conhecimento em período integral aumentaram o uso de ferramentas de colaboração em função da COVID-19, segundo a pesquisa Anatomia do trabalho: equipes remotas, o que lhes possibilitou manter contato com seus colegas durante o confinamento.

A amálgama que mantém a equipe unida

Por já ter usado a Asana em seus trabalhos anteriores, Rossa acredita que as equipes podem se beneficiar de ferramentas que ajudam na gestão dos repasses de trabalho e criam visibilidade. Ele sabia que esses benefícios se estenderiam com o crescimento da empresa. Quando Rossa começou a trabalhar na Dow Jones, a equipe de marketing consistia em apenas quatro pessoas.

A flexibilidade era outro pré-requisito. Apesar de as três equipes de marca terem estilos de trabalho diferentes, a Asana comporta todos eles e ainda simplifica os processos para as equipes de conteúdo, criação e geração de demanda.

Sem a Asana, não tem conversa

Rossa adotou uma abordagem de “tudo ou nada” ao trazer a Asana para a equipe, e liderou pelo exemplo: se o trabalho não estava na Asana, então não existia.

A partir daí, Julia Lancaster, estrategista de conteúdo da equipe, assumiu a estruturação da Asana. Ela garantiu que todos os fluxos de trabalho, tarefas e informações técnicas fossem incorporados e, juntamente com as equipes, desenvolveu processos para o uso da Asana, incluindo a rotulagem, nomenclaturas e regras internas para a atribuição de tarefas.

Atualmente, a Asana é apresentada aos novos membros da equipe já no primeiro dia de trabalho. A integração é feita em um projeto da Asana que foi transformado em modelo e que contém cada etapa que precisa ser concluída, assim como qualquer outro processo formal. Eles passam por uma sessão inicial de treinamento e usam o Guia Asana como um recurso contínuo.

Desenvolvendo maravilhas criativas

A Asana é o núcleo central de todo o trabalho de marketing, desde o planejamento das campanhas até o trabalho de criação e conteúdo. Com os Portfólios, as equipes podem organizar o trabalho conforme as três principais divisões de produtos e, ainda assim, acompanhar todo o progresso da campanha num só lugar.

A equipe de liderança supervisiona as cargas de trabalho dos membros da equipe. Por exemplo, o diretor de criação pode redistribuir as tarefas se um de seus três designers estiver sobrecarregado. Isso também elimina a necessidade de os colegas de equipe ficarem supervisionando uns aos outros e acompanhando as tarefas.

A equipe executa cerca de 10 campanhas de marketing em larga escala por ano, usando um modelo para iniciar cada uma delas. Ela inclui as mesmas tarefas em diferentes projetos para dividi-las entre as equipes de criação, conteúdo e geração de demanda, o que simplifica os seus fluxos de trabalho. Por exemplo, ao criar uma peça para redes sociais, um designer vê somente as tarefas de criação atribuídas a si, a menos que explore o projeto principal para compreender todo o trabalho que está sendo realizado pelas equipes. Então, embora um projeto na Asana conecte o trabalho das equipes referente a uma única campanha, também possibilita a separação dos fluxos de trabalho, já que o que os designers veem na Asana é completamente diferente do que um profissional de marketing de geração de demanda vê no seu dia a dia. Os projetos também recebem codificação por cor para identificar a que marca ou produto a tarefa está relacionada.

Os modelos também ajudam a tornar o processo de produção criativa e de conteúdo à prova de erros. Como a equipe trabalha em várias peças ao mesmo tempo, não é difícil esquecer algum detalhe técnico pequeno, mas essencial, como a adição de códigos de rastreamento ao conteúdo. Julia, que conta com esses códigos para a estratégia de conteúdo, pode incorporar essa etapa ao processo da Asana, para que esteja sempre presente, como um lembrete, e ela possa monitorar a sua conclusão.

Com a capacidade da Asana de capturar o status dos projetos, as tarefas concluídas e os planos futuros, além de reduzir a necessidade de buscar informações, Rossa estima que a Asana economize até 10 % do tempo diário dos membros da sua equipe. O índice Anatomia do trabalho identificou que o trabalho administrativo (“organização para o trabalho”) pode consumir o dobro do tempo que imaginamos, podendo ocupar até 60 % do nosso dia de trabalho.

A equipe de Rossa tem se mantido conectada desde que passou a trabalhar remotamente, e seus membros podem repassar facilmente as tarefas inacabadas para os colegas que estão em fusos horários diferentes. A Asana oferece a estrutura para uma equipe organizada e autônoma: eles já sabem qual é o trabalho que precisam fazer e, por isso, podem aproveitar as reuniões remotas para focar na conexão humana e conversar sobre o trabalho em um nível mais estratégico.

O que o futuro reserva para o B2B da Dow Jones

Com o seu trabalho principal sob controle durante o período de isolamento social causado pela COVID-19, a equipe de marketing B2B pôde focar em amadurecer e ampliar atividades como unir forças com o departamento de vendas para proporcionar uma experiência do cliente perfeitamente integrada, criar campanhas de marketing avançadas baseadas em contas e aumentar sua presença orgânica na Web como uma poderosa fonte de notícias e informações.

Além disso, passou a ocupar a posição de criadora de tendências, já que outras equipes da Dow Jones observam a forma como a Asana está sendo utilizada, e a copiam.