Como gerir a carga de trabalho da sua equipe de maneira eficaz

Está com dificuldades para atribuir o trabalho à sua equipe? É mais comum do que você imagina. Enquanto líder, você tem a enorme responsabilidade de manter os membros da sua equipe focados, produtivos e atualizados. Além disso, deve certificar-se de que a carga de trabalho da sua equipe esteja distribuída de forma justa. A especialista em organização e produtividade Julie Morgenstern explica isso ainda melhor: “Sobrecarregar funcionários de alto desempenho fará com que você os perca, pois vão começar a notar que estão trabalhando mais do que os outros.” Equilibrar a carga de trabalho da sua equipe não é nada fácil, mas estamos aqui para ajudar de forma que você consiga fazê-lo de maneira eficaz.

O que é a gestão da carga de trabalho?

Gestão da carga de trabalho é o processo de atribuir e gerir o trabalho da sua equipe com eficiência. Quando bem realizado, contribui para aumentar o desempenho dos funcionários e ajuda a eliminar o caos, fazendo com que você e sua equipe se sintam satisfeitos e não sobrecarregados no final do dia. Com isso, os membros da equipe terão mais confiança com relação ao seu volume de trabalho e, consequentemente, entregarão um trabalho de maior qualidade de maneira mais rápida.

Por que a gestão de recursos é importante?

Uma pesquisa recente mostra que 80% dos trabalhadores do setor do conhecimento em todo o mundo afirmam se sentir sobrecarregados e à beira da exaustão. Além disso, quatro entre cinco funcionários (82%) afirmam se sentir menos engajamos no trabalho quando estão estressados. A gestão de recursos permite que você distribua o trabalho de maneira mais eficiente por toda a sua equipe, a fim de não somente reduzir a exaustão por estresse nos funcionários, mas, principalmente, evitar que eles cheguem a ficar sobrecarregados. As ferramentas de gestão de recursos fornecem percepções em tempo real quanto às tarefas que a sua equipe tem em mãos, de modo que você possa gerir com eficácia a carga de trabalho da sua equipe, promovendo equilíbrio, e não exaustão.

O guia de cinco passos para a gestão da carga de trabalho

É normal que você nunca tenha dado muito valor à gestão da carga de trabalho. De acordo com o IIDM (Instituto Internacional de Diretores e Gestores), poucas pessoas são realmente treinadas para dominar essa habilidade tão importante.

A boa notícia é que há ferramentas que podem ajudar a manter tudo e todos progredindo de forma simultânea (veja o item cinco a seguir). No entanto, para que uma ferramenta realmente contribua para a gestão das cargas de trabalho dos membros de equipe, é preciso dominar primeiro algumas outras habilidades de gestão de projetos. Coloque estes cinco passos em prática para gerir a carga de trabalho da sua equipe com êxito:

1. Saber qual é a carga de trabalho e a capacidade da sua equipe

Com o trabalho da sua equipe espalhado por diversos briefs de projeto, planejamentos e ferramentas, fica difícil conhecer com precisão o total de trabalho que todos têm a fazer. Ter esse conhecimento é fundamental para saber qual é a carga de trabalho de cada membro da equipe e para determinar se outras tarefas podem ser assumidas. É possível conhecer a carga de trabalho efetiva da sua equipe ao organizar os planejamentos:

1. Elabore uma lista completa dos projetos e processos pelos quais a sua equipe é responsável. Podem ser projetos que a sua equipe está promovendo ou trabalhos interdisciplinares para os quais a sua equipe contribui.

2. Determine o escopo e o cronograma do trabalho. Estes projetos são grandes e complexos com inúmeros entregáveis ou têm um escopo menor e mais manejável? O quanto a sua equipe é responsável por cada projeto ou processo?

3. Divida os projetos em tarefas e fluxos de trabalho menores. Depois de ter o panorama geral do trabalho da sua equipe, use uma estrutura de divisão do trabalho para dividi-lo em partes menores e saber quais são suas cargas semanais ou diárias.

4. Priorize o trabalho de acordo com a importância e a urgência. Dessa forma, por meio de uma avaliação de necessidades, você também saberá com o que a sua equipe precisa lidar primeiro e poderá definir melhor qual é o momento de se trabalhar em cada projeto.

