Как Asana взаимодействует с рабочей средой?

В вашей организации наверняка используются какие-то инструменты для совместной работы, например файлообменники, электронная почта или чат. И хотя эти инструменты сами по себе действительно хороши (мы тоже пользуемся ими для определённых целей), всё-таки они не могут подсказать вам, кто что и к какому сроку делает. Отслеживание работы в Asana подразумевает размещение всех нужных бесед и документов в одном месте, чтобы можно было работать, не отвлекаясь на переключение между разными приложениями в поисках разрозненной информации, в которой изначально было сложно разобраться.

Подробнее см. в ролике из серии «Как работать в Asana»

Предпочитаете посмотреть видео? В видеоролике [«Как работать в Asana»](https://www.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) всё разложено по полочкам.

Электронная почта

• Электронная почта сама по себе не подразумевает выполнения каких-либо практических задач, не помогает определить дальнейшие действия, а информация в ней хранится как попало, не говоря уже о том, сколько усилий уходит на очистку почтового ящика и поддержание его в упорядоченном виде.
• В Asana ваши коллеги автоматически получают уведомления при завершении, комментировании или изменении статуса задач. Это позволяет тратить меньше времени на составление электронных писем и уделять больше внимания полезной работе.
• Если вы используете Gmail или Outlook, попробуйте дополнение Asana для Gmail или приложения Outlook, позволяющее преобразовывать электронные письма в выполнимые и отслеживаемые задачи в Asana, не выходя из почты.
• Для преобразования электронного письма в задачу перешлите его по адресу [email protected]. В Asana работа превращается в конкретные задачи с возможностью совместного выполнения и с чётко обозначенным ответственным исполнителем.
• Поскольку работа автоматически систематизируется по группам, проектам и задачам, поиск нужной информации заметно упрощается. Кроме того, любые элементы можно находить по конкретным критериям с помощью расширенного поиска.

Инструменты для обмена файлами

• Инструменты для обмена файлами хороши при совместной работе, но иногда бывает так, что документы разбросаны по разным местам и их сложно найти. И поскольку они хранятся отдельно от работы, по ним также невозможно понять, кто что и к какому сроку делает.
• Мы рекомендуем добавлять файлы в задачи в Asana, чтобы можно было быстро найти актуальную версию и выполнять совместную работу без лишних усилий.
• Asana легко интегрируется с приложениями Google Диск, OneDrive, Dropbox и Box, что значительно упрощает процесс добавления вложений в Asana из инструмента обмена файлами, которым вы пользуетесь.

Чат

• Чат незаменим для оперативного обсуждения важных вопросов в режиме реального времени, но и он может отвлекать внимание и осложнять процесс поиска и отслеживания поручений.
• В Asana для обмена информацией о задачах и проектах с коллегами используются беседы. В дальнейшем можно будет найти историю беседы, а также чётко увидеть сроки выполнения и исполнителей поручений.
• Если в вашей организации пользуются приложением Slack, можно настроить интеграцию для обмена информацией между этой чат-платформой и Asana.

Общие календари

• Календари создаются отдельно от работы, и поэтому при любых изменениях приходится обновлять их в двух экземплярах, чтобы ничего не пропало и не осталось неучтённым. Такая двойная работа — это пустая трата времени!
• В Asana календари создаются автоматически из любого набора задач или проектов. При изменении сроков выполнения эта информация сразу отражается в задаче, в списке проектов и в календаре. Кроме того, задачи можно редактировать прямо из календаря и перетаскивать для обновления хронологии.
• Предусматривается возможность синхронизации любого календаря Asana с вашим инструментом для работы с календарями, в том числе с приложениями Google Календарь, Outlook и Apple Календарь. При синхронизации взаимодействовать с задачей в Asana можно прямо из календаря.

Отдельные списки дел и инструменты для управления задачами

• Списки дел отлично подходят для контроля работы, которую нужно выполнения. Однако ваши списки дел не видны другим сотрудникам, а вы понятия не имеете, что указано в их списках дел.
• В Asana можно в любой момент посмотреть общедоступные задачи своих коллег, просто нажав на фото их профиля. Поскольку работа организуется в рамках доступных для поиска и взаимосвязанных проектов, вы всегда можете видеть, как те или иные задачи соотносятся с общей целью.

Корпоративные социальные сети

• В корпоративных соцсетях беседы не всегда сосредоточены на работе и проектах. Из-за того, что в них обсуждаются разноплановые вопросы, бывает довольно сложно найти нужную информацию и определить дальнейшие действия.
• В Asana обсуждение ведётся в привязке к работе, непосредственно в задачах и проектах. Отслеживающие получают актуальную информацию о задаче в свой раздел Входящие, что позволяет всем всегда быть в курсе событий.

Инструменты управления проектами и повышения продуктивности для отдельных групп

• Когда каждая функциональная группа в составе компании использует свой инструмент, это заметно осложняет взаимодействие между разными подразделениями, поскольку вы не видите работу других коллективов.
• Если все сотрудники вашей компании будут использовать Asana, это значительно повысит эффективность совместной работы и продуктивность различных функциональных групп. Чем больше людей используют Asana, тем эффективнее она становится. Со временем вы сможете наладить управление всем предприятием через Asana и избавиться от бессистемного применения разных инструментов различными группами.

Вики-страницы и справочные документы

• Когда для хранения корпоративной информации используются вики-страницы и справочные документы, их зачастую игнорируют и не актуализируют на регулярной основе. Кроме того, информация хранится в отрыве от работы.
• Asana автоматически сохраняет историю каждой общедоступной задачи, поддерживая тем самым актуальность и доступность информации с учётом контекста работы. С помощью функции @упоминания также можно обеспечить привязку работы к справочным материалам.

Приложения для заметок

• Заметки в текстовом редакторе, документе, блокноте или на стикере не видны вашим коллегам, их потом сложно найти, и они не содержат каких-либо выполнимых практических действий.
• Asana позволяет делать заметки в задаче, а также собирать идеи в проекте, чтобы все ваши коллеги были в курсе происходящего и могли потом обращаться к этой информации.
• Если нужно ограничить доступ к заметкам, всегда можно создать закрытую задачу, которая будет видна только вам. Только вы сможете оперативно обращаться к такой задаче, выполняя остальную часть работы в Asana.

Перенос повседневных рабочих процессов из других инструментов в Asana — это большой шаг на пути к централизованному контролю всей выполняемой работы. Прочитайте подробнее о том, как перенести рабочие процессы своего коллектива в Asana.