Como criar um cronograma de projeto em sete passos simples

Se você está gerindo um projeto, a possibilidade de visualizar o trabalho em um cronograma (ao invés de em uma planilha ou lista de pendências desorganizada) é um dos benefícios da gestão de projetos. Um cronograma consegue mostrar a forma como todas as partes de um plano se encaixam entre si. Então, por que ainda não fez um? Sem a tecnologia adequada, a criação de um cronograma de projeto pode ser bastante complicada e demorada.

Não há com o que se preocupar. A seguir apresentamos um exemplo detalhado sobre como criar um cronograma de projeto — não importa qual seja o seu cargo, ramo ou departamento. Siga estes passos e aprenda a criar cronogramas de projetos que vão colocar o controle nas suas mãos, e dê vida ao seu próprio modelo de cronograma de projeto.

1. Criar um brief de projeto

Para manter todos os participantes do projeto alinhados ao planejamento, é essencial que cada projeto se inicie com um brief, ou seja, uma maneira de explicar o propósito, as metas, os marcos e a visão do projeto como um todo. Estas são algumas das perguntas a responder no seu brief:

• Quais são as suas metas para o projeto, tanto interna como externamente?

• Quais são os participantes internos e externos do projeto, e quais são as suas funções?

• Qual é o cronograma do projeto?

• Quais são os principais marcos do projeto?

Vamos colocar este passo em prática. Você é o responsável por planejar o jantar de agradecimento do cliente este ano. Sua meta pessoal para o evento é ser o mais organizado, produtivo e eficiente possível. Você está confiante de que conseguirá, e sabe que tudo começa com a elaboração de um brief coerente para o seu evento. Suas respostas para as quatro perguntas listadas anteriormente são:

Quais são suas metas para o projeto, tanto interna como externamente?

A meta interna consiste em planejar um evento de grande impacto para o cliente, com um orçamento inferior a $15.000. Já a meta externa consiste em obter uma taxa de confirmação de presença de 50% e uma taxa de comparecimento de 80%.

Quais são os participantes internos e externos do projeto?

O comitê de planejamento do evento (João, Samuel, Paula e Luísa), o vice-presidente de Sucesso do cliente e a equipe de marketing correspondem aos participantes internos. Externamente, os participantes incluem todos os clientes atuais e determinados fornecedores (empresa responsável pelo bufê, local do evento etc.).

Qual é o cronograma do projeto?

O planejamento do projeto se inicia em 15 de janeiro, e o evento ocorrerá em 30 de agosto.

Quais tarefas devem ser consideradas marcos no projeto?

Publicar a página de registro, reservar o local e contratar determinados fornecedores.

Depois de definir o brief e as metas do seu projeto, você pode então trabalhar a partir dessas metas e definir todos os passos necessários para alcançá-las, além de começar a criar um cronograma de projeto.

2. Listar as suas tarefas a fazer

Para ter um cronograma de projeto de sucesso, será necessário criar uma lista de tudo o que deverá acontecer ao longo do processo de planejamento do projeto até chegar ao entregável final, seja um relatório ou um evento. No que diz respeito aos passos, pense nos itens importantes, mas não se esqueça dos detalhes. Qualquer tarefa que ajude o seu projeto a ser concluído dentro do prazo e do orçamento deve ser incluída nessa lista.

Por ora, não se preocupe muito com a ordem de todos os seus passos nem com os prazos – falaremos sobre isso mais tarde.

Por exemplo, o detalhamento do nosso jantar de agradecimento do cliente ficaria assim:

• Escrever um planejamento para o evento.

• Finalizar o orçamento.

• Confirmar o local do evento.

• Selecionar o serviço de bufê.

• Escolher o tema do evento.

• Elaborar conceitos criativos para o evento.

• Criar uma página de confirmação de presença.

• Enviar os convites.

• Divulgar o evento.

• Encomendar os brindes.

• Testar áudio e vídeo.

• Concluir as apresentações.

• Preparar todos os materiais e brindes do evento.

• Lista de controle do dia do evento.