No entanto, conhecer o volume de trabalho com o qual você precisa lidar corresponde a apenas metade da equação. Você também deverá saber qual é a disponibilidade de toda a sua equipe e de cada membro. Depois de considerar as reuniões, férias e responsabilidades recorrentes, quanto tempo sobra para cada membro da equipe se dedicar a esses projetos? Avalie as cargas de trabalho individuais, ou peça para que as próprias pessoas façam isso, e tenha uma ideia melhor do que mais poderão assumir.

Medindo a carga de trabalho na prática:

Sua equipe de análises deve elaborar nove relatórios diferentes no 2º trimestre. Trata-se de uma combinação de novos relatórios líquidos, que levarão mais tempo para serem elaborados, e alguns relatórios repetidos para os quais já há sistemas pré-configurados. Antes de atribuí-los aos membros da equipe, estude o cronograma (qual é o prazo de cada relatório), a importância (quais trabalhos dependem desta tarefa?), e a quantidade de tempo que você espera ser necessária para elaborar cada um deles.

A partir desta pesquisa será possível saber a quantidade de trabalho adicional pela qual a sua equipe de análises é responsável. Você pode até se dar conta de que isso estará além da disponibilidade da sua pequena equipe, mas como alguns dos relatórios são de baixa prioridade, você pode adiar os menos importantes em favor daqueles que são mais significativos.

Pergunta frequente: Como posso favorecer a eficácia e a eficiência da minha equipe?

Equipes eficientes fazem as coisas corretamente, ao passo que as equipes eficazes fazer as coisas certas. Num cenário ideal, o que se deseja é possibilitar que as nossas equipes sejam eficazes e também eficientes, para que possamos nos assegurar de que elas façam as coisas certas corretamente.

Caso ainda não tenha feito isto, certifique-se de que toda a sua equipe esteja utilizando a mesma ferramenta de gestão do trabalho, para que todos os membros tenham clareza sobre quem está fazendo qual tarefa, dentro de qual prazo. Sua ferramenta de gestão do trabalho também deverá ser facilmente integrada às suas ferramentas de negócios favoritas, de modo que a equipe consiga gastar menos tempo passando de um aplicativo para outro ou buscando informações em planilhas, investindo mais tempo na realização do trabalho de alto impacto. E, obviamente, procure por uma ferramenta de gestão do trabalho que ofereça um componente integrado de gestão de recursos, para monitorar a carga de trabalho da equipe onde o trabalho estiver ocorrendo.

2. Alocar recursos e gerir cargas de trabalho individuais

Agora que você tem uma visão geral de tudo o que a sua equipe precisa fazer, é possível saber no que cada membro está trabalhando e quais são os prazos. E, embora a atribuição de partes específicas do trabalho possa parecer fácil, não é isso que dizem os especialistas responsáveis pelo relatório Harvard Business Review, que apontaram que essa pode ser uma tarefa bastante complicada.

A alocação de recursos pode ajudar a identificar e atribuir de maneira eficaz os recursos disponíveis a uma iniciativa. Caso nunca tenha usado a alocação de recursos, siga estas cinco dicas para manter a carga de trabalho de todas as pessoas equilibrada e administrável:

1. Atribua primeiro o trabalho de prioridade mais alta. Ordene a lista de projetos e tarefas da sua equipe conforme as prioridades, e equipe primeiro os itens de maior prioridade.

2. Equilibre as datas de início e de conclusão. Agora que você já sabe quem vai fazer o quê, comece por agendar cada uma das tarefas ou dos projetos. Além disso, também é possível implementar estratégias de gestão de tempo, como o time blocking, prática de compartimentação de blocos temporais que ajuda os membros das equipes a trabalhar de forma mais intencional.

3. Certifique-se de atribuir cada tarefa ou projeto às pessoas certas. Leve em consideração a disponibilidade, a experiência e o conjunto de habilidades dos membros.

4. Inclua a sua equipe na conversa ao pedir para que informem a disponibilidade de cada um. Eles não apenas terão um melhor conhecimento quanto às próprias cargas de trabalho e capacidade, como também apreciarão a autonomia confiada ao serem envolvidos no planejamento.

