Управление организацией

учётные записиучётные записиКогда пользователь впервые присоединяется к Asana, у него появляется учётная запись. Доступ к учётной записи может быть только у её владельца. Asana являются бесплатными и индивидуальными. Учётные записи Asana дают доступ к общим рабочим пространствамрабочим пространствам и организациям для совместной работы с другими пользователями Asana.

С помощью одной учётной записи Asana можно создать несколько рабочих пространств и организаций или присоединиться к ним для выполнения работы совместно с различными группами пользователей Asana. Эти рабочие пространства и организации, к которым вы относитесь, представляют собой самостоятельные сущности, каждая из которых отличается своим собственным уникальным составом людей, проектов и задач.

Поскольку каждое рабочее пространство и организация являются самостоятельными сущностями, ваши коллеги не могут видеть другие рабочие пространства и организации, к которым вы относитесь, и наоборот: вы не можете видеть другие рабочие пространства и организации, к которым относятся ваши коллеги. Подробнее о конфиденциальности в этих пространствах см. здесь.

схема учётной записи

Подробнее о настройках разрешений по вашим проектам и задачам в каждом из ваших рабочих пространств и организаций см. здесь.  

Что такое организация?

Организации объединяют всех сотрудников вашей компании, использующих Asana, в единое пространство на основе общего почтового домена компании.

В пределах организации вы и ваши коллеги можете разделяться на группыгруппыГруппа — это объединение людей в организации, которые совместно работают над теми или иными проектами. для совместной работы над проектамипроектами и задачамизадачами.

Если у вас или вашей компании нет уникального общего почтового домена, совместную работу можно выполнять в рабочем пространстве.

Люди в вашей организации

Пользователи в организациях бывают разных типов: участники организации, гости организации и участники с ограниченным доступом. Внутренние сотрудники являются участниками вашей организации, а внешние партнёры — гостями.

Например, пользователь [email protected] является участником организации yourco.com, тогда как участники с другими адресами электронной почты (например, @gmail.com или @anotherco.com) являются гостями организации yourco.com.

Нельзя превратить участника организации в гостя. Участие в организации автоматически определяется по адресу электронной почты.

Участники организации

Участие в организации определяется доменом вашей электронной почты. Чтобы быть участником организации, необходимо иметь адрес электронной почты в одном из утверждённых доменов вашей организации (указывается после знака @).

Те, кто регистрируется в системе Asana по адресу электронной почты в одном из утверждённых доменов вашей организации, автоматически становятся участниками вашей организации.

Участник организации может выполнять следующие действия:

• Создавать новые группыгруппыГруппа — это объединение людей в организации, которые совместно работают над теми или иными проектами..
• Просматривать полный список групп, заявку на вступлениезаявку на вступление в которые он может подать в рамках организации.
• Просматривать имена и адреса электронной почты других участников и гостей организации в настройках их группы. Администраторы организаций, пользующихся версией Premium, также могут просматривать полный список участников и гостей организации в настройках своей организации.
• Открывать проектыпроектыПроекты — это списки задач. и задачизадачиЗадача — это основная единица работы в Asana. Задачи могут содержать любую работу, разделять объем работ на части или хранить необходимую информацию., которые являются общедоступными в пределах организации.

Для того чтобы совместно с вами работать над проектами и задачами, которые вы не обозначили как общедоступные, участники, автоматически присоединившиеся к вашей организации, должны подать заявку на вступление или получить приглашение в одну из ваших групп. Подробнее см. здесь.

Гости организации

Вы можете выполнять работу совместно с клиентами, подрядчиками, заказчиками и другими лицами, у которых нет адреса электронной почты в утверждённом почтовом домене организации (например, с адресами @gmail.com или @yahoo.com). Эти люди становятся гостями организации. Гости имеют ограниченный доступ в вашей организации и могут видеть только то, что было им предоставлено.

Гость организации может присоединиться к группе только по приглашению. Гости не могут создавать, просматривать или отправлять заявки на вступление в какие-либо другие группы.

Гости организации могут приглашать других гостей в вашу организацию, делясь с ними проектами и задачами, к которым у них есть доступ.

Обозначение участников и гостей

Участники с ограниченным доступом

У каждой группы свои участники и проекты. Те, у кого нет доступа ко всем проектам в вашей группе, отображаются на вкладке участников в настройках группы как участники с ограниченным доступом.