Para os passos maiores e mais complexos, convém dividi-los em subtarefas menores e de fácil compreensão. Isto não apenas ajudará você a compreender o verdadeiro escopo de cada passo, como também garantirá que você não se esqueça de nenhum detalhe, além de torná-los mais fáceis de executar.

Em nosso exemplo de evento, para tornar o passo “Selecionar o serviço de bufê” menos complexo, poderíamos dividir esta parte do projeto em etapas mais fáceis de realizar:

• Criar uma lista de possíveis serviços de bufê.

• Obter cotações de cada serviço de bufê.

• Comparar as cotações e os cardápios.

• Reunir-se com os representantes dos melhores bufês.

• Escolher o serviço de bufê.

• Finalizar o contrato.

3. Estimar a duração de cada passo

Depois de criar uma lista abrangente de todos os passos do seu projeto, você deve alocar a quantidade de tempo necessária para concluir cada um deles. Ao fazer isso, dê à sua equipe tempo suficiente para concluir as tarefas e manter-se dentro do cronograma geral. Quando você souber qual será a duração de cada tarefa, será possível planejar e dar sequência às tarefas de forma apropriada de modo a criar um roteiro para o projeto.

Dando continuidade ao nosso exemplo de evento de agradecimento do cliente, vamos estimar quanto tempo levará o passo “Selecionar o serviço de bufê” e suas subtarefas.

Selecionar o serviço de bufê (9 semanas).

• Criar uma lista de possíveis serviços de bufê (1 semana).

• Obter cotações de cada serviço de bufê (3 semanas).

• Comparar as cotações e os cardápios (1 semana).

• Reunir-se com os representantes dos melhores bufês (2 semanas).

• Escolher o serviço de bufê (1 semana).

• Finalizar o contrato (1 semana).

De acordo com nossas projeções de tempo, o processo de seleção de um serviço de bufê levará ao todo nove semanas. Com esse prazo em mente, você poderá determinar quando precisa dar início a este passo específico e inserir as datas efetivas no cronograma do seu projeto.

4. Definir as dependências

Como você está realizando um projeto, é possível trabalhar simultaneamente em vários passos — especialmente aqueles com responsáveis diferentes para cada uma das tarefas paralelas. Alguns passos, entretanto, não podem ser iniciados ou concluídos até que determinados passos sejam finalizados. Em outras palavras, alguns passos dependem que outros sejam concluídos primeiro. Por exemplo, não é possível encomendar a comida antes de escolher o serviço de bufê. Este é um dos vários motivos pelos quais um cronograma é tão importante. Ver cada um dos passos, a sua duração e como se sobrepõem entre si contribuirá para você se manter em curso.

Este também é o momento de determinar quem é o responsável por cada passo. Atribuir com antecedência o responsável pelas tarefas do projeto ajudará a identificar e ajustar os conflitos de tempos e recursos, além de evitar surpresas e atrasos futuros. No Passo 6, você verá como compartilhar o cronograma do seu projeto com os demais envolvidos, para que as responsabilidades fiquem perfeitamente claras.

Uma das tarefas do nosso exemplo de evento consiste em enviar convites. Embora esse passo específico pareça simples, há muitas outras coisas que precisam acontecer antes disso. Os convites devem ser elaborados, e não é possível fazer isso enquanto não tiver sido escolhido um tema para o nosso evento. Uma tarefa deve ocorrer antes de outra começar. Por exemplo:

Tema do evento (equipe de planejamento do evento) → Conceitos de design (Laura) → Escolha do tema (equipe de planejamento do evento) → Elaboração dos convites (Laura) → Envio dos convites (Tamara).

Vale a pena definir cada dependência, bem como a sequência (ou ordem) de cada tarefa. Você começará a ver rapidamente como se encaixa o quebra-cabeça do seu projeto. Também é fundamental decidir o que cada um deve fazer. Quem será o responsável pela finalização do tema do evento? Quem elaborará os convites? Não deixe para atribuir uma tarefa a alguém quando já for hora de começar a trabalhar nela, ou seja, resolva tudo com antecedência para evitar conflitos ou contratempos.