5. Sempre informe às pessoas o motivo pelo qual lhes está atribuindo uma tarefa específica. Essa é uma excelente maneira de aumentar o envolvimento e definir as expectativas desde o início.

Alocação de recursos na prática:

Você precisa que duas pessoas trabalhem no design dos anúncios de uma campanha futura, e há cinco pessoas na sua equipe. É possível atribuir o trabalho de forma aleatória, porém, você obterá resultados melhores se: considerar a experiência dos membros da equipe (ex.: se já trabalharam em outras campanhas); verificar se já há membros com trabalho demais; e perguntar aos melhores candidatos se eles se sentem capazes de assumir o novo projeto.

Pergunta frequente: Como posso conciliar os conflitos entre prazos e prioridades?

O planejamento da gestão de recursos nem sempre é tão tranquilo quanto gostaríamos que fosse. Muitas vezes, os membros da equipe mais adequados para um projeto já estão ocupados com outra iniciativa igualmente prioritária. Outras vezes, toda a sua equipe já está trabalhando acima da capacidade, e ficaria inimaginável acrescentar-lhe ainda mais trabalho. Embora nem sempre exista uma resposta perfeita, ter conhecimento antecipado da carga de trabalho da sua equipe pode ajudar a prever os problemas de recursos e a solucioná-los antes que aconteçam.

Por exemplo, se você já sabe que existe um item de alta prioridade e prazo apertado para ser entregue em breve, avalie a hipótese de adiantar ou postergar a entrega dos itens de menor prioridade durante o mês. Quando temos uma forma de visualizar a capacidade e a disponibilidade da equipe, ficamos mais preparados para ajudá-la a gerir o seu volume de trabalho, tanto no curto quanto no longo prazo.

3. Verificar como estão as coisas com os membros da sua equipe e ajustar os fluxos de trabalho conforme for necessário

Até mesmo os melhores planejamentos e cronogramas de projeto encontram obstáculos, portanto, esteja preparado para fazer ajustes em tempo real antes que os prazos sejam perdidos.

Para acompanhar como cada integrante da sua equipe está controlando suas cargas de trabalho atuais, seja proativo e marque reuniões individuais frequentes com os membros da equipe para se manter a par de tudo. Se durante os encontros você perceber que algum membro está sobrecarregado com as responsabilidades, veja se outra pessoa pode assumir alguma delas.

Ao reatribuir tarefas ou projetos, não se esqueça de informar as alterações à sua equipe, para que os membros saibam por que estão sendo conduzidos numa direção diferente. Isso pode ser feito por meio de um processo de controle de mudanças. Fique atento às oportunidades de treinamento para ajudá-los a se tornar mais eficientes e organizados, e procure reconhecer sempre o esforço da equipe.

Verificações na prática:

Você notou que dois de seus gerentes de conta estão trabalhando até tarde, e um outro está enviando e-mails para você de manhã cedo. Isso pode ser um sinal de que estão sobrecarregados. Marque reuniões com cada membro da sua equipe para saber em que ponto estão os trabalhos. Se necessário, proponha mudar ou adiar as responsabilidades, e oriente todos aqueles que precisarem de ajuda. Caso ainda não o faça, de agora em diante, marque reuniões frequentes para evitar problemas similares no futuro.

Dica dos especialistas: não se esqueça da cultura de equipe

Além das conversas individuais para conferir o andamento, reserve tempo para os momentos de conexão e comemoração com toda a equipe. Esteja a sua equipe no escritório ou trabalhando de forma distribuída ou remota, é importante estabelecer momentos de conexão e interação frente a frente. Dependendo do tamanho da sua equipe, considere a possibilidade de fazer breves reuniões semanais, breves reuniões diárias, um happy hour quinzenal ou um encontro mensal mais prolongado.

4. Aumente a eficiência da sua equipe quando houver cargas de trabalho elevadas

Embora você esteja focado principalmente no panorama geral, incentive a sua equipe a desenvolver o seu próprio sistema de gestão de cargas de trabalho. Quando há muito trabalho a ser feito, é essencial que a sua equipe faça as coisas certas, e de maneira eficiente.