Участники с ограниченным доступом могут видеть проекты и задачи, в которые они были добавлены, но не беседы или другие проекты в группе.

Если вы захотите перевести группу организации на версию Asana Premium, участников с ограниченным доступом также нужно будет включить в ваш тарифный план.

Присоединение к существующей организации

Есть два способа присоединиться к организации, которую создал кто-либо из вашей компании:

1. Зарегистрироваться в Asana, используя свой корпоративный адрес электронной почты. После этого вы автоматически присоединитесь к организации.
2. Попросить участника существующей организации пригласитьпригласитьПриглашение пользователей позволяет добавить людей в группу организации для начала совместной работы. вас в группу.
3. Если вы уже используете Asana с другим адресом электронной почты, добавьте корпоративный адрес электронной почты в свою учётную запись Asana, и вы автоматически присоединитесь к организации.

Приглашение людей в свою организацию

Добавить человека в свою организацию можно, пригласивпригласив его в одну из ваших групп.

Ссылки-приглашения

Отправив ссылку-приглашение, в группу или проект можно быстро пригласить большое количество людей. Пользователи могут передавать ссылки по различным каналам (по электронной почте, через мессенджер Slack, текстом и т. д.). Ссылку можно разместить на вики-странице, посвящённой вступлению в группу, или даже в документе Google.

Такие ссылки следует рассылать для приглашения участников, а вот для гостей организации рекомендуется использовать вариант с электронной почтой.

Приглашение в проект по ссылке

Приглашение в группу по ссылке

Кроме того, приглашать людей в организацию по ссылке-приглашению можно с помощью многофункциональной кнопки.

Приглашение гостей

Если вы хотите пригласить гостей в проект или группу, используйте вариант Пригласить по электронной почте.

Гости организации не могут присоединяться к группам или проектам по ссылкам-приглашениям, поскольку этот механизм доступен только участникам с электронной почтой в домене организации. В случае гостей необходимо выбрать Пригласить по электронной почте.

Деактивация ссылки

Чтобы навсегда деактивировать ссылку, нажмите Деактивировать. В этом случае больше никто не сможет воспользоваться ссылкой.

Выход из организации

Если вы являетесь участником организации, ваш адрес электронной почты, привязанный к организации, будет удалён из вашей учётной записи Asana. Перед выходом не забудьте сначала добавить личный адрес электронной почты в свою учётную запись, чтобы сохранить доступ к учётной записи Asana.

При удалении корпоративного адреса электронной почты из вашей учётной записи вы будете удалены и из организации.

Удаление человека из организации

Можно удалить любого пользователя из организации, чтобы лишить его доступа к вашей организации, её проектам и задачам.

При удалении человека из организации все созданные им задачизадачиЗадача — это основная единица работы в Asana. Задачи могут содержать любую работу, разделять объем работ на части или хранить необходимую информацию., проектыпроектыПроекты — это списки задач., беседыбеседыБеседы — это способ обмена информацией между пользователями в Asana. Начать беседу можно на странице любого проекта или группы., вложениявложенияФайл, прикреплённый к задаче или беседе. и комментариикомментарииОставляйте комментарии к задачам или беседам, чтобы предложить помощь, ответить на вопросы, и помочь с выполнением работы. останутся неизменными, а вот назначенные ему задачи станут неназначенными.

Чтобы ни одна задача не осталась неназначенной, прежде чем лишать пользователя прав, следует зайти в его раздел «Мои задачи» и переназначитьпереназначитьЧеловек, ответственный за задачу или подзадачу. Asana допускает назначение только одного исполнителя задачи или подзадачи. его задачи.

Обратите внимание, что исключение пользователя из организации приведёт к удалению его корпоративного адреса электронной почты из его учётной записи. Если же вернуть этот адрес в его учётную запись, он снова появятся в вашей организации. Кроме того, если у пользователя нет другого адреса электронной почты, привязанного к его учётной записи Asana, исключение его из организации может привести к тому, что ему будет заблокирован доступ в Asana.

Чтобы удалить кого-либо из организации, должны выполняться следующие условия:

• Вы должны быть участником организации
• Вы и человек, которого вы хотите удалить, должны входить в одну группугруппу

Если вы не являетесь участниками одной группы или уже удалили кого-то из неё, пригласите этого человека в группу с единственной целью сразу же удалить его из вашей организации.

В организациях, пользующихся версией Premium, отключать привилегии участников могут только администраторы.