Afortunadamente, o processo de elaboração dos convites e a seleção do serviço de bufê podem acontecer ao mesmo tempo (isso será exibido no cronograma do nosso projeto).

5. Criar o seu cronograma

Já começou a imaginar como seria o cronograma do seu projeto? Embora não seja muito prático manter essa imagem na sua cabeça, com todas as suas tarefas e prazos, é sensato colocá-las no papel (ou na tela do seu dispositivo). A sua primeira ideia talvez seja abrir o PowerPoint ou uma planilha do Excel, mas pense um pouco. Como nenhum desses programas foi desenvolvido para planejar ou gerir projetos, você encontrará alguns desafios que poderiam ser evitados com uma ferramenta melhor.

Em vez disso, escolha uma ferramenta de gestão de projetos que tenha sido desenvolvida para criar e gerir cronogramas de projetos, como a Asana. Você não apenas economizará tempo ao elaborar o seu cronograma (afinal, não será necessário mesclar células e adicionar fórmulas para transformar uma planilha em um cronograma de projeto), como também poderá continuar gerindo o seu cronograma após o início do projeto. Ferramentas de gestão de projetos dedicadas permitem adaptar facilmente o seu cronograma com o desenvolvimento dos trabalhos, além de informar os diversos participantes sobre as alterações e o progresso do projeto.

Com a ferramenta certa em mãos, seu cronograma estará vinculado ao trabalho subjacente e, portanto, sempre atual. Isso pode fazer a diferença entre fazer progredir um projeto conforme o planejado ou perder o seu controle.

Como criar um cronograma na Asana

Use o recurso Cronograma da Asana para criar o agendamento do seu projeto:

1. Insira todos os passos do seu projeto na forma de tarefas em uma lista.

2. Adicione datas de início e de conclusão a cada tarefa.

3. Atribua um proprietário a cada tarefa.

4. Defina as dependências entre as tarefas.

5. Clique na aba de “Cronograma” para ver a sua lista na forma de um cronograma visual.

Dica: se já criou o seu planejamento em uma planilha, você pode importá-la rapidamente para a Asana usando a nossa integração com um importador de CSV, e ir para o Passo 4.

Modelos de cronogramas de projetos para você começar

A maneira mais fácil de configurar rapidamente um cronograma de projeto é começar com um modelo de projeto. Veja a seguir alguns modelos de projeto feitos pela Asana que você já pode usar. Cada projeto se inicia com a visualização de lista, mas basta clicar na aba “Cronograma” para vê-lo como um Cronograma:

• Modelo de lançamento de marketing de produto

• Modelo de planejamento de eventos

• Modelo de roteiro do produto

• Modelo geral de planejamento de projeto

6. Compartilhar o cronograma com todos os participantes

No início deste processo você adicionou ao seu brief uma lista de todos os participantes do projeto. Agora, com o cronograma já criado, é importante compartilhá-lo com todos os envolvidos, que certamente ficarão entusiasmados com a clareza do seu planejamento. Quanto mais você facilitar a parte de cada um deles no projeto, mais agradecidos ficarão ao longo do processo.

É muito simples e rápido compartilhar um cronograma quando usamos uma ferramenta de gestão de projetos para criá-lo. Esqueça e-mails e documentos individuais — em pouco tempo, os participantes saberão o que cada um está fazendo e quais são os prazos.

Para o evento de agradecimento do cliente, convém compartilhar o nosso cronograma com todos os envolvidos neste projeto e não apenas com aqueles que têm responsabilidades imediatas. Assim, todos conseguirão acompanhar a qualquer momento a sua parte do projeto, bem como as respectivas dependências, sem a necessidade de solicitar informações a você.

7. Gerir e adaptar ao longo do processo

Se você já trabalhou em algum projeto, sabe que as coisas nem sempre saem conforme o planejado. Entretanto, quando você está preparado para se adaptar, não é tão difícil lidar com as mudanças. Além de serem excelentes para o planejamento, os cronogramas ajudarão você a fazer os ajustes necessários à medida que ocorrerem atrasos ou mudanças inevitáveis.