• Sugira estratégias de gestão de tempo compatíveis com os estilos individuais dos membros da sua equipe, como timeboxing ou time blocking.

• Diminua a quantidade de reuniões da sua equipe. Encontre maneiras novas e mais rápidas de se comunicar.

• Ajude a sua equipe a entender em que consiste a gestão de projetos e como um planejamento organizado economiza tempo.

A eficiência da equipe na prática:

Um de seus subordinados diretos sempre entrega o trabalho antes do prazo. Após algumas conversas, você descobre que ele tem usado novas estratégias para trabalhar com mais eficiência. Incentive-o a compartilhar a sua experiência com a equipe, e considere criar um espaço comum no qual os membros da equipe possam publicar dicas sobre como economizar tempo.

Pergunta frequente: Como posso favorecer a eficácia e a eficiência da minha equipe?

Equipes eficientes fazem as coisas corretamente, ao passo que as equipes eficazes fazer as coisas certas. Num cenário ideal, o que se deseja é possibilitar que as nossas equipes sejam eficazes e também eficientes, para que possamos nos assegurar de que elas façam as coisas certas corretamente.

Caso ainda não tenha feito isto, certifique-se de que toda a sua equipe esteja utilizando a mesma ferramenta de gestão do trabalho, para que todos os membros tenham clareza sobre quem está fazendo qual tarefa, dentro de qual prazo. Sua ferramenta de gestão do trabalho também deverá ser facilmente integrada às suas ferramentas de negócios favoritas, de modo que a equipe consiga gastar menos tempo passando de um aplicativo para outro ou buscando informações em planilhas, investindo mais tempo na realização do trabalho de alto impacto. E, obviamente, procure por uma ferramenta de gestão do trabalho que ofereça um componente integrado de gestão de recursos, para monitorar a carga de trabalho da equipe onde o trabalho estiver ocorrendo.

5. Incorpore uma ferramenta de gestão do trabalho

Imagine poder ver tudo o que está acontecendo em cada projeto e com cada membro da equipe em um só lugar. É exatamente esse o intuito de uma ferramenta de gestão do trabalho ou de projetos.

Ao adotar uma ferramenta de gestão do trabalho, todos os membros da equipe conseguem ver como o seu trabalho contribui para as principais iniciativas da equipe e da empresa. A comunicação ocorre dentro das tarefas, e com isso leva apenas alguns segundos para encontrar as informações necessárias, e não vários minutos. Com a ajuda dos cronogramas todos se mantêm em dia, pois os projetos podem ser visualizados separadamente ou em conjunto.

A ferramenta de gestão do trabalho na prática:

Você inseriu todas as tarefas e passos do seu cronograma de produção em uma ferramenta de gestão de cargas de trabalho, e o trabalho está saindo conforme o previsto. Como todos os membros da equipe podem ver o status e de que forma contribuem para o processo, é possível evitar conflitos e economizar tempo.

Dica dos especialistas: estabeleça convenções em equipe

A melhor ferramenta de gestão de trabalho é aquela que toda a sua equipe estiver usando. Contudo, é importante estabelecer convenções e boas práticas para o uso da ferramenta. Assim, a sua equipe terá mais facilidade de adotar a nova ferramenta e, também, haverá uma redução da dificuldade de acesso, já que a equipe não precisará ter a preocupação de estar usando a ferramenta de maneira “incorreta”. Sua ferramenta de gestão do trabalho deverá ter um guia de uso e vídeos que ajudem a começar com ela. Reserve algum tempo para estudar esse material com a sua equipe e estabelecer convenções em comum.

Prepare sua equipe para ter êxito

Já se sente mais capaz de melhorar as suas habilidades de gestão do tempo e das cargas de trabalho? Lembre-se de que a gestão de cargas de trabalho consiste em atribuir trabalhos, coordenar tarefas e informar todos os envolvidos sobre seus projetos de maneira eficiente. Complementar as dicas acima com uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, ajudará a examinar os prazos e prioridades conflitantes para gerir as elevadas cargas de trabalho da sua equipe de forma inteligente e eficiente.