Equipes do Spotify levam os programas adiante com a Asana

Lançado em 2008, o Spotify é o principal impulsionador de receita na atual indústria da música, com uma base de ouvintes de 456 milhões de usuários, que pagam royalties a milhões de artistas. A empresa está focada em aumentar a sua receita por meio dos seus principais fluxos de parcerias de publicidade e assinaturas premium. Mas também está investindo em iniciativas mais recentes, como uma plataforma de podcasts, audiolivros e conteúdo original de ponta.

Muitos funcionários do Spotify usam a Asana para gerir o seu trabalho e atingir metas de crescimento: por exemplo, as equipes de receita, que produzem campanhas publicitárias para clientes e desenvolvem novas linhas de negócios, e as equipes de TI que garantem que os funcionários tenham a tecnologia de que precisam para fazer o trabalho onde quer que estejam. A Asana permite que eles colaborem com agências, automatizem processos manuais e deem à liderança uma visão do progresso em relação às metas. A Asana é gerida de forma centralizada, com provisionamento automatizado para dar suporte ao quadro de funcionários global e remoto, enquanto a empresa continua a revolucionar o setor de streaming de áudio.

Administração automatizada da Asana 

Um hotel em Milão, uma mesa em Londres, um local tranquilo em Tóquio: o programa Work from Anywhere (trabalhe de qualquer lugar), do Spotify, incentiva os funcionários a trabalhar no notebook de onde acharem melhor. Na medida em que a empresa cresce globalmente, as equipes precisam de ferramentas de colaboração para se manterem conectadas, e os funcionários do Spotify vêm usando a Asana desde 2013.

Chris Sanchez, engenheiro de aplicativos sênior do Spotify, trabalhou em estreita colaboração com a equipe de contas da Asana durante o período inicial de configuração para ajustar os controles administrativos, a segurança e a automatização. O provisionamento e desprovisionamento agora são automatizados por meio da sua plataforma de gestão de identidade e acesso. “A Asana está no ponto ideal em que as pessoas tanto podem fazer a integração e o desligamento automaticamente como podem criar projetos por conta própria”, afirma ele. 

A equipe de contas da Asana dedicada ao Spotify está disponível para oferecer treinamento avançado e ajudar as equipes a transferir os fluxos de trabalho para a plataforma. Se um funcionário tiver alguma dúvida, ele pode atribuir uma tarefa diretamente à equipe de contas da Asana ou fazer a pergunta em um canal exclusivo do Slack Connect. Os treinamentos sob demanda estão disponíveis num projeto da Asana em que a equipe de contas publica atualizações regulares e compartilha vídeos de novos recursos quando eles são lançados.

Expansão com a Asana

As equipes de receita do Spotify usam a Asana para expandir as operações, automatizar os fluxos de trabalho manuais e conduzir novas iniciativas como organização globalmente conectada.

Equipes de operações de criação e de serviços de marketing ampliadas: aumento da receita de publicidade

A equipe de Operações de criação dentro de Serviços de marketing expandidos assumiu todo o escopo do trabalho de produção de campanhas de pós-venda e passou de fluxos de trabalho de e-mail díspares para um fluxo de trabalho centralizado na Asana, o que deu suporte ao crescente volume de campanhas de clientes. 

Quando um gerente de contas envia uma solicitação de campanha vendida por meio de um formulário da Asana, esse envio cria uma tarefa na Asana para a equipe de Operações de criação fazer a triagem. Em seguida, ela usa um modelo de projeto com etapas de execução e o atribui a um gerente de projeto interno ou a uma agência terceirizada. As regras da Asana automatizam as etapas à medida que o desenvolvimento da campanha progride.

Os painéis da Asana oferecem relatórios em tempo real sobre o status das campanhas, concedendo uma visão abrangente do trabalho de cada agência, do cumprimento de acordos de serviço e da quantidade de ativos produzidos. Os gestores podem ver quando uma campanha está atrasada e quais agências e colegas de equipe têm disponibilidade para ajudar.