O reajuste das tarefas não precisa ser algo difícil nem prejudicial a todo o projeto. Se houverem atrasos, como proprietário do projeto, você terá clareza sobre o impacto causado no restante do projeto. Isso permite reajustar as coisas para que todo o projeto continue avançando de forma produtiva.

De acordo com as observações do The Balance Careers, as alterações de um projeto podem ser geridas em seus próprios passos específicos, e quando as alterações forem definitivas, é necessário atualizar o cronograma. Como os cronogramas se desatualizam rapidamente quando há mudança de planos, é bem mais vantajoso recorrer a uma ferramenta de gestão de projetos, em vez de contar com e-mails ou planilhas. Como proprietário do projeto, é de sua responsabilidade informar a todos os participantes qual deverá ser a fonte única de informação (o seu cronograma) e certificar-se de que ela esteja sempre em dia.

• Aja rapidamente. Assim que as alterações forem confirmadas, atualize o seu cronograma.

• Notifique os participantes. Qualquer pessoa que seja afetada pelas alterações feitas no cronograma do seu projeto deve ter conhecimento sobre tal impacto e poder visualizar claramente essas alterações.

• Determine o impacto. Depois de atualizar o seu cronograma, será possível ver se há períodos superlotados e participantes com demasiadas tarefas. Você consegue reajustar uma tarefa para lhe dar mais tempo? Outra pessoa pode assumir essa responsabilidade ou se oferecer para ajudar?

Para concluir o nosso exemplo de evento, vamos imaginar que você conseguiu escolher um serviço de bufê para o jantar de agradecimento do cliente. Você está prestes a finalizar o contrato, mas recebe uma ligação informando que já havia uma reserva de serviço de bufê para a mesma data. Infelizmente, você precisará encontrar uma nova empresa.

Com um cronograma, fica fácil ajustar as datas de conclusão das tarefas ou dos membros da equipe que forem afetados pela mudança. O lado bom deste desafio é que já passamos por várias das tarefas iniciais, e podemos ver isso claramente no cronograma. Embora não deixe de ser um problema frustrante, é agora mais fácil de contornar, porque o nosso cronograma nos manteve organizados e em dia.

Perguntas comuns sobre os cronogramas de projetos

Saber como criar um cronograma de projeto bem organizado é um ótimo primeiro passo para entender como usar esta ferramenta poderosa. No entanto, é normal que você ainda tenha algumas dúvidas. Veja a seguir as respostas para algumas das perguntas comuns sobre os cronogramas de projetos:

Qual é a diferença entre um cronograma e um diagrama de Gantt?

Os diagramas de Gantt são mais voltados para o fluxo de trabalho e as dependências das tarefas. Além disso, são mais lineares e não consideram alterações ou diversas coisas que ocorrem ao mesmo tempo. Os cronogramas são flexíveis, adaptam-se facilmente às mudanças nos planejamentos do projeto, e permitem que o fluxo de trabalho seja atualizado sem esforço. Ambos atuam como ferramentas visuais.

Como posso acompanhar o progresso dos projetos, especialmente ao gerir vários ao mesmo tempo?

Isso é difícil de fazer em uma planilha, mas é bem mais fácil ao usar uma ferramenta de gestão de projetos. Há diversas visualizações disponíveis para ver um projeto de cada vez, mas para gerir múltiplos projetos, você deve usar uma visualização no estilo de portfólio.

Em outras palavras, você pode ver quando haverá tempo para tarefas específicas e quando estará trabalhando com capacidade máxima. Dessa forma, poderá fazer ajustes conforme for necessário para equilibrar a carga de trabalho da sua equipe.

Crie o cronograma do seu próximo projeto com confiança

Não basta preparar um planejamento de projeto, também é importante determinar como ele será executado. Elaborar um cronograma sobre como será a evolução do planejamento é algo crucial para a fase de planejamento, além de tornar a gestão do projeto mais eficiente.

Ao usar este processo passo a passo para a elaboração de cada cronograma de gestão de projetos, você ficará em dia com as tarefas e terá menos estresse. Experimente, adapte-o à sua empresa, e compartilhe-o!

Para levar os cronogramas do seu projeto ainda mais longe, crie o seu próximo cronograma na Asana.