Blair Wilson, gerente sênior do Spotify, afirma: “A interconectividade é um dos destaques da Asana. Todos os nossos sistemas estão num só lugar, desde o faturamento até a produção de terceiros e modelos de campanha, e se comunicam entre si para proporcionar relatórios personalizados”.

A equipe de Operações de criação agora executa a produção global de anúncios em qualquer escala. Isso se deu por um aumento comprovado de 50 % no número total de campanhas que a equipe pode gerir, assim como um aumento de 100 % no número de campanhas que cada gerente de projeto consegue lidar por mês, o que lhes permitiu produzir mais campanhas publicitárias de clientes, as quais impulsionam o crescimento da receita do Spotify.

Equipe de Engenharia de receita: criação e suporte a fluxos de receita

A equipe de Engenharia de receita do Spotify recebe um alto volume de solicitações de recursos por parte dos colaboradores. Antes, ela os geria em variados canais, como planilhas, chat, e-mail etc., mas passou à Asana para recebê-los de forma centralizada, projetando um processo para receber solicitações ao longo do ciclo de desenvolvimento do produto e gerar relatórios sobre o seu status. 

Os colaboradores preenchem um formulário da Asana para solicitar um novo recurso, funcionalidade ou aprimoramento, o que cria uma tarefa da Asana que é atribuída automaticamente ao gerente de produto correto para triagem, com base no tipo especificado no formulário. 

Quando o gerente de produto aceita o trabalho, a tarefa também é adicionada a um projeto principal da Asana, que mostra todos os recursos e funcionalidades solicitados em um só lugar — um ponto de referência onde os colaboradores e a Engenharia de Receita veem o andamento do trabalho. Os campos personalizados na tarefa indicam o status do recurso ou funcionalidade no ciclo do produto, e detalhes mais técnicos sobre o progresso do desenvolvimento são monitorados com a integração entre a Asana e o Jira. O solicitante é adicionado à tarefa como colaborador e recebe notificações automáticas à medida que os valores do campo personalizado mudam para refletir o progresso do recurso ou funcionalidade. 

A nova visibilidade eliminou a necessidade de fazer numerosas reuniões de status em grandes grupos e simplificou o processo anteriormente demorado de extrair dados para relatórios de status graças à compilação e envio de atualizações de forma assíncrona. 

Equipe de Infraestrutura e operações de rede: possibilitando que os funcionários trabalhem em qualquer lugar

A equipe de Infraestrutura e Operações de Rede do Spotify começou a usar a Asana em 2018 para gerir implementações de tecnologia em novos escritórios em todo o mundo. Antes, ela fazia a coordenação com equipes locais e fornecedores externos usando planilhas, e-mail, bate-papo e outras ferramentas. 

Quando a equipe descobriu a Asana, criou um modelo que reunia os requisitos internos, externos e da rede para as implementações de tecnologia em cada estágio do projeto. A capacidade de integrar facilmente contratados externos em um projeto e atribuir-lhes tarefas diretamente melhorou o comprometimento e a transparência para a equipe, que gere múltiplos desenvolvimentos de escritórios pelo mundo. Isso melhorou significativamente a sua capacidade de desenvolver novos escritórios no prazo e colaborar em todos os fusos horários sem precisar de horas a fio em reuniões para manter o alinhamento.  

Ao longo dos anos, a equipe transferiu mais partes do seu trabalho para a Asana e agora executa diferentes fluxos de trabalho, desde a gestão do roteiro de TI até as migrações de software para o trabalho diário na plataforma. E Harry pode supervisionar todos os projetos em andamento na equipe com o portfólio para saber onde concentrar o seu tempo e informar facilmente o progresso à liderança.

O que vem a seguir: aumente o som!

As equipes do Spotify continuarão a gerir o trabalho e a otimizar os processos na Asana para apoiar os esforços da empresa em oferecer a melhor experiência de áudio aos ouvintes.